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文本内容:
工程项目合同管理制度
1.一般规定为规范和加强合同管理,提高工程合同履约率,避免合同纠纷,维护项目部、制定本制度本办法适用于项目部对外签订的工程施工承包合同及分包合同
2.经营合同部的职责
2.
1、应设立专人负责合同管理工作;
2.
2、经营人员要认真学习和掌握合同文件,有效开展索赔工作;
2.
3、建立健全合同档案及合同台账;
2.
4、负责原始资料的收集整理归档,及时进行现场签证;
2.
5、及时对业主和内部作业队伍及分包商进行工程结算;
2.
6、及时向上级单位报送各类报表、工程结算支付证书等资料;
2.
7、负责工程竣工后的资料整理和归档工作
3.合同评审
3.
1、合同评审在合同签订之前进行,主要是对招标文件和合同条件进行的审查、认定和评价,可以采用不同的评审方式(传阅式或集中会议式)进行
3.
2、项目部参与合同评审的部门和人员,必须包括质量部、安全环保部、工程管理部、测量队、物资采购部、试验室、财务部、综合办公室及相应部门的上级主管领导
3.
3、所有参与评审的人员,必须认真、仔细地阅读合同文件,切实承担各个部门职责范围内合同内容的责任,发现问题及时提出相关部门审核时,应认真将局相关文件的规定和要求体现在合同中去,并做好评审记录,经营合同部进行评审内容的汇总和总结归纳填写“合同评审表”并按要求签字、归档
3.
4、合同评审应包括下列内容
3.
4.1招标内容和合同的合法性审查
3.
4.2招标文件和合同条款的合法性和完备性审查
4.
4.3合同双方责任、权益和项目范围认定
5.
4.4与产品或过程有关要求的评审
3.
5、合同风险评估合同风险评估,一定要认真进行分析,全面总结和发现可能出现的风险,并确定其存在的可能性、发生的时间与合同事件的联接关系对确定的风险因素,分别制定规避和风险处理措施,最大限度地减少风险损失应研究合同文件和发包人所提供的信息,确保合同要求得以实现;发现问题应与发包人及时澄清,并以书面方式确定;项目部应有能力完成合同要求
3.
6、合同评审按照公司《管理手册》“与顾客有关过程控制程序”的规定要求执行
4.合同签订与合同交底
4.
1、参与合同谈判的人员,必须经第一责任人亲自指定,谈判过程至少有技术和商务两人以上人员参加,最终谈判至少要有三人以上参加,严禁一人代表项目部进行最终谈判签订合同
4.
2、对外签订经济合同,除项目经理、商务经理外,必须是持有项目经理委托书的被委托人超越代理权限和非法委托人均不得对外签约否则,由此引起的一切后果由当事人承担,并追究相关当事人责任
4.
3、对外签订的下列合同由项目经理审批1合同总价在50万元以上、300万元以下的分包合同;2合同总价在50万元以上的材料采购合同;3合同总价超过5万元的固定资产采购合同;4预付定金或预付货款超过5万元的;
4.
4.由项目部对外签订的下列合同由商务副经理审批1合同总价在50万元以下的分包合同;2合同总价在50万元以下的采购合同;3预付定金或预付货款在5万元以下的合同
1.
5、与分包方谈判时应对合同评审出的问题逐一进行澄清,评估的风险力争在合同条款中尽量得到化解,或尽量降低风险程度
1.
6、合同签订后15日内,参与合同洽谈、签订的主要人员,应召集施工单位包括公司内协作单位的工程管理、技术、经营等主要部门有关人员,进行合同交底,并将合同文件包括合同协议书包括补充协议,中标通知书,投标书包括投标期间的置疑和答疑函件商务、技术卷电子版并保留连带关系,招标文件包括招标图纸、经双方确认进入合同的其他文件及洽谈过程中需要专项说明的事项,以书面形式报送公司工程管理部、分局工程管理部、第二项目经理部
1.
7、交底内容应包括合同实施的主要风险,合同洽谈、签订过程中的特殊问题,合同报价组成和各主要单价编制的基础数据、主要施工工序的施工方案、投标策略、社会公关工作、履行合同应注意事项及其他有关信息等
5.合同实施管理
5.
1、合同实施管理包括合同跟踪、合同变更管理和索赔管理等工作
5.
2、项目部管理层应严格监督项目合同执行动态,并协调各分包人的合同实施工作
5.
3、项目部经营合同部必须对所有分包合同及时建立台帐,随时记录合同情况,台帐应包括但不限于分包商的企业法人全称、法人代表名称(联系电话)、合同签订时间、合同总(单)价、承(分)包工作内容、合同工期等主要内容
5.
4、项目施工完毕,项目部要高度重视合同文件的归档工作明确负责人和相关部门配合人员,及时完成合同文件的整编、装订、归档等工作,并安排专人保管、移交,避免重要合同文件丢失,待合同全部履约完毕后一并移交分局工程管理部以备后查
5.
5、合同变更管理应包括变更协商、变更处理程序、制定并落实变更措施、修改与变更相关的资料以及结果检查等工作
5.
6、通过合同管理,防止反索赔事件的发生
6.合同终止与评价
6.
1、合同终止(包括合同正常和非正常终止),项目部应及时进行合同评价,总结合同签订和执行过程中的经验教训,做出合同总结报告
6.
2、合同总结报告应包括下列内容
6.
2.1合同签订情况评价
6.
2.2合同执行情况评价
6.
2.3合同管理工作评价
6.
2.4对本项目有重大影响的合同条款的评价
6.
2.5其他经验和教训。