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文本内容:
西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第1页共7页采购方针准确、及时、优质、低价
1.目的对供应商及维修保养所需配件设备的采购过程进行控制和评定,以确保采购的产品能够满足本公司和客户对质量和服务需求
2.适用范适用于对汽车维修保养有直接影响的原辅材料、零件、包装物、设备采购的供应商的管理保障供应质量,控制经营成本,保障相关方的共同利益
3.职责
3.1采供总监负责对供应商资源和采购的总体策划和管理
3.2采供中心报价员负责全公司的所有采购询价、订货跟踪、退货处理和维修报价工作
3.3备件部主管负责对配件库存的科学规划和保存,控制库存成本,保证生产需要,提高库存周转率和配件供应及时满足率同时负责备件部与其他部门的协调沟通、信息反馈,确保业务顺利开展;负责各分公司备件部配件调配调拨等协调工作
3.4库房库管员负责配件的到货检验、运输保管、发放管理;负责反馈配件质量、价格信息并确保高效及时,办理各分公司备件部配件调配调拨等协调支持工作
3.5技术部负责制定提供完整适用的技术性文件和资料,确保配件供应的质量,必要时对供应商的产品工艺进行辅导
3.6质控部负责对采购产品的检验和验证,和对供应商的品质辅导
3.7财务部负责对供应商的配件设备价格及供应合同进行备案和存档,依据签订合同索取票据和批准报告给与结算付款;依据公司相关规定配合库房进行盘点,并及时依据盘点结果和采供总监、总经理批示调整帐务,及时掌控公司库存,体现库存真实性、符合性、科学性、合理性
4、工作程序
4.1备件部运作主流程,见(图1)
4.2询价流程见下图
4.
2.1报价员看到电脑系统询价提示,或者其他人员的询价要求,开始询价工作
4.
2.2报价员根据该车底盘号或其他识别特征,选择正确的车型,查询配件系统,确定该配件的编Mo________________________________________________________________________________________西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第2页共7页配件都送俗主流程维修顾问报价员供应商1_____I_加伊开珀1—J1------------1-।丽—止配竹卸f—r-L,1-_________/44?-k«T---------r1----1---।11-伏后新报价]11幽认家物价__1项管J®1111极协伸价(图2)西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第3页共7页
4.
2.3输入询价配件名称及编码,先查询该配件库存量及销售历史,查找有无足够的存货可以供应存货足够,则根据库存配件成本价格,加上规定的管理费,作为销售价报价
4.
2.4库存缺货时,报价员根据配件编码,报价员通过电话、传真、邮件等方式向尽可能多的供应商询价
4.
2.5报价员汇总供应商反馈的报价并询价历史记录,选择符合条件的供应商,一般以其中第二低的价格,作为成本价格,加上规定管理费,作为销售价输入电脑报价系统,报给服务顾问
4.
2.6服务顾问,以此为基础,根据不同客户背景,由调整价格后最终报给客户,见附件6:维修报价规范5采购流程(图3)
5.
1.备件部采购流程,见(图3)
5.2仓库需要补仓或客户同意维修,需要备货时,报价员开始采购配件
5.3将询价单中的配件转入《采购单》,或直接录入采购配件查询库存情况,库存充足,则不需西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第4页共7页米购
5.4库存不足,则在采购单上输入数量,在询价单上选择合乎要求的且价格最低的供应商,形成最终《采购单》
5.5将《采购单》传给供应商,通知供应商发货、订货,或安排采购员去采购具体要求题件2配件采购规范
5.6如果需要先付订金,报价员写《支付证明》,出纳汇款支付订金具体要求见附件3;配件订华知范C
5.7报价员跟踪已订货配件,到货后,即时安排发货或采购拿货
5.8配件主管要选择好固定的物流公司,作为外地采购的配件发货渠道,再安排司机取货
5.9维修车间使用的劳保用品的采购,见附件11劳保用品管理制度
6、入库流程西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序第0次修改页次I第5页共7页
6.1配件到货后,报价员要先验货,如果报价员鉴别能力不足,则通知质控部主管、班组长一起验货检查检查配件的数量、质量和供应商的《销售单》是否相符,并在入库单质检单上签字确认
6.2如果有配件不符合要求,仓管员不能入库,由报价员要及时联系供应商,协商换货或退货
6.3仓管员依据供应商的《销售单》入库输单入库操作见附件8入库输单规范注意:入库时配件的数量、单位要换算成和出库用的数量、单位
6.4如果是车间退回配件,则仓管员将维修单调出,找到该配件,直接归库如果该车已经结算再退货,参见附件7出厂后退「规岸
6.5如果该配件是第一次入库,由备件部主管统一定义该配件的属性,参见配件属性定义表
6.6仓管员选择库标后,确认入库配件属性和库标定义表由零件部主管制定
6.7仓管员打印《入库单》,将供应商的《销售单》和《入库单》订在一起,请备件部主管、采供总监先审核,再送总经理审核具体要求见附件11采购审核制度°
6.8总经理审核后,会计才能入账付款,实行月结的供应商,会计在月初汇总对好帐,总经理审核同意,出纳员到期付款具体要求见附件4配件付款规范
7、库存管理流程见(图4)
7.1仓管员日常随时整理配件存放仓位,保持整洁,贵重配件要每天盘点,保证配件实际库存和电脑数据保持一致
7.2每月底,备件部主管负责组织人员对库存配件进行全面盘点备件部主管要纠正错误,查找差别原因,写盘点结果报告交总经理审核,落实相关人员的责任审核后通知财务经理修改营业数据,总经理授权备件部主管修改库存数据
7.3备件部主管根据真实的库存数据,对库存进行补货、待销或调整计划库存处理
8、出库流程见(图5)
8.1维修出库仓管员收到签名有效的《领料单》才能发货出库,根据《领料单》车牌号码调出该在修车辆,从库存中找到该配件,输入出库数量,完成出库如果该车已经完工或还没有确定维修均不能西安德邦汽车服务有时3公司文件编号XADB-QP-08做配,件由皮塌作C供应商管理及采购控制程序第0次修改第6页共7页(图4)(图5)西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08页次|第7页共7页
8.2出库配件的编码、单位应该与入库时的编码、单位保持一致,否则会影响到成本和库存数据
8.3本厂出库仓管员收到签名有效的《领料单》,输入配件流向,从库存中找到该配件,输入出库数量,完成出库具体要求见附件10本厂出库管理规定
8.4每月要打印本厂出库配件清单,交总经理审核后交财务部做帐
8.5退货调出该配件的入库单,在该入库单中选择要退货的配件,说明退货原因,确定退货,打印《退货单》,完成退货操作,当天将《退货单》交备件部主管及采供总监、总经理审核后,交会计入帐结算后退货见附件7出厂后退货规定
8.6《领料单》第一联交会计保管备查,第二联仓管员保管备核对
9.相关文件
9.1《不合格品控制程序》
9.2《库房管理规定》
9.3《信息沟通管理程序》
9.4《持续改进管理程序》
9.5《纠正和预防措施管理程序》
9.6《文件控制程序》
10.相关记录
10.1《采购协议》保存期三年
10.2《采购计划》保存期三年
10.3《订货单》保存期三年
10.4《供应商质量信息反馈单》保存期三年
10.5《供应商定期评价表》保存期三年
10.6《供应商开发计划》保存期三年
10.7《信息反馈单》保存期三年。