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文本内容:
档案管理办法全档案台账每年定期对档案进行一次全面检查,清点核实与台账是否相符发现问题应查明原因,立即向公司领导汇报第三十三条档案室应设置档案存放位置示意图,档案柜应有统一的反映存放档案内容的标牌案卷存放应按照从左至右、自上而下的方法,系绕反映档案类目设置的具体顺序第三十四条采用信息技术,实现档案管理的电子化,便于档案管理与利用对档案室计算机系统内的档案信息要做到安全管理,定期检查,以防信息的损坏或丢失第三十五条档案室是公司机要重地,非档案管理相关工作人员严禁入内第三十六条档案管理人员须明确档案保密范围,严守保密纪律;掌握已备的各种消防器材有效期并熟练运用;应着工作服、洁净手套操作,防止汗渍、细菌等有害物污染档案档案管理人员变动时,须做好档案工作交接,认真核实交接档案第八章档案利用第三十七条档案室保存的各类档案均属于利用范围,档案室应积极主动为公司领导决策提供档案依据,为公司经营管理活动及各部门工作提供利用服务第三十八条任何人员非因工作需要不得随意调阅档案第三十九条查阅档案,须与工作相关,填写《档案查阅单》(附件七)经部门负责人及综合部负责人同意,并到综合部办理查阅手续特殊情况需将档案带出公司使用(即外借)须经档案分管副总同意第四十条查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、拆毁、剪裁、批注、篡改档案;对档案不得转借、传阅、公布、倒卖第四十一条查阅档案必须认真履行登记和检查手续,注明查阅者的姓名、身份及利用的档号、卷数、目的档案当面点清,如发现差错,应及时追查责任,并采取补救措施第九章档案鉴定销毁第四十二条档案鉴定应以国家相关规定和《档案三合一制度》等为依据,结合公司具体情况,对已归档各类档案的利用情况进行调查研究,全面分析档案的现实作用和历史作用,准确划定档案的销毁范围第四十三条档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法第四十四条档案鉴定工作一般每5-10年进行一次第四十五条档案鉴定工作按以下程序进行L综合部拟定档案鉴定申请,报分管副总审核,公司领导批准,鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等
2.成立档案鉴定小组档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责,综合部和有关部门人员参加-9-
3.学习国家有关规定,统一档案鉴定标准
4.鉴定小组成员对档案进行鉴定,提出鉴定意见对失去保存价值,需要销毁的档案进行登记造册,并提交档案鉴定报告
5.公司领导审查,批准档案鉴定报告,在档案销毁清册上签署意见第四十六条销毁档案需要2名监销人,监销人在档案销毁前,应对销毁档案认真清点复核,档案销毁后,分别在销毁清册上签字第四十七条任何部门和个人均不得将应销毁的档案作其他用途或当作废纸出售第四十八条档案鉴定工作结束后,综合部应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作第四十九条档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档,妥善保存第十章附则第五十条本办法的规定与国家或地方的相关法律法规有冲突的,遵照国家或地方的相关法律法规的规定执行第五十一条本办法自颁布之日起实施第五十二条本办法由综合部负责解释-10-公司文件材料归档范围和保管期限档案三合一制度一级二级保管门类归档范围类目类目期限
1、公司组织沿革的文件材料
2、公司章程及各项管理制度永久
3、公司股东会、董事会、监事和领导班子的构成及变更
4、公司股东会、董事会、总经理办公会、业务例会、专题会等重要发言、工作汇报、报告、议程、纪要、决议和讨论通30年过的文件材料
5、公司各部门设立、调整、变更、职责范围分工、启用印章永久及成立工作专班的决定、批复、通知行
6、公司大事记永久政
7、反映公司职能活动的工作动态、简报、形象宣传等文件资工永久作料类
8、公司发文、公司收文等文件资料30年
9、纪检监察,审计,法务等内控文件资料文
10、人力资源开发与管理工作书档1人事任免、职务变动的通知、批复、决定;案/*x2员工名册;W SV-/3员工培训;永久4员工录用、转正、任免、调资、退休、解聘、抚恤等意见、通知;5关于员工的表彰、奖励处罚的决定、通知
11、固定资产、办公设备、车辆等购置、审批、调拨、转让永久等手续
21、公司各阶段工作目标、计划、总结、统计报表,综合治永久理、安全生产等工作的文件资料
2、与公司主营业务有关的请示、批复、报告、总结、专题纪30年要等文件材料Y
1、公司签订的合同正本、附件及补充协议,有关的证件等长期3合同H-11-1X一级二级保管门类归档范围类目类目期限
1、项目建议书及其报批文件永久1可行性研究KX
2、可行性研究报告及其评估、报批文件永久
1、环境预测、调查报告,环境影响报告书和批复永久
2、设计任务书、计划任务书及其报批文件设永久计
3、工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化永久基验、试验报告、重要土、岩样说明础
4、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测永久量定位、观测记录
5、水文、气象、地震等其他设计基础资料永久
1、总体规划设计永久
2、方案设计永久
3、初步设计及其报批文件永久设计
4、技术设计永久文
