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M公司内部控制案例分析皿容摘要本文件以M百货超市为对象,以固定资产内部控制理论为指导,全面扫描M百货超市在供应与采购、仓储管理、供应、库存与库存处置等方面的内部控制现状发现缺乏预算管理、严重的库存积压、营业额低、库存松懈、风险管理制度不完善;固定资产的内部设计不科学,库存管理的信息也不高等问题经过彻底的分析,上述问题被认为与内部控制环境的缺陷、对风险评估的认识不足和内部控制的无效监督密切相关在此分析结果的基础上,结合公司的实际情况,制定科学的目标和原则,建议优化盘点所有存货整个过程,给出了三个具体的实施的保障措施,包括改善内部控制环境,改善沟通和协调,加强内部监督关键词风险管理;内部控制;存货;固定资产M companyinternal controlcase analysisName:Jiali YangTutonYangzi Zhao□ZAbstractThis documenttakes Mdepartment storeas theobject andtakes the internal controltheory offixed assetsas theguidance tocomprehensively scanthe internal control statusof Mdepartment storein termsof supplyand purchase,storage management,supply,inventory andinventory disposal.Found lackof budgetmanagement,serious inventoryoverhang,low turnover,lax inventory,risk managementsystem is not perfect;The internaldesign offixed assetsis notscientific,and theinformation of inventory managementisnothighly problematic.After thoroughanalysis,the aboveproblems areconsidered tobe closelyrelated tothe defectsof theinternal control environment,the lackof understandingof riskassessment and the ineffectivesupervision ofinternal control.On thebasis ofthe analysisresults,combined withthe actualsituation ofthe company,scientific goalsand principlesare formulated,andthewhole processofinventorycounting issuggested tobe optimized.Three specificimplementation safeguardsare given,including improvingtheinternalcontrolenvironment,improving communicationand coordination,and strengtheninginternal supervision.□ZKeywordsrisk management;internalcontrol;in stock;fixed assets目录前言1
一、内部控制的理论基础1
(一)内部控制的涵义1
(二)内部控制的要素1
二、M百货超市的存货内部控制现状2
(一)M百货超市概况2
(二)M百货超市存货的构成及特点3
(三)M百货超市存货内部控制流程5
三、M百货超市的存货内部控制存在的问题7
(一)企业缺少存货风险评估相关的岗位设置7
(二)订货采购环节存在问题7
(三)仓库管理环节存在问题8
(四)出库配送环节存在的问题8
四、M百货超市内部控制问题对应的措施8
(一)提高企业管理层内部控制意识8
(二)建立有效的内部控制评价体系9
(三)加强员工间的轮岗制度9
