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Projection基础知识假如您是刚刚接触项目管理或者Microsoft Project,可能会有很多有关如何创建与管理项目的问题本教程首先介绍了项目管理与Microsoft Project的基本概念,然后在随后的课程中讲解了有关创建计划、跟踪进度与交流工作结果的基本知识每个有关创建计划、跟踪进度与交流工作结果的课程都包含一组循序渐进式的指导与一个引导您阅读整个课程的简单导航系统假如要熟悉项目管理与Microsoft Project的基本知识,请单击“基础知识”下面的课程,或者使用下面的超级链接假如希望立即开始创建项目,请单击左侧菜单中的“创建计划”
1.什么是项目管理?项目管理是为完成一个预定的目标,而对任务与资源进行计划、组织与管理的过程,通常需要满足时间、资源或者成本方面的限制项目的计划能够很简单,比如笔记本上列出的任务与它们的开始与结束日期;也能够很复杂,比如包含成千上万项任务与资源与上百万元项目预算的项目大多数项目管理工作都涉及一些相同的活动,其中包含将项目分割成便于管理的多个任务、排定任务的日程、在工作组中交流信息与跟踪任务的工作进展所有项目都包含下列三个要紧的阶段1创建计划2跟踪与管理项目3结束项目这三个阶段进行得越成功,成功完成这个项目的可能性就越大
2.项目三角形假如能拥有预见项目的未来情况的特异功能,那管理项目可就……在某种程度上能够!只要您明白了塑造项目的三个基本要素时间反映在项目的日程中的完成项目所需的时间费用即项目的预算,它取决于资源的成本,这些资源包含完成任务所需的人员、设备1项目经理能够建立消息规则来自动从工作构成员中同意更新的信息使用Microsoft Project Central需要Microsoft Project Central许可证,只是只有项目经理/管理员在保护Microsoft ProjectCentral数据库时才需要Microsoft Project2000许可证所有用户务必适时地使用Microsoft Project2000或者Microsoft ProjectCentral的许可副本使用电子邮件一旦以电子方式进行连接并链接上,工作组就能够利用特殊的电子邮件来做下列情况分配任务1同意或者拒绝任务分配1申请与提交状态报表1发送与接收任务更新随着需求发生变化,假如要在电子邮件系统上进行通讯,项目经理与所有工作构成员务必1连接到网络上I使用与MAPI兼容的、32位电子邮件系统1在计算机上安装WGsetup.exeo有关在工作组中使用Microsoft ProjectCentral或者电子邮件的全面内容,请参阅Mier osoftProjectCentral详解或者者工作组消息详解
3.2以Web格式公布信息能够在万维网的HTML文档中包含Microsoft Project日程的信息Microsoft Project利用导入/导出映射来决定什么域导出为HTML格式,并利用模板来决定该HTML文件中显示信息的方式与位置能够创建或者者编辑HTML导入/导出映射与HTML模板1单击“文件”菜单中的“另存为Web页”命令2假如有必要,请在“文件名”框中键入导出文件的名称,然后单击“储存”按钮3在“导入/导出映射”列表中,单击用于导出数据的映射名称,如“使用标准模板导出为HTML”注释单击“新映射”按钮能够定义新映射或者者编辑已有映射4单击“储存”按钮注释能够编辑Microsoft Project用来从导出数据中创建HTML文件的模板示例或者者能够创建自己的模板有关利用HTML模板示例的全面内容,请参阅HTML导出模板与标签
4.3用图形来公布信息能够将活动Microsoft Project视图中的信息复制为静态图片并在能够显不图形信息的程序中粘贴为图像还能够将图片储存为Web上使用的Web兼容的文件格式在许多视图中,能够复制整个视图的图片或者者选定并复制视图的部分区域1选定项目中要复制的行或者在屏幕上显示要复制的区域2单击“编辑”菜单中的“复制图片”命令3在“表现图像”部分指定表现图像的方式1假如要复制屏幕显示的信息,比如用于Microsoft PowerPoint幻灯片,请单击”按屏幕显示单选按钮1假如要按打印方式复制信息,请单击“按打印格式”单选按钮1假如要将信息复制为GIF图像文件,以便在Web页或者其他程序中使用,请单击“到GIF图像文件”单选按钮,然后指定复制到的路径与文件名4在“复制”部分中,假如要复制计划的所有可见部分,请单击“屏幕上的行”单选按钮;假如要仅复制选定行,请单击“选定行”单选按钮5假如要复制时间刻度上某段日期范围内而不是当前显示日期的信息,请在“时间刻度”部分的“从与到”框中键入开始日期与结束日期6单击“确定”按钮7切换到要粘贴Microsoft Project信息的程序,然后利用该程序的“粘贴”命令粘贴该图Project2000域的使用您能够使用Microsoft Project域自定义视图中的列、筛选出特定类型的信息与以不一致的信息顺序安排任务或者资源1自定义视图与报表1快速重新定义表中的列1向表中添加列1在工作表视图中应用筛选器1筛选器的创建或者修改1使用自定义域1列举域的种类1列举域的类型1自定义视图与报表1更换打印选项1更换页面外观1创建视图1创建自定义报表更换打印选项当准备打印视图或者报表时,能够指定打印机与打印属性、打印范围、复本份数与日期范围Microsoft Project将保留某些选项(比如,打印机名等),这样,下次打印时就不必再重设有些选项(比如,时间刻度范围“全部”或者“日期从”/“日期到”、只打印页左侧数据栏设置、人工分页符设置等)将与项目文件一起储存
1.单击“文件”菜单中的“打印”命令
2.选取所需的打印选项,然后单击“确定”按钮注释Microsoft Project不可能保留打印范围与副本份数的设置这些设置需每次打印时调整更换页面外观能够选取下列几种方法来更换视图或者报表中页面的外观通过更换表、应用筛选器或者更换排序顺序,能够更换视图或者报表中显示的信息在视图中,能够通过分组来改变显示的信息能够添加注释以提供全面信息,或者增加列总数以提供摘要信息通过调整页边距、设置文本格式、更换页面方向、缩放页面大小或者设置为适合页面的大小,与添加页眉、页脚或者图例等方法,能够更换视图与报表的页面设置要素与页面版式还能够指定每页打印的列数,并使用页分隔符来指定页的开始位置与结束位置能够更换打印页的数量能够使用页码或者日期范围来打印全部项目或者部分项目,或者打印项目的多个副本可用筛选器可用表可用分组页面设置调整视图与报表的比例自定义视图与报表更换打印选项创建视图假如现有的视图都不能符合您的需求,则能够新建视图单击“视图栏”中的“其他视图”假如要基于现有视图创建新视图,请选取“视图”列表中视图,然后单击“复制”按钮假如要创建一个全新的视图,请单击“新建”按钮,再选取“单一视图”或者“复合视图”选项,然后单击“确定”按钮在“名称”框中,键入视图名称,并为新建视图选取屏幕类型、表与筛选器,并指定是否突出显示筛选结果假如要新建复合视图,请在“上方”框中选取要显示在上方窗格的视图名称,在“下方”框中选取要显示在下方窗格的视图名称假如需要将新建的视图显示在“视图栏”或者“视图”菜单中,请选中“显示在菜单中“复选框单击“确定”按钮假如要显示新建的视图,请单击“应用”按钮注释能够将新建的或者更换过的视图复制到另一项目中,或者者通过使用“管理器”使这些视图在所有项目中均可用操作方法创建自定义报表Microsoft Project包含29种预定义的任务、资源与交叉分析报表,但没有预定义的月历报表,这务必由您自己创建假如没有适合所选信息的预定义报表,则能够创建自定义报表创建自定义报表与编辑预定义报表相类似二者的唯一不一致之处在于,创建自定义报表时,您使用的是四种报表模板中的一种,而不是预定义报表此处所说的四种报表模板分别是“任务”、“资源”、“月历”与“交叉分析”模板也能够通过制作现有报表的副本,然后进行编辑,来创建自定义报表请选择创建自定义的任务报表创建自定义的资源报表创建自定义的月历报表创建自定义的交叉分析报表复制报表快速重新定义表列能够在工作表视图或者“甘特图”视图中快速更换表中列的定义方式双击要更换的列的标题在“列定义”对话框中,更换列的域名称、标题、标题对齐方式、数据对齐方式与宽度假如希望将列宽设置为所含内容最长的列的宽度,请单击“最佳”按钮在表中添加列假如Microsoft Project提供的表不能显示所需的信息,能够在现有的表中添加列,以便显示所需的信息在工作表视图中,选取一列,在其左侧插入新列单击“插入”菜单中的“列”命令在“列定义”对话框中,指定该列的域名称、标题、标题对齐方式、数据对齐方式与宽度假如希望将列宽设置为所含内容最长的列的宽度,请单击“最佳”按钮在工作表视图中应用筛选器假如要熟悉当前视图中特定任务或者资源的信息,能够在视图中应用筛选器进行查看能够指定筛选器显示或者突出显示符合筛选器条件的任务或者资源有关筛选器与可用筛选器类型的全面信息,请单击指向“项目”菜单中的“筛选”命令,选择所需的筛选器假如要应用不在“筛选”子菜单上的筛选器或者应用一个突出显示的筛选器,能够单击“其他筛选器”命令,然后执行步骤2-4假如要选取任务筛选器,请单击“任务”单选钮,然后在“筛选器”列表中选择筛选器假如要选取资源筛选器,请单击“资源”单选钮,然后在“筛选器”列表中选择筛选器单击“应用”按钮能够应用选定筛选器,单击“突出显示”按钮则应用突出显示筛选器假如应用的是交互式筛选器,请键入所需值,然后单击“确定”按钮操作方法注释不能在资源视图中应用任务筛选器或者在任务视图中应用资源筛选器提示假如要关闭筛选器,请指向“项目”菜单中的“筛选”,选取“其他筛选器”,假如如今已应用了某一任务筛选器,请选取任务列表中的“所有任务”,假如如今已应用了某一资源筛选器,请选取资源列表中的“全部资源”,然后单击“应用”按钮创建或者修改筛选器假如需要查看项目信息中某定义子集,能够在Microsoft Project的视图中应用筛选器,从而只显示符合筛选器准则的信息假如Microsoft Project提供的筛选器不能满足您的需求,能够新建筛选器或者对现有筛选器进行修改储存项目时,新建筛选器或者修改的筛选器将随项目文件一同储存有关筛选器与可用筛选器类型的全面信息,请单击单击“视图栏”中的任意视图假如“视图栏”中没有所需视图,单击“其他视图”按钮,然后在“视图”列表中选取所需视图,并单击“应用”按钮指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击“其他筛选器”命令假如要创建或者修改任务筛选器,单击“任务”单选钮假如要创建或者修改资源筛选器,单击“资源”单选钮假如要创建新的筛选器,能够单击“新建”,然后在“名称”框中键入新建筛选器的名称假如要修改一个原有的筛选器,能够单击“筛选器”列表中的筛选器名称,然后单击“编辑”按钮在“筛选器”下方,选取域名称与筛选条件在“值”域中,选取要筛选的值或者选定由逗号分隔的值的范围假如筛选器将包含多个准则行,请在第一行正下方的行中选取新的条件,然后在同一行的“AND/OR”域中选定一个运算符单击“确定”按钮,然后单击“应用”按钮提示为了使筛选条件构成一组,以便同时应用这些筛选条件,而不是与其他准则一起使用,应在不一致的条件集合之间留出空白行,并在空白行的“AND/OR”域中选取运算符当为某筛选器键入的筛选条件为“等于”或者“不等于”时,能够使用通配符*(代表任意个字符)或者?