5、施工图设计永久专件
6、技术秘密材料、专利文件永久
7、工程设计计算长期业
8、关键技术实验永久档
9、设计评价、鉴定及审批永久永久
1、征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政区域图
12、征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久
3、建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久
44、施工执照永久
1、有关投资、进度、工程量的建议计划、实施计划和调整计长期划
2、概算、预算管理、差价管理长期
23、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期
4、规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件长期XM
5、招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期
6、投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期
1、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件永久
32、投标书、资质材料、履约累保函、委托授权书和投标澄清永久文件、修正文件-12-2S J3S W/1\一级二级保管门类归档范围类目类目期限
3、开标议程、开标大会签到表、报价表、评标记录、评标人长期员签字、评标报告
34、中标通知书长期项目
5、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久管
1、环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久理
42、水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期
3、原料、材料、人料供应等来源协议文件长期
1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期
2、施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及长期安全措施文件、施工工艺文件
3、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复检单长期
4、建筑材料试验报告长期
5、设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手永久续、技术核定单、业务联系单、备忘录
6、施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点等)测量、专永久复核记录、地质勘察业
7、±(岩)试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基1永久工程记录、低级验槽记录档±建
8、施工日记、大事记永久施工
9、隐蔽工程验收记录永久文1()、各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、件永久事故处理报告
11、分项、分部、单位工程质量检查、评定永久
12、施工总结、技术总结、施工预决算永久
13、交工验收记录证明永久
14、竣工报告、竣工验收报告永久
15、竣工图永久
16、声像材料长期
1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期2设备
2、施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施长期及管文件线安
3、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期装
4、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审永久批手续-13-4X M5S G/1\一级二级归档范围管门类类目类目限
5、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久
6、隐蔽工程检查验收记录永久
7、强度、密闭性试验报告长期
8、设备、网络调试记录长期2设备
9、施工安装记录、安装质量检查、评定,事故处理报告长期及管
10、系统调试、试验记录长期线安11>管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期装
12、管线标高、位置、坡度等测量记录长期
13、中间交工验收记录证明、工程质量评定永久
14、竣工报告、竣工验收报告、施工预决算永久
15、竣工图永久
16、声像材料长期施
1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期工
2、施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文短期件文件
3、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期专
4、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审长期业批手续3电
5、系统调试、整定记录永久档气、
