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文本内容:
合同管理制度第一章总则第一条为规范公司对外签订合同行为,加强合同管理,提高法律风险的事前防范能力,促进合同纠纷的预防与解决,从而维护公司利益,特制定本制度第二条集团、各分子公司发生经济活动,除即时结清的之外,均应订立书面形合同式,有关修改合同的文书、图表、传真、送货单、发票、对帐单等均为合同的组成部分第三条凡以集团、各分子公司名义对外签订合同的,适用本制度第四条法务部负责合同审查、管理工作,指导、监督有关部门的合同订立及履行等工作第二章合同的订立第五条以下经营行为应订立相关合同
(一)土地获取、股权转让、企业融资等,以及与之相关的经营行为
(二)前期工程如三通一平、临水电、临路、方案咨询、勘察、设计、招投标、施工图审查等
(三)建安工程如地基工程、住宅建安、设备安装、工程监理、质检费、沉降观测费、材料设备的采购等
(四)基础设施建设如供电、供水、供热、煤气、视话、智能化工程费、环卫、邮政、排水、绿化、供热、区内道路等
(五)销售策划如广告费、项目推广费、样板间装饰等
(六)生产资产的购置、大宗固定资产的购置等
(七)除上述合同外,主管领导认为需要签订的合同南阳林业一材料一材料第五号合同第一组字母为公司+类别代码公司简称+类别汉语拼音第一个子目第二组两个字母的代码为费用类别第三组三位数字为流水号该流水号必须按不同费用类别合同分别从001开始编号第四十八条补充合同编号形式为原合同编号一B子合同序号如:建安工程中总包合同下与其相关的三方协议及水电费等均为其子合同第四十九条各分子公司签订的重大合同复印件,须报集团财务部与档案室备案第五十条已签订的合同建立出借制度,借出人须凭主管领导签发的合同借阅单查阅、复印合同,无特殊情况,借出的合同应当日归还第八章附则第五十一条本办法不适用于各项目销售过程中同客户按照房管局统一版本签订的商品房买卖合同第五十二条本制度中关于成本部的定义地产类公司为成本主管部门(成本部/预算部/合约部)非地产类公司为综合部/行政部第五十三条本制度的制订、修改、解释、废除由集团批准第五十四条本制度自签发之日起生效,原合同管理制度与本制度冲突者按本制度执行亿嘉投资控股集团有限公司二一二年八月二十九日附件一《合同审批表》附件二《直接确定合作单位项目审批表》附件三《说明》附件四《事先不能签订合同申请单》附件五《印章使用审批单》附件六《廉洁承诺书》合同审批表项目名称合同名称甲方合同类别乙方合同金额合同编号标准合同口是□否
1、合同摘要(该部分内容可作附页)合同范围合同总价、目标成本总额、单方目标控制成本情况及分析计价方式付款方式质量要求合同签订情况说明工期保修约定其他
2、对合同签定的意见经办人经办部门负责人签字年月日签字年月日分管副总经理成本部签字年月日法务部签字年月日财务部签字年月日总经理签字年月日集团签字年月日说明
1、“合同类别”定义为土地类、开发类、设计类、工程类、营销类、财务类、行政类、物管类、其它类
2、合同金额220万,需报集团审批
3、本表与《中标结果审批表》一并.匕报;本表附合同文本直接确定合作单位审批表项目名称合同名称合同编号合同范围合作单位名称审定报价计划开工时间推荐人申报日期计价方式口总价包干口固定单价□定额□其他____________________________________未招标原因口行业垄断项目口政府垄断项目□其他__________________采用直接确定方式选定该合作单位的理由主办部门附件口政府文,件规定口相关收费标准□合作单位背景口比价资料口其他分管副总成本部法务部审批意见总经理集团注
1、本表用于直接确定方式选定合作单位的审批;
