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文件管理规定(是大1批己I开容)文件编号(呈R史克)CMGZR-0001修订次数(疑卷戛牛):Rev.00修订日期(加考置):
2013.
12.23COMET b.表达方法(五凡时自)•文本格式若无定义,以‘宋体(lOpointy为原则(总利三把殳9西9力取三国岔(生)利(10豆%目建利料三星国匚卜.)•文章按组行类区分表示,用易懂的方法编写(目誉2王雪里星〒目五人I研用目刁书在总善■金星色匚卜.)•写文章的方法,从左开始横向写(君犯3a三生皆白利笠训人1早日力星星a刁人|批匚上)2)编号(电立>0|7|)一个组项中有个别细节编号时,如下社王团也叫K里q人1|再出立售呈幺回三匚卜言?大同|春叶昱匚卜.例@1))
6.(D1)a.3)文件的内容构成(是人19可夸干内)a.修订履历-标准的管理与否和修订次数,修订日,修订内容记录(%料o|可-丑歪9世己|0」早刈入容契个,入目幺,现者可夸导刁号也匚卜.)b.适用范围-说明标准适用等的相关业务的范围(0昼过早I-丑歪1人卜君品三成段告早9省到号叁国国匚卜.)c.目的-说明标准适用得相关业务的目的(当司-丑歪1人卜君同三副盲告早9号可音匀思也匚卜.)d.用语的定义-说明不明确的表现和用语(昌四?目|-忠骨研天|密白丑司卫卜§oj*戈西青匚卜.)e.业务程序及详细内容(官早叁可里人II早可冒)•按业务处理顺序,写具体实施内容(吉早不己।会巧叫以己卜叁人|可昼怎干利邳金星司三匚卜.)•说明异常判断的基准和处理方法(0|公挑日|刁歪卫卜而己I#皆m叁思星匚卜.)•有需要时说明处理事例及使用样式(当包包若早训三刃己।人闰।要雪勺人卜昌人旧1号叁再社匚上)f.记录管理-记录相关标准的内容和相关样式,按照记录管理规定管理(刁号利己।-羽总至至马可昌卫卜祖百同善勺昼司工刁号召■己।开西川叶己卜祖己।包■匚卜.)g.相关文献-具体记录相关文献(君百是人1-祖百品三昌〒利司三星司三匚卜.)
(4)样式编号(译勺笆互)1)定期发生的文件及记录编制标准格式,在格式登录账簿上电算登录后进行使用(割刁司星些哲学三£人1型刁等吕丑歪善勺言为色研0』落勺后号匚HWmi NN言号亨人卜君研殳号一匚卜.)2)认知标准样式的指定,修正的部门,样式与其他部门共同使用,有关联性时,与其他部门事先协议(丑歪善勺1鹏容,川誉?当包旦号列天|衽早人1三善勺|E卜早人1期君唐三星人卜目品王一祖史田1效导图早E卜早人1殳卜人卜为曾9号研o』ot包■匚卜.)3)有样式的制定,修订,废弃必要性的部门,制作样式的初案,得到相关部门长的认可后,在电算登录进行样式登录台账后,报告给品质保证部门长(善勺9对国,可刁9^
2.^01见三早人1三善勺主生皆研01成官早人1四^1合巴言写御亨善勺言号匚HW⑹I为自言号另剋国亨吾叁至吾早人1皆训川纪工可•匚卜.)4)品质保证部门长确认变更事项,管理社内统一(苦叁至吾早人1母白鬼苕人卜卦号科打研0=1人卜可髻包祖己I母匚卜.)5)标准样式编号(至歪善々出立早可)a.样式CMGZ-13-0001-R0(公司名-发行年度-序列编号-修订编号)借勺CMGZ-13-0001-R0国人用—些剋目殳—2白笆立—7忸笆豆))b.样式编号在文本的左下方(警々笆五三是人1计4U同等卜己利司也匚卜.)
