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文本内容:
X公司内部控制案例分析
一、案例公司简介
(一)公司的发展由来WX股份有限公司创立与2006年,于2007年正式运营截止到2017年,在全国28个省、自治区、直辖市构建了直营分公司,直达300余个大中型城市,2000余个教学中心,教育培训渠道共计覆盖全国近千所高等院校集团总部建成全国民办教育行业中最大的深度教学与高端辅导基地,全国独家聘请300余名国内外职业能力实训专家、500余名世界500强企业、著名国资与外资企业以及王牌民营企业的管理者,高端教育专家教授535名,197名博士后,976名博士,16000名硕士组成的最大规模的教学服务团体2016年2月全球排名第一的创投基金红杉资本和联想集团投资公司共同投资WX公司2000万美金,旨在支持WX公司更有效的研发和提供各类高端教育服务
(二)WX股份有限公司的基本情况WX股份有限公司在全国有32所二级分校,以及3个工厂组成是既具有公司性质有同时具有学校性质的民营企业目前公司处于刚刚起步阶段,各项基本制度的建设,推广以及实施都还不成熟,还处于借鉴和摸索阶段32所分校中,也是于2017年才全部实现直营分公司各个分公司的经理有的是公司成立后聘任的职业经理人,但是,也有是合并当地已具有一定规模的培训机构因此,公司内,各职业经理人的素质也是良莠不齐公司的部门组成分别是总裁办、业务部、生产部、高培部、财务部、人事部、信息支持部、后勤部、综合办公室公司的资金由总部统一控制,每天由分公司将当天收入全部汇入总部第二天再由总部将所用费用划拨下来实行收支两条线
二、案例公司存在的问题
(一)WX公司内部控制的基本框架框架的建设是为了给公司有效的内部控制系统同时也是为了提高管理层以及员工对管理职责的认知和接受程度在满足合法性原则的条件下,WX股份有限公司使用借鉴的是别的公司的内部控制系统,没有专门设计符合公司实际情况的内部控制体系因此,WX股份有限公司的内部控制体系的有效性没有达到预期的效果内控体系图1WX公司内部控制体系作为现代的成熟企业,生存和发展是企业最主要的职能内部控制制度同时也分为两种:保障企业日常经营正常运作的内部控制制度以及能够帮助企业拓展经营范围和规模的内部控制制度内部控制制度的范围高层次范围管理控制、人力资源、监管执行性范围融资和报告、购买与供应商的管理、存货、销售管理、费用支出、固定资产、资金管理、并购、职位分工表
2.1WX公司职位与责任划分职位职责制定企业总体战略规划董事长、董事会商讨总体战略规划及进行讨论制定考核指标各部门经理、管理层制度部门工作计划审批部门操作手册并提出修改意见各分公司总经理审批部门计划审批部门操作手册审批考核指标分公司各部门制定部门操作手册年末管理层检讨外部因素以根据环境因素来修改战略目标及内部因素管理层平衡未来的发展及企业目前的利益管理层制定未来的总体战略计划图2总体战略规划的控制收到总体战略规划以后图3分公司及部门制定综合计划程序的控制考核指标在会计年度的每个月内根据执行的预算情况来考核各项指标是否完成的情况每年年底考核总体指标执行情况并对执行情况出现的过高或过低的原因进行分析总结当考核完毕,管理层根据每人、每个部门、每个分公司的表现作出奖惩,以及根据这份考核报告在制定未来的目标
