中铁电化运管公司竞争性谈判采购管理办法（试行）

中铁电化运管公司竞争性谈判采购管理办法（试行）第一章总则第一条为规范中铁电化运管公司（以下简称公司）竞争性谈判采购行为，根据《中铁电气化局集团有限公司竞争性谈判采购管理办法》（电物资〔2021）96号），制定本办法第二条竞争性谈判采购是指采购单位向潜在供应商发出竞争性谈判邀请，选择有兴趣的供应商进行谈判并由供应商在规定时间内进行最后报价，按谈判文件规定的方法确定成交供应商的采购方式第三条本办法适用于公司机关及所属各单位（项目部）的物资、机械设备、办公用品、计算机软硬件、公务用车、商旅服务、外包服务、机械设备租赁等产品和服务的竞争性谈判采购,境外开展的上述产品和服务的竞争性谈判采购参照执行第二章机构与职责第四条公司各类产品和服务的采购专项领导小组是竞争性谈判采购重大事项的协调、决策机构第五条各类产品和服务的采购单位是竞争性谈判采购的实施主体，负责组织竞争性谈判采购活动、组建谈判小组、审定谈判结果、签订采购合同等工作，对采购过程和采购结果承担主体责任谈判文件不能详细列明采购产品或服务的技术、服务要求,需经谈判由供应商提供最终设计方案或解决方案的，谈判小组应当按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案，并要求其在规定时间内提交报价谈判结束后，谈判小组邀请参与谈判的所有供应商进行二次报价，并告知供应商二次报价截止时间及二次报价文件编写有关规范原则上，二次报价为最终报价最终报价及随报价一并提交的供应商对响应文件的优化材料是供应商响应文件的有效组成部分第二十五条谈判小组应给予供应商提交二次报价的必要时间，一般不超过1小时最终报价文件一经提交不得撤回或修改未在规定时间提交最终报价文件的供应商，视为自动放弃最终报价权利，谈判小组按照其第一次报价内容进行评审二次报价文件由供应商授权代表签字确认后生效，二次报价文件必须密封提交未密封的，谈判小组应予拒绝接收完供应商的二次报价后，谈判小组应召集所有进入二次报价的供应商，当众公布二次报价采取经评审的最低价法时，出现多家供应商报价最低且相同时，应组织报价最低的供应商只对价格重新报价，直至报价最低供应商仅为一家第二十六条二次报价结束后，谈判小组应按竞争性谈判文件载明的评审方法和标准对供应商进行评审，推荐成交候选供应10-商第二十七条谈判小组应根据评审情况编写评审报告，评审报告应由谈判小组成员共同签字确认评审报告内容应包括

（一）采购项目概况；

（二）邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况，参加采购活动的供应商名单；

（三）评审日期和地点；

（四）谈判小组组成方式及成员名单；

（五）评审方法；

（六）谈判与评审情况，包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等；

（七）成交候选供应商名单；

（八）需说明的其他事项谈判报告应当由谈判小组全体人员签字认可谈判小组成员对谈判报告有异议的，谈判小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选人对谈判报告有异议的谈判小组成员，应当在报告上签署不同意见并说明理由，由谈判小组书面记录相关情况谈判小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意谈判报告第二十八条采购单位接受谈判结果的原则上应在收到谈判报告3日内在鲁班平台（阿里巴巴）公示成交候选人，公示期不得少于3日；对于谈判结果超出采购估算金额或采购单位认为不能接受的，经本级采购管理领导小组审定后，按审定意见公示结果结果公示应当载明以下内容