6、绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录长期仪表
7、材料、设备明细表及检验记录,施工安装记录,质量检查永久安装评定、事故处理报告
8、操作、联动试验记录短期
9、电气装置交换记录永久
10、中间交工验收记录、工程质量评定永久
11、竣工报告、竣工验收报告永久
12、竣工图永久
13、声像材料长期
1、监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期
2、施工及设备器材供应单位资质审核,设备、材料报审长期
3、施工资质设计、施工方案、施工计划、技术措施审核,施长期1工进度、延长工期、索赔及付款报审
4、开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书长期
5、设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期JL-14-5S G一级二级归档范围管门类类目类目限
6、监理通知、协调会审纪要、家里工程师指令、指示、来往函长期件
7、工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期
8、监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录长期
9、各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽长期1查记录
10、施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报施工长期告
11、工程进度计划、实施、分析统计文件长期
12、变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期
613、单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部分项质量认长期证、评估
14、主要材料及工程投资计戈人完成报表长期
1、设备采购委托监理合同、采购方案,监造计划长期
2、市场调查、考察报告长期专
3、设备制造的检验计划和体验要求、检验记录及实验报告、分长期业JL包单位资格报审表档
4、原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期案
5、开工、复工报审表,暂停令长期✓**\Z Y2设备
6、会议纪要、来往文件长期X-/采购
7、监理工程师通知单、建议工作联系单长期
8、监理日志、监理月报长期
9、质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期1()、设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文长期件
11、设备采购、监造工作总结长期3监理工作声像材料长期
1、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期
2、产品检验、包装、工装图、检测记录长期长期
3、设备、材料采购、招投标文件、合同,出厂质量合格证明
4、设备、材料装箱单、开箱记录、工具单,备品备件单长期
5、设备图纸、使用说明书、零部件目录长期
6、设备测试、验收记录及索赔文件长期GY
7、设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期-15-一级二级归档范围管门类类目类目限
1、项目竣工验收报告永久
2、全部竣工图永久竣
3、工程设计、施工、监理总结工
4、项目质量评审文件永久验
5、工程审计文件、材料、决算报告永久收
7、环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验专文永久件收审批文件业
8、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签永久字、验收备案、文件档
9、项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期
1、销售代理、广告策划合同永久营
2、房屋销售合同永久销文件
(1)公司购置的电脑、空调、音像设备、复印机、电话机长期设等设备的图样、使用说明书、保修单、维修单等备类
(2)公司购置的车辆、办公家具、运动器械等设备的图长期⑹样、使用说明书、保修单、维修单等
(1)科研项目、技术发明及科技创新等文件材料长期类⑻
(2)考察报告、重要课题研究会议KJ-18-123一级二级保管门类归档范围类目类目期限
(1)公司文书档案的数据备份光盘永久五电子
(2)公司各类业务相关的数据光盘永久光档盘案类
(3)公司形象宣传、展板、电子屏的光盘永久
(1)木公司在召开重要会议和重大活动中形成的纸质照永久片、底片、数码相片照片
(2)上级领导检查本公司,参观交流活动中形成的纸质照永久六类片、底片、数码相片声⑵
(3)本公司在职工文化活动、内部事务管理活动中形成的像永久纸质照片、底片、数码相片档案
(1)本公司在召开重要会议和重大活动中形成的视频资料永久2视
(2)上级领导检查本公司,参观交流活动中形成的视频资频类料S
(3)本公司在职工文化活动、内部事务管理活动中形成的视频资料荣誉
(1)本公司获得的各类奖状、锦旗、奖杯永久⑻七实(D本公司的资质证书永久物档塞2证
(2)本公司的所有权证、使用权证等书Z