(5)对外公文收发信(匚个或N)1)公文的发送(号昼马些舍)需发送到社外时,通过对外公文书进行电子审批起案,编写文件编号,得到高层的认可后,覆盖印章,发送(人是人19些含1里登国若早匚H2I3是Z号为天卜者却刁世百色晋再成是人1笆空号早可世乞享博利I合以音三祖亭日善昌四四号舍社匚卜.)2)公文的受理(舌是I叁平)a.对外公文受理的部门根据重要度指定承认权者,得到承认后处理(匚H9舌是昌叁平社早人1三杏R殳叫叶己卜合口/天卜鲁天I君研回合以既号社亨右己I国匚卜.)b.处理结束的对外公文,在相关部门共存对相关部门的信息,在相关文件装订后保管(力己I力晋壮匚HI君后呈世支早人法里若畀号言人|研工成总可生训可幺西拼4里亘包■匚卜.)
(6)外部文件31早昼人1)1)采购,登录及检查(〒口H,后号室否生)a.法律,国际标准,国家规格,顾客规定等外部文件的变更或者有采购需要时,与相关部门采购(自开,五主,M大开西,工不开W言到早EZ9笆省反三〒叫当Rgol效三若早一旦早人131人1〒口H包匚卜.)b.购买的社外文献登录到外部文件管理台账中管理(〒官品人卜9昼人1三9早是人1世己I匚H自训原号研04西己I包■匚卜.)c.顾客的产品图面或者规格书,顾客engineering规格书等受理后,及时检讨,认可后与相关部门共享信息后,按年度别整理管理(工券|利普殳巴生三人卜港人1,卫券例天IU01百人I4人1言皂看个亭号人I言生,合打研」祖有早人1训者至吾三昌野人|研卫区殳碧生料己I至亘研0目1包■匚匕)2)保管(至世)外部文件登录台账中记录文件位置的保管场所,方便阅览(到早是人1原号匚H等十三是人19早I司号对个外三空世管仝号刁导研0=1创网自首封个效殳号社匚卜.)3)废弃(回刁)最新版已收集或丧失价值,废弃外部文件时,在外部文件登录台账中记录废弃日期,得到部门长的认可后废弃(左IN昱1个百品笈王0昌Z星人197^1*怂叁国到早总人1号可刁研二入卜研三西早到早昼人d后号匚H善/回刁幺引号刁号研工早人1惇到含口¥剧刁个以匚卜.)
(7)会计相关文献的保管及保存(司司亘更是人1|里西里里否)1)会计档案种类及保管期限表(圉XI总勺香丹里旦世力衽衽)保管期限档案名称备注N0(空祖刁(一人性)(即工)衽)会计凭证类(空官为吾四人1导)原始凭证15年1(利人1吾皆)(15目)记帐凭证15年2(刁耳秀明(15目)汇总凭证15年3(香替专电)(15巨)会计帐簿类(目力若早勺异)总账15年包括日记总账4(型汉)(15昱)(导X利皆王哲)5明细账15年勇人II目异管(15目)日记账15年现金和银行日记账25年6(15目)(起言里2型幺刁W卜25目)固定资产卡片固定资产报废清理后5年7(卫t入阳明I刁四己|草5目)辅助帐簿8旦至汉早J财务报告类(包括各级主管部门)(刈早至工人1旨(4平出早人1))3年(3包括文字分析9月、季度财务报告(宣今,呈刁刈早至工人1)回)(是★导7至首)年度财务报告(决算)包括文字分析10永久但干)(田殳刈早豆工人1(咨N))(是否显身至钞)其他类(刁耳)会计移交清册15年(1511(圉利―言刁邙翔)亘)12会计档案保管清册(立1用人1异■刁匚忸)永久但学)会计档案销毁清册13永久但〒)(立1刊人1导剧刁君刁匚HB)5年(514银行余额调节表(白剋B卫丕智丑)巨)银行对账单5年(515(2剋引叫可冒目N昱)丑)2)文件保管及为History管理的方法(是人1里祖里History社己I鲁利国时当)a.文件的原本按种类年度别,用铁钉住保管(实施业务的全部过程用铁装订,为今后的业务进行者易懂,进行记录,用铁装订后,-History管理)(是人19利名白杏异目星巴殳里星誉号研目至祖也匚卜.(吉早号叁人I衽为卫卜者音仝平誉晋研三次2星皆,至亨9目早刃剋天卜力空匚1己卜殳o|uH<旨刁早|项吉早而己|天四|ME力卜天|殳直1―覆--History亘己I))b.单据显示出公司的行为定型化的状态,单据的Back-Data中,与其交易相关的所有凭证的文件,至少要黏贴复印本(为在三立I人卜?剋早I昌研09割再引包吉ER星匚卜中可三次军为丑9Back-Data至白n引己世克祖里三吾皆|人1异入主|仝批人卜昱|己卜三呈幺个效殳号国匚卜.)
