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文本内容:
合同管理制度
(一)1总则
1.1本规定适用于公司投资或管理的项目(以下称投资项目)
1.2本规定编制目的是为了规范合同在草拟、审核、谈判、签订、跟踪、编号、用印及归档管理的工作程序,防范经营风险2合同的签订范围工程合同的签订范围招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同;工程勘察、设计合同;材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等3合同的谈判原则
3.1工程造价在50万元以下的工程项目,由合约部主持合同谈判工作,各有关部门参与;工程造价在50万元以上的工程项目,必须由公司分管副总经理以上级别(含)领导主持合同谈判;合约部组织各有关部门参与合同谈判中遇到的重大争议问题,报公司总经理办公会研究确定
3.2合约部依据合同谈判确立的原则,遵照规定,结合工程实际情况进行合同条款的拟定工作
3.3订立合同,必须遵守符合政策,必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则2负责组织制订公司投标文件格式文本;3负责组织项目投标、合同谈判、合同评审以及合同签订的相关工作;4组织公司有关部门对合同进行评审并出具审查意见;5组织协调合同的履行,监督、检查各部门和项目组合同履行情况,考核评价履行结果;6参与合同纠纷的调查处理,组织制订解决方案;6负责共和合同印章的管理,负责合同的登记和备案工作,建立合同台帐;7负责合同产值的统计分析和合同结清管理工作;8负责公司合同文本的归档工作
2.3工程技术部工程技术部是公司技术质量管理的职能部门,是合同的执行和支持部门,负责合同获得和履行过程中的技术支持保障,监督检查合同服务的技术工程质量责任,主要职责如下1参与市场信息分析筛选,从技术方面提出建议;2参与投标文件和服务合同文件格式文本的制订工作,负责组织制订相关技术、质量部分的内容;3负责合同获得过程中的技术工作,负责组织编制重要项目的技术标书,负责一般项目技术标书的审定;招标文件中有关技术标准的理解、掌握;4负责采购合同、机械设备租赁合同中技术规格、技术条件的制订;5负责合同履行过程中的技术指导以及技术质量的监督检查;6负责合同技术成果的审核、出版;7负责合同技术资料、成果的归档管理
2.4财务部财务部是公司财务管理的职能部门,在合同管理方面负有资金保障、成本核算和收入管理责任,主要职责如下1负责为合同的承揽和履行提供资金保障;2负责合同成本核算;3负责合同收入管理,费用统计并督促合同费用的回收
2.5综合管理部综合管理部是公司行政管理职能部门,在合同管理方面负有后勤支持保障责任,主要如下1负责合同承揽过程中的后勤保障;2负责项目组合同履行过程中设施、设备的保障;3负责合同现场服务结束后设施、设备的撤场管理
2.6项目组项目组是公司工程合同承揽和履行的主要实施人,主要职责如下1负责市场信息的收集和筛选;2涣责将项目投标信息提交营销部备案,根据营销部的统一安排,负责或协助营销部进行项目投标联络、标书购买以及标书编制工作;3根据营销部的统一安排,负责或协助营销部承担投标的相关工作;4根据营销部的统一安排,负责或协助营销部进行合同商谈及拟定,将负责初步商谈的合同草稿文本提交营销部进行评审;5根据营销部的统一安排,负责或协助合同签订,并将签订的合同送达有关部门;6定期汇报合同的履行情况及存在的问题,若有合同变更或补充协议的签订均需及时报告营销部批准;7负责合同款的催收
三、合同签订
3.1签订准备1各项目组负责人或信息人员获得项目信息后,首先初步确认其真实性,确认后进行项目跟踪,并由项目组负责人到营销部进行登记备案,营销部接到项目信息后,进行信息分析筛选,并上报分总经理;2营销部和项目组继续跟踪项目信息,及时掌握项目动态,做好市场调查分析及资信调查工作;3公司法人代表授权项目组相关人员为项目组合同签订代理人,授权到期后,上报营销部结合项目组合同管理考核情况进行复签
3.2合同评审为保证合同质量,公司所有工程合同签订前均进行评审,合同评审采用会议评审和非会议评审两种方式对重要合同采用会议评审的方式,由总经理召集项目组和各职能部门集体评审,并做好评审记录;一般合同可以由各职能部门分别审阅,填写评审记录只有经过评审后,并经总经理批准的合同才能加盖合同专用章
3.