(代表任意字符),同时这时“域名称”中指定的域中应包含文本值,如“资源名称”,而不是数值,如“工期”注释不能在资源视图中应用任务筛选器或者在任务视图中应用资源筛选器假如在一个表达式组中输入了三个或者更多的条件,则先应用“AND”语句,再应用“OR”语句这与Microsoft Project早期版本中的高级筛选器表达式不一致,而且产生的结果也不一致在有多个条件组的情况下,“AND”语句中的筛选条件将根据其出现顺序逐一应用自定义域能够在任何工作表视图(比如“甘特图”、“任务分配状况”与“网络图”视图)中插入并显示自定义域还能够在“资源使用状况”与“资源工作表”视图中插入并显示自定义资源域M icrosoftProject包含下列自定义域“成本1”到“成本10”“日期1”到“日期10”“工期1”到“工期10”“开始时间1”到“开始时间10”“完成时间1”到“完成时间10”“标志1”到“标志20”“数字1”到“数字20”“大纲代码1”到“大纲代码10”“文本1”到“文本30”能够在下列对话框中使用自定义域对话框显示该对话框的操作“列定义”双击列标题“筛选器定义”指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击“其他筛选器”命令选择一个筛选名称,然后单击“编辑”按钮自定义“自动筛选”在“格式”工具栏上,单击“自动筛选”按钮单击列标题上的箭头,然后单击“自定义”选项“交叉分析报表”(“排序”选项卡)单击“视图”菜单的“报表”命令,然后双击“自定义”选择“交叉分析”,单击“编辑”按钮,然后再选取“排序”选项卡“方框样式”在“视图栏”中,单击“网络图”按钮再单击“格式”菜单中的“方框样式”命令,然后单击“其他模板”按钮单击一个模板,然后单击“编辑”按钮“替换”单击“编辑”菜单中的“替换”命令“表定义”指向“视图”菜单的“表”子菜单,然后单击“其他表”命令选择一个表名称,然后单击“编辑”按钮”条形图样式”(“文本”选项卡)单击“格式”菜单的“条形图样式”命令,然后选取“文本”选项卡“条形图样式”在“视图栏”中,单击“日历”单击“格式”菜单的“条形图样式”命令“排序”指向“项目”菜单的“排序”子菜单,然后单击“排序方式”命令“查找”单击“编辑”菜单中的“查找”命令定义“导入/导出映射”单击“文件”菜单的“储存文件”命令在“储存类型”框中,单击“文本文件(制表符分隔)单击“储存”按钮,然后单击“新映射”按钮Project2000跟踪与管理跟踪与管理进度在管理项目时,需要监视项目的三角因素时间、资金与范围调整其中之一都将影响其他两个意外的延迟、成本的超出与资源更换等事件都将在日程计划中导致问题假如保持项目信息为最新,则能够始终查看项目的最新状态通过该方法可与早确定可能影响项目成功的问题并使用Microsoft Project找出解决方案本节课程将演示如何跟踪与管理项目中的工作单击“开始课程”按钮可开始开始课程
1.课程如何跟踪任务的实际进度在创建项目并开始工作后,能够跟踪实际的开始与完成日期、实际完成的任务百分比与实际工时跟踪实际进度可显示所做的更换影响其他任务的方式,从而最终影响项目的完成日期当您完成本课程后,就可明白输入实际任务信息的方法并查看其对日程的影响了
1.1检查任务是否正按计划进行假如要保持项目按计划进行,请确保任务按计划开始与完成“跟踪甘特图”视图将协助发现问题所在,即偏离比较基准计划的任务然后即可调整任务有关性、重新分配资源或者删除某些任务以满足最终期限的要求“跟踪甘特图”视图将比较每个任务的当前日程与原始日程在储存了带有比较基准的项目与输入实际进度数据之前,“跟踪甘特图”视图将显示比较基准条形图并同时显示计划的或者实际的条形图随着实际数据的输入,顶部条形图可能移动以显示与计划的偏差比如,假如“盘存制品”的开始日期前移两天并已完成55%,则红色的计划条形图将超出在其下面的比较基准条形图两天1单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图”命令2假如要查看差异域,请指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“差异”命令3假如需要,请按Tab键查看差异域4指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单,然后单击“跟踪”命令5更新项目中任务的进度1假如任务已按日程开始,请单击任务,然后单击“按日程更新”按钮1假如任务没有按日程进展,在下一节课程中将学习如何输入实际的开始与完成日期,与如何输入任务的实际工期或者按百分比来更新任务进度注释为了包含差异信息,您务必储存比较基准
1.2输入任务的实际开始与完成日期延迟开始或者完成的任务将由于延迟有关任务的开始或者完成日期而延误整个项目提早开始或者完成的任务能够释放资源用于在日程后面开始的任务Microsoft Project使用输入的实际值来重排项目中剩余部分的日程1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单,然后单击“跟踪”命令(假如还没选中)3在“任务名称”域中选择要更新的任务假如要选择不连续的任务,可按住Ctrl键,然后单击需要的任务假如要选择连续的任务,可按住Shift键,然后单击要更新的第一个与最后一个任务4单击“更新任务”按钮与材料范围项目的目标与任务,与完成这些目标与任务所需的工时时间、费用与范围这三个因素构成了项目三角形调整其中任何一个因素都会影响其它两个因素尽管这三个因素都非常重要,但通常有一个因素会对项目有决定性的影响这些因素之间的关系随着项目的不一致而有所变化,它们决定了会出现的问题,与可能的解决方案熟悉什么地方会有限制、什么地方能够灵活掌握,将有助于规划与管理项目
3.Microsoft Project数据库作为项目经理,您有很多情况要做Microsoft Project能帮您做些什么呢?首先,它在其数据库中储存了有关项目的全面数据它还能够利用这些信息计算与保护项目的日程、成本与其他要素,并创建项目计划您提供的信息越全面,计划就越精确与电子表格相似,Microsoft Project会立即显示它的计算结果但是只有在您输入了所有任务的关键信息后,它才能最终完成项目计划这时您才能熟悉项目完成的时间或者者任务日程的具体日期Microsoft Project将您输入的与它计算出的各类信息储存在域中每个域都包含特定类型的信息,比如任务名称或者工期在Microsoft Project中,域通常按列显示
4.查看所需的数据在某一时间,您关注的可能是完成日期,而在另一时间,您关注的可能是成本项目数据库中包含了很多信息,但在任何特定时刻,你都只需要其中的一部分假如要获取所需信息,能够利用下面这些工具视图能够以便于懂得的方式显示部分项目信息比如,甘特图以列表与条形图的形式显示了任务的基本信息表定义了显示出的列筛选器有助于将注意力集中在特定的任务或者资源上与电视频道相似,每种视图能显示不一致类型的信息表与筛选器能够用于进一步调整5在“实际”部分下的“开始”或者“完成,框中键入或者选择日期假如输入了完成日期,请确保任务已经100%完成;Microsoft Project将假定日期是正确的并相应地重排其他任务的日程6单击“确定”按钮注释输入任务的实际开始或者完成日期将更换该任务相应的目前规划的日期但是比较基准日期不受影响
1.3输入任务的实际工期假如明白任务已经进行的天数同时该任务正按计划进行,则能够通过输入资源用于该任务上的工期来跟踪任务进度假如输入了任务的实际工期,Microsoft Project将更新实际开始日期、任务完成百分比与日程中剩余任务的工期1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2在“任务名称”域中单击要输入实际工期的任务3指向“工具”菜单中的“跟踪”子菜单,然后单击“更新任务”命令4在“实际工期”框中键入任务的实际工期5单击“确定”按钮提示假如估计任务将比原始安排提早或者推迟完成,能够在“剩余工期”框中输入新值注释假如输入长于或者等于目前规划的工期的实际工期,该任务将变为100%完成,同时目前规划的工期将等于实际工期
1.4按百分比来更新任务进度通过输入任务工期完成的百分比,您可指示任务进展的程度关于相对较短的任务,可能不值得如此全面地跟踪进度;但关于长期任务,指明任务完成的百分比将有助于跟踪实际进度与比较基准计划的对比情况1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“任务名称”域中要更新进度的任务3单击“任务信息”按钮,然后单击“常规”选项卡4在“完成百分比”框中键入0到100之间的数字5单击“确定”按钮注释1Microsoft Project基于子任务的进展来计算摘要任务的完成百分比还能够人工输入摘要任务的完成百分比,Microsoft Project将用其计算其子任务的完成百分比1在默认情况下,Microsoft Project以水平贯穿“甘特图”上每一条形图中部的黑色细线来指示任务完成的百分比1假如将任务标记为100%完成,Microsoft Project将在标记域显示一个选中标记提示能够使用“跟踪”工具栏上的按钮更新任务进度与执行其他跟踪操作要查看“跟踪”工具栏,请指向“视图”菜单中的“工具栏”子菜单,然后单击“跟踪”命令
1.5按时间周期来更新实际工时能够在Microsoft Project中使用时间分段域来跟踪实际工时由于能够输入日程中特定一天的信息,因此跟踪使用时间分段的域将有助于周期性地更新项目以保持其为最新状5^^o1单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令2指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“实际工时”命令3在视图的时间分段部分,的“实际工时”域中键入每个分配的资源的实际工时提示1假如无法区分是分配给任务的哪个资源完成的工时,请在任务的“实际工时”域中键入由任务所有资源共同完成的工时值Microsoft Project将根据资源在任务上安排的时间与每个工作分配的剩余工时来在资源中分配实际与剩余的工时1还能够一次键入一周的实际工时单击“视图”菜单中的“显示比例”子菜单,然后单击“1个月”单选按钮来以周为增量显示时间刻度然后在“实际工时”域键入该周的实际工时
1.6查看任务是否有比计划多或者少的工时假如您正在管理项目中的资源分配,则需要确保资源能在目前规划的时间内完成任务假如储存了项目的比较基准,则能够查看差异信息日程中的差异有利有弊,这取决于差异的类型与严重性比如工时少于计划的任务通常是个好消息,但这可能表示资源没有有效地分配1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“工时”命令假如需要,请按Tab键来查看“实际”域3比较“工时”、“比较基准”与“实际”域中的值“差异”域中的值显示目前规划的工时与比较基准中储存的原始计划值的差异