（一）项目名称和项目编号；

（二）成交候选人名称及排序；

（三）受理异议的部门及联系方式递交响应文件的供应商或者其他利害关系人在公示期间提出异议的，采购单位应当自收到异议之日起3日内作出答复；作出答复前，应当暂停有关的采购活动第二十九条公示结束无异议后，采购单位一般应当在10日内确定排名第一的成交候选人为成交供应商采购文件约定需选择多个成交候选人时，应按推荐排序依次确定第三十条成交供应商确定后，采购单位应当在竞争性谈判有效期结束30日前向成交供应商发出中标通知书，并同时将竞争性谈判采购结果通知所有未成交的供应商第三十一条成交候选供应商放弃成交资格，采购单位可依序确定其他供应商为成交供应商，也可重新组织谈判第三十二条采购单位与成交供应商应当在成交通知书发出之日起15日内，按照采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购数量、技术和服务要求、谈判确认的报价等事项并签订采购合同第三十三条出现下列情形之一的，采购单位应当终止竞争12性谈判采购活动，发布谈判项目终止公告或通知函并说明原因

（一）因情况变化，不再适用竞争性谈判采购方式的；

（二）购买谈判文件的供应商不足2家的第五章谈判保证金及费用管理第三十有关竞争性谈判采购活动的谈判保证金、采购文件发售费用、评审费用等的收支由采购单位或采购服务机构的财务部门按照相关规定办理第三十五条采购单位或采购服务机构最迟应当在书面合同签订后5日内向成交供应商和未成交的供应商退还谈判保证金采购文件可以规定以下情形不退还谈判保证金

（一）供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的;

（二）供应商在响应文件中提供虚假材料的；

（三）成交供应商拒绝按采购文件规定时间、金额、形式提交履约保证金；

（四）除因不可抗力或谈判文件认可的情形外，成交供应商不与采购单位签订合同的；

（五）供应商与采购单位、其他供应商或采购服务机构恶意串通的；

（六）采购文件规定的其他情形第三十六条竞争性谈判文件的收费应当合理，不得以营利为目的，尽量保证收支平衡，收取费用应按照专款专用的原则使用于竞争性谈判活动上，不得用于其它无关竞争性谈判活动的开支第六章监督与检查第三十七条各级采购管理部门应当加强对竞争性谈判采购的监督检查监督检查包括以下主要内容有关竞争性谈判采购的法律、法规和政策的执行情况；竞争性谈判采购项目预算的执行情况;竞争性谈判采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；竞争性谈判采购合同的履行情况；其他应当监督检查的内容被监督检查的单位和个人应当如实反映情况，提供有关材料第三十八条公司及各单位（项目部）的采购行为应当接受审计、监察等部门以及社会的监督任何单位和个人有权对采购中的违法行为进行控告和检举，相关部门应当及时进行处理第七章附则第三十九条本办法由公司物资部负责解释第四十条本办法自发布之日起施行附件管理职责界面确认单14—第六条集团物资贸易有限公司是集团竞争性谈判的实施机构集团公司批复由集团物资贸易有限公司组织实施的，在采购单位的组织下，编制采购方案和竞争性谈判采购文件、发布公告、组织评审等业务工作；集团公司批复公司自行组织的，采购单位根据公司采购管理部门批复意见实施采购，采购单位自行编制采购方案和竞争性谈判采购文件，由采购单位发布公告、组织评审等业务工作第三章实施方式及适用范围第七条竞争性谈判采购分为公开竞争性谈判、邀请竞争性谈判两种实施方式公开竞争性谈判是指通过鲁班平台、阿里巴巴等平台发布谈判公告邀请不特定的潜在供应商参与谈判，邀请竞争性谈判是指邀请特定的潜在供应商参与谈判竞争性谈判采购原则上采取公开竞争性谈判，采用邀请竞争性谈判的，需说明原因经本级分管领导审核同意，并在采购方案中说明竞争性谈判供应商原则上不得少于3家公开竞争性谈判购买采购文件的供应商或经市场调查可邀请的供应商不足3家的，采购单位应对采购活动的竞争性进行评价，决定是否开展竞争性谈判采购第八条符合下列情形之一的产品和服务，可采用竞争性谈判方式采购

（一）未达到招标采购限额的；

（二）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或功能要求的；

（三）非采购单位所能预见的原因或者非采购单位拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（四）不能事先计算出价格总额的；