(四)提升员工存货信息传递与沟通的意识9参考文献10M公司内部控制案例分析前言皿年来,随着中国城市化进程的加快,综合百货公司经历了快速而持续的增长作为中国零售业的重要组成部分,百货公司通常位于城市,有一定的规模社区居民有稳定的收入和良好的消费习惯,是主要的服务对象和目标群体,百货超市以提供不同的产品和服务来满足目标群体的日常生活,这样可以满足区域消费者的需求这是中小企业的日常特征目前,中国的百货公司面临着越来越激烈的外部竞争如何加强内部管理,避免风险,降低成本,提高效率,是M公司所代表的百货公司面临的紧迫问题
一、内部控制的理论基础
(一)内部控制的涵义工可理解为是一系列内部控制和自我管理的方法、手段,需要限制、调整、规划、评估和控制每一项业务,以实现其目标,确保保护资产的安全和完整,保证会计资料的准确性和可靠性,确保业务和确保经济政策的执行,保证业务活动的有效性此外,通过查阅公司的内部控制报告,我们可以更好地了解公司的经营效率,而这在相关的财务报告中是无法体现的向管理者披露这些信息将有助于他们更好地管理公司同时,为了合理利用和优化资源配置,企业应实行内部控制,全面安排充分利用资产效率,提高资产利用率(―)内部控制的要素□3艮据1992年COSO委员会提出的一份专题报告,内部控制的一般框架报告将内部控制过程分为五个方面内部控制环境、企业风险评估、内部控制活动、企业信息与沟通、内部控制机制下面将分别讨论这五个方面
1.内部控制环境□Z内部控制环境为其他四部分提供了坚实的基础公司的组织结构,包括概念和管理层的管理风格,包括每个部门的权威和责任分工、企业文化、人力资源体系;建立内部控制不能单独控制环境,一个良好的环境,才能保证监督效果和公司内部控制制度的执行
2.企业的风险评估□DA险评估是企业内部控制的重要组成部分,当企业在实现内部控制目标时面临各种不确定因素时,风险评估使企业能够科学地发现和分析各种风险对企业的影响风险评估的内容主要包括:目标的确定、风险的识别、风险的分析和风险的应对
3.内部控制活动ED空制活动是指根据风险评估的结论,结合风险管理策略和使用各种方法和手段,以确保实现公司内部控制的目标企业必须根据其活动的特点和要求,以及实际和具体的问题,制定内部控制活动其核心是责任、授权、批准、审查和预算财产,会计制度,内部报告;分析经济活动效率、评估信息技术和其他方面的监督活动,都是和公司的利益相关4,企业的信息与沟通匚口言息与沟通是指企业利用相关技术手段或合理手段,在企业各级有效收集、传递、沟通和正确应用各种企业管理信息的过程作为内部控制的重要条件,信息的沟通和传递主要包括内部员工与外部企业之间的信息收集机制和沟通机制
5.内部监督机制□3佥查和监督是指对内部控制制度和活动进行监督、检查和评价,以确定其内部控制是否健全、合理和有效的事业一旦判决完成,公司必须提交一份书面报告,并据此处理内部监督机制是企业内部控制的重要保障督查,主要包括持续的监督和检查,整个内部控制、监督和专项检查都很重要,会在某些方面的企业内部监督、检验报告的介绍和展示中,提出有针对性的改进意见,拥有完善的内部监督体制的公司,对公司的发展起着重要的作用
二、M百货超市的存货内部控制现状
(一)M百货超市概况
1.简介皿百货超市位于自古就有“天府之国”的美誉的国家历史文化名城四川省省会成都市,自2013年8月19日成立,主要经营日用百货;小家电;数码产品;服装;鞋帽;婴幼儿用品等;公司现在拥有门店50家,其中直营门店36家,合作门店14家,经营品种1000余种,供货商80余家,其主要服务于居民社区,商业区域的消费者□3乍为本土企业,该公司多年来不断完善自身、不断提升管理、不断扩大规模截至目前,公司已拥有完善的企业文化、战略规划、经营管理模式、组织结构、经营管理流程制度等,是一家管理较为规范的零售企业
2.M百货超市的企业组织架构口1/I百货公司属于连锁店,采用“总部+分店”的管理模式它主要加强了总部的职能,简化了商店的职能总部作为决策和支助一级,全面负责所有业务的管理和支助商店作为一个执行层,只负责现场管理和销售的实施通过这种方式,他可以确保商店活动的统一和标准化管理,并充分提高管理效率企业组织结构见图1:门店门店门店门店门店门店门店拓展部工程部行政部人事部财务部仓储部信息部营运部配送部采购部总经理董事长图1M百货超市企业组织架构
(二)M百货超市存货的构成及特点
1.构成M百货超市按照商品类型分类,主要分为三类日常用品;食品类;家电数码,具体如下表图2所示图2存货分类表存货类别存货具体内容日常用品包括家用百货,衣帽,文具用品食品类包括副食品,饮料,水果,奶制品家电数码包括洗衣机,热水器,相机,电脑皿企业为中小型超市企业,其服务对象多数为大型成熟社区,因此,它的存货构成主要为食品和日常用品,其具体构成如下表图3图3存货构成表存货类别金额(万元)所占比重日常用品
103.
5646.1%食品类
708731.5%家电数码
50.