1.7将实际任务信息与比较基准进行比较当您储存了比较基准计划并更新了日程后,则能够将比较基准计划与实际进度进行比较以确定差异差异将对项目中未按计划进行的区域作出警告为了保持项目按日程进行,请确保任务尽可能地按时开始与完成每个项目都有差异,但重要的是应尽早发现偏离比较基准计划的任务,以便调整任务有关性、重新分配资源或者删除某些任务来满足最终期限的要求1单击“视图”菜单中的“跟踪甘特图”命令“跟踪甘特图”视图可图形化地显示任务差异,以便于查看日程中的差异2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“差异”命令假如需要,请按Tab键来查看差异域注释在显示差异之前务必更新任务的实际开始与完成日期、实际工时值或者实际工期Microsoft Project将基于输入的信息计算其他任务信息
2.课程如何按资源来跟踪实际工时您可能需要逐个任务地或者在项目中累积地跟踪项目中每个资源完成的工时然后能够比较计划工时量与实际工时量这种比较将有助于跟踪资源的性能与规划未来项目的工作量当您完成本课程后,就明白该如何输入资源完成的实际工时与查看资源计划的与实际的工时之间的差异了
2.1输入资源完成的实际总工时假如基于资源的可用性来安排任务,可通过更新在任务上完成的工时来跟踪任务进度使用这种方法可跟踪每个资源完成的工时当您更新资源在任务上完成的实际工时后,Microsoft Project将从为资源安排的总工时中减去已完成的实际工时来自动计算剩余工时1单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“工时”命令在“任务名称”域中将同时列出任务与资源名称假如需要,请按Tab键来查看“实际”域3在每个资源的“实际”域中,键入更新的工时值与每个分配的资源的实际工时的工期缩写提示假如无法区分是分配给任务的哪个资源完成的工时,请在任务的“实际”域中键入由任务所有资源共同完成的工时值Microsoft Project将根据资源在任务上安排的时间与每个工作分配剩余的工时来在资源中分配实际与剩余的工时
2.2按时间周期来更新资源的实际工时能够使用Microsoft Project中的时间分段域来跟踪单个资源的实际工时由于能够输入日程中某一天(或者其他时间周期)的信息,因此使用时间分段的域来跟踪资源的实际工时将有助于周期性地更新项目以保持其为最新状态1单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“工时”命令3指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“实际工时”命令4在资源的“实际工时”域中键入实际工时值
2.3查看资源的计划工时与实际工时之间的差异假如基于资源的可用性来安排任务并跟踪实际工时,则能够通过查看比较基准工时与实际工时之间的差异来分析资源完成的总工时还能够将这些数字与比较基准工时与进行到不一致时期的实际工时进行比较来更全面地查看资源的工时进度1单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“工时”命令假如需要,请按Tab键查看“比较基准”与“实际”域3比较每个资源的“比较基准”与“实际”域中的值4请确保“工时”与“实际工时”域显示于视图的时间刻度部分中,指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“工时”命令(假如还未选中)同样再指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“实际工时”命令(假如还未选中)5在视图的时间刻度部分,比较“工时”与“实际工时”域以查看每个资源的工时的每日摘要
3.课程如何将实际成本与预算进行比较您可能想跟踪项目某一阶段的成本超出或者熟悉指定资源在某一天的成本支出或者者只是需要明白累算的总成本跟踪项目成本将有助于查看在何处需要进行更换来按时在预算内完成项目,并有助于规划未来项目的预算当您完成本课程后,就明白该如何输入与查看实际成本了
3.1人工输入实际任务成本随着任务的进展,Microsoft Project将基于任务成本累算方式与资源支付费率来自动更新实际成本但假如想独立于任务的实际工时来跟踪实际成本,则可人工输入成本假如要人工更新成本,您务必首先关闭实际成本的自动更新,然后在工作分配的剩余工时为零时输入自己的实际成本1单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“计算方式”选项卡2清除“总是由Microsoft Project计算实际成本”复选框3单击“确定”按钮4单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令5指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“跟踪”命令6假如需要,请按Tab键来查看“实际成本”域7在“实际成本”域中键入您正更新成本的工作分配的实际成本提示1您可为任务设置固定成本来在任务的开始或者完成时进行累算或者者按比例分布于任务的时间长度中单击“视图”菜单中的“甘特图”命令指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“成本”命令在“固定成本累算”域中,键入或者选择所需的累算方法1除标准工资率外,有的时候工作分配的成本包含资源每次分配给任务时的固定收费,比如设备成本、建设费、投递费或者租金通过单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令,然后在要更换每次使用成本的资源的“成本/使用”域中键入新成本,可输入此每次使用成本
3.2按时间周期来更新实际成本通过使用Microsoft Project中按时间分段的域可跟踪实际成本由于能够输入日程中某一天或者其他时间周期的信息,因此使用按时间分段的域跟踪实际成本将有助于按时间周期来更新项目以保持其为最新状态1随着任务的进展,Microsoft Project将根据设置的累算方法来自动更新实际成本您务必首先关闭实际成本的自动更新以编辑实际成本请单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“计算方式”选项卡2选中“总是由Microsoft Project计算实际成本”复选框3单击“确定”按钮4单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令5指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“成本”命令6指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“成本”命令7指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“实际成本”命令8假如要输入任务的实际成本值,请从视图的时间刻度部分选择某一天或者其他时间周期,然后在任务的“实际成本”域中键入值假如要输入资源的实际成本值,请从视图的时间刻度部分选择某一天或者其他时间周期,然后在资源的“实际成本”域中键入值提示能够其他时间增量来输入实际成本,比如周请单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后单击所需的增量
3.3查看任务是否超出预算或者在预算之内假如为任务分配了固定成本或者指定了资源的工资,您可能想查看成本超出预算的任务通过使用比较基准计划来创建预算并密切跟踪项目成本,可及早发现成本超支并相应地调整日程或者预算Microsoft Project将计算每个资源的工时成本、每个任务与资源的总成本与项目总成本这些成本被认为是目前规划的或者计划的成本,它反映项目进行中的最新成本图1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“成本”命令假如需要,请按Tab键查看“总成本”与“比较基准”域3比较“总成本”与“比较基准”域中的值关于成本差异,请查看“差异”域中的值提示1假如要查看整个项目的总成本、比较基准与差异信息,能够显示项目的摘要任务单击“工具”菜单中的“选项”命令然后单击“视图”选项卡在“大纲选项”下选中“项目摘要任务”复选框,然后单击“确定”按钮1能够查看分配给任务的资源与与该任务有关的资源成本单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“成本”命令向右拖动分隔条并比较分配给该任务的资源的“总成本”、“比较基准”、“实际”与“剩余”域中的值
3.4查看项目总成本您可检查项目的当前.、比较基准、实际与剩余成本来查看项目是否在预算内这些成本在Microsoft Project每次重新计算项目时得到更新1单击“项目”菜单中的“项目信息”命令2单击“统计信息”按钮在“成本”列中将显示当前、比较基准、实际与剩余成本
3.5使用“盈余分析”表来分析成本假如要按日期比较期望进度与实际进度,能够使用“盈余分析”表它将根据成本来比较任务的比较基准日程与实际日程还可基于在任务进行中支出的成本来使用“盈余分析”表预测任务是否将低于或者超出预算而完成比如,假如任务完成50%时的实际成本为200美元,则能够查看200美元是大于、小于还是等于比较基准(或者预算)成本的50%“VAC”域中显示任务完成时比较基准成本与实际成本的差异1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“其他表”命令3在“表”列表中单击“盈余分析”选项,然后单击“应用”按钮4向右拖动分隔条以显示“盈余分析”表的所有域各类值将根据到当前日期(含)为止的实际工时与成本来进行计算假如要更换计算日期,请单击“项目”菜单中的“项目信息”命令在“状态日期”框中键入要使用的日期,然后单击“确定”按钮提示将鼠标指针指向域名称可获得域的说明;比如指向“VAC”域并单击“有关VAC的帮助信息可获取域的说明在“任务分配状况”视图中,能够查看每段时间周期内的盈余分析数据,比如按天、周、月、季度或者年单击“格式”菜单中的“全面样式”命令,然后单击“使用状况细节”选项卡在“可用域”列表中,按住Ctrl键并单击要显示的盈余分析域(如ACWP、BCWP、CV或者SV),然后单击“显示”按钮双击时间刻度可更换要查看的时间周期假如要查看整个项目的成本差异,能够显示项目摘要任务单击“工具”菜单中的“选项”命令单击“视图”选项卡并在“大纲选项吓选中“项目摘要任务复选框
4.课程如何平衡资源工作量您应检查日程以找出工时过多或者过少的资源假如某些资源过度分配,请查看是否添加更多的资源或者重新分配任务能得到所需结果假如上述操作无效,能够延迟分配给过度分配的资源的任务或者减少任务的工作量当您完成本课程后,就该明白如何管理工作量了本课程包含五个部分,使用屏幕顶部的导航栏可在课程中选择开始课程…
5.1查找过度分配的资源及其任务分配当分配给人员与设备的工作超出其在计划工作时间内所能完成的工作量时,他们就处于过度分配的状态在解决过度分配之前,务必确定过度分配的资源、过度分配出现的时间与当时分配的任务为熟悉决该问题,务必重新分配人员与设备或者重排任务日程于资源可用的时间上1单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令“资源使用状况”视图显示资源总工时、资源在每个任务上的工时与时间刻度上每个时间周期内的工时1还没有分配任务的资源的名称下没有任务1还没有分配资源的任务列在“资源名称”域中的“未分配的”下2指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击”过度分配的资源”命令任何过度分配的工时资源将突出显示提示1假如在“资源使用状况”视图的时间刻度部分出现号码符号(##),说明时间刻度列不足以显示完整信息要更换列宽,请单击“格式”菜单中的“时间刻度”命令,然后增加“缩放”框中的值1能够查看为指定任务与每个时间周期分配了多少资源工时量单击“格式”菜单中的“全面样式”命令单击“使用状况细节”选项卡,选择“可用域”中的“资源分配百分比”,然后单击“显示”按钮
