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院处发文西交际〔2018)151号XX交通大学外宾接待经费管理办法第一条为进一步规范我校外宾接待工作,加强外事接待经费管理,规范外事接待费报销标准与程序,根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行
(2013)553号)等文件精神,结合学校工作特点和我校国际化建设实际情况,特制定本办法第二条学校所有相关部门、学院部(系)及重点实验室接待国外、境外(含港澳台)来宾适用本办法,包括外籍专家(含港澳台人士)、境外各政府机构、大学院校、研究机构、企业、友好团体及个人等第三条外宾接待工作应当坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则第四条学校相关单位邀请外宾来访,根据“谁邀请、谁负责,谁接待、谁负责的原则,按照有关外事管理规定,严格执行计划审批制未经批准或授权,不得对外发出正式邀请或做出承诺接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数、天数,费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等各单位应当从严从紧控制外宾接待经费,严格执行接待费开支标准,不得超预算或超标准接待第五条受邀来访外宾接待,招待夭数原则上不超过5天(含抵、离当天),招待人数按照接待部门或单位内部规定及工作需要执行,超出部分一律由外宾自理第六条外宾接待经费开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、外事赠礼等第七条住宿费按以下办法执行
(一)外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华校级领导和国际著名专家学者(诺贝尔奖获得者、院士、国际学术组织主席、著名杂志主编等同级别专家,下同),可安排在五星级、四星级宾馆;其他外宾,安排的宾馆最高不超过四星级高端外事活动报主管校领导审批后可根据实际活动情况安排符合接待要求的住宿,住宿费每人每天不超过700元
(二)外宾住房标准校级领导、国际著名专家学者可安排套间,其他人员安排标准间第八条日常伙食费按照以下办法执行
(一)外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品,提倡采用自助餐等形式
(二)外宾日常伙食标准(含酒水、饮料)校级领导和国际著名专家学者每人每天不超过500元,其他人员每人每天不超过3007G o第九条宴请费按以下办法执行
(一)宴请外宾严禁讲排场,原则上优先安排在学校内部宾馆和餐厅就餐,特殊情况由国际处审核报经主管校领导批准后可根据实际情况安排在具有地方文化特色餐厅就餐宴请不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈、浪费除宴会外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式
(二)外宾宴请费(含酒水、饮料)标准校级领导出面举办的宴请,每人每次不超过400元;院处级及以下人员出面举办的宴请,每人每次不超过300元冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元
(三)外宾在校访问期间,宴请一般只安排1次第十条交通费按以下办法执行
(一)外宾接待的出行活动应当安排集中乘车,合理使用车型,严格控制随行车辆
(二)外宾接待确需租用车辆的,接待单位需与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同
(三)外宾接待学校只负责落地接待,原则上不得列支外宾来华的国际旅费
(四)对于外宾来校从事讲座讲学、合作科研、专业(语言)教学活动等的外专项目可列支外宾国际旅费,校级领导和国际著名专家学者可乘坐飞机商务舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可乘坐飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)学校邀请外宾确因工作需要需安排省外访问或外方主宾的重要随行人员(原则上不超过1人)需随主宾乘坐相应船位,均需提交书面申请报经国际处审批后并参照以上标准执行外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行第十一条对外赠礼按以下办法执行
(一)对外赠礼应当节约从简,不求奢华实物礼品应当尽量选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,提倡赠送师生作品
(二)原则上由接待部门赠礼1次,其他部门不得重复赠礼如外方赠礼,可按对等原则回礼
(三)对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准赠礼方或受礼方为校级领导或国际著名专家学者,每人次礼品不超过400元;赠礼方或受礼方为司局级或正教授及相当级别,每人次礼品不超过200元;其他人员,可以视情况赠送小纪念品对于来访的著名友好人士、社会名流等,确有必要赠礼的,按照校级领导标准执行第十二条外宾接待原则上不安排文化参观活动,相关费用应由外宾自理,受托接待按照相关协议或文件执行第十三条外宾来访期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他杂费等费用,除国家元首、政府首脑外,均由外宾自理第十四条接待活动中,中方陪同人员人数应当根据实际工作需要确定,从严控制外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排第十五条陪同外宾赴外地访问期间,陪同人员伙食、住宿、交通等开支按照《XX交通大学差旅费管理办法》执行,由所在单位负担确需与外宾同餐同住同行的,经国际处审核后报主管校领导批准,可按照对应的外宾接待标准实报实销第十六条外宾接待费用的支付应严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度,采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付接待人员在完成外宾接待任务后,原则上应在两周以内办理报销手续第十七条校内各单位接待外宾需事先做来访审批,由学院审批后报国际处审批办理报销手续时,需提供内容填写完整、审批手续齐全的“XX交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访费用审批表第十八条在华举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照在华举办国际会议的有关规定执行第十九条纳入外国文教专家聘请计划的外专项目专家,按国家外国专家局有关文件规定执行第二十条校内各单位要严格执行学校有关外事规定国际处、财务、审计、纪检等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查对于违反本规定的个人,学校将视情节轻重给予党纪和政纪处分第二十一条港澳台地区学者来我校进行学术交流活动,可参照本办法执行第二十二条本办法由国际合作与交流处(暨港澳台事务办公室)和财务处负责解释第二十三条本办法自2018年12月1日起执行,原《xx交通大学外宾接待经费管理办法》(西交际〔2016)8号)同时废止附件1xx交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访费用审批表附件2xx交通大学聘请外国文教专家项目立项通知书附件3xx交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访审批表国际合作与交流处2018年11月230。