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X公司票据管理制度为加强票据管理,确保票据结算工作有序进行,保证资产安全,根据《中华人民共和国发票管理办法》、《中华人民共和国票据法》等有关法律法规,结合本公司实际情况,特制定本制度公司根据自身特点对票据的管理以票据种类、票据使用准则、票据统计核销、账册管理、财务稽核、印章管理、档案室票据管理等事项制定财务票据管理细则,公司及下属分公司各有关人员应严格执行第一条票据分类
(一)银行结算票据(现金支票、转账支票、电汇、业务委托书、承兑汇票)
(二)发票、收据(税务机关提供的普通发票、增值税专用发票、资金往来收据)
(三)现金借款单(公司自制单据,使用时注明部门、用途及个人借款)
(四)费用报销单(公司自制单据)
(五)付款申请单(公司统一单据)第二条票据的使用准则
(一)支票
1、资金管理会计对新购的支票建立登记簿,出纳按照登记簿的内容逐一填写领用时间、支票种类、份数、起止编号(连续编号)、领用人姓名、财务经理签字确认后领用
2、出纳接到已审核后的费用报销单或付款申请单后,按照费用报销审批单付款类别的批示启用现金支票或转账支票出纳应准确填写好支票内容,经资金管理会计检查核对无误后,由会计加盖公司财务专用章,报财务经理审核后盖齐印鉴章
3、出纳要建立支票使用登记薄,按登记簿要求逐一填写时间、支票种类、支票票号、份数、转款事由、收款单位、金额、出纳、经办人签字、备注
4、对于支票的使用出纳要严格按照财务制度及审批意见执行,认真履行规定的相关手续,做好相关登记记录不得擅自使用支票,尤其是现金支票
5、禁止携带已盖章的空白支票、收据外出,如特殊情况需要携带外出的,应报中心主任和财务总监批准,并办理相关手续
(二)发票、收据
1、发票购回后先由税务管理会计建立发票登记簿,发票管理会计按照登记薄上的内容逐一填写领用发票的时间、种类、份数、起止编号(连续编号)、领用人姓名以及会计确认签字对其需要开具税务发票的项目,要由业务部门提交发票申请单,经项目经理、会计确认签字后,发票管理会计才能按规定开具相应的发票
2、发票收据应复印填写,严禁开具鸳鸯票,封面注明行政费用类、工程技术类等,这样便于统计归类单本票据用完核销时,每本封面必须经出纳确认签字后交财务档案管理会计归档
3、填写发票收据时,一定要准确完整地填写对方单位名称、摘要,经管理会计确认无误后加盖公司财务专用章及发票签发用章
4、对开具的发票应在发票使用登记薄上,按项目逐一登记
5、公司收据的启用与发票的启用应该一致,使用也与发票一样启用和核销时在封面注明公司内部、公司外部及冲账的收据但在启用核销时到要到公司专人处登记、领用、启用、核销
(三)借款单、费用报销单、付款申请单
1、借款单因工作需要借款的,按借款单内容填写,经中心主任、分管副总和财务总监审批签字后方可到出纳处借款出纳、会计根据项目登记借款人往来账目,借款人报销时按财务制度开具冲还借支收据经财务总监签字后冲销借款
2、费用报销单、付款申请单经办人规范粘贴票据,认真填写项目名称、报销内容、大小写金额、票据张数(大写),按公司审批流程进行审批签字完成后,财务部按财务制度报销会计要严格按照报销程序详细审查票据金额、票据张数、相关领导审批意见,交由出纳支付具体款项对于已支付的报销审批单据出纳要加盖“转账付讫”、“现金付讫”或“冲账”印章第三条票据申购
(一)需购买票据时,由会计填写票据请购单,并写明票据种类、数量以及何处购买,经财务经理签字后方可购买
(二)对于票据的购买,需要出纳和会计两人共同前往银行,购后及时登记第四条票据统计、核销
(一)若支票填写错误,将填错的支票(及支票存根联)加盖“作废”印章后,经财务经理签字确认,待支票使用完毕后,一并交会计处理核销
