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X公司内部控制存在的主要问题及对策
7、刖□最近几年来,随着全球经济化战略的持续深入和国家经济的迅速崛起,人们越来越意识到内部控制在公司的未来发展中变得不可缺少,这得到了我国经济学家和企业家普遍关注人们深切认识到,良好的内部控制越来越成为企业在激烈的市场竞争中取得胜利并得以长远发展的关键本文通过剖析河北X公司的内部控体系,找寻出其存在的缺点并纠正,促使企业在经营活动中优化激励与约束机制、健全风险管理机制,为了更快更好地达到企业会计信息安全完整、资金安全、提高生产经营的目的早期的内部控制理论从西方传入中国的,由于中西方企业的发展历程与阶段存在的差异,对于以西方企业的历程为蓝本发展而建立的内部控制体系,必然会导致我国企业对其存在不适应性当前,我国企业在公司运营方面存在很多的缺陷,没有较全面的理论指导,反过来又使得企业经营出现更多的问题本文以河北X公司的内部控制为例来学习研究内部控制体系,在案例研究的过程分中析河北X公司存在的内部控制缺陷,运用有关的内部控制理论知识来剖析河北X公司内部控制的现状,找出其中的不足与缺陷,并提出改善方案鼓励企业改善内部控制制度,确保财务信息的真实可信,有效提升企业的管理效率,将潜在的经营风险控制在安全范围内
二、我国企业的内部控制分析-我国企业的内部控制现状表2-1控制环境的状况项目是否是否清楚企业内部审计等规范性文件
35.3%
64.7%企业是否设立法律纠纷案件备案制度
43.1%
56.9%企业是否设立公司章程
81.4%
18.6%员工的报酬是否与期望相符合
45.1%
54.9%企业是否有完善的绩效评价和奖惩制度
59.8%
40.2%资料来源网易财经、新浪财经由表2-1可知,有
35.3%的企业对企业内部审计等规范性文件是非常了解的,
64.7%表示对此知道的少或者不清楚由此看来,有关部门没有达到企业内部审计的标准,对内部审计规范性相关文件宣讲还不到位只注重企业的经济效益发展,而忽略了内控对公司具有战略性作用的认识如若管理层缺少对内部控制清晰的认知,必定会成为企业的内部控制实施的阻碍表2-2公司董事会对企业内部控制重视程度公司董事会对企业内部控制重视程度百分比非常重视
34.5%一般
40.3%不重视
25.2%资料来源网易财经、新浪财经从表2-2可以看出,
34.5%公司的董事会特别注重企业的内部控制的建设,
25.2%的管理层其极度不重视,
40.3%的企业不是特别注意内部控制,未能一直关注其发展由此可见,只有小部分的企业董事会注重对内部控制的管制,认真贯彻内部控制制度这反映出大多数高管对内部控制欠缺足够的认识,缺乏他们所需要的技能公司的管理层对内控的概念一知半解,一些人表示公司的内部控制仅流于形式或停留在思想部分,尚未真正落实管制措施,甚至一些管理者没有内部控制的观念,使内部控制的有效性受到损害,内部控制的作用受到限制并未得到真正施展表2-3风险评估的状况项目是否企业是否建立风险评估体系
42.2%
45.1%企业是否设置专门的岗位应对外部风险
32.4%
67.6%资料来源网易财经、新浪财经由表2-3可知,
42.2%的企业在风险意识方面拥有敏锐的意识,重视风险评估体系的建设,在经营过程中识别业务流程的风险,分析并制定改进措施然而
45.1%的企业风险意识一般,并没有建立风险评估体系高达
67.6%的企业没有设置专门的岗位面对来自外部的风险,只有
42.2%的企业意识到了风险评估的重要性显而易见,企业对风险的认识和掌握不够公司之间的竞争追逐演变得愈加激烈,同时,与其相应的公司的运营风险也随之增加商业风险并未得到很好的理解,风险管理机制也未获得任何科学和系统的理解,难以防范来自内外部的潜在风险这也解释了大多数的企业未能长期生存的原因表2-4内部控制实务应用的状况事项应用较多应用一般不常应用资金活动
86.7%
8.5%
4.8%采购业务
77.1%
10.7%
12.2%资产管理
69.43%
17.2%
13.37%工程项目
26.5%
51.4%
22.1%业务外包
7.84%
92.16%
78.43%财务报告
52.94%
47.06%
27.45%全面预算与合同管理
68.63%
31.37%
9.80%资料来源网易财经、新浪财经表2-5内部控制监督状况项目是否公司是否设立审计机构
28.4%
71.6%公司是否对内部控制进行定期评估
34.3%
65.7%资料来源网易财经、新浪财经从表2-5可以看出,有
71.6%的公司表明企业内部的专业审计机构普遍存在缺陷多数企业考虑到成本效益,在制度方面,没有聘用能够独立的复合型人才和构建审计机构,作为独立的监督和评价活动,运行内部审计能够为组织创造更多的价值,使组织的业务活动规范化而仅有
