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供应商管理制度1总则为了实现供应商管理的系统化、制度化、标准化、信息化、规范化,避免供应商选择的随意性,降低采购风险,对供应商形成系统的准入、考核、持续合作或退出体系,特编制本制度2范围本管理制度适用服务于山西大土河焦化有限责任公司(以下简称大土河公司)的所有原料、辅料、设备、备品备件及常规消耗性材料供应商(工程项目除外)3定义供应商是指向企业提供产品或服务并相应收取货币作为报酬的实体供应商管理是指对供应商的选择、准入评价、考核、持续合作和退出等综合性管理工作的总称原辅料供应商是指提供生产中主要原材料或辅助性材料的供应商,如原煤、精煤、焦油、硫酸、液碱等设备供应商是指提供生产、生活或其它用途设备的供应商材料供应商是指提供生产、生活中的消耗性材料或设备备品备件的供应商其它物资供应商是指除提供原辅料、设备及材料供应商之外的供应商认证供应商是指所供物资属于供应商管理范围内,必须通过准入评审方可发生业务的供应商,具体包括原辅料、大型设备、长协、
5.6供应商管理
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6.1供应商培训及证书颁发1)供应商培训二供应商被评审合格后,在正式发生业务前,必须进行培训b.供应商培训内容包括供应商日常管理及考核、业务流程等内容c.供应商培训形式均以面谈的形式进行d.供应商在经过培训后方可发放合格供应商准入证书1)合格供应商证书颁发在供应商被评审合格后,综合部凭《供应商准入评价表》发放《合格供应商证书》,证书加盖供应公司公章生效
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6.2供应商日常管理1)建立《合格供应商合同履约台账》,对供应商每笔合同履约情况进行登记,履约情况包括质量、交货、售后服务等2)对合格供应商所供产品及提供服务等方面信息实行跟踪,将使用单位反映的产品质量、现场使用、售后服务等情况记入《合格供应商合同履约台账》,对危险化学品供应商索取《安全技术说明书》《安全标签》并定期向供应商传达危险化学品相关法律法规3)如合格供应商在日常业务往来中发生严重违规问题,综合部及时通报供应公司采购部门,共同商议处理意见4)如合格供应商新增供应产品或供货范围发生重大变化时,必须依据流程对供应商进行重新入选评审
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6.3供应商考评1)组建供应商考评领导组供应公司组建供应商考评领导组,考评领导组对上年度供应商考评工作负责,考评领导组由供应公司、使用单位等相关部门组成2)供应商考评规定a.对合格供应商采用日常考核和年度评价相结合的方式进行动态考核评价b.合格供应商的年度考评工作于每年的第三季度进行,考评结果作为供应商准入、退出的重要依据c.合格供应商考评实行抽查的方式进行,抽查比例按实际需要进行,未参与考评的对其资质进行年度审核d,合格供应商年度考核评价采用量化打分方式进行,评价采用百分制,内容包括产品质量、产品价格、履行能力、售后服务等项目在评分汇总时同一供应商同类产品在不同项目中出现扣分的,可累计扣分,该项分值扣完为止;对于同一供应商同类同批次产品出现的相同问题涉及多个单位或部门扣分的,评价时不累加计算;分项考评中各考评分项所设分值扣完为止,不进行越项、超分值扣分e.供应商年度考评结束后,分别评出A、B、C、D四个等级A级得分290分;B级80W得分V90分;C级70分W得分<80分;D级得分<70分3)供应商考评结果的运用a.被评为A级供应商,在招标、议标时将优先获得订单权利b,在同类型供应商中如年度考评中达到A级的供应商,大土河公司愿意为其提供业绩证明及良好的商誉c.在同类型供应商中如年度考评中达到A级的供应商,大土河公司愿意为其提供除合作之外的周边企业商业信息
5.7供应商退出
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1.供应商退出标准1)供应商企业倒闭、破产、资产发生变更2)供应商法定资质被政府强行吊销或到期未进行年检3)供应商严重违约,提供产品质量严重不符合合同要求也无整改措施时4)年度绩效评价,得分为D即不合格时5)贿赂公司员工,并带来重大损失,造成重大影响时,
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7.2供应商退出审批程序合格供应商如发生以上几种情况,由综合部填写《供应商退出审批表》,审批表需详细描述供应商退出的原因,经供应公司总经理批准后由档案管理人员将其列入黑名单供应商
5.8供应商开发
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8.1供应商开发的条件1)现有供应商无法满足供货需求;2)原有供应商被强制退出时;3)储备供应商储备不足时;4)需要增加新的物料时;5)市场上有新技术产品被推出时;6)具有开发价值的供应商
