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教育系统政府采购内控管理为了进一步推进教育系统政府采购项目规范操作,加强廉政风险防控意识,提高财政性资金的使用效益,促进采购工作的健康发展,参照《政府采购法》、《市政府采购实施办法》、市财政局《关于进一步加强本市政府采购内控制度建设暨印发〈政府采购业务内控风险指引纲要〉的通知》及市、区级相关政策制度,结合本系统实际,制定本政府采购内控管理制度
一、适用范围
1、教育系统所属各区级预算单位(含局机关科室)(以下简称“业务需求单位”),使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为
2、随迁子女学校及各镇管学校可参照执行
3、未达到政府采购限额的货物和服务项目按《关于印发<货物和服务非政府采购项目规范采购方式暂行办法〉的通知》闵财采
[2020]12号执行;未达到政府采购限额的工程类项目按《关于转发〈限额以下小型建设工程管理办法>的通知》闵府办发
[2020]42号执行
二、工作目标通过建立健全制度和机制、完善规范措施和流程,在教育系统内形成依法合规、运转高效、风险可控、责任压实的政府采购内部运转和控制制度,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约
三、工作原则严格遵循“公开、公平、公正和诚实守信原则,坚持“分事行权、分岗设权、分级授权”的原则,坚持“谁采购、置与评审因素的量化指标;资金支付的约定、比例、时间;合同模板等
2、采购文件局采购办根据需求部门上报的《采购需求方案申请表》(采购办按局“三重一大”审议为准)拟定采购方案,经局工作领导小组组长批准后,由招标代理机构按照该采购方案编制采购文件采购文件经业务需求单位书面确认后予以发布
(五)采购项目评审为了保证采购工作质量和时效性,依法履行采购人法定职责,各业务需求单位可以根据实际需要安排采购人代表参与评审工作,鼓励各单位积极参与,依法履行职责,具体按以下流程执行
1、预算在教育局的项目,局各科室应结合实际项目情况,确定是否安排采购人代表参与项目评审工作(建议征求分管领导意见)若参与
(1)提出申请,明确采购人代表;
(2)部门审批后,将审批表(模板详见附件5)交局采购办备案;
(3)局采购办将是否参与结果告知招标代理机构,代理机构确认后书面通知业务需求单位及局采购办评审时间、地点及评审过程中的要求
2、预算在其他单位(学校)的项目,按内部工作机制明确采购人代表,法定代表人签字确认加盖公章后,交局采购办备案
3、其他要求拟派的采购人代表须在本单位或本系统就职,有相关领域工作经验;熟悉政府采购相关政府法规;具有该专业或相近专业技术职称者优先采购人代表和代理机构不得向评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组的评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明评标结果汇总完成后,除下列情形外,不得修改评标结果1分值汇总计算错误的;2分项评分超出评分标准范围的;3评标委员会对客观评审因素评分不一致;4经评标委员会认定评分畸高畸低的六采购合同管理政府采购合同应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内,根据《合同法》等有关规定,严格按照招标文件约定的相关条款签订,保障甲乙双方平等利益根据《政府采购法》规定,合同双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同,如确有变更需求,合同双方应友好协商,报上级主管部门及原采购需求审核部门确认后方可变更若需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可双方协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十合同应当完整反映采购需求的相关内容,采购合同的相关约定条款应当在填写《采购需求方案申请表》时一并提出合同原则上应使用教育局统一模板,如有特殊需求,可经局采购办会同招标代理机构组织审核报局工作领导小组同意后,增加特别约定条款
