OA协同办公系统建议

0A协同办公平台立项建议

一、建议背景因我公司从上而下的管理层级较多，日常工作的审批层级也较多，又因各级领导不经常在廊坊公司，各项工作的审批周期太长，严重影响了各部室的工作落实和效率；公司10几个部室，跨部门的工作协作较多，因信息不对称造成的工作任务落实不到位情况时有发生，又因传统的办公方式对工作过程没有跟踪和监控，推萎扯皮现象也有发生随着公司业务的不断开展，日常经营管理过程中的一些问题开始逐步突显出来

1、关于人力资源类工作我公司属于劳动密集型企业，每天都有大量的招聘、内外部培训、工资核算、考勤、离职等工作人事类审批手续涉及多个部门，多个领导，多种审批内容和权限这些部门分散在公司、厂区需要经办人员往返屡次审批时间长，效率低

2、关于跨部门协调类工作我公司有四个分厂10几个部室，一些业务需要跨越多个部门协调审批经常出现推诿扯皮现象造成工作任务执行不到位，工作效率低

3、在产品出现质量问题时，面对客户投诉事件在多部门内反响较慢，造成客户满意度降低

4、在财务报销方面，大量的费用在报销过程中会出现票据、费用不符的情况需先在本部门审批完成后再到公司审批，审批过程需要屡次往返最为耗时耗力；因手工填写不标准，造成财务人员在审核票据及表单时花费大量的精力与报销人员进行核对信息

5、每年度，各部门大量的借款审批、付款审批，靠两条腿走路，因为审批效率感谢您的阅读低下，往往需要3-5天，而各层级的领导也不得不随时接待敲门而入需签字审批的员工

6、对于ERP系统中数以万计的编码管理难度较大

7、涉及日常行政管理中，大量的审批决策，现存在因审批周期长，导致工作效率低的情况

8、对公司中一些工程进展、问题处理的后续跟踪、业务考核及制度执行无人跟踪落实，公司领导无法及时了解工程或事件的进展情况

9、公司发文印发份数数量大，且公文传递效率低，本钱高综上所述，目前我单位在开展过程中遇到以下几方面的管理挑战1管理层级多，审批决策周期长，整体执行力与反响速度低，造成工作效率低；2流程不清晰，大量事务需要反复协调，推诿扯皮事件增多，需要建立高效的协作机制；3关键业务知识缺少组织级沉淀，集中在局部专业能人手中，知识流失风险大，需要重视知识管理；4全国的市场战略，需要建立一个基于互联网的统一的办公管理平台

二、解决方案

1、建立高效的协作机制致远A6协同办公平台的协作应用中心，将工作流、信息平台、和邮件应用三合为一保障信息传递实时准确，内部协作过程透明可控，做到事事有记录，件件可跟踪，大大提高协作效率和质量，减少无效会议通过个人流程工作绩效统计，方便员工管理自我绩效，也便于领导监控下属绩效协同工作任意流程实现随机，快速沟通41mas--个人as心格虑as:AWQW_j WB»0-1公只119i fiwwm,乱区全」人♦*nt模板,j密E-，正流程实现规则制度审批A机B制at”审世.中I极品五星I_j文■■■文上4・」惠粉■文土元・n・n公共，同安土”

2、建立标准的流程审批平台致远A8的审批应用中心，支持表单与流程自定义，保障流程更清晰标准,防止推诿；过程透明全程可控，防止扯皮；审批内容更标准，领导审批更轻松,大幅缩短审批周期提高办事效率———市W，用友厮A脆NNN软fl VL06,卜£「上川linddn InternetExplorrr•期夕|靖©Mo its糖33M MM）V6g1■PJW〃惘瓶313加心/“件/4闻L中pW』中1命!助哂*岫*沙川*!A PQ a却电豳卿瞄件m%;航脚A««与♦向修,»如“工财），i mmml g«i期gOM lIUWB飞熊战翎MW出D to躺搬）傅利lg T比硼枷M1▲...■公►肺#件1精合同I松牌M时标（斜川酬，啦”同M外她能可iM断M71nM触1制制/腿漉刚柔并济的二元化工作流为各层级用户办公带来便利和高效