4.2减少资源工时将资源分配给任务后,能够更换资源用于该任务的总工时或者更换当资源用于该任务时的特定时间周期内的工时值以此方法裁剪工时值可使日程在更好的细节层次上更加精确1单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令资源在分配的任务下分组2在视图(左侧)的表部分,在“工时”域中输入新值来更换工作分配的总工时提示还能够使用“资源使用状况”视图来查看与编辑按分配的资源分组的任务的工时值单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令注释还能够在视图的时间刻度部分更换分配的资源的单个工时(或者小时)值
5.3将工作重新分配给其他资源假如已经尝试了使用其他方法来解决资源的过度分配但过度分配仍然存在,如今可能需要重新分配任务给其他拥有更多时间的资源这是通过重新分配工作而不是延迟工作来人工调配日程的另一种方法1单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令2指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“资源过度分配”命令3查看右边的时间刻度,关于每个突出显示的过度分配检查该天其他资源的可用性要显示的信息正如切换频道不可能将频道删除一样,改变视图、表或者筛选器只会隐藏信息,而不可能删除信息这些信息还储存在数据库中同时会得到更新
6.Microsoft Project如何排定日程Microsoft Project是如何安排任务的开始与结束时间的?它要考虑很多因素,其中包含任务有关性、限制与节假日等因素引起的中断最重要的是,Microsoft Project排定每个任务的日程时都会使用此公式工期=工时/资源投入,其中工期是完成任务所需的实际时间工时是为了完成任务而需要在一段时间内完成的工作量资源投入是指资源的总工作能力被分配给任务的比例与他们的分配情况比如,假如三名油漆工为一项任务工作了两个工作日,每个工作日的投入为8小时,每项资源的工时是16小时(2个工作日x8小时)资源的总投入是每天24小时(3名油漆工x8小时)此任务的总工时为48小时(2个工作日x8小时x3名油漆工)工期是2个工作日48小时/(3名油漆工x8小时)懂得这个公式关于懂得修改任务会如何影响项目日程是很重要的
7.综合处理在创建了任务列表并提供了日程信息之后,计划也就完成了你会看到项目的完整模型,包含项目的完成日期与各项任务的开始与结束日期下一步该做什么呢?查看可能出现问题的关键路径关键路径是一系列相互关联的任务,这些任务按时完成才能保证整个项目按时完成假如关键路径上的任何一个任务发生了延迟,整个项目的完成日期也会因此而推迟评估计划并进行优化,直至满意在项目开始之前与在项目进行的过程中,都需要定期评估与调整项目的计划请考虑范围、资源与日程将任务的进展更新到Microsoft Project中作为回报,它会提供一个通过更新的项目计4单击“标识号”域来选中需要重新分配的任务的整个行5将任务拖动到要将其重新分配给的资源上
4.4延迟任务解决资源过度分配的简单方法是将分配给该资源的任务延迟到资源有的时候间的时候开始进行您可为任务添加延迟,检查资源分配的效果,然后在必要的情况下进一步调整延迟延迟任务还将延迟其后继任务的开始日期并影响日程的完成日期为避免此情况的发生,首先延迟有可用时差的任务(非重要任务)并将它们只延迟每个任务可用的时差量请尝试在不一致的任务上添加延迟来查看对日程的影响1单击“视图”菜单中的“其他视图”命令2在“视图”列表中单击“资源分配”选项,然后单击“应用”按钮1在右上方的时间分段部分,过度分配的资源将显示为红色1在下方的条形图表中,资源分配的任务的时差显示为与常规“甘特图”的条形图相连的窄的时差条形图3在视图左上方的“资源名称”域中,单击要延迟任务的过度分配的资源名称4在要延迟的任务的“资源调配延迟”域(视图的左下方)中,键入需要任务延迟的时间为了确保后继任务不受影响,输入的日期不能迟于该任务的可用时差5假如要返回单一视图,请单击“窗口”菜单中的“取消拆分”命令
4.5更换资源的工作天数与小时项目日历指定项目的默认工作日程,但您可创建资源日历来指定单个资源的工作时间、假期、缺勤与病假时间1单击“工具”菜单中的“更换工作时间”命令2在“项目”框中选择要更换日历的资源3在日历上选择要更换的日期假如要更换整个日历中一周内的某一天(比如所有星期三),请选择日历顶部的该天4单击“使用默认设置”、“非工作时间”或者“非默认工作时间”单选按钮5假如在步骤4中选择了“非默认工作时间”单选按钮,则请在“从”框中键入所希望的开始时间,在“到”框中键入结束时间6单击“确定”按钮提示假如一组资源将具有相同的工作时间与休息日,则可为其新建一个基准日历单击“更换工作时间”对话框中的“新建”按钮,并键入新基准日历的名称单击“新建基准日历”单选按钮来从默认日历开始创建或者者基于某个已有日历单击“复制”,然后单击“日历”框中的日历名称单击“确定”按钮,然后修改日历上的日期与小时单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令,并为每一个您想分配新基准日历的资源在其“基准日历”域中选择新基准日历Project2000创建计划
4.如何分配资源在已经定义了项目目标并完成个项目的各个要紧阶段之后,就能够开始创建计划了首先,输入并组织需完成任务的列表,包含每项任务的工期然后,在计划中加入人员、设备、材料及其成本随后将这些资源分配到任务中利用这些信息,Microsoft Project创建一个日程安排您能够核对这个日程安排,并在必要时做出调整本小节中的课程将会教您学会如何创建项目计划
1.课程如何建立项目?创建日程安排的第一步是创建一个新文件、确定项目的开始与结束日期并输入总体的项目信息在完成此课后,你将会获得一个Microsoft Project文件,其他包含项目名称与其他重要信息、项目的开始或者结束日期与项目日历本课程包含三个步骤利用屏幕上方的导航栏在这些步骤中进行切换
1.1创建新项目在Microsoft Project中创建新项目时,能够输入项目的开始或者结束日期,但是同时输入两个日期我们建议您只输入项目的开始日期,然后让Microsoft Project在您输入所有任务并完成了这些任务的日程安排之后计算出结束日期假如项目务必在某个日期之前完成,只需入项目的结束日期即使您一开始是按项目的结束日期进行日程安排的,在项目的工作开始后,最好按项目的开始日期进行日程安排1单击“新建”按钮“新键”按钮可能暂时被隐藏了假如没有足够的空间显示所有按钮,它可能不可能显示出来单击“其他按钮”按钮,然后单击“新建”按钮2在“项目信息”对话框中为项目键入或者选择一个开始或者结束日期,然后单击“确定”按钮3单击“储存”按钮4在“文件名称”对话框中,键入项目的名称,然后单击“储存”按钮提示能够随时改变项目信息,只需单击“项目”菜单中的“项目信息”命令
1.2输入关键项目信息每个项目包含一组特有的组件其包含的任务、工作人员与项目目标为了记住并传送这些重要的全面信息,输入与项目有关的信息,并在需要时查阅这些信息1单击“文件”菜单中的“属性”命令,然后单击“摘要信息”选项卡2输入与项目有关的信息,比如管理与保护项目文件的人员、项目目标、任何已知的实现目标的难点与其他通常性的项目注释3单击“确定”按钮提示假如要查看未显示出的菜单命令,单击菜单底端的箭头菜单将会扩展、显示更多的命令也可双击菜单,实现这个功能
1.3设置项目日历能够修改项目日历,以反映项目中每个人的工作时间日历的默认值为星期一至星期五,上午800至下午500,其中有一个小时的午餐时间能够指定非工作时间,比如周末与晚上的时间与一些特定的休息日,如节假日等1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“工具”菜单中的“修改工作时间”命令3在日历中选择一个日期假如要在整个日历中修改每周中的某一天,比如,希望每周五下午400下班,单击日历顶端那天的缩写假如要修改所有的工作日,比如,希望从星期二到星期五的工作日上午900上班,单击一周中第一个工作日的缩写(比如星期二的缩写为T)o按住Shift键,然后单击一周中最后一个工作日的缩写(比如星期五的缩写为F)o4假如要将某些天标记为非工作日,单击“非工作日”单选按钮,假如要改变工作时间,可单击“非默认工作时间”单选按钮5假如在第3步中单击了“非默认工作时间”单选按钮,请在“从”文本框中键入开始工作的时间,在“到”文本框中键入结束工作的时间6单击“确定”按钮
2.课程如何输入与组织任务列表首先列出实现项目目标的所有步骤从最大块的工作开始,然后将每块工作分配到各项任务中,每个任务有自己的可交付结果添加里程碑,最后收集并输入工期的估计值在输入任务信息之后,创建一个大纲,便于您查看项目的结构完成了这个课程后,您就能够把任务列表中的任务分别组织到摘要任务与全面任务中本课程包含五个步骤利用屏幕上方的导航栏在这些步骤中进行切换
2.1输入任务及其工期通常,项目是由一系列相互关联的任务构成一个任务代表了一定量的工作,并有明确的可交付结果;它应当是很短的,以便定期跟踪其进展情况任务通常应介于一天到两周之间按照发生的先后顺序输入任务,然后估计完成每项任务所需的时间,将估计值作为工期输入Microsoft Project利用工期计算完成任务的工作量注释请不要为每项任务都在“开始时间”与“完成时间”域中输入日期,Microsoft Project根据任务的有关性计算其开始与完成的日期有关这些信息的输入方法,您将会在下一课中学习1单击“视图”菜单中“甘特图”命令2在“任务名称”域中键入任务名称,然后按Tab键Microsoft Project为此任务输入估计为一个工作日的工期,同时工期值后面带有一个问号3在“工期”域中,键入每项任务的工作时间,单位能够是月、星期、工作日、小时或者分钟,不包含非工作时间您也能够利用下面这些缩写月=mo星期二w工作日二d小时=h分钟=m注释为了标明是估计工期,请在工期之后键入一个问号4按Enter键提示您也能够为任务添加备注在“任务名称”域中,选择任务,然后单击“任务备注”按钮在“备注”文本框中键入信息,然后单击“确定”按钮注释所需的工具条按钮可能暂时被隐藏了,假如没有足够的空间显示所有的按钮,有些按钮可能不可能显示出来这时能够单击“其他按钮”按钮,然后单击“任务备注”按钮
2.2创建里程碑里程碑是一种用以识别日程安排中重要事件的任务,比如某个要紧阶段的完成假如在某个任务中将工期输入为0个工作日,Microsoft Project将“甘特图”中的开始日期上显示一个里程碑符号1在“工期”域中,单击要设为里程碑任务的工期,然后键入“Od”2按Enter键注释除了工期为0的任务会被自动标记为里程碑之外,也能够将任意一项任务标记为里程碑假如要将某个任务标记为里程碑,请单击“任务名称”域中的任务,然后单击“任务信息按钮”,然后单击“高级”选项卡,选中其中的“标记为里程碑”复选框提示如需查看所有的里程碑,单击“筛选器”列表中的“里程碑”命令如需再次查看整个项目,单击“筛选器”列表中的“所有任务”命令