(七)履约验收各业务需求单位应在《采购需求方案申请表》中明确验收标准、时间,验收不合格(包括时间、质量)情形每延迟一日验收通过的资金支付扣减比例原则上应首次验收通过,最多可允许一次整改,对于需要整改的,还应明确整改最长时间及整改期内违约处置措施;第二次验收仍未通过的,业务需求单位有权解除合同,不予支付合同价款,并请求违约赔偿损失以上约定内容应纳入采购文件,写入采购合同各业务需求单位也可自行结合工作实际约定违约处置措施纳入需求方案申请表,报局采购工作领导小组批准后纳入采购文件与合同服务类项目,可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收验收时,按照合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认,出具验收报告,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收方和供应商共同签署,并在单位内公示
(八)采购资金支付合同履约过程中,根据项目进度与合同的约定支付资金验收合格的项目,根据合同的约定及时足额向供应商支付采购资金;对于验收不合格(包括时间、质量)的项目,应当按约定的违约处置措施进行扣款,原则上每次验收不通过对应合同资金支付扣减系数逐步递增申请付款时需填写《政府采购项目财政资金拨付确认表》(模板详见附件6)、《政府采购项目质保金留存确认表》(模板详见附件7,如有需填写)
(九)评价及应用采购项目结束后,各业务需求单位应对采购项目的招标代理等相关服务机构及供应商进行评价,并将评价结果及拟定的有关建议和措施,反馈局采购办局采购办会同局相关有年度采购需求的科室负责对评价结果及建议进行分析汇总,将其中较好的建议纳入年度工作方案报局采购工作领导小组审议对采购代理机构的考核事项包括政府采购政策的执行、采购文件编制水平(含评标办法、评分标准的制定)、采购方式和采购程序的执行、询问和质疑答复、投诉及投诉处理、服务质量、信誉状况、项目资料归档工作、内部监督管理制度建设受过区财政局行政处罚的代理机构,原则上自被处罚之日起,3年内不得参与本系统所有项目采购活动另外,局系统的各项采购活动的规则中,应对在局系统出现过验收未通过情形的供应商,其公司或其股东参与组成的其他公司再申请参与采购活动的应结合其验收未通过及整改完成情况予以体现此外,局采购办还应对业务需求单位就预算编制、采购需求、参与项目评审、合同签订及执行、验收、对中标供应商履约评价等内容进行考核
(十)政府采购档案管理招标代理机构在项目结束1个月内完成项目资料归档工作(包括纸质资料及电子资料),并与各业务需求单位做好交接,交接清单报局采购办备案,项目资料档案由各预算单位妥善保存项目资料清单可参照《政府采购项目资料清单》和《工程类项目资料清单》(模板详见附件
8、9)o政府采购开标、评标现场活动全程录音录像,录音录像应当清晰可辨,音像资料作为采购文件一并存档政府采购资料保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年
八、附则未按规定开展采购活动及支付采购款项,致使资金等损失或形成舞弊的,按相关规定追究责任人责任本制度未尽事宜,按相关规定执行,没有相关规定的,报请主管部门、区财政局同意后执行
九、本规范操作流程自2021年1月1日起实施,由教育局采购办负责解释谁负责原则,不得“超预算采购”原则
四、主要措施
(一)加强组织领导
1、区教育局成立教育系统政府采购工作领导小组(简称工作领导小组),由局长担任组长,分管领导任常务副组长,其他条线行政领导担任副组长,局行政办公室、计财科、管理中心、信息中心负责人作为工作领导小组成员工作领导小组主要负责研究审议政府采购工作相关制度、工作要求;专题审议政府采购年度工作计划、批准政府采购方案等工作领导小组下设局政府采购管理办公室(简称“局采购办二设在局管理中心),管理中心主任任办公室主任,管理中心安排专人开展日常工作局行政办公室、计财科、管理中心、信息中心明确工作人员作为办公室成员
2、区教育局成立教育系统政府采购监督领导小组(简称监督领导小组),由党风廉政分管领导担任组长,党办、审计室负责人作为监督领导小组成员局监督领导小组负责监督本系统政府采购工作局监督领导小组下设局政府采购监督办,党办、审计室明确工作人员作为工作组成员
(二)明确岗位职责、建立轮岗制度按照相关规定,结合自身情况,建立制度规则,合理确定岗位职责实行“一事多岗,政府采购的相关业务工作原则上由2人以上共同办理,并明确主要负责人;建立轮岗制度,各采购单位按照实际情况明确轮岗周期
(三)加强重点环节管理和内部审核制度本系统政府采购重点环节包括审核《政府采购项目采购需求方案申请表》(以下简称“《采购需求方案申请表》,模板详见附件1);拟定《政府采购项目采购方案》(以下简称“采购方案)报局工作领导小组批准;组织编制采购文件;参与项目评审;强化合同管理(包括制定项目通用标准合同模板);验收与履约评价;资金支付及档案管理