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8.2供应商开发的渠道1)使用单位的推荐在采购相关产品时,可以通过使用单位的相关技术人员推荐其所知悉的行业内知名厂家,作为供应商来源之一(填写推荐表)2)通过参加订货会、展销会等途径发现潜在供应商根据实际需要组织内部相关人员参加各种大中型的订货会、展销会,及时了解和知晓本行业所采购产品最新技术,同时也可以掌握所采购产品行业中,发现潜在供应商,帮助采购部门在现有供应商数量和质量的基础上进一步拓宽供应商选择范围3)通过网络信息搜集供应商在采购产品的时候,可以通过网络搜集所购产品对应的供应商,通过了解这类供应商的资质,业绩,规模,客户反馈等正面侧面的信息,或者通过进一步的实地考察,有甄别有选择的进行供应商客户源的选择和确定4)同行业企业考察中,了解相关供应商采购部门在组织其内部员工参观考察同行业企业的过程中,可以了解对方企业的合作供应商有哪些,同时了解这些供应商所提供产品在对方企业使用单位的使用情况等,并把这些了解到的信息记录下来作为参考信息,作为开发供应商的可靠信息5)供应商上门推销供应商上门推销是了解供应商信息以及该行业的绝佳机会,可与其进行短时间的沟通,收集该企业及行业信息
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8.3供应商储备将新开发的供应商录入供应商信息库,作为选择供应商的基本数据和信息
5.9合格供应商基本权利和义务1)响应大土河公司廉政共建要求,奉公守法2)具有向大土河公司提供产品及服务的基本资格,并有权获得同自身所提供产品、服务相关的采购和服务信息3)有权参加大土河公司范围内的物资采购竞价、询价、招标等活动,对采购及评价中存在的不公正行为进行质疑与投诉4)有权向大土河公司监督部门投诉供应公司范围内物资采购中存在的营私舞弊行为5)接受大土河公司相关部门和人员对产品质量、价格、服务等方面的咨询,原则上要求按成本分析法进行报价6)以诚信的原则参与经营活动,业务合作中禁止串标或串通其他供应商哄抬价格,以不正当手段搞竞争牟取暴利7)中标后,按规定与采购单位签订合同,履行投标承诺8)严格执行合同条款,不断提高产品质量和服务水平9)及时向大土河公司通报企业重大变更情况,如企业重组、更名、迁址等10)业务合作中如资质更新后要及时提供11)合格供应商应考虑长远的合作,应保证产品质量的前提下,与大土河公司合作的价格不得高于同行最低价12)合格供应商通过合作,应给予大土河公司优惠政策,以增加大土河公司的市场竞争力,达到互利双赢的目的13)合格供应商应有用于革新、改进的专门投资,为提供产品积极地改进生产工艺、节约或降低成本与我司共同分享6附贝IJ本管理制度由供应公司起草、解释本制度从发布之日起实行定点以及供应商准入标准明细中所列物资,除此之外均为非认证供应商非认证供应商是指所供物资不属于供应商体系范围内,无需进行准入评审,对其资质不作要求的供应商瓶颈供应商是指供应商所供物资为资源型、非标件、垄断性、选择范围较小的产品,属于非认证供应商的范畴,无需进行准入评审,但必须进行资质审核和登记备案直供型供应商是指产品直接由该生产企业供货,未经过中间流通环节的直销型供货商,主要为大宗产品、大型设备或备品备件供应商代理/贸易型供应商是指产品无法从直供型供应商处采购,只能从该产品生产企业指定的销售商中采购,必须经过中间流通环节,主要为常规消耗性材料或具有区域垄断型的供应商合格供应商是指已经通过认证评价,已发放准入通知的供应商预备供应商是指通过前期收集基本信息,适合于大土河公司生产需求,尚未通过认证的供应商黑名单供应商是指合作过程中通过考核不符合供应商管理体系要求被强制退出的供应商杠杆型供应商是指采购金额很大、供应风险很小的哪些供应商主要特征为标准件、同质化与竞争性他们通提供标准件,产品的同质化程度很高,所处的供应市场形态属于竞争性的管理要点是:杠杆作用最大化,价格越低越好供应商开发是指原有供应商被淘汰、新增物料或技术革新需要增加新的供应商时,通过市场、媒体、订货会或展销会等方式搜集供应商信息的一系列活动供应商退出是指入选的供应商经过合作严重不符合大土河公司要求,并将其列入黑名单供应商,今后不再与其发生业务4职责供应公司综合部负责供应商管理制度的编制、实施、持续改进和完善;负责新供应商的开发、考察、准入评价、考核以及退出的组织和实施;负责所有供应商的信息管理及建档工作、使用单位质量反馈的受理及遗留问题督办;负责供应商准入证书的颁发供应公司供应一部、供应二部、原辅料部负责与入选供应商合作洽谈及物资采购活动的具体实施5管理/工作程序
5.1供应商管理原则
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1.1全面、具体、客观原则建立和完善科学的供应商综合评价体系,对供应商做出全面、具体、客观的评价综合考虑供应商的资质、企业规模、生产能力、质量控制、工艺流程、技术开发、业绩、交货时效、售后服务等可能影响供应合作关系的因素
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1.2稳定可比性原则评估体系应该稳定运作,标准统一,减少主观因素
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1.3差异性原则不同行业、产品、不同环境下的供应商采取不同的评价策略
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1.4供应源数量控制原则同类物料的供应商数量控制在2--3家,杜绝独家垄断,形成良性竞争