2、合同金额210万,需报集团审批名称对方单位金额内容必须填写以下内容1数量、质量、标准2结算方式(分别注明大、小写)3付款方式4实施的期限、地点和方式5违约责任年月日主办人分管副总总经理事先不能签订合同申请单年月日单位元项目合同名称费用类别价款甲方乙方原因经办人分管副总公司总经理意见年月日公司成本部备案已备案口签字:印章使用审批单编号日期年月日申请人部门公司用章次数用章类别□____公章口______合同章口______法人章口其他_________用章资料名称用章事由部门负责人分管副总公司总经理审批廉洁合作协议书为了加强在双方在合作中的廉政建设,保证项目优质和干部素质优秀的双保护顺利实施,经双方共同协商,特制定本协议
一、甲乙双方承诺在同项城市亿合节能门窗有限公司及其关联企业的合作中诚实守信、共赢发展甲、乙双方必须自觉遵守国家法律、法规以及有关廉政建设的各项规定,规范行事
二、乙方认可项城市亿合节能门窗有限公司廉洁自律的理念,接受并遵守项城市亿合节能门窗有限公司对合作单位廉洁自律的要求,不向合作方任何人员或其关联人员提供双方业务合同明确约定之外的任何利益,包括但不限于提供中介费、回扣、加班费、津贴、奖金、礼金、高档礼品、有价证券等现金及各类物品,以及提供旅游、休假、宴请和娱乐健身活动等
三、乙方承诺在同项城市亿合节能门窗有限公司签定和履行业务合同中奉行公平竞争,不采取任何不正当的方式签定和履行合同
四、乙方承诺在履行业务合同过程中,严格履行合同规定的各项义务,提供符合合同约定及国家规定标准的产品或服务,保证货真价实,不搞以假充真、以次充好、以低档产品代替高档产品
五、乙方不得为谋取私利擅自与甲方工作人员就工程承包、工程费用、材料设备供应、工程量变动、工程验收、工程质量问题处理等进行私下商谈或者达成默契
六、乙方不得为甲方单位和个人购置或者提供通信工具、交通工具、家电、高档办公用品等物品
七、乙方有责任和项城市亿合节能门窗有限公司一起做好廉洁自律工作,抵制违反廉洁自律的行为,有义务及时向贵公司反映亿嘉集团违反廉洁自律的人和事,并按照要求保密
八、乙方同意在与项城市亿合节能门窗有限公司合作过程中,如有违规和违反以上承诺的行为发生,甲方有权立即终止业务合同并拒付该工程所有款项,按照涉及金额的双倍(但无论何种情形不低于5万元)向乙方追究违约金,情节严重可交司法机关依法处理甲方并有权公开通报违规行为
九、甲方及工作人员不得以任何形式向乙方索要和收受回扣等好处费
十、甲方工作人员应当保持与乙方的正常业务交往,不得接受乙方的礼金、有价证券和礼品,不得在乙方报销任何应由个人支付的费用
十一、甲方工作人员不得参加可能对公正执行公务有影响的宴请和娱乐活动
十二、甲方工作人员不得要求或接受乙方为其住宅装修、婚丧嫁娶、家属和子女的工作安排以及出国等提供方便
十三、甲方工作人员不得向乙方介绍家属或者亲友从事与甲方工程有关的材料设备供应、工程分包等经济活动
十四、乙方如发现甲方工作人员有违反上述协议者,应向甲方领导或者甲方上级单位举报,举报电话0375-2088881甲方不得找任何借口对乙方进行报复,甲方单位对举报属实的要严肃处理,对被举报人将采用调离岗位,情节严重可移交司法机关依法处理,并通报举报人对严格遵守廉洁协议的乙方,在同等条件下给予承接后续工程的优先邀请投标权
十五、本承诺书一经签署即具有法律约束力,并在业务合同(包括乙方与亿嘉集团或其关联企业所签署的任何业务合同)生效后构成所有业务合同的附件,对亿嘉集团及其关联企业有效,而无须再行签署或另行约定
十六、本协议一式贰份,甲、乙双方各执壹份甲方:乙方:代表人:代表人:第六条主办部门应遵照事前签订原则进行合同的签订,合同必须事先签订,然后开始实施严禁未签合同即先行实施的现象第七条所有与项目成本相关的经济合同一般应采取包死总价或固定单价的方式进或明确造价取费原则及结算方式第八条《廉洁合作协议书》作为合同签订的先决条件,合作单位先行签署,并作为合同的附件第九条所有不能签订合同或协议的,各主办人员必须《说明》并经主管副总和公司总经理签字认可,然后执行合同审批流程,经过各级审批后方可生效实施第十条对于临时突发的、不可预见的等情况下不能事先签订合同的,可以填写《事先不能签订合同申请单》,主办人应将事件缘由、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