（五）非采购单位原因招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；

（六）建设单位或业主已明确备选供应商名单且备选供应商少于5家的；

（七）在股份公司、集团公司框架协议或供应商准入招募名录内实施采购的；（A）经调查，潜在供应商仅有两家或有其他特殊情形不宜招标的；

（九）集团公司采购指引清单列明竞争性谈判方式采购的;

（十）其他特殊情形除上述

（一）

（七）

（九）项情形外，采购单位须说明情况并履行审批程序方可进行竞争性谈判采购公司各单位（项目部）采购方案经本级分管领导审核、公司分管领导签认、随采购方案逐级上报至集团公司采购管理部门批准第四章采购程序及内容第九条集中采购的物资，采购单位应在鲁班平台编制采购方案，应逐级上报集团公司审批通过后实施；非集采物资须经公司采购管理部门审批同意后实施采购方案应包括

（一）采购项目概况；

（二）实施方式；

（三）评审方法；

（四）谈判小组的产生方式，不随机抽取专家的理由（如有）;

（五）谈判公告（邀请）发布、谈判文件出售的时间及地点；

（六）供应商递交响应文件截止时间、谈判时间及地点；

（七）邀请谈判的理由（如有）、拟邀请供应商名单的产生方式及理由；

（八）其他需说明事项第十条采用公开竞争性谈判方式的，集团物贸公司或采购单位根据采购方案编制竞争性谈判公告在鲁班平台、阿里巴巴等平台发布，采用邀请竞争性谈判采购方式的，向拟邀请供应商发出谈判邀请书第十一条谈判公告或者邀请书应当载明下列内容

（一）项目名称、数量、实施地点和时间及包件划分等；

（二）供应商资格条件；

（三）获取采购文件的时间、地点、方式及采购文件售价;

