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办公室接待礼仪知识办公室是一个人员云集,表达职场专业性与效率的办公场所,办公室礼仪代表着一个企业的企业文化,表达着员工的精神面貌和良好的职业素质,能够赢得大多数人的尊重和好感,下面是我为大家整理的,希望能够帮到大家哦!
1.接待人员要注意接待室的布置,接待室要清洁、整齐、美观,让客人走进来以后觉得这里的工作有条不紊,充满生机接待来访的地方要准备好座位、茶水,还应有一部,有条件的话还应有复印设备、电脑等
2.接待人员接待礼仪的根本要素是“诚心〃待人接物应热情开朗、温存有礼、举止大方而灵活,防止“门难进、脸难看、话难听、事难办〃的仪表举止
3.不要和客人争着说话,应让客人先说,然后发言;特殊情况要发言的,应说对不起,我能打断一下吗?
4.与客人谈话时距离要适中太近,给人鬼鬼祟祟的感觉;太远,又给人一种冷漠疏远、不够热情的感觉
5.向客人介绍人或物品时应该掌心向上,同时说话要清晰明白来访者接待前台在岗位上一般是坐着的但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意“您好,请问您找一位〃、“有预约吗〃知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用标准的仪态引领来访者入座倒水如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要照顾一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台接待应该用标准的手势指引如何去,或者带来访者去如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了如果来访者知道找谁,但没有预约,办公室前台要打问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,XXX单位的XXX来访,不知道是不是方便接待出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的,再询问这样在来访者听来,即使那头没有容许接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地日常接待是办公室接待工作中一项频繁而重要的工作,它代表着一个单位的形象,也反映着办公室人员的职业素养因此办公室人员掌握必备的日常接待礼仪,是办公室工作重要的组成局部一迎宾礼节迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少迎来送往,是日常接待工作的主要方面
1.办公室日常迎宾秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约的“不速之客〃不管是有约的还是无约的,秘书都应热情地以礼相待当来宾假设是熟悉且依约前来的,秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点对首次到访的来宾,不管有约无约,秘书都应诚恳地进展自我介绍,然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份,并与其握手致意,必要时可与来宾礼貌地交换名片对有约的、重要的,或是远道而来的来宾,为了表示郑重、尊敬和热情、友好,主人多数是秘书应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾当来宾乘坐的车辆驶近时,应面带微笑,挥手招呼致意,以示“我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临〃之意
2.办公室之外迎宾有时,秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾,或在接待活动地迎接来宾,这相对于办公室日常迎接来说,程序更为复杂些,礼仪礼节要求也更为讲究迎宾时,主人应提前到达迎接地点来宾到达后,主人应上前热情地招呼、问候,然后或自我介绍,或互相介绍,或交换名片如果与来宾是初次见面,秘书可事先准备好写有如“欢迎XX公司XX先生一行〃之类醒目文字的接站牌对重要的来宾,可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式必要时,要安排迎宾线,即在迎宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互致意,主方人员列队迎接来宾迎宾线可安排在门内,也可安排在门外,但一定要面向来宾方向迎宾线的迎接人员要按职务的上下排列,排列方式可是“一字式〃或“雁字式〃欢迎重要来宾时,有时还要安排送花送花时,一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎〃花语的花卉,如玫瑰、兰花、紫罗兰等如果是接待外宾,送花时,一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗一般来说,以红色花系或紫色花系为佳,忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花来宾所在国的国花一般都会受欢迎在数目上,西方人送花一般是单数,但不能送13朵二送宾礼节俗话说“出迎三步,身送七步〃这是迎送客人的最根本礼节送别客人时,秘书应根据实际情况,将客人送至办公室或接待室门口,或送至电梯口,或送至单位的大门口等,与客人握手道别,必要时还要为客人翻开车门送别时一定要注意的是,不管送到哪里,都要面带微笑,挥手目送客人远去握手道别时,主人一般不宜先伸手,以免给人造成“逐客〃的误会重要的访问应当举行一定的欢迎仪式,欢迎仪式可在交通场所或特定的地方举行必要时,要安排送宾线,即在送宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互话别,主方人员列队送别来宾送宾线的人数及安排与迎宾类似同时,有时还可安排送花送别时,可用芍药花、胭脂花等,也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别,同迎接时送花一样,也要注意有关的禁忌办公室接礼仪
一、及时接听如果铃声一响起,就应立即放下收头的事去接听如果接听不及时,就会反映出一个人散漫的态度,而且应该亲自接听,轻易不要让他人代劳,尤其是不要让小孩干代接。