28.4%的企业意识到了内部审计对企业长期发展的重要性
63.7%的企业没有定期进行收集和评价业务结果的执行状况,充分说明了盲目性和随意性贯穿于内部审计工作当中,这将导致内部控制的执行过程中存在隐患_河北X公司的概况河北X公司成立于2003年,是一家的建筑安装公司现有技术人员178名,具有高级职称、中级职称和初级职称以及各类专业管理人员550余人公司拥优良的技术和设备,目前可以承办电气安装工程、城市集中供热管道、工业与民用建筑的给排水工程、城市燃气管道等工程在企业资质范畴内可胜任所有建筑施工工程,实现的建筑施工总值达到12亿元左右但是目前建筑业走过了“黄金期”,进入了“利润不大、风险大”的低谷时期与国内大多数企业一样,河北X公司虽然逐渐建立了内部控制制度,但是受多重因素的干扰,公司的内部控制仍然存在很多问题河北X公司面对这样的现实,必须强化公司内部控制,才能在市场站稳“公司脚跟
三、河北X公司内部控制存在的问题-治理结构与岗位设置存在权责不清的现象由于河北X公司的管理层是技术出身,他们对于企业的管理知之甚少,而是把更多的关注点放在了企业的工程项目的研发上,这样就会造成管理层对内控的忽视管理层的忽视导致了公司的内部控制环境的天然缺陷在治理结构方面,监事会、董事会、管理层等主要层面互相干预,因为举行监事会的次数较少,大家都忙工程、忙项目进度,重大事项一般由董事长一人决定这样导致在重大事件面前,失去集体联签制的意义,这也就导致了各个重要岗位责权不清,相互推诿,影响工作的进程,不利于良好的企业文化的形成在公司人力资源管理方面,最重要的是对项目建设方面的管理但是对于企业的人力资源绩效考核办法,一直还没有建立起来首先,施工现场的管理岗位、材料采购岗位以及技术岗位等的岗位任命,存在一些任人唯亲的现象,岗位的管理实际上并未通过安全管理以及财务知识的培训考核-采购环节的控制活动存在缺陷河北X公司虽然在每个项目开始之前都会对材料的购买拟定相应的预算计划,但是这个计划对材料的数量、使用方面过于笼统不明确,使计划的实质性受到了损坏,不能为项目的顺利实施奠定一个良好的开端在采购的流程中,对于可能发生的问题欠缺综合的考虑同一采购员有时会同时负责多个项目的材料购买任务,给采购员带来了沉重的工作负担,也使项目承担了更多的风险并且项目管理部门没有对各个项目采购计划中所需要的材料进行联合整理例如藁城项目发现电缆不足使用提出了采购请求,紧随其后定州项目部也对电缆提出了采购请求但是由于公司没有系统地统计每个项目的材料的需求量,无法统一购买,这就可能造成人力及财物的浪费,不能降低公司的生产成本,造成公司效益的减少在材料付款方面,河北X公司的问题还是比较突出的比如说大件设备,公司在和供货商签订的合同注明双方的权力与义务,在公同支付合同标明的定金后,供货商该将材料发送至本公司但河北X公司因为项目管理的出现的一些问题,资金陷入困境,暂时未能周转,不能在约定时间内对供货商付清尾款,造成了供货商上门要债现象的出现三采购过程中的审批执行不力在采购环节的申请与审批工作方面,主要是企业针对未来即将展开的采购计划工作的向采购部门提出申请,采购部门的主要负责人审批通过后才能够对材料的采购进行实施除此之外,如若材料的采购数量特别多,则还需要通过公同的总经理的批准但是在具体的实施过程中,审批工作仅仅流于形式,相关的工作人员没有进行审批程序工作人员极可能对材料没有:隹确的了解,只是根据现场的施工人员的阐述进行了盲目的审批,极易造成材料的购买差错,例如购买的材料与项目需要的材料不一样出现了差错,这就造成了急需的物品不能得到及时的使用进而影响了工程的进度河北X公司对材料采购的审批工作的细节不够具体,不能使内部管理工作得到优化,缺少奖罚分明的制度,就极有可能导致审批人、采购员和供应商的舞弊行为的出现四风险管理的控制能力较差对于建筑安装行业来说,工程项目工期较长,资金需求量大且周转慢,属于较高风险的行业在风险评估方面最为突出的问题是缺乏风险意识一旦管理不当,极易造成人员伤害、质量不佳等风险河北X公司在运营管理方面存在较大的风险首先是财务管理方面,曾出现过一次严重的统漏,例如企业的财务软件系统没有定期进行维护,未经常对账套中的数据进行备份,在历经服务器突然的崩溃后,造成了账套中的大量数据丢失其次是在施工质量方面,存在有个别分包商不遵守相关法律法规和明确的合同要求,为追求成本的降低,在工程实施的过程中偷工减料、以次充好,用廉价的材料冒充优质的材料,对项目的进度、质量等方面构成威胁最后是在工程项目确立开始时,管理人员对于公司基础性的管理工作重视不够,未根据搜集的情报进行风险识别在面对上述的风险时,公司风险意识相对淡薄,未能真正辨别潜在的风险同时公司欠缺先进的技术手段,不能辨别潜在的威胁及制定有效的相应措施由于这一系列的流程的缺陷,公司需要积极探索项目存在的风险,识别出其危险和不确定性,必须正确、科学的防范各种可能的风险