（四）响应文件提交的截止时间、开启时间及地点；

（五）采购单位及采购服务机构的名称、地址、联系人及联系方式；

（六）其他需要载明的内容第十二条采购单位根据审批同意的采购方案组织采购服务机构编制或自行编制竞争性谈判采购文件，经评审后发售竞争性谈判采购文件一般包括下列内容

（一）谈判公告（谈判邀请书）；

（二）供应商须知（包括谈判有效期、保证金缴纳数额和形式、谈判结果公示及有关质疑、投诉等事项）；

（三）响应文件的编制要求；

（四）采购需求、价格构成等描述；

（五）谈判程序和评审方法、标准；

（六）符合公司合同范本要求的合同条款和签订方式；

（七）其他第十三条采购文件应当明确规定评审方法，竞争性谈判采购评审方法分为经评审的最低价法和综合评估法经评审的最低价法是指响应并满足竞争性谈判文件全部实质性要求的前提下，以谈判后最终报价最低的供应商作为成交候选供应商的评审方法综合评估法是指按谈判后供应商最终报价、技术、商务等要素设置分值权重，对响应并满足竞争性谈判文件全部实质性要求的供应商进行评审，按评审得分排序确定成交候选供应商的评审方法采购单位应结合采购项目的实际情况合理选择评审方法、设定评审因素、细化评审标准，各项评审因素均应设置明确的评审标准，具备量化条件的应进行量化第十四条采购文件应当规定一个适当的谈判有效期，以保证采购单位有足够的时间完成评审和与成交供应商签订合同谈判有效期从采购文件规定的供应商递交响应文件截止之日起计算，不宜少于90天第十五条采购单位要求供应商缴纳谈判保证金、成交供应商缴纳履约保证金的，应当在采购文件中载明谈判保证金和履约保证金除现金外，可以是银行出具的银行保函、银行汇票或现金支票，以现金或者支票形式提交的谈判保证金和履约保证金应当从其基本账户转出谈判保证金不得超过项目估算价的百分之二，有效期应当与谈判有效期一致履约保证金不得超过合同金额的10%,但成交价格明显偏低导致合同履行风险偏高，需要缴纳高额履约保证金的除外；履约保证金应在合同签订前提交，有效期自合同生效之日起至合同约定的供应商主要义务履行完毕为止第十六条采购文件应明确潜在供应商或者其他利害关系人提出异议、投诉的方式、时效、受理单位及联系人第十七条采购单位按谈判公告或谈判邀请书规定的时间、地点发售谈判文件公开竞争性谈判文件的发售期限自开始之日起不得少于3日，从谈判文件发售之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于7日邀请竞争性谈判自采购文件发售截止之日至供应商首次响应文件截止之日止不得少于4日第十八条提交响应文件截止之日前，采购单位可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的，采购单位应当在提交响应文件截止时间至少3日前，通过鲁班平台（阿里巴巴）或以书面形式通知所有获取谈判文件的供应商；不足3日的，采购单位应当顺延提交响应文件截止时间第十九条采购单位应当按照采购文件要求接收供应商递交的响应文件，逾期送达或者不按照采购文件要求密封的响应文件,采购单位应拒收采购单位或者鲁班平台（阿里巴巴）收到采购文件后，应当签收保存不得开启供应商在提交响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知采购单位补充、修改的内容作为响应文件的组成部分补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准第二十条采购单位应根据谈判采购的项目情况组建谈判小组，谈判小组由采购单位代表和有关专家组成，人数为3人（含）以上单数，采购估算金额达到招标限额的应为5人（含）以上单数组成；谈判小组中专家人数不少于总人数三分之二采购单位代表由采购单位直接确定，可以是本单位人员，也可以是外部专家谈判专家原则上从公司专家库中随机抽取，专家抽取在评审前两天内进行，并进行记录对于服务类采购项目及技术复杂、专业性强等特殊产品采购项目，采取随机抽取方式确定的专家难以保证谈判及评审质量的，可以由采购单位直接从专家库中选择专业匹配度高、熟悉相关产品和服务性能及市场环境的专家；集中3个及以上单位需求组织开展的采购活动，谈判专家可由各采购单位从专家库中推荐产生谈判小组成员名单在成交供应商确定前应当保密第二十一条采购单位应按照采购文件规定的时间、地点、方式组织对供应商的首次报价进行开启并公开唱出报价，公开唱出的报价应予记录并经供应商代表签字确认第二十二条谈判小组应按采购文件要求对供应商响应文件的有效性、完整性和响应程度进行符合性审查，记录有关情况,确定进入谈判程序的供应商名单进入谈判程序的供应商可以是通过审查的所有供应商，也可以是通过审查且首次开启报价靠前的3个及以上供应商，具体产生方式应在谈判文件中明确通过资格条件审查的供应商少于3家，采购单位应对采购活动的竞争性及采购结果合理性进行评价，决定是否进行后续谈判及接受谈判结果相关评价意见应在谈判报告中说明第二十三条谈判小组根据响应文件审查情况拟定谈判策略、提出谈判问题并组织谈判谈判内容应覆盖产品及服务的技术标准、服务要求、价格、合同条件等核心内容，小组成员应就谈判内容合理分工谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判，给予所有进入谈判程序的供应商平等的谈判机会逐家谈判一次为一个轮次，谈判轮次由谈判小组视谈判后的情况决定，但至少应进行一轮谈判谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容供应商需要进行澄清、说明或补充的，应要求其提供授权代表签字确认的书面材料谈判小组可在采购文件基础上进一步细化采购需求，要求供应商就提供的产品及服务做进一步优化，并就价格与供应商进行谈判，以确保采购目标的实现供应商对响应文件的优化内容需提供授权代表签字确认的书面材料随二次报价一并提交通过谈判，如需要对原谈判文件的实质性内容作修改，谈判小组应将修改建议书面提供给采购单位并告知所有供应商终止后续谈判如需重新启动竞争性谈判采购，须按新的采购项目实施第二十四条谈判文件能够详细列明采购产品或服务技术标准、服务要求的，谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内提交二次报价。