(1)本公司作废的印章永久3印章Y-19-11©1D ZS XS W附件二案卷封面式样档号____________________________档案馆号________________案卷题名_________________________________________立卷部门____________________________________________责任人立卷人起止日期____________________________________________保管期限____________________________________________共卷第卷-20-案卷封面填写规则1档号由综合部填写2案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容3起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期4各类文件的保管期限详见附件一-21-附件三卷内目录式样卷内目录序文件日页备责任者文件题名号编号期码注-22-卷内目录填写规则1序号以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注2文件编号填写文件原有的文号或图号3责任者填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替4文件题名填写文件标题的全称,不得简化5日期填写文件形成的日期6页码填写文件在卷内所排的起始页号7卷内目录排列在卷内文件首页之前-23-附件四卷内备考表式样卷内备考表本案卷共有文件材料页,其中文字材料—页,图样材料.一页,照片____张说明立卷人:年月日审核人:年月日-24-卷内备考表填写规则1卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数,以及立卷人对案卷情况的说明2若有散失原件或附件等情况,都须在卷内备考表备注并写明原因3卷内备考表由立卷人签名,填写完成立卷的日期对重大项目、重要科研课题,需要该项目负责人签名4审核人(档案管理人员)对案卷进行质量审核之后签名,填写审核日期5卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后-25-附件五案卷脊背式样D§档号氏案卷题名§I©D=
20、
30、
40、50mm尺寸单位统一为:mm比例12-26-附件六档案移交清单页数一级二级类序号案卷题名门类备注报送数核收数类目目以上合计卷立卷部门接收部门综合部立卷入责任人接收入部门负责人年月日年月日注此表一式两份,双方各执一份-27-第一章总则第一条为规范公司的档案管理工作,建立完整、准确、系统的公司档案,加强对档案的管理、收集和整理,有效地保护和利用档案,为公司发展服务,根据相关国家法律法规的规定并结合公司实际情况,制定本办法第二条本办法适用于本公司及下属分支机构的档案管理工作第三条公司各部门与员工都有保护公司档案的义务第四条公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于公司各方面的利用第二章术语第五条本办法所称的档案,是指公司经营管理等活动直接形成的对公司具有保存价值的、应当归档保存的、各种形式的文件材料第六条文件材料指记录和反映公司经营管理活动的文字、图表、声像等不同形式文件的总称第七条案卷由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位,包括案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表等部分第八条立卷亦称组卷,是指将公司经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,按形成规律和内在联系分门别类整理成案卷,是归档-1-附件七档案查阅单□浏览查阅部门查阅方式□复印查阅人□外借查案卷题名或阅内容档立卷年度案查阅时间归还时间查阅事由部门负责人意见综合部意见分管副总意见-28-前的重要准备工作第九条案卷封面将处理完毕的文件材料立卷时所做的案卷封皮,通常印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式第十条卷内目录登记案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前第十一条卷内备考表案卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后第十二条档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码第十三条归档文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件按规定整理立卷后,定期向档案管理部门移交第三章档案管理机构及其职责第十四条综合部是公司的档案管理部门,履行下列职责
1.对公司的档案管理实行统筹规划,组织协调;
2.制订公司的档案管理制度,宣传相关法律法规及政策;
3.负责公司档案的接收、保管、统计和提供利用工作;
4.指导公司各部门文件材料的整理、立卷和归档工作;
5.忠于职守,遵守纪律,具备档案管理的专业知识第十五条投资项目、建设工程等重大项目的文件资料管理工作,应-2-纳入项目管理的各个环节,由项目负责人总负责,并指定专人负责收集、整理、汇总、立卷和归档工作第十六条各职能部门在各项经营管理工作中形成的文件材料由职能部门指定专人负责文件材料的收集、整理、汇总、立卷与归档工作第四章档案分类与要求第十七条归档的文件材料来源
1.公司各部门形成的文件材料;
2.外来的(包括上级、同级和下级)对本公司有保存价值的文件;