322.4%□□人上表可以看出,公司的日常用品库存占库存的很大一部分,达到
46.1%,其次是食品库存,占
31.5%这些存货所占比例较大,也是企业日常销售收入的主要来源,其质量决定了企业能否盈利作为一项重要的企业库存,家用电器的数字库存虽然不占很大比例,但也应予以注意
2.特点M百货超市作为本土零售企业,但是由于其定位与大型超市不同,因此它的存货有以下鲜明的特点
(1)存货种类较多,日常管理工作压力大口二百货超市存货多为食品和日用品,且存在较多的需低温存储水果、奶制品等,由于存货种类的不同,M百货超市应根据各种存货自身的产品特点,对其进行分类存储
(2)各类型存货在仓储管理环节存在诸多不安全因素并如我们上文的M百货超市,零售企业存货和商品的种类很多,难以保持低温储存食品,从而带来了挑战,仓储企业的日常管理需要多关注举例说,如果储存仓库管理员处不检查库存的问题,从而导致存货损失,或保质期很短的商品可能恶化等问题因此,企业应当加强定期检查存货仓库在有关人员在场的情况下保存记录,以确保及时消除隐藏的危险,并在发现时予以处理
(3)存货需要较全面的存货质量验收标准百货超市存货种类繁多,在存货入库、出库等关键环节建立一套较全面的存货质量验收标准,并严格按照标准实施是避免M超市存货受损的关键因素并且存货质量可靠,也是企业树立品牌形象,增大销售业绩的好机会因此,M超市在对存货进行验收时应严把质量关,并且针对不同种类、不同存储条件的存货,其质量验收标准应尽可能地细化
(三)M百货超市存货内部控制流程皿百货公司由采购、配送、仓储、运营、信息、财务、供应商等多个部门日常管理库存采购主要由采购部门执行购买后准备入库的产品,必须由仓储部和采购部门共同检查检验合格的产品,由保管员按照有关的仓储程序进行处理,并每天进行保管、检验和处置配送服务从信息服务统计的每个商店接收商品订单配送部门准备发货文件的订单,并将其发送给仓储部门仓储部门应当按照发运文件的规定,与经营部门办理仓储发证手续,并将发证货物交付配送部门配送最后,财政部处理原始文件1,订货采购环节皿百货商店的采购环节,采购部负责采购计划的制定,从各店铺的销售额比前一年的商品和今年有望达到的销售额作为参考,制定合理的采购计划;每周制定超市的采购计划,采购部每隔周就组织的购买力业部根据仓库保管部员工上周发货的数据,汇总本周要向供应商订购的品种和数量,填写商品购买申请书,同时向采购部提交购买申请填写购买了商品的购买申请审查,如果没有错误和确定购买部的管理人员进行审查,审查后是分公司的副总经理签字批准,批准后购买,信息通过供应链发送文件信息供应商通过对应终端查看相关订单,再进行配送匚口共应商在三天之内将相关商品送到超市配送中心商品验收入库后,采购部将商品购货发票、商品购货收据等原始凭证交给财务部,财务部审核结束后向供应商付款
2.验收入库环节回购部门和供应商购买货物,并将其交付配送中心,在进入仓库前必须检查货物的质量采购部门的采购人员和仓库经理在供应商在场的情况下检查和计算输入仓库的货物的质量M百货超市将根据不同类型的货物制定不同的标准,并根据标准,对进入的货物进行抽样检查口中,低温储存的食品和购买,主要核实该商标是否符合要求,如果外部包装损坏,肿胀,在生产日期和保修期是允许的范围内储存消费品的质量和标签主要是为了检查它们是否符合采购要求贵重物品的包装主要是检查损坏和质量是否良好然后,合格的货物进入仓库,按照第一原则储存不符合标准并必须归还的货物,必须由主管人员检查其质量如果他们真的不合格,他们可以被退还如果他们合格,他们将被安置在仓库里财务事务处在收到业务事务处的原始文件后,应进行有关的财务业务