2.1合同评审的内容1对方的主体资信和履行能力;2合同内容条款是否符合法律、法规及本公司的有关规章制度;3合同内容条款是否公平公正;4合同约定的内容能否按期完;o5合同价款和结算方式是否合理;6合同文字表达是否清楚、无歧义;
3.
2.2合同评审的程序1各项目组填写《合同评审记录》;2营销部组织相关部门进行审核;3总经理审定批准;4营销部登记归档
3.
2.3合同评审的时间合同评审在充分了解意向人的意图及项目的详细工程信息后、合同谈判之前进行
3.3合同谈判1接到营销部上报的项目信息后,总经理组织相关职能部门召开项目协调会,针对项目具体情况,对合同相关条款进行评审,提出评审意见,预定谈判目标,选择最佳谈判方案,确定合适的参加谈判人员;2重大项目由总经理主持谈判,具体标准如下A.大型央企或国企新建或扩建工程,合同额RMB3000万元含以上;B.公用事业工程或地方政府重点投资工程;C.地标工程;3合同条款要严密、完备、合法
3.4合同文本合同文本应采用国家或省直辖市行业主管部门规定的标准文本;若非标准文本,项目组必须对合同条款进行认真研究,经营销部审查确认后方可使用
3.5合同盖章、登记备案1合同谈判结束后,营销部对谈好的工程合同加盖公司合同专用章,项目组按照约定份数送达业主等相关部门,同时呈报工程所在地主管部门一份进行备案;2本公司要求业务合同份数至少原件4份,报营销部存档,由营销部转交工程技术部、财务部各1份,项目组留存1份;3业主单位签订后10日内,项目组到营销部办理相关备案登记手续,原件报营销部存档
四、合同报批合同签订后,营销部门到北京市住房城乡建设委办理登记备案手续
五、合同履行合同履行是公司作为服务合同的供应方提供技术服务、履行合同责任过程,主要分为四个阶段,即合同履行策划和准备阶段、合同服务实施阶段、技术成果编审阶段和合同后期服务阶段
5.1合同履行策划和准备阶段合同履行策划和准备阶段是为合同履行进行策划、技术准备和人员设备准备的过程,以保证合同顺利履行,本阶段各部门的主要工作如下1项目组根据合同履行策划大纲编审要求编写合同履行策划大纲,经项目组内部审核合格后报工程技术部,组织审批,并依据已批准的合同履行策划大纲编制项目成本预算,组织技术、人员、设备等开工准备工作;2合同履行策划大纲经技术负责人和总经理审批后由营销部分别送达工程技术部、综合管理不和财务部,以便做好相关管理工作;3营销部根据合同履行策划大纲做好合同预算审核、制订项目进度检查计划;4工程技术部根据合同履行策划大纲制订质量管理计划和技术支持保障计划;5综合管理部根据合同履行策划大纲进行后勤和安全环保文明施工管理计划;6财务部根据合同履行策划大纲进行资金保障和项目成本核算
5.2合同服务实施阶段根据经审批已批准的合同履行策划大纲,项目组以及各职能部门分别按职责分工承担合同服务实施阶段的责任1项目组按照合同要求具体承担合同实施责任,根据已批准的合同履行策划大纲展开工作,认真做好质量、进度、安全环保和文明施工都相关工作,并定期或不定期按照要求汇报合同履行情况;2营销部根据制定的检查计划对合同的履行进行检查;3工程技术部根据质量管理计划进行质量考评,并根据技术支持保障计划和现场实际情况进行技术支持和帮助;4综合管理部根据现场需要提供后勤保障,按照安全环保文明施工管理计划做好安全环保和文明施工的监督检查工作
5.3技术成果文件编审阶段技术成果文件编审阶段是合同履行过程中技术资料整理和成果形成的阶段,是合同服务产品为业主提供的最终技术成果文件过程,本阶段的主要工作内容和程序如下1项目组将合同服务实施的过程记录进行整理,并根据过程记录编写技术成果文件,经项目组内部审核后报送工程技术部;2工程技术部按照相关法律法规规范标准和合同履行策划大纲对技术成果文件进行审核;3技术负责人批准技术成果文件;4工程技术部组织出版技术成果文件;5项目组向业主报送技术成果文件
5.4合同后期服务阶段合同后期服务是合同完全履行的重要组成部分,本阶段的主要工作内容、职责和程序如下1项目组按照合同履行策划大纲进行合同后期服务工作,与业主保持良好沟通;2营销部依据合同履行策划大纲对项目组的后期服务进行检查指导;3工程技术部依据合同履行策划大纲对项目组的后期服务质量进行检查指导,参与后期服务过程中疑难问题的解决
六、合同履行评价和支付
6.1竣工撤场清理对需要进行现场实施的服务合同,在完成现场作业后,项目组要进行合同项目的竣工撤场清理,并向营销部提交竣工撤场报告根据竣工撤场报告,各职能部门按职责分工进行竣工撤场的管理工作1营销部进行合同服务工期的检查;2工程技术部进行技术成果文件的审查准备;3财务部进行合同项目成本的核算;4综合管理部进行现场设施、设备的撤场管理竣工撤场报告的内容和要求另行制订
