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文本内容:
办事处档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处(以下简称办事处)的档案管理,充分发挥档案资料的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》等规定,结合办事处的实际,制定本办法 第二条办事处办公室为文件档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施办事处财务室为会计档案具体管理部门,负责会计档案资料的整理、归档和保管工作 指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,每年3月底将上年度档案资料统一造册,移送办事处归档管理严防毁损、散失和泄密 第三条办事处档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册 在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法立卷统一归档 第四条文件往来需进行登记,承办要保证文件的系统完整,办理完毕后由专人保管待统一归档
1、项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理,由专人保管
2、会计年度终了形成的会计档案,由会计人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案清册待统一归档
3、办事处建立《长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处归档案卷总目录》 第五条公文承办人员应保证经办文件的完整各种附件一律不准抽存,并及时交管理人员归档工作变动或因故离职时,应将经办的文件资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁 第二章归档范围及保管期限 第六条文书档案的归档范围包括上级机关印发、区教育基金会印发、城望一中印发或办事处工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料 第七条文书档案的归档范围及保管期限具体包括
1、上级部门下发的工作文件,保存期限长期
2、办事处上报的工作计划、总结、报告、请示及批复,保存期限长期
3、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料,保存期限长期
4、规定、制度、办法、通报等,保存期限长期
5、预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等,保存期限长期 第八条项目档案的归档范围及保管期限具体包括
1、与办事处洽商捐赠事项的往来信函、信件,保存期限长期
2、与办事处签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等,保存期限长期
3、捐赠登记表、项目申报材料、完成材料、评估材料,保存期限长期
4、办事处建立的项目实施台帐,保存期限长期 第九条会计档案的归档范围及保管期限具体包括
1、会计账簿总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料,保存期限永久
2、预算、决算报表、年度统计报表,保存期限永久
3、年检报告、审计报告、其它财务报告,保存期限永久
4、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表,保存期限永久
5、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册,保存期限永久 第三章立卷要求 第十条案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用 第十一条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后 会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度成本;财务报告类、其他类按年度归类成册 第十二条卷内文件材料应按顺序,依次编写页号 第十三条按规定的格式逐项填写文件目录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首 第十四条案卷装订装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,传真件应保存其复印件装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用 第四章保管、移交和销毁 第十五条应经常保持档案的卫生、整洁,做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符 第十六条档案不得借出、不得携带出境 如有特殊需要,会计档案经副秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续;项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长批准,并办理登记手续;文书档案经办事处秘书批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续 第十七条查阅、摘抄、复印档案须由办事处档案管理人员陪同 查阅、摘抄、复印人员应当做到
1、严格遵守保密纪律;
2、不得擅自向他人传播档案内容;
3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料 第十八条查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱发现上述情况应追究当事人责任 第十九条档案移交必须填写《长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处档案移交清册》;销毁档案必须填写《长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处档案销毁清册》认真履行移交、销毁手续移交、销毁档案由秘书长审批,办事处、办公室专人监交、监销 第二十条本办法自发布之日起执行。