2.3创建周期性任务周期性任务是定期重复的任务,比如每周召开的会议周期性任务能够按日、周、月或者年为周期能够指定每次执行任务所需的工期与执行任务的时间与次数1单击要在“任务名称”域中插入周期性任务的行2单击“插入”菜单中的“周期性任务”命令3在“任务名称”文本框中,键入任务名称4在“工期”文本框中,键入或者选择每次任务所需的工期5在“重复发生方式”下,单击“每天”、“每周”、“每月”或者“每年”单选按钮6在“每天”、“每周”、“每月”或者“每年”单选按钮的右边,指定任务发生的频率7在“重复发生期限”下的“从”文本框中键入开始日期,然后选择“共发生”或者“到”单选按钮1假如选定了“共发生”单选按钮,请键入任务发生的次数1假如选定了“到单选按钮,请键入周期性任务结束的日期8单击“确定”按钮提示假如要查看所有周期性任务执行的情况,请单击主周期性任务旁边的加号
2.4将任务按结构组织到逻辑大纲中大纲能够帮助您将任务组织成更易于管理的模块将有关的任务按一定层次缩进到概括的任务中,从而创建层次化的结构这些概括的任务称作摘要任务;摘要任务下面附属的任务称作子任务摘要任务的开始与完成日期取决于其最早的子任务的开始日期与最晚的子任务的结束日期假如要组织大纲,能够利用大纲按钮“降级”按钮“升级”按钮“显示子任务”按钮“隐藏子任务”按钮“显示所有子任务”按钮1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击第一个要作为子任务的任务3单击“插入”菜单中的“新任务”命令4在插入行的“任务名称”域中,键入新的摘要任务的名称5在“任务名称”域中,选择要作为子任务的任务6单击“降级”按钮,将这些任务降级提示能够利用鼠标迅速地降级或者升级一项任务选中这个任务,然后将鼠标指针放到任务名称的第一个字上在指针变成双向的箭头后,向右拖指针能够降级任务,而向左则能够升级任务
2.5编辑任务列表在创建任务列表的过程中,可能需要将大任务分割成小任务,并重新安排这些任务,也可能要在项目中复制、删除或者移动任务按大纲组织重新安排项目阶段是很容易的在移动或者删除摘要任务时,与其有关的子任务也同时被删除或者移动1在“标识号”域(最左侧的域)中,选中需要复制、移动或者删除的任务1要选择一行,请单击任务的标识号1要选择一组相邻的行,请按住Shift键,然后单击第一行与最后一行的标识号1要选择不相邻的几行,请按住Ctrl键,然后单击各个任务的标识号2复制、删除或者移动任务1要复制任务,请单击“复制”按钮1要移动任务,请单击“剪切任务”按钮1要删除任务,请按Delete键3要移动已经剪切的任务或者者重复复制的任务,选择要粘贴的行请确保选择整行4单击“粘贴”按钮o假如在目标行中已经有了信息,新行将会插入到目标行的上面注释所需的工具条按钮可能暂时被隐藏起来假如没有足够的空间显示所有的按钮,有些按钮可能不可能显示出来请单击“其他按钮按钮,然后单击所需的按钮提示要在现有的任务中插入新任务,请单击任务的标识号然后按Insert键在插入新任务后,任务将会重新编号
3.课程任务何时开始、何时完成?在创建了任务列表并按大纲的形式将其组织起来之后,就能够决定这些任务之间的相互关系并指定日期了任务之间的关系有很多种,比如链接关系说明一项任务在另一项任务完成后立即开始这些链接称作任务有关性Microsoft Project自动决定依靠其他任务日期的任务的开始与完成日期有关性或者“链接”任务的优势是在某个任务被改变之后,与之链接的任务也会自动重新安排日程在工作暂时停止时,能够利用限制、重叠或者延迟任务与拆分任务精细地调整任务的日期安排完成本课后,您就能够为项目设定一个日程
3.1建立任务间的关系能够利用任务有关性建立任务间的关系首先,选择有关的任务,链接它们,假如需要,则能够改变有关的类型开始与完成时间取决于其他任务的任务称作后续任务后续任务所依靠的任务称作前置任务比如,假如将“挂钟”与“粉刷墙壁”链接起来,那么“挂钟”是后续任务,而“粉刷墙壁”则是前置任务在将任务链接起来后,改变前置任务的日期将会影响后续任务的日期Microsoft Project在默认情况下创建完成-开始有关性但是,并不是所有的情况都是完成-开始有关的,能够根据项目的实际情况将任务链接类型设成开始-开始、完成-完成或者开始-完成1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2在“任务名称”域中,按照链接顺序选择要链接的两项或者多项任务1要选择相邻的任务,按住Shift键,然后单击需要链接的第一项与最后一项任务1要选择非相邻的任务,按住Ctrl键,然后依次单击需要链接的任务3单击“链接任务”按钮4假如需要改变任务链接,双击需要修改的任务之间的链接线会弹出“任务有关性”对话框假如弹出的是“设置条形图格式”对话框,那么您未能准确地双击任务链接线,这里需要关闭这个对话框然后再次双击任务链接线5在“类型”文本框中,选择所需的任务链接类型,然后单击“确定”按钮注释假如需要取消任务链接,请在“任务名称”域中选择需要取消链接的任务,然后单击“取消任务链接”按钮这些任务将会根据与其他任务的链接或者限制重新安排日程
3.2重叠任务或者在其间加入延隔时间在链接了前后有关的任务后,您还能够重叠或者者推迟这些任务在Microsoft Project中,在前置任务中增加延隔时间实现任务延迟;也能够输入前置重叠时间实现任务重叠;还能够按任务的百分比输入前置重叠或者延隔时间1在“任务名称”域中,单击需要加入前置重叠或者延隔时间的任务(这项任务务必有前置任务),然后单击“任务信息”按钮2单击“前置任务”选项卡3在“延隔时间”列中,以工期或者前置任务工期百分比的形式键入所需的前置重叠时间或者延隔时间1键入负数或者负的百分比是表示前置重叠时间(比如,-2d表示前置重叠时间为两个工作日)1键入正数或者正的百分比是表示延隔时间4单击“确定”按钮提示假如要迅速地在前置任务中加入前置重叠或者延隔时间,请在“甘特图”中双击链接线,然后在“任务有关性”对话框中的“延隔时间”文本框中键入前置重叠或者延隔时间的数值
3.3设定任务的开始或者完成日期安排任务日程最有效的办法是输入任务的工期,创建任务的有关性,然后让Microsoft Project计算任务的开始与完成日期但是您也能够在需要的时候设定任务的开始或者完成日期为任务设置特定日期的任务限制称作非弹性限制;最不灵活的限制是指定任务开始或者完成日期由于Microsoft Project在计算日程安排时需要考虑这些限制条件,因此请在划您能够自己更新计划,您的工作组也能够利用Microsoft ProjectCentral或者电子邮件更新计划在更新了计划之后,能够查看修改后的效果项目超出预算了吗?是否有工作组的成员需要加班工作?项目的完成日期会推迟吗?结束项目评估得到的经验教训,与做得最好的方面
7.获得帮助这个教程会帮助您学习如何开始进行项目管理,但是利用“主页”按钮或者“帮助”菜单,您能够找到“帮助”的其他部分项目地图逐一单击完成项目的各个阶段可熟悉项目管理的所有步骤,包含项目管理新增功能查看“新增功能”有助于熟悉Microsoft Project2000的新功能快速预览概述了Microsoft Project2000的关键构成部分Office助手Office助手能够回答您提出的特定问题,帮您找到与问题关系最密切的帮助主题参考单击“主页”按钮,然单击“参考”部分,便可得到所有视图、表、筛选器、所有域与项目管理概念的说明目录与索引选择“帮助”菜单中的“目录与索引”命令,可查看包含所有帮助主题的索引Project2000项目沟通
1.课程如何将日程设置成所需格式当任务列表很长时,要聚焦于感兴趣的区域十分困难假如要突出所需部分,能够自定义任务列表与“甘特图”中的条形图的格式您可设置信息类别的格式,比如在某个特定日期之前务必结束的所有任务还可将某些任务设置成加粗显示或者使用不一致的字体
3.4设定任务期限在设定任务的期限时,假如将任务设定在期限之后完成,Microsoft Project会显示一个记o设定期限不可能影响任务的日程安排这只是Microsoft Project用于通知您任务将在期限之后完成的一种方式,从而,您能够调整日程安排以满足期限的要求1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2在“任务名称”域中,单击需要设定期限的任务3单击“任务信息”按钮,然后单击“高级”选项卡4在“任务限制”下,在“期限”文本框中键入或者选择期限日期,然后单击“确定”按钮提示能够在“甘特图”中拖动期限符号改变期限日期
3.5拆分任务假如某项任务需要中断后继续开始,您能够在日程中拆分任务在有些情况下,这是很有用的比如,假如需要暂时停止某任务的工作,转而进行其他任务根据不一致的需要能够将任务拆分任意多次请注意,将任务拆分成多个部分与周期性任务不一致周期性任务是按固定的间隔进行的任务,比如员工会议1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“拆分任务”按钮3在任务的“甘特条形图”中,单击要拆分的日期,然后拖动条形图的第二部分直至要继续开始工作的日期提示拖动拆份后的任务的某一部分使其与另一部分相接,这样能够取消拆分
4.课程如何分配资源?您应当在所需的时候为任务分配资源1跟踪由分配给任务的人员与设备完成的工时量或者监视使用的材料1在任务的日程安排上具有更大的灵活性1监视分配了太少或者太多工时的资源1跟踪资源成本假如不输入资源信息,那么Microsoft Project仅使用任务工期与有关性来计算日程当您进行完本课程后,您就已经将人员、设备与材料添加到了项目中,并将其分配给了任务
4.1创建资源列表您可使用Microsoft Project中的“资源工作表”创建人员、设备与材料资源的列表,由它们构成工作组并实施项目任务资源列表能够由工时资源或者材料资源构成工时资源为人员或者设备;材料资源为可消耗的材料或者供应品,比如,混凝土、木材或者钉子1单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“项”命令3在“资源名称”域中,键入资源名称4若要指明资源组,则可在资源名称的“组”域中,键入组名5在“类型”域中,指定资源类型1关于工时资源(人员或者设备),将资源类型设置为“工时”1关于材料资源(会在项目中不断消耗),将资源类型设置为“材料”6关于每个工时资源(人员或者设备),在“最大单位”域中键入该资源可用的资源单位数,为百分比比如,输入300%说明特定资源的三个全时单位7关于每个材料资源(在项目中不断消耗的供应品),在“材料标签”域中,键入材料资源的度量单位,比如吨注释1属于特定组的资源可使用资源组对任务进行排序、筛选或者分组您可使用资源组指示人力资源所属的部门,或者为帐单指定帐户代码1您不能为任务分配资源组假如想指定合并资源,比如“木匠”、编辑或者工程师”,请将他们作为资源名称输入,然后为任务指定合并后的资源名提示当您使用“甘特图”视图或者其他任务视图时,能够输入其他资源名称要分配其他资源,请单击“分配资源”按钮,然后在“名称”域中键入资源名称也可单击“地址”按钮从电子邮件通讯簿中选择资源