6.2合同技术资料归档项目组提交了技术成果文件后,应将合同履行过程中形成的技术资料整理,提交工程技术部审核归档有关合同技术文件整理归档的相关要求另行制订
6.3合同履行后评价在项目组提交了技术成果文件、提供了后期服务等合同履行责任后,进行合同履行情况评价合同履行情况评价的主要内容、程序和分工如下1项目组编制合同履行情况报告,提交营销部;2业务科负责合同履行评价的组织工作,并具体负责业主对服务合同履行情况的评价;3营销部负责合同技术质量服务情况的评价;4财务部负责合同项目成本效益评价;5综合管理部负责设施设备管理、安全文明生产情况评价;6总经理负责对各职能部门合同履行情况的评价
6.4合同清结和归档在项目组提交了技术成果文件、提供了后期服务等合同履行责任,收回了合同服务费用后,进行合同清结合同清结的具体工作程序和要求如下1项目组填报合同清结报告,报营销部审核;2营销部组织审核后,办理合同清结手续;3营销部将合同经济资料整理归档
七、合同纠纷的处理
7.
1、合同在履行过程中发生纠纷的,应按《合同法》、《民事诉讼法》等有关法律、法规和本制度处理
7.
2、处理合同纠纷的原则-及时处理的原则;二双方协商解决的原则;(=)维护公司合法权益的原则
7.
3、纠纷发生后,承办人应及时向所在部门、合同管理员和法务人员递交合同纠纷说明,同时应迅速收集下列有关证据(原件或复印件):(-)合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书,介绍信及其他有关资料等);
(二)货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目;
(三)作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等;
(四)证人证言;
(五)其他证据材料
7.
4、法务人员根据情况,在5个工作日内提出处理意见,提交公司分管领导审批
7.
5、合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的,应订立书面协议,由双方代表签字并加盖法人公章
7.
6、对经协商无法解决的纠纷,如属对方过错或违约,经公司领导同意,法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉,法务人员应积极参加仲裁或应诉,并应当在5个工作日内提出参加仲裁或应诉意见,提交公司分管领导审批
7.
7、双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书,仲裁裁决书及法院的调解书、判决书,在正式生效后,应复印若干份,交法务人员、合同承办部门收执,督促该文书的履行
3.4合同的签订程序
3.
4.1招标工程项目的施工合同,由合约部根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条件、工期、质量标准、材料供应方式、付款及结算方式等,提出合同初稿和《合同汇签单》,送公司相关部门和公司领导会签
3.
4.2非招标零星工程项目的施工合同,由合约部参照《工程建设施工合同制式文本》,确定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项,制定零星工程施工合同统一标准格式,拟定合同初稿和《合同汇签表》,送公司相关部门和公司领导批准会签
3.
4.3规划、勘察、设计合同由总工办、工程部及设计部根据各自职责划分及公司年度项目开发计划安排,提出经公司副总经理审核、总经理批准的工程项目委托规划、勘察、设计任务书,合同条款按照国务院颁发的《建设工程勘察设计合同条例》原则和有关部门印制的《工程勘察、设计合同》标准合同文本,结合工程实际情况,由承担勘察设计任务的单位拟定,各专业工程设计主管负责技术性条款的审定,合约部组织合同会签
3.
4.4材料、设备采购合同,对公司自行采购的各种材料、设备,由公司材料信息部主管和造价部主管按照材料、设备采购计划安排,提出经副总经理审核、总经理批准的材料、设备采购计划,合约部按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、数量、品种规格、质量标准、到货周期等要求,按照《材料、设备采购合同》文本拟定
7.