(二)若发票填写有误,应按程序重新申请,对填错的发票收据应在各联加盖“作废”印章后,经财务经理签字确认后,待换购时与存根联移交相关部门进行核销
(三)对于已使用完的发票、支票、收据、借款单存根按公司或项目编号,编制年度总册号,由会计、出纳、财务经理会签后,报财务总监签字后核销存档并按票据种类建立登记薄(其中包括已加盖“作废”印章的作废票据)作为统一核销票据
(四)对于需要票据存根换购的发票及收据,应另根据登记簿记录编制清单归档
(五)已核销票据要按项目和公司其他财务档案编号后由会计书写移交清单移交至财务档案室,移交清单同时存档保管第五条账册管理(含会计账本和会计报表)
(一)按项目分别各建立一套完整账目,不能所有项目共建一套帐,共用同一账本财务人员登记账本时应按规定认真、清晰、准确地表述业务内容和金额
(二)会计要按规定对已审查合格的原始票据,真实、准确地编制会计分录,并按明细账、总账进行登记,在登记时出现错误,必须划双红线并加盖经办人印章进行更正,不得涂改空补
(三)会计凭证、报表按月装订成册,进行统一编号后,移交财务档案室,移交清单同时存档保存
(四)采用电子记账时,存储器的会计记录视同会计帐簿,应制成两份光盘进行备份,由会计书面移交档案室,移交清单同时存档保存
(五)现金日记账本、银行存款日记账本以及总账本必须是订本式的,财务人员必须要在账本首页将所要求的内容详尽填写,并在相应位置加盖各自印章,明细账可以活页式
(六)出纳和会计要按不同时间段,分别按公司项目把周报、月报、季报、年报的资金使用明细情况表分送至相关部门
(七)会计应按要求及时向相关部门报送经中心主任及财务总监审签后的财务报表会计将财务报表按年度以书面的形式移交至财务档案室,移交清单同时存档保存(A)所有票据、账本、账册、报表移交档案室后,档案室应安排专人妥善保管,保管期限不得低于15年第六条财务稽核
(一)每月月末,内审员、会计会同出纳进行现金库存盘点,做到账款相符,盘点时随财务报表、经内审、会计、出纳分别签字后报送中心主任、财务总监审批后分送至相关人员
(二)每月月末,内审、会计要会同出纳将所使用票据进行盘点将已使用的空白的、作废的票据与领用人进行检查核对,盘点表随财务报表经内审、会计、出纳分别签字后报送中心主任、财务总监审批后再分送至公司相关人员
(三)每月月末,内审要会同出纳对银行存款进行盘点,并与银行对账单核对,核对无误后经内审、会计、出纳分别签字后报送中心主任、财务总监审批后分送至相关部门若月末与银行对账单不符,应及时通知会计查明原因,会计要按照规定编制银行调节表附于当月的账凭登记中第七条印章管理
(一)公司财务专用章、发票专用印章由会计保管,收讫、付讫、冲账印章由出纳保管
(二)印章保管和使用人只能对已填写数据的票据上加盖相关印章,不得在空白票据上加盖印章
(三)票据与印章必须分人保管
(四)建立印章交接登记簿,按交接印章时间、事由、印章种类、负责人、代管人、经办人以及备注内容等填写第八条档案室票据管理
(一)财务档案室应设专人专柜对账务档案进行公司、项目、月份、年份分类管理,按不同的时间存放
(二)因财务人员变动,移交会签清单及财务档案移交清单应同时存放置在专用柜中保管
(三)档案保管人员要按档案要求做好财务档案管理工作,对于因工作需要查阅财务档案的工作人员应坚持原则,必须办理借阅手续经批准后方可借出
(四)公司财务票据(除发票、支票外所有自制票据)由财务档案室统一管理,建立票据领用登记簿第九条奖励及责罚票据安全保管及正确使用是公司每位员工的职责由于票据保管、使用不当造成公司财产损失,有关责任人必须赔偿公司损失,情节严重的将移交司法机关处理,反之则给予奖励第十条本制度至下发之日执行第十一条本制度由公司财务中心负责解释。