7.记录管理(7|易管己|)
(1)社内标准文件登录台账(人卜可至歪是人1怎号匚H君)
(2)社内样式登录台账(人卜可otAi言号匚H丝)
(3)对外公文书(电子审批)(匚H9云是人1(为天信刈))
(4)外部文件管理台账(期早呈夕审己]邙为)
(5)标准申请书(丑歪
8.相关文献(世里皂四)
(1)记录管理规定(力号召己I不有)目录(号大卜)
1.修订履历Hgo|由)
22.适用范围(司自吉米)
33.目的(号司)
34.用语的定义(昌MR西曰)_________________________________________
35.责任和权限(州自4/挑)___________________________________________
46.业务程序及详细内容(目早看可臭却早4号)____________________________
57.记录管理(力号社己I)
128.相关文件(批者生四)______________________________________________
121.修订履历(川塔0|用)修订次数修订日修订内容担当备^”卜OR容契)忸幺)(—(叫卫)
02013.
12.23最初编制(料主手々)雷兵先
2.适用范围(4号S¥D适用于社内标准(手册,规定,标准)的制定,修订及废弃程序和一般文件及外部发布文件的管理程序(人卜可至歪(叫异宝,不国,至至)9斤咫,7忸里可刁旦毛到幺日是Z部到早香不是人皿己I旦大卜训匚H研』写目包■匚卜.)
3.目的(号习)本process活用及普及在社内文献,提高系统的效果性和效率性,并提高业务的能率化(是更星人II仝三人卜4君人1号直昼里己吾2星叫人I仝目|立卫卜g卫卜豆普由冒首义人I刃工省早9片每引号刁皆皆星社匚卜.)
4.用语的定义(居39四9)(D社内标准(人卜可至歪)公司的品质•环境经营系统等运营系统运营直•间接影响的对业务处理程序及基准等陈述或定义,报告的文件或表,图示(立I人心I吾叁・契若若思人I仝目原人I仝碧台会训膏•社叁a星会等号口|司三官早训匚HtF而己I色用SJ刁歪后音刁台研刁口唇?,至工研三昼人10£,殳勺皇堂社匚卜.)D说明书(叫、鱼)对本公司的品质•环境的方针和系统概括陈述的文件,在品质•环境中时最上位文件简单包括品质方针的目的和哲学及使用的文本体系的概略性构造(比喻成国家经营的话,相当于宪法)(盲人卜9吾叁•起匚H衽曲有卫卜人I仝型号R警研oy刁含衽总人1星吾叁・契图酉思人I仝目引人1力及母利是人11匚卜.吾叁时君I胃至卜誉百灵人卜君品三是人1利用I入卦司〒主力士卦研天|号王效昌.(M力U吉川川仔研巴司包训成官品三是人1皆.))2)规定(开S)为了执行业务,组织的相互间的业务程序及责任和权限的文本(反应IS要求事项)(因早个剋音划社至馍空社9色早叁天卜契君自卫卜3批言刁会批呈人1(ISO包干人卜首,思))3)作业标准(乃博至全)工序别作业方法按照作业顺序,条件,方法,管理方法,适用材料,设备,其他注意事项等具体制定(作业内容的一般事项,Spec.