1、柔性工作流程一自由协同自上而下管理层在往下交办工作任务时，利用自由协同确保了工作任务的授权有效性，书面授权，降低工作任务信息传递衰减或变形；可视化的工作流程，让任务发起者可随时跟踪工作进展情况，随时看到每个部门对工作的处理状态和结果；支持工作处理人员的意见往复讨论，执行过程实时沟通指导，提前躲避风险，以使工作办理结果到达预期效果自下而上各层级员工向领导做的请示、汇报等工作将通过协同办公平台，可得到领导快速的回复在也不用在领导门口排队汇报了，同时也将领导层从办公场所解放出来；因致远协同办公平台是基于互联网的办公系统，支持移动办公，只要能上网就能随时随地进行办公，可以利用在出差的旅途中，机场侯机时等碎片时间处理工作、查看公文等大大提高了各项审批效率，从而推动公司的整体工作效率横向跨部门之间的协作因整个协作过程透明化，各部门的责权利清楚，通过协同办公平台使得各部门间的协作效率和质量得到大幅度的提升协同工作的过程控制书面授权、全程透明、过程可控、意见留痕、震荡讨论，强大的管理功能让扯皮推逶远离组织,通过协同平台做到事事有记录，件件可跟踪，帮助管理者将每项工作跟踪落实到位

2、刚性流程一表单模版+固化的审批流等程、公司因长期开展而固化下来的关于行政、人事、采购、生产、销售、质量等方面的审批流程，以表单电子化后搭建到系统中，配上相应审批流程，在系统中进行高效审批和流转要想让制度真正“落地〃，必须真正让制度标准到员工的工作细节中去最大限度的防止特事特办的情况发生，提高员工的执行力根据企业需要，自定义查询统计内容，多种展现方式，支撑领导进行快速决策

3、建立高凝聚力的文化建设平台致远A8的文化建设应用中心，支持信息发布与推送，使得政令及时上传下达；提供单位信息主页与部门信息主页，辅助建设企业文化与部门协作文化;知识管理-首页推送口用力依km怫问肾病长什门

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4、建立平安共享的知识管理平台致远A8的知识管理中心，支持多文件库定义，适应各类知识的专业存储；支持RSS订阅、博客等新技术，方便学习互动；支持多种权限，保障信息在平安下共享版嗜理才轴心---幸日■公司蝴,二）文档中心Y）公司工合蝴屋里的文档困口公司螃介貂屈:—0j单蚊档国的瓦他|t ERP猫文阳I一项眼科I iHpx*s AII®d党监飒厦,日1懒文档案ffl D公司财务蝴由心采购电馈制5制厘由亡I财务B；」外单位敕国1公司通讯录首超I服出面安全环俣管酬度知识辘都门来文[♦公司栗曾管理■WIJ环保部门裁♦七公硼能配职能介w10系脑理员手册剧匕公司本都知@L）工麒来文藁I公司简介即田；」即I姗田口公用网臼1）部以力发改赫文田闱t）公司跚机构困口门管理口商务解文M公司大瞰,1]公司办公宜行业协合敕♦屐救4j公司旭姗田b财市处i b供情处⑷」人事处㈤■工合救用«口公司影音蝴日一公酬童制度

5、支持移动办公IPAD、IPHONE、安卓系统的客户端，让用户可随时随地享受协同办公带来的高效、轻松的工作乐趣操作简便，在线协同一,提供革果四和谷给-CAndro id版本口/触摸屏点击操作简洁易用,无级缩放，滑屏浏览，流程拖拽C/面向用户的开放式设计，无需培训，轻松上手，方便领导、高层使用/智能客户端设计，使用快捷，运转如飞/多平台支持，全自动安装、自动升级，零维护布署致远A8协同办公管理平台实现公司上下内外全面管控，从下到上全面执行快速、高效地实施2------------------------------------------------------------------------幸福企业,.成熟的产品+规范的实施+客户化开发二高成功率实施方法论

三、实施效果

1、该工程费用低，效果明显，能够有效的提高工作效率及公司整体管理水平经与用友软件公司沟通，该系统按100个端口计算，软件投入费用仅用10万多元，该软件的使用，将有效的理清公司业务流程，明确部门职责，提高办事效率，对管理人员的工作效率及工程进展做到随时监督，有效控制，同时也为后续ERP的有效实施提供很好的保障

2、对于公司领导经常出差不在公司，一些事情的请示和批复就会停滞等待，OA的移动办公功能能够有效的解决这一问题，通过或IPAD终端公司领导可随时随地关注公司工程进度，并进行相关的指示和批复

3、0A的使用能够有效的改善企业流程，对ERP的重新整合起着很好的推动作用

4、提高企业形象随着科技的不断开展，信息化管理、无纸化办公已成为现代化企业的一个标志，0A软件的使用，不仅能提高公司的管理水平，也大大提高了公司的现代化企业形象。