(二)WX公司内部控制存在的问题首先,wx公司内部控制执行不力在某种程度上,企业内部控制制度执行得是否有力要比单纯拥有一个完善适时的内部控制制度还要重要得多o虽然有些企业拥有较为健全的内部控制制度,但是并不加以认真有序的执行,其存在的理由仅仅是为了应付财政、审计等部门的检查某些企业高层对内部控制制度的执行情况并不重视,失去了应有的效果,从而导致企业内部管理的失控WX股份有限公司在有限的内部控制体制下,还未很好的执行,导致内部控制失控其次,WX公司内部控制缺乏完善在现今的信息时代,随着互联网的飞速发展,电子商务迅速成长起来,会计电算化已经在大多数企业中得到了普及而随着会计账务系统处理的信息化和电子化,给企业内部建立起新形势下的内部控制制度提出了新的挑战;在一些企业敢于迎接挑战,随着信息化的到来逐步改善本企业内部控制制度的同时,也有很多企业的管理者和财会人员在面对同样的上述新情况的同时,未能将内部控制制度进行适时的修改以满足其自身的需要,这使得内部控制制度落后于时代发展的新要求WX股份有限公司也运用一些会计信息化系统,从业务的起源进行监控但是,却没有分配明确的岗位来操作处理此项业务而是采用兼职岗位的办法来处理而对员工多分配的工作又没有相对应的工资或奖励从而导致了,虽然有信息系统的支持,但是没有发挥其有效的效果还加大了成本
三、案例分析
(一)机构设置及权责分配合理WX股份有限公司中存在着管理层冗长,集权化程度高一方面,企业的组织架构冗长,例如,WX股份有限公司下30几个分公司,各部门都自成体系公司管理层级过多,总公司有三家各分公司也有三级以上的管理层,甚至出现7层以上的管理层次,且管理部门存在着重复设置总公司有人力资源开发部,而下属公司也相应的设置了人力资源开发部,职能重叠,管理混乱
(二)企业发展战略制定不科学WX股份有限公司在制定发展战略的过程存在着不科学的现象调查中发现,部分上市公司的发展战略模糊、不切合实际,导致企业盲目的发展,如由于制定多元化的发展战略,企业在发展中任意选择投资方向,导致国有资产流失部分上市公司因主观原因频繁变动,损害了企业的可持续性发展在调查中发现,WX股份有限公司在实施发展战略中缺乏有效的动态监控和报告制定,缺乏对相关信息的收集、筛选以及分析机制由于缺乏这些机制导致企业对发展战略调整速度慢,存在明显的滞后性企业发展战略不能随着市场变化而变化
(三)高层管理人员的逆向选择根据委托代理理论,代理问题存在于企业内部的每一层次上,为了解决代理问题,必须建立一个健全的治理结构,以实现企业目标,保护股东为首的利益相关者的权益,降低代理成本管理者为了追求自己私利,可能会做出逆向选择或者产生经理人员腐败,损害股东和其他利益相关者的利益具体表现有在职消费膨胀、侵占和转移企业资产、信息披露失真,盲目扩大企业规模人的需要和动机不仅因人而异,而且一个人在不同的年龄,不同的地点会有不同的表现
(四)员工行为规范缺乏可行性控制环境是应设定企业的行事风格和工作氛围并促使员工形成符合企业整体特征的控制意识在有效的控制环境中,员工非常清楚那些行为是合规的是,那些行为会受到管理层肯定的而在弱控制环境中,员工会忽视并且经常违反控制程序的规定,这些行为都可能为职业舞弊和会计报表舞弊提供了机会任何行业、任何企业生产都存在着一定的规律,员工行为规范就是这样一部规范企业员工行为规律的规定,一定程度上,能够提高企业的规范化程度员工行为规范是指导员工提升业务能力的重要手段之一,但在调查中发现,WX股份有限公司在员工行为规范建设方面存在着只见树木、不见森林的问题对员工行为规范认为只是企业规范性文字,实际作用较低由于企业员工行为规范缺乏规范性,特别是关键岗位的缺乏规范性直接导致舞弊的发生