等)(君智里为似时吉言乃吉仝人L丕召,或包,西己Ig笆,人卜昼刈忌,匀廿I,刁日平?人卜卦后昌〒利星容国次.(勺卜目L.Hgo|幺,与巴人卜势,spec.怎))指定执行业务时出现的文件或电算data(例作业指导书,起案书,对外公文书,禀议书,协助前,月间业务报告及其他报告文件等)(吉早早剋人I』三卜」三人1字王三为^日11日暑盘衽匚卜.(3为目天I殳人七刁3人I,匚H9舌是人L恶9人七官至且,邕乙吉早至工里刁耳至工人1导言))
(3)会计文书(司司总人1)是指执行会计业务时,显示出的文件或者电算data(例税务申报书,工资奖金账簿,财务制表,明细书,汇款证明,主管管理台账,合同竹等)(SMI告早今剋人I匚卜哥匚卜三人1异王三为N臼11日暑盘衽匚卜.⑼I人II早N工人L己母WH等,却早/丑,当MN,自言吾,平刃袒己I匚H等,为雪人1怎))
(4)外部文书(9早呈人1)外部出处的文件,虽然不是社内发行的文件,但公司系统或者与产品相关的业务的处理基准或者受制约的文件(例法律,国际标准,国家标准,团体标准,顾客规格书,协力社规格书等)(9早歪刃9是人d星人1川号人卜可训人d些剋国是人d三oUI天用人卜人|仝目生三川吾卫卜世有同官早?而己|刁歪o|品不』刑警怎世三是人1号曾邑匚上(oil当开,MRI在歪,M大丑歪,白利至歪,工割人|些人七色耳吉利人I助人1工))
(5)管理本(出己IM)持续维持关于分配的履历管理,文本变更,修正后必须发布最新版维持管理的文件(中在天|0||中社1巨利己I入入|今不!星三天I田卫是人17卜出U,方智与巴坦司训至研0]主豆齐入I・亘己I研三是人1昼曾包■匚卜.)
(6)非管理本(川世己I昱)以检查用,参考用等限定用途,用分布的文本结束所意图的目的后,废弃为原则,是无强制力的文件(言至昌,耕工夸言2星=L社割研04州岳社是人1星三鼓白人卜昌号引1杏昱品¥回刁百言利国星研口』,m^o|鼠三君人I昌直社匚卜.)
5.责任和权限(科自卫卜引起)
(1)品质保证部门(吾要至吾早人1)1)标准(手册,规定)的制•修订,回收,发布及废弃的概括(丑歪(叫异想,开图)9刈・川容,豆|个,叫王里可刁号杏当■母匚卜.)2)标准(手册,规定)的制•修订时,检查标准是否符合品质经营系统(至全(叫、望,开目)I刈•人|至歪0|吾叁若吉人I仝目训弓国社天I94早号言生甚匚卜.)
(2)相关部门(或后早人I)1)对相关部门管理全部事项,对员工进行培训(翎管至歪3匚H研0』刑由人卜密后西己I研工早人1利凹刁I正号包•匚卜.)2)业务执行的所有地方维持最新的制•修订本(吉早力牛剋品三£总天训丕IN9对口君M君畀入I国匚卜.)3)废弃丧失效力的旧本(克百1树与包〒昱皆回刁•匚卜.)