3.仓储管理环节⑪业库存内部控制的关键因素是仓库管理的联系,每个企业都必须给予足够的关注这种联系主要包括仓库管理系统的发展、明确的库存、库存风险分析和库存记录皿百货公司是根据不同类型的库存建立的,包括食品仓库、原材料仓库和贵重原材料仓库M百货超市在仓库管理流程方面,除了有严格的法律以外,也严格要求储存条件和储存仓库的储存环境,并要求管理员定期检查电气设备的安全粮食库存在仓库和注意保护,以防止其恶化皿务部门根据库存的类型和特点,与仓库主管人员合作建立库存,以确保库存有合理的储存空间与此同时:企业将在储存期间定期对库存进行安全检查,以消除潜在的安全风险仓库应建立合理的库存储备,使超市能够及时响应销售计划和运营过程中的市场需求业务部门、储存事务处和财务事务处的主管工作人员,分析储存库存所涉及的风险,根据分析结果拟定解决办法,并在事后加以执行仓储服务和管理人员及时记录进货和出货,并在月底重新进货与此同时,仓储部门与金融部门定期检查进货库存,双方确认并在正确的审查后签字4,出库配送环节
(1)存货出库环节流程皿于食品类商品具有严格的保质期,因此这些商品无论在日常存储中或者在出库环节,M超市都会依照先进先出原则对其出入库进行安排
(2)商品配送环节流程口3已送部员工根据出库订单将出库的存货进行装车,并形成配送单;配送部持配送单完成对各门店的送货任务,相关门店店长在清查货品无误后在配送单上签字;财务部依据配送单进行记账操作
5.盘点清查环节皿百货超市作为本地较大规模的超市,商品种类齐全,仓库规模较大,仓储管理难度较大,因此M公司从成立至今已建成了一套覆盖配送中心、门店的较为完善的盘点清查流程与制度皿百货超市对存货的盘点清查采取永续盘存制度由财务部和仓储部定期负责企业存货的盘点清查工作二者的具体责任如下:仓储部相关人员需要对每天出现变动的存货进行时时盘点;仓储部相关人员需定期对企业的重点存货进行盘点年末财务部会同仓储部对存货进行总盘清查,对盘存情况进行详细记录如果某一环节相关部门对出现账实不符的情况,作为管理层应及时查明原因并进行处理
6.存货处置环节口章理M百货超市的方法有两种一种是配送部门收集剩余的库存,然后将其退回仓库,因为配送产品已经满足了每个商店的业务需求;另一种说法是,库存是损坏的,保修期已经过期,因为保修期不好,不适合进一步销售,需要回收和集中处理口首先,仓库部门必须确定退货是否仍然有价值出售或使用在价值的情况下,主管部门检查和接受质量,并在通过控制和接受后继续将其储存在仓库中;如果没有价值,它就会与发霉、损坏、过期的产品和废品一起被回收,而报废后的收入则要接受计入财务,审计后,财务部门会确认
三、M百货超市的存货内部控制存在的问题
(一)企业缺少存货风险评估相关的岗位设置EDS过在M百货超市中了解到存在的真实的情况,当出现库存风险,将给公司领导组建临时响应团队,团队成员来自采购部门、储存、分发、财政部门和人事部门一起总结风险,并在总经理批准后提出解决方案虽然M百货公司更应该重视应对风险的,但是由于缺乏相关的专业人员和专业部门,风险评估是不完善的,因此,尽管看来临时响应团队有足够的分量,其工作往往涉及到太多的风险、但他们解决问题的实际能力并不强由于风险管理的综合信息涵盖了所有方面,因此也有许多方面意味着对企业的风险评估是不现实的每个库存的责任方都需要更加关注,企业应该建立独立的专业部门来评估风险,以便准确地发现问题,并采取措施及时解决问题(-)订货采购环节存在问题
1.不完善的采购流程EES前M百货公司的库存采购过程缺乏必要的控制链接例如,虽然企业可以整合计划,批准采购计划和采购过程,但是缺乏必要的监督联系,供应商选择,关系到价格的控制和其他交往,目前获得订单的过程涉及多部门,库存采购在过程不发挥作用,采购业务的监督和控制没有执行到位由于涉及许多部门,责任分工不明确,使采购过程更加困难,采购业务的执行和采购计划的编制更加混乱
2.现有供应商管理制度不健全皿订货采购的过程中,除了采购部门以外,公司其他部门都没有办法知道货物的采购价格,财务部门只是被动地依靠采购人员提供的采购发票进行核算由此可见,采购部门权力过大,在库存采购供应活动中容易出现欺诈行为例如,相关负责人和工作人员负责采购并不完全了解市场情,导致购买商品的高价格,或与供应商勾结,导致严重的偏差之间的市场情况和商品采购的单价,并极大地提高企业的日常采购成本
(三)仓库管理环节存在问题