4.2更换资源的工作日程在项目日历中定义的工作时间与休息日是每个资源默认的工作时间与休息日当个别的资源按完全不一致的日程工作时,或者者当您计算假期或者设备停工期时,能够修改个别的资源日历1单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令,然后选择希望更换其日程的资源2单击“项目”菜单中的“资源信息”命令,然后单击“工作时间”选项卡3在日历上,选择希望更换的日子若要更换整个日历的一周中的某一天(比如所有星期三),请单击日历顶部的该天的缩写4单击“使用默认设置”、“非工作日”或者“非默认工作时间”单选按钮当您单击“使用默认设置”单选按钮时,选定的工作日将返回Microsoft Project标准日历的默认值,即从周一到周五,工作时间为8:00到12:00,与13:00到17:00o5假如在第4步中单击了“非默认工作时间”单选按钮,那么请在“从”框中键入希望工作开始的时间,在“到”框中键入希望工作结束的时间6单击“确定”按钮提示假如资源组具有相同的特殊工作时间与休息日,则可为他们创建一个新的基准日历请单击“工具”菜单中的“更换工作时间”命令单击“新建”按钮,然后输入新基准日历名单击“新建基准日历”单选按钮来从默认日历开始创建假如要根据原有的日历新建日历,则可单击“复制”单选按钮,然后在“日历”框中单击原有日历的名称单击“确定”按钮,然后在日历中修改工作日与小时单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令,然后在希望为其指定日历的资源的“基准日历”域中选择新基准日历
4.3为任务分配资源当为任务分配资源时,就创建了一个工作分配您可为任何任务分配任何资源,并可在任何时刻更换工作分配您能够为一个任务分配多个资源,并指定资源在任务上是全职还是兼职假如分配给资源的工时超过了显示在资源工作时间日历中的每工作日的全职工作时间,那么Microsof tProject将在资源视图中用红色显示过度分配的资源的名称1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2在“任务名称”域中,单击希望为其分配资源的任务,然后单击“分配资源”按钮3在“名称”域中,单击希望分配给任务的资源4要指定资源兼职,能够在“单位”列中输入或者选择小于100的百分比,该百分比表示您希望资源在任务上花费的工作时间的百分比1要分配几个不一致的资源,请按住Ctrl键并单击资源名称1要分配多个相同的资源(比如两个木匠),可在“单位”列中输入或者选择大于100的百分比假如必要,可在“名称”列中输入新资源的名称5单击“分配”按钮“名称”列左边的选中标记说明该资源分配给了选定的任务6单击“关闭”按钮提示您可用一个资源替换另一个资源选定希望替换其资源的任务在“资源分配”对话框中,选定已分配的资源,然后单击“替换”按钮选择要分配的一个或者多个资源,然后单击“确定”按钮
4.4修改任务工期当为任务分配多个资源时,Microsoft Project会自动减少任务的工期比如,某个任务具有一个工作日的工期,并分配了一个有8个小时工时的资源使用投入比导向日程操纵方法,假如您分配了第二个资源,任务仍然具有8小时的工时,但其工期将减少为半个工作日假如希望更换任务的工时量,则可关闭投入比导向日程操纵方法,然后指定其他资源任务将具有16个小时的工时,并仍然具有一个工作日的工期1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2在“任务名称”域中,选择希望为其关闭投入比导向日程操纵方法的任务3单击“任务信息”按钮,然后单击“高级”选项卡4清除,投入比导向”复选框,然后单击“确定”按钮现在当您分配其他资源时,任务工期将不发生变化提示您能够为所有新建的任务关闭投入比导向日程操纵方法原有任务将不受影响请单击“工具”菜单中的“选项”按钮,然后单击“日程”选项卡,再清除“新任务为投入比导向”复选框
4.5检查与编辑资源分配“资源使用状况”视图显示项目资源,与分配给这些资源并按其分组的任务使用“资源使用状况”视图,您能够查找在指定任务上为每个资源安排的工时数,并能够查看过度分配的资源还可确定每个资源具有多少可用时间能用于其他工作分配1单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令要查看关于资源分配的不一致的信息,比如工时与成本,请指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击希望在“资源使用状况”视图中查看的表2在“资源名称”列中,核查资源分配3假如要重新将任务从一个人分配给另一个人,则可选择整行,将鼠标指针放置在“标识号”域(最左边的列)上,然后将任务拖动到新位置注释您能够将时间刻度更换为其他刻度,比如周,假如更适合项目的话单击“格式”菜单中的“时间刻度命令,然后更换“要紧时间刻度”与“次要时间刻度”区域中“单位”框中的值更换视图或者表不可能对项目添加信息,也不可能从项目中删除信息;它仅更换显示的项目信息假如资源名称之红色同时为粗体,则资源为过度分配
5.课程如何输入成本?不管您是需要考虑每个任务的费用还是整个项目的成本,通过输入资源在任务上工作的工资率或者固定的任务成本费率,都可使您查看到项目是否还处于预算范围内您可选择何时增加成本,输入资源的每次使用成本费率与加班工资率,并为加薪进行计划当完成本课程后,您就已经为资源与任务输入了成本信息假如不需要跟踪项目中的成本,请单击左边的“查看日程”跳到下一课程
5.1为资源分配成本Microsoft Project同意您为人员与材料资源分配支付费率,从而您能够精确地管理项目成本您可为资源分配标准工资率、加班工资率或者每次使用成本费率1单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“项”命令3在“资源名称”域中,选择资源或者输入新资源名4在“类型”域中,假如资源为工人或者机器,则可单击“工时”选项,假如资源为材料或者供应品(比如水泥),则可单击“材料”选项5关于工时资源,请在“标准工资率”、“加班工资率”或者“成本/使用”域中输入资源支付费率关于材料资源,在“材料标签”域中,输入材料资源的度量单位(比如吨),并在“标准工资率”或者“成本/使用”域中输入支付费率
6.按Enter键提示可为您输入的任何新资源设置默认的标准工资率与加班工资率请单击“工具”菜单中的“选项”按钮,然后单击“常规”选项卡在“默认标准工资率”与“默认加班工资率”框中,输入新的支付费率假如希望将该设置作为默认值用于所有将来的项目,则可单击“设为默认值”按钮注释假如资源的支付费率在项目过程中发生变化,或者假如资源关于不一致的工作分配有不一致的支付费率,或者者假如使用不一致级别的材料,则可单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令在“资源名称”域中,选择资源,然后单击“资源信息”按钮,在“成本”选项卡中输入信息
5.2设置固定任务成本当您清晰与任务有关的精确成本,比如设备成本时,则可输入固定成本1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“成本”命令3在任务的“固定成本”域中,输入成本
4.按Enter键提示在“成本”表中,当固定成本累加时,也可通过选择“固定成本累算”域中的累算方法来进行更换
5.3定义成本累算的时间在Microsoft Project中,资源成本是按默认方式来进行分派的成本累算分布于整个工期中只是,您能够更换成本累算方法,从而使得资源成本在任务开始或者结束时生效1单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“项”命令3在“成本累算”域中,单击所需使用的累算方法注释1当为资源输入了按时间分段变化的支付费率,并使用“按比例”成本累算方法时,成本将通过使用正确时间阶段的支付费率而得到计算,同时在任务的完成过程中可能发生变化1您不能分派每次使用的资源成本,或者在任务分配结束时对其进行累算每次使用的资源成本只能在工作分配开始时累算
6.4查看任务或者资源成本在为资源分配了支付费率或者为任务分配了固定成本后,您可能希望查看这些分配的总成本以确信它们在预期范围之内假如任务或者资源的总成本不符合预算的要求,那么您可能需要检查每一个任务的成本与每一个资源的任务分配,以查看可减少成本的地方1要查看任务成本,请单击“视图”菜单中的“其他视图”命令,然后单击“任务工作表”选项要查看资源成本,请单击视图“菜单”中的“资源工作表”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“成本”命令提示1您也可在“任务分配状况”视图中通过显示成本全面信息来查看成本在整个任务工期中分布的情况单击“视图”菜单中的“任务分配状况”命令指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单,然后单击“成本”命令1通过单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令,然后指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单并单击“成本”命令,您可查看资源成本的全面信息也可通过单击“视图”菜单中的“资源图表”命令,然后指向“格式”菜单中的“全面信息”子菜单并单击“成本”或者“累计成本”命令来图形化地查看资源的成本总计
5.5查看整个项目的成本您能够查看项目当前的比较基准、实际与剩余成本来确定项目是否在整个预算内在M icrosoftProject每次重新计算项目时,都将更新这些成本1单击“项目”菜单中的“项目信息”命令2单击“统计信息”按钮3在“当前”行的“成本”列标题下,可查看项目的总计划成本提示1在设置比较基准并开始跟踪实际成本后,您可比较“比较基准”域与“实际”域来查看项目成本是否按预期进行1随着实际工时的进行,您也可比较“当前”与“剩余”域的差异来查看是否有足够的资金可用来完成项目
6.课程如何查看日程及其全面信息?在输入完基本项目数据后,请对其进行核查,看看您是否将要到达期限假如没有到达期限,请查看通向里程碑的任务,并确信高效地为其排定了日程首先,请看大图片开始日期与完成日期与关键路径然后查看全面信息您可按需要来更换视图,并在其中显示任务与资源当完成本课程后,您将熟悉如何查看全部日程信息及其全面信息
6.1在屏幕上查看整个项目您可看到项目开始日期与完成日期的概述,通过在“甘特图”上进行缩放还可查看要紧阶段发生的时间1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后单击“完整项目”单选按钮,再单击“确定”按钮提示1要按较大或者较小的时间刻度来查看甘特图的条形图,请单击“放大”按钮或者“缩小”按钮1假如务必向下滚动来查看项目完成日期,同时在某层中存在大纲任务,则能够仅查看最顶层的摘要任务单击“标识号”域的标题(“甘特图”视图中最左边的单元格),然后单击“隐藏子任务”按钮1要查看指定大纲级别的任务,请单击“标识号”列的标题(“甘特图”视图中最左边的域)单击“显示”按钮,然后单击所需的大纲级别
