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文本内容:
[2015]86号(集团)有限公司实物档案管理实施细则Q/
2305.
08.01-2017《电力控股实物档案管理标准》3术语和定义下列术语和定义适用于本文件
3.1实物档案以有形实体为载体,能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的有形物品,包括但不限于电力及下属各单位获得的各种荣誉物品,纪念品、宣传品,废止的各种印章、反映企业不同发展阶段的样品,以及实体性科技成果(含发明专利等)等物品4职责
3.2大区公司
3.
2.1档案主管部门
3.
2.
1.1负责本单位本部实物档案的收集、归档
3.
2.
1.2指导监督下属项目公司实物档案管理
3.
2.2各部室
4.
1.
2.1负责向本级档案主管部门移交本部门产生的实物档案
4.2项目公司
4.
2.1档案室
4.
2.
1.1负责项目公司实物档案的收集、归档工作
4.
2.2各部室
1.
1.12,
2.1负责向本级档案主管部门移交本部门产生的实物档案5管理活动的内容与方法
5.1本标准依据的管理流程实物档案利用管理流程(见附录A图A.1)
5.2实物档案的归档
1.
1.
22.1归档范围具体详见实物档案归档范围及保管期限表(见附录B表B.2)o
1.
1.3归档要求凡属于归档范围的实物,要按规定向本单位档案管理部门归档,任何部门或个人不得拒绝归档,更不得随意损坏或转送他人归档实物要经过经办人的整理,写明实物名称、来源单位、颁发者或赠送者、事由、获授时间、用途或目的等归档的实物要保持干净、整齐、无破损归档的实物应当同时拍摄数码照片归档
1.
1.4归档时间各单位在实物档案产生后应妥善保管,并在活动结束后7日内向本单位档案管理部门归档由于特殊原因,应归档的实物确需在有关部门暂时保留的,应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记归档,再办理借用手续(详情见附录A图A.1)
1.
1.5归档手续实物档案移交归档时,交接双方应办理移交手续归档的实物由移交部门填写移交清单(见附录B表B.1)一式两份,交接双方核对清楚后在移交清单上签字,各留一份以备查考
5.3归档实物的整理
5.
3.1实物档案的整理方式实物档案按“件”整理,如一个奖杯为一件,一张荣誉证书为一件,一份纪念品为一件,成套的实物按一件计
6.
3.2分类实物档案统一分为四大类荣誉类(S10)、纪念品(S20)、印章类(S30)、其它类(S40),详情见表lo表1实物档案分类表文件属性类型代码荣誉类S10纪念品S20实物材料(S)印章类S30其它类S
405.
3.3编号每件实物档案的档号结构为全宗号-年度(或项目代号)-保管期限-分类号-载体类型一件号结构项的含义如下——全宗号立档单位的代码;——年度实物档案的形成年度;建设项目实物档案填写项目代号;——保管期限统一划分为永久;——载体类型如荣誉类(S10)、纪念品(S20)、印章类(S30)、其它类(S40);——分类号按电力企业0-9大类进行分类;——件号本单位每年每类实物档案的顺序号
5.
3.4著录及电子文件挂接在集团档案管理系统进行著录及电子文件挂接
6.
3.5著录
5.
3.
5.1主要著录项包括全宗号、年度、分类号、载体类型、件号、保管期限、题名、来源单位、地点、日期、互见号、存放地点
5.
3.
5.2著录项与实物档案档号结构项相同,其含义如前所述,另还包括——题名本件实物情况说明奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物应写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级;纪念品、宣传品应写明实物名称、公务活动名称,其中题词、字画等应具体到个人,如有需要还应注明该人的职务和单位,备注栏中填写字画、题词的规格;印章应写明使用起止时间;——来源单位实物的授予单位或形成者;——地点获授实物或形成实物的地点;——日期获授实物或形成实物的时间;——保管期限统一划分为永久;——互见号指与本实物有密切联系的其他载体档案的档号;——存放地点实物档案的实际存放地点
5.
3.6电子文件挂接每件实物需拍摄数码照片,并将数码照片挂接至集团档案管理系统中相应的实物档案条目
6.
3.7编目
5.
3.
7.1运用集团档案管理系统编制实物档案目录
5.
3.
7.2目录应包括序号、档号、责任者、题名、形成时间、存放地点、互见号
5.
3.8粘贴实物标签、排列、上架
5.
3.
8.1归档实物在不影响实物品相的合适位置(背部或底部)贴上标签(见附录B表B.3),填写档号、互见号、来源单位、获授时间、名称
5.
3.
8.2归档实物可按年度一载体类型一分类一序号,排列上架
5.4实物档案的保管实物档案的保管要求如下——实物档案应设专库或专柜保管;——存放实物档案的库房应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色;——大型礼品、纪念品、艺术品等可以在办公场所展示,须指定专人管理;——实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护,确保实物档案完好无损
5.5实物档案的利用
5.
5.1为避免实物档案损毁,原则上不外借如因特殊需要调用实物档案原件的,须报档案分管领导批准,履行利用登记手续
5.
5.2归档的实物档案未经批准,任何部门和个人不得自行销毁、损坏和占为己有6重要风险识别与控制表2给出了基于本标准识别的风险及控制表2管理流程风险识别及控制关键步骤(编号)关键步骤责任部门、岗流程目标/要求风险事件风险成因控制措施与描述位按要求进行实物档未按要求对移交内容实物档案移交归档交接双方加强培训案移交移交不清楚实物档案严格审批,提高保护意实物档案利用实物档案损毁利用人员未妥善保管损毁识7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核,考核内容如下表3所示:表3考核内容序号考核项目考核指标执行部门监督部门1移交归档归档率95%以上各级档案管理部门上一级档案主管部门8报告与记录表4给出了执行本标准形成的报告和记录表4报告与记录序号名称填写部门保存地点保存期限1实物档案登记表各级档案管理部门档案部门与实物保管期限相同2实物档案移交清单各级档案管理部门档案部门与实物保管期限相同附录A(规范性附录)流程图附录B(规范性附录)表格样式表B.1实物档案移交清单序号实物档案题名事由来源单位件数备注获授时间交接时间移交部门负责人移交人接收人:表B.2实物档案归档范围表一级类目载体类型序号归档范围保管期限1各单位成立、历次机构变动时启用的牌匾永久荣誉类2反映本单位历史、文化的各种标志、徽章等永久S10各单位获得的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书和光3永久荣册等1各种重大活动中形成的纪念品和宣传品永久纪念品S20实物档案各单位在生产、经营及社会活动中获得的赠画、题词、(S)2永久工艺品等各单位成立、历次机构变动时启用的目前已废止封存的印章类S301永久印章各单位在生产、经营中形成的样品、实体性科技成果(含1永久发明专利等)项目建设过程中作为验收依据的实物(如探伤底片、吹其它类S402永久管靶板、地质取样岩芯等)3其他具有特殊意义和保存价值的实物永久表B.3实物档案标签档号互见号来源单位获授时间名称。