8、对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的,合同承办部门承办人应及时通知法务人员
7.
9、对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书,由法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行
八、附则1本办法自发布之日起实行2本办法解释权在营销部合同条款
3.
4.5其他和工程相关的经济协议,按照经副总经理核准、总经理签字批准的工程任务委托单的要求,拟定合同条款
3.
4.6施工合同的汇签程序合约主管一合约部经理一造价管理中心副总一各会签部门领导一公司法律顾问一总工程师一副总经理--总经理
3.
4.7勘察设计合同汇签程序设计工程师一合约主管一设计部经理-合约部经理一造价管理中心副总-各会签部门领导-公司法律顾问—总工程师一副总经理一总经理
3.
4.8材料合同汇签程序合约主管―主管工程师--工程部经理-合约部经理一造价管理中心副总-各会签部门领导--公司法律顾问--公司总工程师一副总经理一总经理
3.
4.9其他经济协议汇签程序合约主管-合约部经理一造价管理中心副总一各部门领导--公司法律顾问一总工程师一副总经理--总经理
3.
4.10汇签部门审核内容
3.
4.
10.1造价部审核合同价款、结算方法、付款方式等;
3.
4.
10.2设计部门审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等;
3.
4.
10.3工程部门审核工程施工合同的工程质量、工期等技术要求;
3.
4.
10.4人事行政部审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的民事责任等;
3.
4.
10.5财务部门审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等;
3.
4.
10.6合约部全面审核和备案
3.
4.11合约部综合各方意见,经过沟通协调后进行必要的修改
3.
4.12若合同修改较大或涉及关键事项,须请个别部门反复流转批阅
3.
4.13合同经办部门应确保动态反映合同流转走向,在流转过程中请相关部门进行签章及日期登记,保证时效性和对合同修改的认同4合同的审批各部门要结合其管理职能和专业特点,抱着认真负责的态度,及时对合同中存在的问题提出详细的书面会签意见合约部根据汇签意见,经过认真的核实、修改后,整理出正式合同文本,报公司领导审批5合同的签章与归档
5.1一般情况下,自发出中标通知书之日起(无论招标与议标均应向中标单位发出中标通知书,直接委托的工作以发出书面委托函为准),一个月内完成合同的签订工作如逾期不能签订的,经办部门应书面说明原因并将延期请求直接上报公司总经理,公司总经理批复后报股东方备案
5.2经办人应将会审后批准的合同正本和副本交由对方先行签字、盖章
5.3行政人事部应设立专人负责管理所属公司印章合同中没有公司总经理签字、合同订立时间和地点以及其它有关内容的,不得盖章所有合同及其附件必须加盖骑缝章行政人事部档案管理人员根据合同的类型分类编号、归档、管理
5.4正式合同文本正本两份,副本根据需要若干份,由乙方先签字盖章两个正本必须由单位法人代表或法人代表委托人亲笔签名.一般情况下,我方持有的合同份数为一正二副正本由行政人事部档案室保存,二份副本分别由财务部、合约预保存其它部门需要时,必须通过书面申请并得到行政人事部经理批准后,方可由档案管理员进行复印档案管理员应将所有合同的复印件进行登记加盖〃合同复印件〃专用章,并办理收发文件签字手续存有合同文本(无论是正本、副本或复印本)的部门必须设专人管理合同文件,未经行政人事部批准,任何个人或部门不得擅自复印合同及相关附件
5.5各部门应对合同进行保密,任何个人或部门不得擅自将合同(正副本或复印件)借给外单位或个人,也不得泄漏任何合同内容6合同的付款审批
6.1合同的付款必须以合同对方按时完成合同规定的内容为前提条件经办部门负责填写《付款审批表》(详见附件四)一式四份,提交合约部审核后,由财务总监、主管副总经理、总经理审批经总经理批准同意付款的《付款审批表》分别交由经办部门、合约部、财务部和行政人事部档案室执行和存档
6.2合同付款审核的工作时限不得超过15个工作日在办理付款申请之前,经办部门应将合同履行情况(包括但不限于合同台帐表等)递交合约部、造价部进行工作量的核对在合约部、造价部确认当期付款与所完成的工作量相符后,经办部门方可办理合同付款手续7合同的变更与终止
7.1如对方要求对合同的标的额、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、履行方式、违约责任、解决争议的办法等条款进行变更,合约部、造价部应将对方的变更要求及本部门的意见填写在《合同汇签表》中,按合同会审程序进行会审
7.2合约部按照公司批准的意见与对方就有关变更内容进行谈判,达成共识后,以补充协议的形式按合同会审程序进行会审
7.3合同履行完毕并达到规定的要求,合约部应出具书面报告以及合同履行过程中的全部书面材料、往来信函、电子文件等,报总经理签字确认后交档案室存档8合同的履行与跟踪
8.1合同签订生效后,经办部门将代表所属公司作为合同履行与跟踪的主体根据合同的类别,公司内各类合同(土地、财务方面的合同除外)的履行与跟踪部门为
8.