四、完善河北x公司内部控制的对策及建议-明确公司的治理结构及岗位设置的权责划分对于一个企业来说,拥有一个良好的内部控制环境可以有效地促进各项措施的施行以及对员工的管理因此,可以聘请董事或者监事来参与治理结构的管理,显示出相互监督、相互牵制的约束机制内部控制虽然无法创造立竿见影的利益流入,但其可以降低管理风险,提高企业的运营效率良好的内部控制环境的前提是企业经营者对内部控制的高度重视,只有领导者对其足够的重视,才能够引领每以为普通职员都参与内部控制的进行,彼此监督,确保有关部门及职员清楚了解自己的权利和责任企业领导用行动带头做起,用实际行动感召员工,使全体员工团结一致以此增强企业的凝聚力_优化采购过程中的控制活动材料采购占项目的施工很大的一部分,所以重中之重是要对采购环节进行优化在项目开之前,就需要对项目做好完善的预算准备,可以有效地减少成本,为企业的项目运营提供了保障首先,在采购过程中公司应该建立有效的材料采购分类管理,对材料进行联合整理,优化采购过程,树立科学的采购观念其次,必须提高对采购人员的管理效率,划分采购人员的职责我们需要定期对采购人员进行培训I,尤其是要增强采购人员职的业素养的建设,并将其应用于公司,减少采购过程中的批漏再次,公司应该加强对负债能力的管理,全方面评估供货商的能力,立足于长远发展与其形成长久的合作伙伴关系在与供货商合作过程中,公司应当在合同支付方面进行科学的分析与防范,需要公司考虑能够周转的资金的运用,将工程款的拨款金额与合同的支付金额进行全面的考虑分析在签订的合同中可以约定,如果公司资金的流转出现困难,尾款可以延缓支付三个月,这样可以合理的规避部分存在的风险,即使公司陷于资金困难不能及时付款时,供货商仍旧可以准时发货,确保工程项目能够平稳进行,公司能够更快更好的发展
(三)完善采购过程的审批执行活动公司需要十分清楚了解签订的采购合同的物资管理的范围,小型的物资购买可以交付与采购部门的负责人批准,批准之后依据采购订单进行购买,无需在签订采购合同对采购环节的具体流程进行细化,优化内部管理工作关于采购的物资相关数量、单价、地点、结付方式、交货的地点及时间等要素,必须在合同中清楚的表达出来,明确合同双方的权利及义务由采购部门先制定采购合同,再通过审计部门及财务部门进行查核,由公司的负责人授权批准后,才能够正式与供应签订采购合同在合同的保存方面,合同需要一式三份,相关部门各持一份,此外也要对合同的实施情况进行不定期的审查工作,确保合同的稳定有效的运行
(四)提高风险管理的能力公司是以营利为根本目的的组织,风险与利润是对立统一共存的关注利润的同时,一定要加强风险意识的防范尤其建筑安装行业是高风险行业,在投资、筹资、联营、合作等重大事项面前,切忌孤注一掷,一切凭经验行事因此设立预警系统和健全风险评估体系是必不可少的公司应该提高对财务数据的保护认识,定期对财务软件进行维护目前,公司认识到了施工质量的重要性,只有保证施工质量才可以吸引更多的客户,所以施工企业必须要建立正确的风险观念在投标之前应当对项目进行风险评估,充分考虑施工计划,注意每个细节且责任到人,并在施工过程中监督是否存在项目的质量、营运管理、安全生产的威胁明确公司的相关风险偏好以及对风险的承受能力,确立面临重大的风险时的控制指标,并且确定对可量化的风险监控报警区段对企业的经济条件评价和剖析,防范和辨认各种潜在风险的发生企业可以统计风险发生的频数和结果,设立评估风险系统,有效区别不同程度的风险,对不同的的风险采取的不同的措施,切勿照抄照搬模式应该科学、有效地挖掘企业可能面临的潜在风险,监视风险的发展变化,对预警风险事件确定有效的应急方案£>结论公同最大的经营成果就是要用最低的投入获得最高的利益,所以需要更为严格的内部控制制度来促进的企业发展壮大本文首先以国内外对企业内部控制问题的探究与摸索为理论依据,结合目前我国企业内控的现状从企业的内部控制问题着手展开,对目前企业的内部控制现状进行了概括和分析接下来,以河北X公司为例,列举了河北X公司内部控制的现状,以此来更深入的了解企业的内部控制问题产生的原因然后从河北X公司的内部环境、采购环节、风险评估及内部监督等角度分析导致这些问题的原因为了提高企业的可持续发展能力,管理层应该正视企业在运营中出现的管理缺陷,更要树立科学的风险意识最后针对企业的内部控制缺陷的提出具体的改进建议,并希望其他企业能够从中获得启示,在内部控制的建设上能够有所启示参考文献⑴企业陈彩霞.中小企业内部控制存在的问题及对策研究[J].时代金融,2017,12:97-
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