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会计档案管理第一条财务档案是公司一切经济活动在财务核算管理的最终归集是一个公司档案管理的核心财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全财务档案的完整也是公司相关负责人最重要的经济法律责任之一第二条为了加强公司财务档案管理和财务监督,确保公司的合法利益,特制定本办法第三条在公司内使用,取得和保管档案的部门和个人,必须遵守本制度第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据
(一)会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表
(二)会计账簿是一定格式、相互连接的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助备查簿等
(三)会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件,有主要财务反映指标快报,月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等
(四)其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由财务部负责办理的有关数据资料如经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等会计电算化存储在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理第五条对会计资料进行整理立卷,建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册第六条会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订会计凭证的装订,一般每月装订一次装订好的凭证按年分月妥善保管第七条财务部应派专人负责保管会计档案,定期将财务部归档的会计资料整理装订后按顺序立卷登记第八条会计档案应当在会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案第九条会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起会计软件的全套文档资料及会计软件程序(包括每次升级后的软件程序)视同会计档案保管,保管截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年第十条电算化会计档案应存放在安全、洁净、防热、防温、防磁的地方对会计数据应做双备份并存放在不同的地方,备份软盘必须采取加封写保护措施采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查,定期复制,防止由于磁性介质损坏使会计档案丢失第十一条会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经部门经理审查,并报上级有关部门批准后执行由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应有公司财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章第十二条财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时放还原处公司内各部门若因需要查阅会计档案时,必须经本部门负责人批准,财务经理同意,方能查阅第十三条会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况需带出室外时,必须经财务部经理批准,并限期归还第十四条由于会计人员变动或会计机构改变等,会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章第十五条本制度未尽事宜或与国家有关法律、法规及《公司章程》的相关规定相抵触的,按国家有关法律、法规及《公司章程》的相关规定执行第十六条本制度由财务部负责修订和解释第十七条本制度自下发之日起施行,原制度同时废止。