6.2检查项目的完成日期或者开始日期您能够核查重要的项目信息,比如完成日期,来推断在当前规划下项目是否能实现预期设想1单击“项目”菜单中的“项目信息”命令,然后单击“统计信息”按钮在其中将显示出项目的开始日期与结束日期,与总工时与成本
6.3确定关键路径关键路径指一系列务必按时完成的任务,由于这些任务的完成便能确保项目的按期完成在常规的项目中的大多数任务都有一些时差,因此能够延迟一些时间而不可能影响项目的完成日期而那些延迟后必定会影响项目完成日期的任务则被称之为关键任务当您修改任务来解决过度分配或者日程中的其他问题时,请注意关键任务,对关键任务所做的更换将影响项目的完成日期1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“甘特图向导”按钮3遵循“甘特图向导”的步骤设置关键路径任务的格式突出显示关键路径当您完成所需选项的选择之后,“甘特图向导”会设置“甘特图”的格式1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“甘特图向导”按钮3根据“甘特图向导”的指导进行操作提示假如要撤消利用“甘特图向导”所做的格式设置,能够单击“甘特图向导”按钮,在每个步骤中单击“下一步”按钮重新应用默认选项,“甘特图”将恢复到默认设置
1.2设置“甘特图”中某一类条形图的格式假如要重点突出特定类别的所有任务,可更换“甘特图”上代表该类别的“甘特图”中的条形图的格式比如,某个类别能够包含特定的任务种类,如里程碑或者关键任务或者已完成的任务除了人工选择“甘特图”中的条形图并应用格式设置之外,还可创建或者修改某个条形图的样式对该样式的任何更换都会影响到该类别中的所有条形图1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“格式”菜单中的“条形图样式”命令3假如要修改某个已有样式,能够在“名称”域中,选定该条形图样式名称4单击“条形图样式”对话框底部的“条形图”选项卡5假如要创建新样式,可单击“任务种类”列,然后单击在选择的类别旁边的箭头来选定一个新类别(如“关键”或者“已完成”)6假如正在创建新样式,那么在“名称”域中键入样式名,然后单击“条形图”选项卡7在“头部形状”、“中部形状”与“尾部形状”区域选定该条形图的形状、图案或者类型与颜色8单击“确定”按钮提示假如要更换单个“甘特图”中的条形图的格式,请选定该任务,然后单击“格式”菜单中的“条形图”命令单击“条形图形状”选项卡并设置“甘特图”中的条形图的格式提示1您能够筛选日程,使得仅显示关键任务指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击“关键”命令单击“筛选器”列表中的“所有任务”将再次显示所有任务1在筛选了关键任务后,您能够通过工期将它们进行排序,从而使它们依次显示,从最长到最短排序关键任务有助于查看在哪里努力可缩短任务的工期
6.4切换到不一致的视图您能够在任务视图或者资源视图中显示项目信息某些任务与资源视图在工作表视图中,包含有关的信息列(称之域)您能够更换工作表视图中的表来查看不一致域的信息其他视图可图形化地显示任务或者资源分配(比如,“日历”、“网络图”与“资源图君视图),或者显示与时间分段有关的任务与资源(比如“任务分配状况”视图与“资源使用状况”视图)1在“视图”菜单中,单击所需的任务或者资源视图假如您想查看的视图不在“视图”菜单中,请单击“其他视图”命令,选择其他视图单击“视图”列表中的视图,然后单击“应用”按钮注释更换视图不可能对项目添加信息,也不可能从项目中删除信息,它仅更换显示的内容
6.5查看视图中不一致的域在计划与跟踪日程时,查看不一致的信息组合是十分有用的通过更换应用于工作表视图的表,您能够更换显示于该视图中的域1假如必要,请在“视图”菜单中单击所需的视图要使用不在“视图”菜单中的视图,可单击“其他视图”命令,然后在“视图”列表中单击所需的视图,再单击“应用”按钮2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击希望应用的表要应用不在“表”子菜单中的表,可单击“其他表”命令,然后单击所需的任务或者资源表,再单击“应用”按钮请注意当在表间切换时,域标题将发生更换
6.6通过使用筛选器显示指定的信息当您想将注意力集中在当前视图中的特定任务或者资源上时,能够对视图应用筛选器您可指定筛选器仅显示或者突出显示满足筛选器条件的任务或者资源1指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击希望应用的筛选器要应用不在“筛选”子菜单中的筛选器或者应用突出显示筛选器,请单击”其他筛选器”命令2单击“应用”按钮应用筛选器,或者单击“突出显示”按钮应用突出显示筛选器3假如应用交互式筛选器,则请输入需求值,然后单击“确定”按钮4要关闭筛选器,请指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击“所有任务”或者“所有资源”命令注释不能对资源视图应用任务筛选器,也不能对任务视图应用资源筛选器提示可在很多视图中设置自动筛选来迅速查找域中的数据子集请指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后单击“自动筛选”命令单击包含您想显示的信息的列中的箭头,然后单击想用来筛选表的值要关闭自动筛选,请指向“项目”菜单中的“筛选”子菜单,然后再次单击“自动筛选”命令
6.7将视图中的信息进行排序您可通过准则,比如任务名称、完成日期与资源名称来排序任务或者资源当您想按顺序查看任务时,排序是十分有用的比如,可查看哪个任务应当更早开始或者完成当您切换视图时,排序将予以保留,并在关闭项目文件时储存排序但是,自定义排序不能储存1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“项目”菜单中的“排序”子菜单,然后单击所需的排序选项3要自定义排序,请指向“项目”菜单中的“排序”子菜单,然后单击“排序方式”命令4在“要紧关键字”框中,单击希望作为排序根据的域,然后单击“递增”或者“递减”单选按钮来指定排序次序5指定排序选项1要按其他域排序,请单击“次要关键字”框中的域,然后单击“递增”或者“递减”单选按钮来指定排序次序1要永久地重新标号任务,请选中“重新编号任务”复选框1若要在任务的大纲结构中排序任务,从而使子任务仍然保持与其摘要任务在一起,请选中“保持大纲结构”复选框1要将排序次序重设为默认的排序次序,请单击“重设”按钮注释单击“重设”按钮仅将“排序”对话框中的排序选项重设为默认值假如使用“重新编号任务”复选框将任务永久地重新编号,则单击“重设”按钮将不可能重设任务的编号次序
6.8将视图中的信息进行分组在很多视图中,您可将任务或者资源信息进行分组来比较与参照数据比如,您可能想查看分组在一起的具有相似工期的所有任务1要将任务信息进行分组,请单击“视图”菜单中的“其他视图”命令,然后单击“任务工作表”选项要将资源信息进行分组,请单击“视图”菜单中的“资源工作表”命令2指向“项目”菜单中的“分组根据”子菜单,然后单击想应用的分组要应用不在“分组根据”子菜单中的分组,请单击“其他组”命令比如,关于任务工作表,可单击“工期”来查看按工期分组的任务关于资源工作表,单击“资源组”可查看按“组”域中的信息分组的资源3要删除您应用的分组,请指向“项目”菜单中的“分组根据”子菜单,然后单击“取消组”命令
7.课程如何调整日程?假如在查看日程后您发现不能满足项目完成日期的要求,则能够调整任务来缩短日程请特别注意关键任务,由于对这些任务所做的更换将影响完成日期任务能够更早开始吗?请使用前置重叠时间来实现这一要求是否存在任务务必开始的日期?可添加限制来实现这一要求是否有某些资源过度分配,而其他资源空闲的情况?可重新分配资源来缩短任务的日程当完成本课程后,您就已经调整日程来满足了完成日期的要求
7.1检查与调整任务有关性任务有关性描述了任务与其他任务开始或者结束时间的关联Microsoft Project提供了四个可用于连接日程表中一系列任务的任务有关性类型:“完成-开始”(最常用的有关性)、“开始-开始”、“开始-完成”与“完成-完成”通过有效地使用这些有关性,您可修改关键路径并缩短项目日程当连接任务时,Microsoft Project分配“完成-开始”任务有关性假如其他关联能更好地模拟任务,可更换有关性类型比如,当两个任务需要同时开始时,您能够创建“开始-开始”链接当任务需要同时完成时,您能够使用“完成-完成”链接1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2双击想检查的任务链接线”任务有关性”对话框出现假如显示了“条形图样式”对话框,则说明您未能精确地单击在任务链接上,而务必关闭该对话框并再次双击任务链接3在“类型”框中,检查任务有关性4要更换有关性,请在“类型”框中,单击想使用的任务链接提示1假如存在同时进行的任务,您可通过更换任务有关性来在很大程度上缩短关键路径比如,假如两个任务能够同时开始,则可将任务有关性更换为“开始-开始”假如两个任务应同时完成,则能够将任务有关性更换为“完成-完成”1您可为任务添加前置重叠时间或者延隔时间,从而使任务的开始日期或者完成日期彼此重叠,或者者使前置任务延迟要为后续任务迅速地添加前置重叠时间或者延隔时间,可双击“甘特图”中的链接线,然后在“任务有关性”对话框中的“延隔时间”框中输入前置重叠或者延隔时间量输入负数或者百分比作为前置重叠时间(比如,-2d说明两工作日的前置重叠时间)输入正数或者百分比作为延隔时间
7.2重叠任务假如存在可比日程中显示的时间更早开始的任务,则可重叠任务(添加前置重叠时间)来更精确地模拟工作进行的方式比如,假如电工能够在墙体完全完工前开始布线,则可在墙完成一半后开始“布线”任务,从而更有效地利用时间出于这一目的,能够在“砌墙”任务完成与“布线”任务开始之间设置前置重叠时间在Microsoft Project中,输入负数或者负数百分比作为前置重叠时间,比如-50或者-30%1在“任务名称”域中,单击所需的任务,然后单击“任务信息”按钮2单击“前置任务”选项卡3在“延隔时间”域中,输入所需的延隔时间,为负数或者百分比提示1您可通过双击“甘特图”中的链接,然后在“任务有关性”对话框中输入前置重叠时间量,从而可快捷地为后续任务添加前置重叠时间1您也可通过添加延隔时间来延迟任务比如,假如要在一个任务的完成后,另一个任务的开始前延迟两工作日,则可双击“甘特图”中的链接线,然后在“任务有关性”对话框中的“延隔时间”域中输入“2d”o