(四)强化第三方服务机构管理一是遵循“公开、公平、公正、透明的原则,开展教育局各类服务机构的定点招标工作,分专业择优选择具备较强专业能力的单位,建立教育局使用的第三方服务机构二是按有公平竞争、有公开选择,制定相关定点服务机构检查、考核、管理办法,对已中标并签订合同的定点服务机构,保证其平等参与的机会,各类服务机构应根据其投标承诺的收费标准与教育局签订服务合同,约定服务要求三是加强第三方服务机构履约评价管理,明确评价标准,针对各类服务机构按照实际工作情况进行评价其他各主体单位(指预算不在教育局的系统内其他单位)可以自行开展相关工作,也可以参照上述要求加强管理
五、内部职责与分工明确内部牵头和实施部门,牵头部门、业务需求单位、财务管理部门、政府采购工作监督组按照工作职责分工协作,分别承担相应的管理与监督职能
(一)政府采购牵头部门局采购办作为政府采购工作牵头部门,主要负责起草编制本系统政府采购工作制度;制定年度政府采购工作计划报局工作领导小组审议;开展教育局各政府采购项目第三方代理机构定点招标及抽选工作(各业务需求单位也可结合评价结果在定点招标范围内选择,报各项目分管局领导同意后,纳入需求申请);审核各业务需求单位提出的《采购需求方案申请表》,拟定采购方案(特别复杂的项目根据需要再次组织专家论证)报局工作领导小组签批;督促招标代理机构根据采购方案编制采购文件;落实各项政府采购具体平台操作工作;参与本系统内政府采购项目投诉质疑的处理;会同局相关有年度采购需求的科室对第三方服务机构评价反馈意见进行分析汇总,并将各部门反馈的要求意见或建议纳入下年度工作方案报局采购工作领导小组审议;负责对各业务需求单位政府采购工作的指导、监督
(二)项目业务需求单位确定采购责任人(联络员)及岗位职责;负责制定采购计划、采购需求;提前实施政府采购预算(如有)、政府采购意向公开申请;配合局采购办完成第三方服务机构抽选,也可结合各单位开展的评价结果自主选择,报各项目局分管领导同意后,纳入《采购需求方案申请表》;配合局采购办和招标代理机构完成采购文件的编制、审核;根据需要申请并参与评审工作;负责项目合同的管理、项目验收、资金支付申请及档案管理;及时开展对招标代理等第三方服机构和供应商的评价,并将评价结果及拟定的有关建议和措施,反馈局采购办直管学校、其他各事业单位还应建立工作机制,明确各单位政府采购工作的内部归口管理部门、实行法人签批制度;按要求将本单位当年度政府采购项目汇总并填报《财政性资金(国有资金)投资非工程类采购和合同情况汇总表》及《国有资金投资工程类招标投标和合同情况汇总表》(模板详见附件
2、3)并于每年12月下旬前报局采购办
(三)财务管理部门局计财科作为局政府采购工作财务管理部门,负责管理项目预算资金指导各业务需求单位编制年度预算,在编制年度预算的同时会同局采购办根据采购目录明确采购形式及采购方式,形成政府采购预算;在收到本级政府财政部门批复的本部门预算后十五日内向所属各区级预算单位批复预算,并抄送局采购办;审核提前实施政府采购项目预算申请,并上报区财政局审核;负责指导、监督政府采购资金执行及拨付等事宜;对采购中资金管理使用情况进行指导、协调以及与区财政关于项目资金的沟通对接
(四)政府采购监督办负责监督本系统政府采购工作,包括定点采购第三方服务机构的抽选工作,视情可邀请区纪委监委第七派驻纪检监察组监督定点采购第三方服务机构的抽选及相关工作,针对工作开展情况提出相关要求或建议反馈局采购办
六、采购实施流程
(一)工程类项目包括新建、改扩建及其他涉及到建筑结构变动的及装饰装修、房屋修缮、校园维护(含绿化、道路、水电管线)等项目单项合同估算价(建安费)达到政府采购限额标准(100万元)的项目
1、局管理中心办理项目立项、可研、招投标等前期手续,预算下达后,申请公开采购意向;
2、局管理中心向局采购办提出项目招标代理等相关第三方服务机构申请,局采购办收到申请后组织相关单位进行抽选和委托(2个工作日完成);
3、局管理中心会同招标代理机构填报《采购需求方案申请表》;
4、局采购办拟定采购方案,报局采购工作领导小组组长签批(10个工作日完成);
5、局采购办根据批准的采购方案和局管理中心提供的发改委批复、概算细化表、建设工程项目信息报送表、办结告知单、项目工程类清单等,会同招标代理机构编制采购文件,按分散采购-非招标方式实施采购(10个工作日完成);单项合同估算价(建安费)400万元以上项目,应采用分散-报建形式实施采购;
6、局管理中心根据项目需要参与评审工作;
7、局管理中心根据采购结果签订合同,开展后续验收、资金申请及支付、归档、评价等工作
(二)货物和服务类项目
1、电子集市采购项目通过政府采购云平台实施,如平台上的产品不能满足采购人需求,或预算金额在公开招标数额标准以上的,仍应按程序委托区政府采购中心依法组织公开招标由于新平台的操作变化,预算管理一体化中,增加了“采购编号申请”,替代原政采平台中自筹资金导入,操作流程为“预算单位提出,预算主管部门审核,财政专管员审核结束