(五)财务共享中心缺少风险预警对于整个集团公司,财务共享中必的建立确实在提效率降成本的方面对集团公司有所贡献,同时,财务共享中必归集了集团内各子公司的财务业务后,一些新的内部控制风险随之而来首先,在普通模式下,各下属公司的财务部门完成业务,企业只需要负责他们公司的采购人员报销,对其公司的采购业务和员工的财务人员都比较熟悉和了解,以应对业务突发情况,他们依靠经验和长期的合作关系,可以及时处理,防止潜在风险然而,当整个集团的财务信息集中到共享中心,业务人员和财务人员是分开的,很可能不能及时发现哪些财务信息有所异常,大量的高重复的内容在一起,哪一项财务指标超标靠财务人员识别显然是不现实的,WX公司财务共享还刚刚起步,在防范风险这一方面存在重大安全隐患
三、案例建议
(一)优化产权结构、合理设置机构WX股份有限公司存在着机构设置不合理,机构设置冗长组织行为学强调企业设置合理的机构在对很多中小型企业的调查中发现,这些中小型企业也就是像WX股份有限公司这样的企业,其机构设置一般都是事业部类型机构设置存在着重复现象,资源浪费优化企业组织架构应精简组织架构组织行为学要求企业合理的授权和集权,以做到权责对等当然,有部分类似WX股份有限公司的企业由于是原国有企业转变而来的,企业管理人员存在着原国有企业的旧习很难做到权责对等优化组织架构必须做到合理的授权与集权,做到权责对等
(二)合理制定、实施发展战略企业发展战略直接关系企业整体发展,研究表明,取得成功的企业其发展战略一定是成功的发展战略对企业作用是不言而喻的优化WX股份有限公司发展战略应从以下几个方面
一、合理制定发展战略发展战略的制定是发展战略的起点,在调查中发现,WX股份有限公司在制定发展战略时存在随意性、缺乏实际性作为安徽省经济发展的支柱,WX股份有限公司的发展战略应明确在制定战略时应结合企业的实际情况,国家经济发展情况以及政府的发展规划等多方面的因素制定出适合企业发展的发展战略企业发展战略不应随意改变,一旦制定应除遇到新情况之外企业坚持不懈的执行
二、实施战略控制战略控制是指在企业发展战略实施过程中,分析为达到战略目标所进行的各项活动的进展情况,评价实施战略的绩效,将既定的战略目标与绩效标准相比较,发现差距、原因
(三)加强对高管人员的监控高管人员的逆向选择是两权分离所导致,人作为了一个负责人,在利益面前不可能做到永远正直高管人员的逆向选择问题只有通过加强对高管人员的监控才能解决目前,WX股份有限公司对高管人员的监控措施少,存在着“59岁现象”即“退休前的疯狂”产生这种现象说明企业对高管人员监控较少通过对高管人员的财务状况、决策过程监督了解高管人员的选择进而减少高管人员的逆向选择现象
(四)建立和完善企业员工行为规范员工行为规范是员工在职业活动过程中,为了实现企业目标、维护企业利益、履行企业职责、严守职业道德,从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律员工的一言一行,一举一动,是企业形象的再现建立和完善企业员工行为规范是现代企业制度的要求企业员工行为规范是否能够适应企业的发展、是否能够做到每个员工都能按照规范执行直接关系到企业内部控制执行在一定程度上来看,员工行为规范也是内部控制的一种表现员工行为规范是企业内部控制环境的主要组成部分,对内部控制环境有着直接的影响WX股份有限公司建立的员工行为规范存在着不完善、不健全的现象企业应建立健全企业员工行为规范
(五)建立财务风险预警系统风险预警系统工作具有一定的技术性与系统性,涉及到企业经济生活的方方面面,包括财务与非财务等多方面内容经济预警是模拟军事预警形成的,预警是指提前报警;指根据企业的各方面信息提前预报未来可能出现的警情企业财务风险预警虽然只是企业预警的一个方面,但从企业财务指标的综合性等方面考虑,企业财务风险预警系统也表现为整个企业的风险进行预警尽管有的企业已经建立财务预警系统,但是它仅仅是一个虚拟的系统它只有被高度重视才能发挥其作用它要求企业的全体员工对企业存在的问题清醒的认识和高度的警惕,抓住问题的细枝末节。