7.3检查与调整对任务的限制任务限制通过将任务与指定日期绑定在一起,将有助于创建更精确的日程比如,您可指定任务不得早于特定日期开始,而不晚于特定日期完成您可将对任务的默认限制“越早越好”更换为其他七种限制之一,或者将限制重设为默认限制来更好地反映任务完成的时间1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2指向“视图”菜单中的“表”子菜单,然后单击“其他表”命令3在“表”列表中,单击“限制日期”选项,然后单击“应用”按钮您可能需要向右拖动分隔条来查看“限制类型”与“限制日期域“限制日期”表显示任务名称、工期、所有限制的限制类型与适合的限制日期假如想查看的域不可见,请按下Tab键移动到该域4关于具有默认值(“越早越好”)以外限制的每个任务,请查看“甘特图”中的前置任务与后续任务来决定是否确实需要该限制5假如必要,更换限制1要更换限制类型,请在“限制类型”域中,单击箭头,然后单击正确的限制1要更换限制日期,请在“限制日期”域中输入或者选择日期注释1假如您输入任务的开始日期,或者拖动“甘特图”的条形图来更换开始日期,那么Mier osoftProject将根据新的开始日期来设置“不得早于…开始”限制假如输入任务的完成日期,那么Microsoft Project将自动分配“不得早于…完成”限制1假如您正根据完成日期来安排项目的日程,并输入任务的开始日期或者拖动“甘特图”的条形图来更换开始日期,那么可设置“不得晚于…开始”限制假如输入任务的完成日期,则Microsoft Project将自动分配“不得晚于…完成”限制
7.4通过添加更多的资源来缩短任务的工期在为任务分配完资源后,假如添加其他资源或者删除资源,Microsoft Project将重新计算任务的工期比如,假如为具有四工作日工期与一个已分配资源的投入比导向任务添加了另一个资源,则该任务将缩短到两工作日假如您在资源分配上具有比日程期限更多的灵活性,则添加资源是缩短日程的有效方法1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2在“任务名称”域中,单击想为其分配更多资源的任务,然后单击“分配资源”按钮3在“名称”域中,单击想分配给任务的资源假如必要,在“名称”域中输入新资源的名称4单击“分配”按钮“名称”域左边的选中标记说明资源分配给了选定的任务注释假如添加资源不影响任务工期,请确信将日程操纵方法选项设置为了“投入比导向日程操纵方法”单击“任务信息”按钮,然后单击“高级”选项卡确信选中了“投入比导向复选框,同时任务类型为“固定单位”或者“固定工时”提示1假如无法确定哪个资源可用于承担更多的工时,则可通过单击“视图”菜单中的“资源使用状况”命令来查看当前的资源分配情况1要分配兼职资源,请在“单位”域中输入小于100的值,代表您希望资源在该任务上投入的工作时间的百分比要指定多个相同的资源(比如两个木匠),请在“单位”域中输入大于100的百分比1要分配几个不一致的资源,假如资源不相邻,则请在单击每个资源时按下Ctrl键,假如资源相邻,则请在单击资源时按下Shift键
7.5拆分任务拆分任务可能有助于调整日程您可拆分任务使其中断,并在日程的后续阶段将其恢复当需要暂时停止在某个任务上的工作,而进行另一个任务时,拆分任务是十分有用的您可按需要多次拆分任务将任务拆分为部分与在项目内输入定期出现的重复任务(比如,全体职员例会)是不一致的1单击“视图”菜单中的“甘特图”命令2单击“任务拆分”按钮3将鼠标指针移动到您想拆分的任务条形图上,然后单击条形图上您想拆分的位置注释您所需的工具栏按钮可能暂时隐藏由于没有足够的空间显示所有的按钮,因此可能无法显示所需的按钮单击“其他按钮”按钮,然后单击“任务拆分”按钮提示1您可通过单击并将任务条形图拖动到右边来创建更长的拆分1您可通过拖动拆分任务的一部分使其与另一部分相接触来取消拆分
8.课程如何逐步储存计划在输入了项目的任务、资源与成本信息后,能够储存原始计划的快照,称作比较基准假如要储存项目实际进展中的检查点,能够储存中期计划并与比较基准计划进行比较在项目开始后,能够输入实际的信息并与比较基准数据进行比较在完成本课程后,您就有了一个用于将来参考的项目比较基准了
8.1储存比较基准计划假如已经输入了项目的所有信息并准备开始实际的工作,能够储存项目信息的比较基准来用于与项目实际进展进行比较通过比较基准,能够跟踪日程的进展情况以便进行必要的更正比如能够查看迟于计划开始的任务、资源完成的工时与预算是否按预期进行1指向“工具”菜单中的“跟踪”子菜单,然后单击“储存比较基准”命令2单击“完整项目”单选按钮来储存项目比较基准单击“选定任务”单选按钮来将新任务添加到已有的比较基准中3单击“确定”按钮提示若要创建预算,可首先分配资源并输入支付费率信息或者任何固定成本,然后储存比较基准比较基准中的成本信息可作为预算您不能将该信息储存在中期计划中注释假如在第一次储存文件时还没有输入所有的项目基本信息,能够选择不储存比较基准
8.2储存中期计划在储存了项目信息的比较基准后,能够储存多达10个的中期计划来作为项目进行中的检查点1指向“工具”菜单中的“跟踪”子菜单,然后单击“储存比较基准”命令2单击“储存为中期计划”单选按钮3在“复制”框中单击当前中期计划的名称4单击“到”框中下一个中期计划的名称,或者指定新名称5单击“完整项目”单选按钮来储存整个项目的中期计划单击“选定任务”单选按钮来储存日程计划中的一部分6单击“确定”按钮注释中期计划将任务的开始与完成日期储存在“开始”与“完成”域中将“开始”与“完成”域添加到表中能够显示这些中期计划的数据
1.3设置任务列表中某个任务类别的格式假如要将某个任务类别,如关键任务,与项目中的其他任务加以区分,则可通过修改文本样式来更换该类别中所有任务的文本格式还能够更换行列标题、时间刻度与“甘特图”中的条形图文本的外观能够在除“网络图”视图与窗体视图之外的任何视图中更换文本样式(只是,在某些视图中并非所有格式选项都可用)您所做的更换仅适用于当前视图假如需要重点突出视图的特定信息,如某个进度落后任务的完成日期,那么能够单独地设置该信息格式来引起注意1单击“视图”菜单中的某个工作表视图,如“甘特图”视图2单击“格式”菜单中的“文本样式”命令3在“要更换的项”框中,单击要更换的信息类型,然后选定该信息的格式选项4假如要在不关闭对话框的情况下更换另一信息类型的格式,请单击“要更换的项”框中的新类型,然后选定该信息的格式选项5单击“确定”按钮提示1假如要更换单个任务的格式,请选定该任务,单击“格式”菜单中的“字体”命令,然后选定该文本的格式选项1假如要快速地将某任务的文本格式复制到另外的任务,请选定要复制格式的任务,单击“格式刷按钮,然后选定要应用该格式的任务
1.4设置文本格式假如需要重点突出视图的特定信息,如某个进度落后任务的完成日期,那么能够单独地设置该信息格式来引起注意在多数视图中,能够更换文本的字体、字体样式、颜色与大小1要更换字体、字体样式、颜色与文字大小,请选定要更换的文本,单击“格式”菜单中的“字体”命令,然后选择要应用的格式1可利用“格式”工具栏快速应用一些字符格式,如加粗、倾斜或者下划线选定要设置格式的文本,然后单击“加粗”按钮、“倾斜”按钮或者“下划线”按钮1要更换文本的对齐方式,请单击“左对齐”按钮、“居中”按钮或者“右对齐”按钮注释假如以后更换数据,这种格式设置也不可能发生变化您将需要的是单独地更换添加的格式设置
2.课程如何打印项目信息输入项目的基本信息之后,可能要打印并检查该计划假如要对项目进行简单的标识,能够添加页眉、页脚与页码假如要检查计划的特定区域,能够更换到另一个视图,自定义只显示所需信息的视图并打印当您完成本课程后,您将学会如何打印所需信息
2.1添加标题、页码或者其他项目信息能够将项目信息添加到视图的页眉、页脚或者图例中项目信息能够是输入的数据(如公司名称或者经理姓名)或者由Microsoft Project提供的数据(如页码或者项目完成日期)能够选择能为打印视图带来最好效果的项目信息1单击“文件”菜单中的“页面设置”命令2单击“页眉”、“页脚”或者“图例”选项卡3单击“左”、“居中”或者“右”选项卡4在文本框中,在要添加项目信息的地方设置插入点5在“通用信息”与“项目域”框中,单击所需信息的每一种类型,然后单击“添加”按钮
1.1Microsoft Project将使用您键入至「项目信息与“属性”对话框中的信息来填充每一种类型的信息注释假如要设置项目信息的格式,需要选中信息前的“”符号或者者选中整行,然后单击“设置字体格式“按钮选择所需字体、字体样式、大小与颜色,假如需要能够选中“下划线”复选框,然后单击“确定”按钮
1.2预览要打印的日程打印视图之前,查看信息的真实打印效果十分有用能够调整页面的方向与大小,能够编辑页眉、页脚与图例,还可设置打印选项要查看项目视图的打印效果,能够单击“打印预览”按钮
1.3打印屏幕上的视图绝大多数时候使用“打印”命令时,打印视图只包含屏幕上显示的信息假如要打印屏幕上的内容,则请打印视图能够打印工作表视图、图形视图与大多数图表视图,即除了窗体视图与“关系图视图之外的任何视图假如要使用默认设置打印视图,能够单击“打印”按钮提示1假如要更换选项,比如打印注释或者特定的几列,可单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,单击“视图”选项卡,然后选择所需选项1假如预览视图后决定更换视图页面的外观,请单击“打印预览”窗口中的“页面设置”按钮,然后根据需要进行更换假如要返回“打印预览”窗口,可单击“页面设置”对话框中的“打印预览”按钮注释假如要更换默认打印设置,可单击“文件”菜单中的“打印”命令,然后指定打印机与打印机属性、打印范围、副本份数与日期范围假如要立刻查看更换结果,能够单击“打印”对话框中的“预览”按钮
1.4打印标准报表报表是有关计划的特定部分的一套预定义全面信息Microsoft Project提供的预定义报表超过20种比如,“谁在做什么”报表将自动包含每个资源的任务分配状况,与工时、延迟与每个工作分配的开始日期与完成日期1单击“视图”菜单中的“报表”命令2单击所需报表类型,然后单击“选定”按钮3单击要打印的特定报表,然后单击“选定”按钮4单击“打印”按钮提示1能够更换报表页面的外观并在打印前查看结果单击“打印预览”窗口中的“页面设置”按钮,根据需要进行更换,然后单击“打印预览”返回到“打印预览”窗口在打印报表之前,能够根据需要在“打印预览”与“页面设置”之间多次来回切换1能够不使用“打印预览”打印任何报表单击“视图”菜单中的“报表”命令,单击“自定义”图标,然后单击“确定”按钮在“报表”列表中,单击要打印的报表,然后单击“打印”按钮对打印选项做些必要的更换,然后单击“确定”按钮
3.课程如何联机公布项目信息Microsoft Project通过Internet与intranet的一些特性,能够方便地利用万维网的通讯潜力通过Microsoft Project能够利用Web的下列强大功能通知项目计划与从项目构成员中收集项目信息将信息复制为静态图片并将该图片储存为Web兼容的文件格式在Web上公布与项目有关的文档当您完成本课程后,就拥有了计划的一套公布版本
3.1创建工作组系统工作组系统同意用电子方式链接结合紧密的工作组中的项目构成员,以便在组员之间交换项目信息Microsoft Project中提供两种方法来创建工作组系统通过Microsoft ProjectCentral使用Web或者者利用电子邮件来通知任务基本信息并更新任务使用WebMicrosoft ProjectCentral是Microsoft Project的附属产品,能够在工作构成员、项目经理与其他投资者中实施深入的合作计划Microsoft ProjectCentral相关于基于电子邮件的工作组系统,提供了更多的好处与灵活性1工作构成员能够立刻查看所有项目的任务工作构成员能够在“甘特图”中查看自己的任务,能够对任务进行分组、排序与筛选操作I工作构成员能够查看整个项目的最新信息,而不只是分配给他们的任务1工作构成员能够创建新任务并发送任务以使其合并到该项目文件中,也能够将任务委派给其他工作构成员1项目经理能够申请、接收与合并状态报表。