明,由主办部门负责人签字,经分子公司总经理批准,报公司成本部备案后实施,并在10天内按正式合同审批程序完成补办手续但由此合同产生的任何联带后果,均由分子公司总经理承担第十一条资信调查如属非招标后订立的合同,订立合同前,经办部门必须了解、掌握对方的资信等情况,要求对方提供经过年检的有效营业执照、税务登记证、相应的资质证明,无经营资格或资信的单位不得与之订立合同第十二条所有合同必需明确合同具体内容及范围,并注明以下内容合同必须具备标的,数量和质量,价款或者酬金(合同总价或合同单价),双方或各方的权责,履行的期限、地点、和方式,结算原则及方式,违约责任等主要条款,并要考虑争议解决的管辖法院若有其它特殊事项需要说明,需在《合同审批单》的备注中详细填写第十三条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管第十四条每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号合同双方必需在合同文书中签写合同签订日期第十五条关于合同文本签字、盖章的规定
(一)土地合同、与金融单位签订的合同、战略合作框架类的合同需由法定代表人在合同文本上签字
(二)除上述以外的所有合同文本,由集团各中心(或部门)签订的合同均需总经理或主管总裁在合同文本上签字,分子公司签订的合同均需分子公司总经理在合同文本上签字
(三)所有签署的合同均需甲乙双方签字、盖章后,才能生效实施
(四)与合同相关的合同附件必需经合同双方或各方盖章确认,并附于合同后第十六条对外订立的合同原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章严禁在空白文本上盖章合同文本达二页以上的须加盖骑缝章第十七条合同盖章生效后,各公司按集团确定的规范对合同进行编号登记第十八条原则上不允许同合同对方的分公司签订合同,如确需同分公司签订合同的,必须要求合同对方提供总公司出具的《授权委托书》,《授权委托书》上应载明授权事项、授权期限并加盖总公司公章第十九条签订合同时,应要求对方加盖公章或合同专用章,除公章、合同专用章外,其他盖章(财务专用章、业务部门章等)均属无效,各部门不得审核通过第三章合同的审批第二十条合同文本拟定完毕,凭《合同审批表》按规定的流程经各业务部门、法务部、各公司总经理、集团等职能部门审批签字后方可签订直接确定合作单位的合同需同时流转《直接确定合作单位项目审批表》第二十一条合同及《说明》的审批流程
(一)一般合同审批流程及报审方式地产类公司主办部门填写《合同审批表》f部门主管副总签署意见f成本部/预算部签署意见一报法务部审核一财务部签署意见一公司总经理审批一报集团审批一分子公司合同盖章一成本部/预算部/综合部将合同编号实业、农林、宁夏、北京公司主办部门填写《合同审批表》f部门主管副总签署意见一报法务部审核一财务部签署意见一公司总经理审批一报集团审批一分子公司合同盖章一综合部将合同编号
(二)异地公司合同报审方式合同文本以电子邮件或传真的形式,报送集团审核;《合同审批单》以传真的形式,报送集团审批第二十二条以下合同必须经集团法务审批
(一)以集团本部名义对外签订的协议、合同、承诺、确认函、对外担保等各类合同
(二)融资等事项的合同
(三)不适用合同范本或各公司认为必须由集团法务部审查的各类合同
(四)各项目销售合同及其附件、补充协议必须经集团法务审核并由集团各职能部门审批后方可使用,未经审批禁止使用;未经集团法务认可,不得就销售合同及其附件、补充协议之条款进行任何变动
(五)除以上合同外,已经由各公司法务人员或法律顾问审核后的合同,无需报集团法务部审查第二十三条以下合同必须经集团审批
(一)招标项目总金额在20万元以上的,招标结果经分子公司总经理审批确认后,报集团审批
(二)直接确定合作单位的单项总金额在10万元以上的项目,由分子公司总经理审批确认后,报集团审批第二十四条合同流转人持审批后的《印章使用审批单》、《合同审批单》、合同及相关附件原件等到印章保管人处登记后盖章《印章使用审批单》由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档第二十五条各部门审核职责