6.业务程序及详细内容(/早今大卜臾知早LH§)
(1)标准(丑歪)1)标准的制定(丑歪|川誉)a.组织重组或是开始新业务的情况(主裔7HS生三刈星总目早力出包包图早)b.新产品开发或是因新工序新设需要制定的情况(N却苦死出生三N号Ngg9或/国科里R大效三图早)c.因无现行标准、未备、需要新的标准的情况(司剋至歪训鼠引小□但I研4人H星8丑歪1当R国老早)d.其他标准的必要性已认可的情况(刁耳至歪9当Rgo|2目品若早)2)标准的修订(丑会l7HS)a.现行标准的内容在运营方面不合理或是有需要进行改善的情况(包剋丑至94夸1在告巴训人1号百己I生三不过研011直go|敦三U早)b.管理业务、工序的变更及发生改善的情况(西己I因早,君耕?出者夏川过o|色笈号圆早)c.顾客要求,并对此有妥当性的情况(上券o|R平研卫o|o]|E卜日go|以三省早)d.得到更有发展性、有效率的情报,改善的必要性得到认证的情况(里匚卜些w0|工豆每司宜誉豆力自牛品四用誉?^o^0|21西目图早)e.有其他修正必要性的情况(刁日不容|当Rgo|效三a早)f.为周期性的标准管理,设定检查周期(1次/年):与关于修正履历无关,实施另外的检查履历管理(平刁军巴丑歪利己I号早I成西至平刁督者(1立|/目):7HS1百训三成忌与灭I等2口九里殳9|西生0|再批己I叁人I)3)标准的废弃(丑会9回刁)a.标准修正时,旧本废弃(丑歪7HS人|干M回刁)b.因业务的变更等原因,不需要现行标准的情况(官早9史若后2星起剋丑歪1当R眩三若早)c.有其他废弃的必要性的情况(刁可可刁q^o^o|效三图早)4)标准的制作程序(五至I乃与叁大卜)a.标准申请书的制作(裁定,修订,废弃)(丑歪N友人I斗色(却智,方智,可刁))有标准的裁定,修订及废弃的情况,相关部门长编写标准申请书,得到担当人员的认可后委托品质保证部门(丑歪9却目,方者出回刁9里Rgo|效三图早或忌早人1言2至至^^人1号勺卜色研04昌时自利9合必¥苦叁至吾早人139引包匚卜.)b.标准申请书的检查(至歪N为人1I否生)•品质保证部长对标准的标准申请书就符合性与否进行检查(检讨时,必须检查与ISO9001/14001要件的符合性)(苦叁至吾早人1皆白丑歪9至歪N笈人10||匚H研0=1号钞内可早告否生衽匚卜.)(若军人I ISO9001/14001R召卫叵I司曾g号由三人I君西国匚卜.)•品质保证部长检查标准申请书后,有未备的事项的情况,要求相关部门委托修订或是补充(吾叁里吾早人1善■日至会N友人1言生¥口旧I国人卜君0|效后若早就总早人1例早容生三里2昼R〒科个效匚卜.)•标准申请书的检查结束后,委托相关标准的承认权者的认可(丑歪N•人19言生力晋小巴或甘至主?合包3入同I合口号马引包■匚卜.)c.标准的认可(至歪9合处)相关标准的认可程序如下(或白丑至口合处叁井三匚卜m卫卜他匚卜.)认可区分(平整)编写(毛长)(检查)(召至)(合宜)说明书担当者相关部长代表理事(或者经营代理人)(口H忏3)(百一天卜)(成王早人1盘)邙丑1人卜(王三酉自匚H己1列)规定担当者相关部长代表理事(或者经营代理人)(不⑼(目的)(或段早人1言)匚HR0I人卜(生三苕自匚H己IZ1)作业标准担当者相关部长代表理事(或者经营代理人)(为曾丑歪)(―入卜)(或皇早人1吾)邙丑1人卜(正三言自邙己1列)例外)一般文本的作业指导书要得到相关部门长的认可
(49)望笆■总人1,勺卜曾入I殳人1三成忌早人1合9合作每出三匚上)5)标准的登录,发布(丑会9言号,训至)a.标准得到认可后,品质保证部长填写标准登录账簿,整理登录或是修订履历(吾叁至吾早人1自2至歪1合作与巴在歪言号匚H为言为色研』工号正三7HS|百言者己I母匚卜.)b.品质保证部长应已登录的标准按以下的基准分配,必要时登录到电算,在相关部门阅览或活用分布若是电子版审批时,通过收信人添加进行(或者实施传阅)(吾叁纪杏早人1自2工号1批豆反丑歪号卜叫9刁歪3叶己卜州至研工,玛登A|为N3言号研0」祖百早人1训人1自君里直昌研殳号包■匚卜.