1.仓储管理流程过于单一□Q/l百货超市缺乏必要的控制环节和完善的控制措施,存货和仓储管理流程过于简单例如,当M超市的相关人员进行存货的日常检查,如果他们发现库存的数量异常或账户不一致,他们通常没有参考处理流程和方法,也不能及时采取措施来解决它DE而且有时,相关人员无权处理他们只能报告给仓储部门的负责人,让他们决定如何处理这很可能导致库存由于处置不当而造成损坏、盗窃、变质等更严重的后果,甚至导致欺诈
2.存货分类保管制度不科学、不规范皿库部的工作人员只根据自己的经验或相关部门的检查来管理库存,所以经常发生库存损坏和盗窃的情况例如,在对M百货超市的鲜奶产品进行现场检查时,截至当天结束时,各类鲜奶产品的实际库存为268箱通过询问仓管员得知,有42箱因外包装破损无法销售,21箱因保管不当未在保修期内销售,导致变质损坏,给超市造成巨大损失新鲜牛奶产品应该放在冷藏区,但由于管理不善,仓库管理员没有及时清理货物严格按照先进先出的原则,所以,一些新鲜牛奶已经通过了保修期或外层包装受损,不能出售,导致超市的损失
(四)出库配送环节存在的问题
1.出库的货物损坏,退货率提高□[超市配送部负责货物的发货和配送,但由于配送部的具体配送工作是由第三方经销商完成的,所以配送部只负责产品的发货但由于配送部人员与仓储部人员职责划分不清,对出库货物的质量控制和处理缺乏监督
2.出库制度不完善口驾市在现行的库存管理中只规范了几个主要的控制环节,而没有对库存出去环节的每个环节的操作制定详细的规章制度作为企业最常见的欺诈环节,如果不制定严格的盘点出制度并严格执行,企业将会有更大的损失
四、M百货超市内部控制问题对应的措施
(一)提高企业管理层内部控制意识口方货内部控制制度能否得到有效实施,实施效果如何,关系到企业的生存,特别是M百货超市等中小企业一方面,以各种大型连锁超市和便利店为代表的实体店对其构成了严重的威胁;另一方面,当地社区超市受到京东、天猫、淘宝、唯品会等电商的强烈冲击,需要更加重视库存的内部控制但为什么很多企业内部库存控制不完善,仍然存在很多问题呢?这是因为国立没有重视存货的内部控制,这将导致即使制定了很好的存货内部控制制度,也很难得到有效的实施口二为了扮演主要角色的企业管理,管理不仅要使存货内部控制的相关内容和规范清晰和更新,但也推广员工,积极动员所有员工的热情
(二)建立有效的内部控制评价体系皿百货公司目前内部控制的实施效果并不理想究其原因,是没有根据自身情况建立起完善的内部控制评价体系一个企业,如何有效运作,其重要保证是内部控制监督制度完善的内部控制评价体系有助于企业发现和纠正内部控制中存在的问题M超市应尽快完善现有的内部控制评价体系,完善后的M超市内部控制评价应由独立的部门负责内部控制的评价,应该结合企业自身的情况,关注企业员工开展各种工作是否根据内部控制的规定和要求,并研究、了解决方案和有关部门和员工在发现问题的处理能力,以便对企业的内部控制有一个清晰的认识,达到这样的操作效果
(三)加强员工间的轮岗制度皿百货超市应实行轮岗制度,以降低库存内控活动出现问题的概率例如,在订购和购买的过程中,如果订货和采购人员相对固定和没有取代了很长一段时间,他们可能会冒险与供应商勾结,为了最大化自己的利益,使购买劣质商品或价格虚高企业实行轮岗制度,一方面可以缓解员工对同一工作的厌倦和抵触情绪;另一方面,员工可以在新的岗位上学习新的知识,从而提高工作效率,激发工作积极性
(四)提升员工存货信息传递与沟通的意识皿百货超市有相当数量的基层员工,因为他们不注重库存信息的沟通和传递,导致库存信息不及时、不完整,给企业带来了不必要的麻烦和损失一方面,公司应加强内部培训,使员工更好地学习库存相关知识;另一方面要积极组织员工外出培训,使员工认识到库存信息传递和沟通的重要性同时,管理应该建立明确的奖励和惩罚制度,措施要从上到下,以调动员工积极参与库存信息的传播和交流,鼓励基层员工提出自己的意见和建议,主管部门应积极回应和纠正参考文献工1]毛智敏,基于ERP的企业存货内部控制审计应用研究[J].财会通讯,20182290-
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