(一)主办部门主办部门负责合同文本的起草,组织合同的审批和签订;主办部门需审核合同的各项条款,包括合同的价款、履行日期、付款方式、结算方式、双方或各方权责、奖惩规定等条款;并且负责审核合同是否符合公司目标管理的总体框架,涉及的合同价款是否确定,是否在预算目标的总额范围之内,并负责组织监督执行;审核对方单位(法人)的资格是否真实、合法,合同项目是否在其营业执照范围内,当事人的名称或者姓名和地址是否记录清楚准确;并对上述内容进行分析、判断,确认该合同不存在任何问题和风险后,由部门主管签名,并明确同意或不同意及需要整改的内容部门主管签字后,部门主管对以上合同审核内容负主责
(二)成本部/预算部对合同的价款、结算原则、方式进行审核,并比较这些内容与目前市场水平的差异,审核后由公司成本主管签字,并签署意见,将需要调整的反馈主办部门整改若合同乙方为通过招投标方式确定,则还需审核合同内容是否与乙方投标确认的价格和原则统一,以上内容确认后将合同编号
(三)财务部审核该合同是否存在问题和风险,税费、发票等条款审核
(四)法务部(或法律顾问)对合同是否存在法律风险进行审核,并签署意见第二十六条各相关部门审核合同内容应尽职尽责,集团审核合同中发现由于合同签订部门、合同审核各部门未尽到上述责任造成合同延误或给公司造成损失的,集团将通报批评并追究相关责任人责任第二十七条关于合同审批时间的规定
(一)集团公司接受合同后3个工作日
(二)成本部、法务部接受合同后2个工作日
(三)财务部接受合同后1个工作日第二十八条合同存档
(一)集团或公司内部合同存档一式三份,交行政部(综合管理部)、成本部、财务部各一份,相关部门应分别建立合同台帐,以便备查
(二)合同金额在50万以上的合同一式五份,再报集团2份
(三)合同存档内容合同、合同审批单、合同附件等一切与合同相关的资料一并存档第四章合同的履行第二十九条业务部门和财务部、成本部应根据合同编号各立合同台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记第三十条财务部门依据合同履行收付款工作,收付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当要求对方单位出具代收付款证明第三十一条在合同履行过程中,如合同对方先开具发票的,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经各公司总经理签字同意后,再转财务审核付款第三十二条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借制度第三十三条合同的实施过程管理
(一)合同执行过程中,合同签订部门对合同的执行情况进行监督相关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向各公司总经理汇报并通知法务部
(二)如合同在实施过程中发生变化,凡超出合同规定范围的部分,应及时办理书面签证手续(另详设计变更及现场签证规定)报上级审批,必要时签订补充协议,补充协议的签订流程执行第二十条第五章合同的变更和解除第三十四条各部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在3天内向各审核部门汇报合同的变更或解除必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部、成本部、公司总经理、法务部、集团等相关部门负责人审核通过方可,合同终止要填报《合同终止报告单》,终止协议的签订执行第二十条第三十五条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,必须以挂号或快递形式发送,挂号或快递签收凭证作为合同组成