2、其他集中采购项目
(1)预算下达后,各业务需求单位申请公开采购意向;
(2)各业务需求单位根据工作需要组织有关单位开展论证,并填报《采购需求方案申请表》;
(3)局采购办拟定采购方案,报局采购工作领导小组组长签批(10个工作日完成);
(4)局采购办根据批准的采购方案依法委托区采购中心,会同区采购中心编制采购文件,实施采购(10个工作日完成);
(5)各业务需求单位根据项目需要参与评审工作;
(6)各业务需求单位根据采购结果签订合同,开展后续验收、资金申请及支付、归档、评价等工作
3、分散采购项目
(1)预算下达后,各业务需求单位申请公开采购意向;
(2)专项预算在教育局的项目,各业务需求单位向局采购办申请确定招标代理机构局采购办收到申请后组织相关单位进行抽选和委托(2个工作日完成);
(3)各业务需求单位根据工作需要组织有关单位开展论证,并填报《采购需求方案申请表》;
(4)局采购办拟定采购方案,报局采购工作领导小组组长签批(10个工作日完成);
(5)局采购办根据批准的采购方案,会同招标代理机构编制采购文件,实施采购(10个工作日完成);
(6)各业务需求单位根据项目需要参与评审工作;
(7)各业务需求单位根据采购结果签订合同,开展后续验收、资金申请及支付、归档、评价等工作
七、政府采购有关要求
(一)政府采购意向公开除以协议供货、定点采购方式实施的小额零星采购和由集中采购机构统一组织的批量集中采购外,原则上按项目实施的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程、服务采购均应当公开采购意向采购意向公开的内容应当包括采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间等,原则上不得晚于采购活动开始(以采购公告发布为准)前30日公开采购意向具体实施步骤和其他工作要求(包括因不可预见的原因急需开展的采购项目)按照《关于转发〈财政部关于开展政府采购意向公开工作的通知〉的通知》(沪财采
[2020]10号)的规定执行财政专项预算资金在教育局的项目,原则上各业务需求单位在收到教育局批复的年度预算30日内申请公开,其他各主体单位(指预算不在教育局的系统内其他单位)自行公开充分考虑采购意向公开和实际采购所需时间,各业务需求单位应尽早申报需提前实施政府采购的项目,应提前申报意向公开(具体要求及操作说明详见附件
10、11)
(二)采购方式选择
1、采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等
2、采购项目预算金额在公开招标数额标准以上的,应采用公开招标方式,不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务,采用化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购
3、拟采用单一来源方式采购的,应当在“政府采购网”公示,并将公示情况一并报财政部门,公示期不得少于5个工作日,另外达到公开招标数额标准的采购项目,需要进行专家论证,并向区政府提出请示
4、不属于依法必须进行招标的政府采购工程项目,应当按照相关规定采用竞争性谈判、竞争性磋商(建议使用)、或者单一来源的方式采购各业务需求单位可结合政府采购意向公开同步选择采购方式,并按照闵财采
[2020]12号《关于印发〈货物和服务非政府采购项目规范采购方式暂行办法〉的通知》要求,须将采购方式报局“三重一大审议后确定
(三)提前实施政府采购提前采购的项目是指因特殊情况在年度预算批复之前需提前采购的项目年度预算尚未批复,因特殊情况需提前实施政府采购的项目,各业务需求单位填报《提前实施政府采购项目申请表》(模板详见附件4)及提前采购情况说明、决策依据等,由计财科初审后统一上报区财政,区财政审核同意后方可操作
(四)采购需求和采购文件
1、采购需求各业务需求单位应自行或组织招标代理机构对采购标的市场技术或服务水平、供应、价格等情况进行调查,原则上在预算下达后45日内,按照局“三重一大审议通过的采购方式完成采购需求申请,填报《采购需求方案申请表》;特殊复杂的项目,经分管领导同意后可延长至60日内完成对于需求中存在不确定性问题时,可通过确认的招标代理机构邀请相关专家或组织局相关科室论证,加强事前控制重点审核如下内容合格投标人的行业要求与资格审查;需求参数;招标文件的实质性要求、适用废标的情形;采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求;采购标的验收标准、履约的期限标准、违约情况的处罚措施;评审方法的选择、分值设。