3.公司参与项目的文件资料;
5.参与投资的全资、控股、参股企业应向本公司递交的文件材料;
6.参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料第十八条公司档案分为七类
一、文书档案(行政工作类、业务类、合同);
二、专业档案(可行性研究、设计基础、设计文件、项目管理、施工文件、监理文件、工艺设备文件、竣工验收文件、营销文件);
三、会计档案(凭证类、账簿类、财务报告、其他);
四、科技档案(设备类、科研类);
五、电子档案(光盘类);
六、声像档案(照片类、视频类);
七、实物档案(荣誉、证书、印章)各类档案的具体归档范围和保管期限详见附件一《档案三合一制度》第十九条档案保管期限分为永久、长期、短期及定期四种期限,自-3-立卷年度终了后的第一天起算永久是指档案需永久保存长期是指档案的保存期限等于该项目的使用寿命短期是指档案保存20年以下定期是指档案保存指定年限同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长第二十条归档文件的要求
1.归档文件应为原件,内容必须真实、准确、完整不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料,综合部有权要求承办部门进行补交、整理
2.归档文件的载体材料应符合耐久性要求纸张光滑、清洁、平整,不能有热敏纸,不能有砂眼、硬块、褶子、斑点、裂口等文件如有褶皱、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一
3.归档文件的书写材料应符合耐久性要求,如碳素、蓝黑墨水,不能有铅笔、圆珠笔、复写纸、红色或纯蓝墨水等易褪色的书写字迹
4.文件材料的整理符合现行国家、地方政策法规、行业规范及公司的相关管理制度
5.工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程,签字盖章手续完备第五章立卷第二十一条立卷的原则-4-
1.立卷应遵循文件材料的形成规律进行系统整理与合理组卷,保持案卷内文件的有机联系,避免将不相关的文件汇集在一起,避免将同一事项形成的文件随意分开,避免重复归档,避免将不同保管期限的文件放在一起立卷,便于档案的保管和利用
2.案卷内文件材料的排列原则批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;原件在前,复印件在后第二十二条立卷的要求
1.案卷不宜过厚,一般不超过40mmo
2.立卷时,将金属钉等金属物剔除,装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用
3.同一案卷内的文件纸张规格一致归档文件的纸张采用A4纸,大于A4纸的资料按归档要求折叠成A4纸的大小规格(归档要求参见GB/T
10609.
3.2()09《技术制图复制图的折叠方法》),小于A4纸的文件要将文件裱在A4纸上,以便装订
6.立卷后的文件统一由打码机印制页码,页码号印在有书写内容页面正面的右下角、背面的左下角,空白页面无需印制页码,折叠后的图纸页码一律印在右下角成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新印制页码《案卷封面》、《卷内目录》、《卷内备考表》不印制页码
7.案卷应具备《案卷封面》、《卷内目录》和《卷内备考表》(式样及-5-填写规则详见附件
二、
三、四)
8.案卷脊背的内容包括档号、案卷题名,详见附件五第六章归档第二十三条公司各类档案必须按规定及时移交综合部集中统一管理凡在公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,都应移交综合部归档保存,任何个人不得据为己有第二十四条案卷的归档时间
1.公司各项经营管理工作中形成的文件材料,遵照随办随归的原则,承办部门将应归档的文件材料整理立卷,由部门负责人审定后,向综合部移交
2.文书档案、会计档案、电子档案、声像档案实行年度归档,各部门在年终时,要按照《档案三合一制度》(附件一)将处理完毕的文件材料收集齐全,并按照文件之间的有机联系及时整理立卷,当年的文书应在次年6月份以前向综合部移交第二十五条承办部门向综合部移交档案时,须填写《档案移交清单》(附件六)并由立卷人、责任人、部门负责人核准签字后办理移交手续第二十六条综合部负责对各部门移交的档案进行编号、建立档案台账,并将档案相关信息录入计算机第二十七条档号编写规则-6-XX XXXX——X案卷序号---------------1年度1项目代码----------------------1一级类目----------------------------1门类第七章档案保管第二十八条档案保管的基本任务是防治档案损毁,延长档案寿命,维护档案安全,方便档案利用第二十九条档案室应配备“八防”设施,即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防污染、防有害生物保持合适的温湿度,档案架内应放有防虫、防潮等相应药品,定期进行检查,确保档案的安全与完整第三十条档案室内严禁吸烟,禁止存放易爆、易变质或与档案无关的物品,保持室内清洁卫生,定期对档案进行除尘,以防止有害物质的侵蚀做好防盗工作,非工作时间关锁门窗、切断电源第三十一条综合部应建立检查日志,定期检查档案保管状况,定期进行电源、消防等设备检查对破损、字迹模糊或变质的档案,应及时修补、复制或采取其他补救措施第三十二条档案收进、移出、利用、销毁应及时清点登记,建立健-7-。