部分交由各公司综合部保管第三十六条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围第三十七条合同变更后,合同编号不予改变第六章相关职责第三十八条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,经办人员应就合同内容、条款严格保密第三十九条各经办人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失第四十条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,经办人员应承担经济和行政责任第七章合同档案第四十一条各公司应建立合同档案每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏每一份合同包括附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管第四十二条公司、部门应建立合同管理台帐各公司应根据合同的不同种类,建立合同的总台帐和分类台帐第四十三条每个公司成本部门必须设一个总台帐其主要内容包括序号、合同号、合同名称、经办人、签约日期、合同标的、结算方式、付款情况、结算情况、对方单位、履行情况及备注等台帐应逐日填写,做到准确、及时、完整各公司总台帐由各公司成本部负责,同时由各公司成本部定期汇总报集团运营中心备案成本部门建立总台帐的分类方式如下
(一)重大合同包括土地出让承包租赁合同、非政府出让形式获取土地合同、战略合作合同、股权收购及转让合同、技术转让合同等
(二)建设工程类合同包括建设工程勘察设计合同、规划设计及施工图合同、工程咨询服务合同、建设工程总包合同、建设工程分包合同、建设工程物资采购合同、建设工程监理合同、建筑工程装修装饰合同、景观施工合同、供水供热供电供气等配套工程合同等
(三)策划类合同包括广告制作合同、广告发布合同、宣传活动合同等
(四)物业管理类合同包括物业管理合同等
(五)商业地产类合作合同包括对外招商合同、租赁合同、合作合同等
(六)采购合同包括生产资料采购合同等
(七)所有类别中,金额在50万以上的合同也归为重大合作合同(A)其他合同第四十四条建立合同台账的部门对所签合同不论是否发生付款都必须及时登录合同台账,确保合同台账及时更新,合同数量及合同金额确保登录准确,部门间台账必须每月核对,台账核对要求有核对记录第四十五条合同台账中对未结算的合同不得登记结算值,以便对合同是否结算予以明确区分第四十六条合同台账必须采用集团统一模板分项目建立,各项目的核算对象应按“公建”、“跨期分摊”“一期”“二期”等划分,在各核算对象下将合同按照费用类别(参照成本表中一级目录)划分为以下十一类,分别为
①土地及大配套(代码TD)、
②前期合同(代码QQ)、
③建安工程(代码JA)、
④区内基础配套(代码JP)、
⑤公共配套(代码GP)、
⑥资金成本(代码ZJ)、
⑦销售推广(代码XS)、
⑧管理费用(代码GL)、
⑨备案合同(代码BA)、⑩设备采购(代码SB)、
11.材料采购(代码CL)o第四十七条合同的编号必须连续,不能断号;编号的组成形式必须按照集团统一要求,具体如下
(一)地产类合同编号XX—XXXX—XX—XX—XXX公司名称一项目名称一地块分期一费用类别一序号例XCZY—YJXC—01—JA—001项城置业一亿嘉新城一一期一建安一建安第一号合同例PDSDC—SL1IL—01—XS—005平顶山地产一十里画廊一一期一销售一销售第五号合同第一组字母为公司名称代码公司简称汉语拼音第一个子目第二组字母为项目名称代码项目汉语拼音第一个子目第三组两位数字的序号为地块名称或项目分期第四组两个字母的代码为费用类别第五组三位数字为流水号该流水号必须按不同费用类别合同分别从001开始编号
(一)实业类合同编号XX—XX—XXX公司+类别一费用类别一序号例XCMT—SB—001项城码头一设备一设备第一号合同例NYLY—CL—005。