卅在三为入卜追天H人I个N2生大暑髻或过剋包■匚卜.(生三同因与人I))c.为防止标准的混用,区分管理管理本非管理本(丑歪9至昌昌时天I研力早|研0|西己|名四世己|邑星〒目研0」西己I母匚卜.)d.修正时修正内容加粗或划线,字体颜色改变等方法识别0H割A|川者可昼言芸刁|丑刁就习U里脊,UR7音匚卜卫刘研0』勺里o|大g研司批匚上)e.品质保证部门需要保管旧本时,标识参考用识别标识后保管(苦叁至杏早人1三〒品I至袒1当登国老早君卫君々里五人I等包草豆包批匚卜.)6)标准的处理(正全9空I己)a.公司职员应尊重,遵守标准的记载事项,不可不按程序、任意变更(五|人卜|看利乞牛〒小在歪9刁刈人卜科言舌舌研工会研目卜研口九叁太阳I9研天I密卫自9星笆圆人I首个仅匚卜.)b.标准的原版及相关资料由品质保证部门保管(丑歪9例M里西百天卜豆三苦叁至吾早人1训人1至祖衽匚卜.)c.标准不可以任意复制适用,不可提供给社外,若不得已发出到社外时,要得到品质保证部门长的认可(在歪号博9星当人卜研04人卜君研习」人卜到训却看善个以23早30|研天|人卜9出■香o|当会社若早苦叁至吾早人1西•?合日每自四包匚卜.)d.收到标准的部门长,对标准的保管管理负责任,给部门员工对标准的内容充分培训(至歪音叫至岂皂早人1自三五歪9至亘君己|训裆当怎眉卜王叫,早人1利3刘丑歪?可夸号一一司卫号人|司司号一匚卜.)7)标准的保管及维持管理(丑歪9星社里号天I祖己I)a.标准要考虑到潮湿,火灾,破损及遗失的情况,放到安全的场所保管(丑歪合合刁,卦却,斗令里目言音卫耳也也为衽旁仝3人1至西向■匚卜.)b.标准要要放置管理有效本(丑歪2寻梃芹克M昼日1司批己I研0y0卜包匚卜.)8标准的试行丑歪I人同标准若无其他的技术,从groupware登陆日开始试行至歪2里殳9刁含1取三国二言到四原号望星早日人|剋批匚卜.2文本编号命名方法是人1笆立早a时包1说明书明杆叁:CMGZM-0001CMGZ:公司名,M:手册,数字发行顺序0001〜9999CMGZ同人卜再,M口口片宝,矣入卜出智会人10001〜99992规定开割CMGZR-0001CMGZ:公司名,R不长Rule,数字发行顺序0001〜9999CMGZ同人卜再,R开割Rule,笑天卜世剋金人10001〜99993作业标准为吉至全CMGZS-A001CMGZ公司名,S:标准Standard,首英文字母部门符号A,数字发行顺序001〜999CMGZ司人卜吉,S:丑歪Standard,灰笆硼叁是天卜早人1卫三A,癸入卜世剋会人1001〜9994作业指导书勺唱天匠人1CMGZG-A001CMGZ公司名,G:标准Guide,首英文字母部门符号A,数字发行顺序001〜999CMGZ司人卜再,G丑歪Guide,不笆硼出后入I■:早Z卫三A,仝天卜些剋仝人1001〜999部门符号早人1立三A〜Z,I除外斤㈤X A生产部门1PartChemical,B生产部门2PartTaget,C工务Part,D营业品质Part,E财务Part,F人事总务Part,GSCM Part*手册/规定/标准社内统一管理,作业指导书按部门类管理为原则□H异生/开智/在歪白人卜可言督祖己I就叫,为曾天I殳人1三早人1里利己I号利用星社匚卜.如果是新发版本,修订次数须定为“00”接下的修订次数就须为“01,…,09”在第十次修订后,修订次数必须按字母表的顺序从A编排到Z,如“A0,A1,...,A9,B0,...to Z8,Z9”一样编排修订次数3文本制作方法总人1近3时当1一般事项幺壮人卜卦a.用纸的大小昌天I9H7|文本制作只能用A4竖版呈人1乃32A4人II星电入g用纸使用A4210mm x297mm用纸的竖版及单面印刷为原则,若无法使用A4用纸时按使用目的使用不同大小的用纸昌天I三A4210mm x297mm号天II刈空打刁臬甘巴口饵号人卜君皆号利声星研工A4冒天|暑人卜昌善个W后图早人卜昌当司训叶己卜匚卜昱三刁9I昼天I号人卜昌善个见匚卜.。