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文本内容:
服饰有限公司采购管理制度(试运行)
一、目的为规范公司的物料采购,确保公司物料供应,有效降低物料采购成本,加强公司物料采购的监督与管理,特制订本制度适用于公司采购部及其相关部门的工作人员
三、定义
1、物料指公司经营中常用的原材料、半成品、成品;经常性批量采购的材料
2、临时材料指非经营常用材料,半成品、成品;非经常性批量采购的材料
3、办公易耗品与后勤常用物品的购买不在本制度范围之内
四、权责
1、采购部门按本制度安排采购工作;
2、财务部门按本制度进行采购工作的相关审核事项;
3、仓库、质检及生产部门按本制度与采购部门进行相关配合
五、部门职责
1、负责公司物料采购管理制度和内部各岗位职责的制订;
2、负责按时、保质保量的完成所需各项物料的采购工作;
3、负责物料采购的询价、议价、比质、比价;
4、负责安排供货商档案的建立、补充工作;
5、负责组织所采购物料的档案建立,补充工作;
6、做好各项采购档案的管理工作,如采购合同,各种审批文件及公司下发的各种文件;
7、负责物料采购员及档案管理员的监督与管理;
8、对交料情况进行控制和跟催,使物料能够按时到达;对于未及时到达的物料,要将信息及时向相关部门反映;
9、负责管辖范围内的卫生、安全工作;
10、总经理安排的其他工作
六、物料采购遵守的原则
1、未经审批的物料一律不得采购;
2、仓库内的库存物料应优先使用;
3、建立合格供应商名录时,采购远近搭配的原则;
4、采购物料时,应尽量通过银行结算,减少现金结算;
5、在比价过程中,严格执行同类产品比质量,同质量比价格,同价格比服务的原则,择优确定采购单位;
6、对于初次试用的物料,必须经过使用部门的认可,通过审批后,方可批量采购;
七、物料采购管理
1、为节约采购成本,采购部要从实际工作出发,严格按照总经理审批过的采购计划和采购任务进行采购,避免物料积压;
2、采购物料时必须严格按照采购原则、采购计划与任务进行采购,做到不错订、不漏订,及时准确的做好物料的供应工作;
3、采购物料时,出现物料短缺、断货等现象,应及时通知相关部门,经确认后方可采购使用单位愿意接受的替代品,否则,出现后果由采购部直接负责;
4、采购部未能及时完成采购任务,应及早将原因报相关部门,采取补救措施;
八、采购控制流程(本地采购)
1、采购申请人员按照所需物料填写《采购申请单》,经总经理审批后,交采购部门进行采购;《采购申请单》一式三份,一份申请人自留,一份交采购部经理,一份交采购人员未审批的《采购申请单》不予采购;
2、采购工作人员按照已经审批过的《采购申请单》安排当天的采购工作;采购员将供货商相关信息一方面明确附于报销凭据上,另一方面负责建立、补充供货商档案;
3、采购工作人员当日采购回来物料,必须当日办理入库手续;导入仓库控制流程;采购回来的物料,采购人员要负责建立该物料的档案;
4、在所订物料不能按照规定时间到达时,填写《采购缺省通知单》一式三份,自留一份,采购部门经理一份,采购申请人一份;
5、凭入库手续(质检签字)导入报销控制流程;
6、在负责与账期供应商的结算时,先与供应商沟通往来数据,并与财务校对,确认无误之后,填写《付款申请单》,办理支付手续;
九、外购物料的办理流程(非本地采购)
1、按照审批过的《采购申请单》,与供应商联系,确认物料数量及金额;
2、根据审批过的《采购申请单》,填写《付款申请书》,经财务经理审核及总经理审批后,交出纳办理付款手续;
3、跟催外购物料的收货工作,及时收货,在所订物料不能按照规定时间到达时,填写《采购缺省通知单》一式三份,自留一份,部门经理一份,采购申请人一份;
4、外购物料到达后,当天到仓库办理入库手续,导入仓库控制流程;
5、凭入库手续(质检签字),导入报销控制流程,冲减预付货款;
6、采购人员在第一现场采购时,做好初步质检工作;
7、在所采购物料质量、数量出现问题时,采购人员尽量在与供应商的沟通、协调及退换货工作,并对出现的问题负责;
8、在公司需要与供货商调整供货品种或数量时,要积极配合,尽量满足公司运营的需要,降低采购及储藏成本;
9、临时材料所需部门下发《采购申请单》时一,尽可能给出参考意见,总经理批准后交采购部统一安排;
10、退换货时处理流程•已经入库的物料,由仓库管理员开退货单,采购人员签字后将货品退还供货商,并由供货商在退货单上签收后,转交财务部门,办理相关手续;•未入库的物料,由采购人员直接将货品与供货商退换,并办理相关手续
十、物料验收入库管理
1、物料采购完毕,采购人员通知仓库管理员、质检员对物料的数量、质量及规格型号进行验收确认,按照约定时间对物料办理入库手续;
2、检验入库中不合格的物料,由采购部及时与供应商进行沟通及时进行退、换货处理;
3、验收合格的物料,由采购人员协助仓库管理员及时送至仓库,由仓库管理员对物料办理入库手续,双方做好交接手续
十一、附件附件一《采购申请单》附件二《采购缺省通知单》《采购管理制度》由签发之日起开始执行,最终解释权归公司财务部所有,由人事行政部发放至采购部、仓库、生产部。