1.1设计类合同一设计部;
8.
1.2建筑施工类合同一工程部;
8.
1.3材料设备采购类合同一材料信息部;
8.
1.4供货安装类合同一工程部;
8.
1.5资产采购类合同一行政人事部;
8.
1.6广告营销类合同一业务部上述各类合同的商务部分(包括但不仅限于进度付款的执行、变更价款的审核与确定、付款条件的变化以及商务索赔、结算等)均由公司合约部、造价部负责履行与跟踪
8.2合约部必须建立《合同台帐表》(详见附件二和三1合约部的合同台帐表应按照合同分类实时反映有关合同总价、付款状况、洽商变更价款情况、预计结算值以及成本控制指标的对比情况;合同实施的形象进度情况、与进度计划的对比情况、预计完成各计划节点的时间和预计完成合同的时间等
8.3合同台帐表应以月为单位,每月30日之前将更新的合同台帐表和相关原因说明报公司主管副总经理、总经理签字,各经办部门和合约部于次月5日之前将该合同台帐表报董事会备案
8.4经办部门和合约部在合同履行与跟踪过程中,要注意随时做好文字记录,杜绝口头指令和承诺如因时间紧急,来不及事先发出书面指令时,在征得相关授权人的批准后可以向对方发出口头指令,但必须在发出口头指令后24小时内以经授权人签字的书面文件给予确认
8.5经办部门和合约部必须及时有效地保存好与履行合同有关的各类文件、往来信函、计算底稿、图纸、图片、电子文件和视频文件等9工程合同的日常管理
9.1合约部为公司工程合同日常管理部门,在公司总经理、常务副总经理领导下,负责合同的签订工作,掌握合同在执行过程中的履行、变更、解除等情况及存在问题,及时反映合同履行过程中存在的问题,向主管领导反映并采取措施
9.2合约部应做好工程合同的收发登记,负责合同管理资料的收集整理、汇编10附则
10.1本办法由成本管理中心负责解释
10.2本办法经总经理办公会讨论通过后执行合同管理制度
(二)
一、总则
1.1目的为防范市场风险及法律风险,提高企业经济效益,减少因合同签订、履行及后期服务过程中的不规范行为导致的纠纷,依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》等其它相关法规,结合我公司实际情况,特制定本制度
1.2范围本规定适用于本公司所有的工程合同,包括设计、工程施工、采购、机械设备租赁等合同,劳务分包合同管理制度另行规定
二、机构和职责本公司工程合同管理实行三级管理各负其责的办法,即项目组负责合同的具体实施;职能部门负责技术支持,后勤保障并监督检查合同实施情况;总经理总体负责的三级管理制度
2.1总经理总经理是工程合同的最高管理者,对合同从获得到履行的全过程进行决策和管理,代表本公司承担合同履行责任、行使合同权利;对公司内各分公司、各部门在合同承揽、履行过程中的职责履行情况进行监督、检查及考核其主要职责如下1负责审定本公司工程合同管理的相关制度;2负责确定合同承揽意向,审定重大项目合同文件;3代表公司与合同签订意向人以下简称意向人进行沟通、合同谈判,或授权相关人员与意向人进行沟通、合同谈判;负责合同承揽过程中重大问题的决策,并进行相关协调工作;4审批合同评审意见;5监督检查本公司各职能部门和项目组在合同获得、合同履行过程中的工作质量,并进行评价考核6总经理可以授权其他人员承担部分工程合同管理责任
2.2营销部营销部门是本公司工程合同管理的职能机构,在总经理领导下,全面负责合同管理工作中的组织、检查、支持及评价考核等其主要职责如下1负责组织修订和完善本公司合同管理制度;。