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1.5供应链战略原则与重要供应商发展供应链战略合作关系
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1.6持续改进原则评估的指标、标杆、对比的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新,达到持续改进
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1.7谁推荐谁负责原则供应商由他人或使用单位推荐(指定)的,需逐级审批确认,必须坚持谁推荐谁负责的原则,加强并提升推荐单位或推荐人的责任心及风险意识
5.2供应商管理策略为实现供应商管理的目标,结合管理原则,主要采取的策略为分类、减少、开发与扶持分类是供应商管理的基础,结合物资性质与实际管理需求,对供应商按不同的性质进行分类减少主要是精简供应商数目,逐步实现集中采购,以节省交易成本,增加采购谈判力度开发主要是针对合作中存在问题的供应商及垄断性供应商进行动态管理,实现持续优化的一种办法扶持体现的是一种双赢的思维模式,合作中发现对方的不足,并提出改进建议,主动帮助其改善,最终达到大土河公司的要求,实现共同成长
5.3供应商分类
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3.1按采购物资性质分类不同物资对大土河公司生产建设的重要程度不同,所产生的影响也不同根据采购物资的性质,将供应商分为原辅料供应商、设备供应商、材料供应商和其它物资供应商
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3.2按采购物资准入要求分类采购物资在生产中的重要程度不同或市场形势不同时,准入要求则不同,因此可将供应商分为认证供应商、非认证供应商和瓶颈型供应商
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3.3按供应商营销方式分类为了便于区分和管理不同供货方式的供应商,严格供应商准入制度,根据供应商经营模式和营销方式的不同将供应商分为直供型供应商和代理或贸易型供应商
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3.4按供应商状态分类按供应商在供应商管理制度中的状态可分为合格供应商、预备供应商、黑名单供应商
5.4供应商准入标准
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4.1供应商准入首要标准1)具有法人资格和独立承担民事责任的能力,良好的商业信誉和健全的财务会计制度2)法定资质证书齐全,特殊行业和特种设备具有相关部门核发的资格证书,需要经过国家认证的,必须有国家强制认证3)供应商必须遵守大土河公司《供应商管理制度》相关要求4)供应商应有专门的销售人员,受理大土河公司业务,并具有完善的售后服务体系,全力支持大土河公司化解风险,绝不推诿5)供应商所提供的产品必须符合国家及行业生产标准或大土河公司的生产要求6)直供型供应商应有完善的生产体系,具有履行合同所必须的设备、专业技术能力与生产环境;代理型供应商必须有固定的经营场所及所代理产品的有效授权
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4.1供应商准入具体标准供应商准入具体标准详见《原辅料供应商准入具体标准》、《设备供应商准入具体标准》、《材料供应商准入具体标准》
5.5供应商选择
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5.1目标供应商选取1)根据物料采购计划,结合市场情况,对所要选取的供应商所属类型按标准进行界定,是否属于认证范围之内,同时确定选取评审方式2)参照供应商准入标准〃从预备供应商中筛选出至少三家以上的供应商,作为目标供应商3)初选目标供应商必须严格执行准入标准,资格预审时要严格审核资质,杜绝不符合标准的供应商进入4)如目标供应商由使用单位推荐(指定),必须经使用单位填写《供应商选用推荐审查表》,由使用单位主要负责人签字,遵照谁推荐谁负责〃的原则,实行终身负责制;如由上级领导推荐,必须有上级领导的签字审批
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1.1业务人员必须掌握供应商所供产品应具备的必要资质,防止在资格预审时漏项6)通过资格预审确定目标供应商后,方可进入评审环节7)非认证供应商不执行此选取评审制度,但必须经供应商管理部登记备案,方可发生业务
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1.2准入资格预审业务人员负责对供应商进行资质预审,具体包括1)营业执照具体审查企业名称、成立日期、有效期限、经营范围、注册资本和年检情况等个别地区的营业执照在有效期内不需进行年检的,应由当地工商部门出具书面证明2)税务登记证具体审查登记时间、经营范围、是否为增值税一般纳税人等3)组织机构代码证具体审查有效期限和年检情况等4)生产许可证列入《全国工业产品生产许可证发证产品目录》的产品,应对生产许可证证件、有效期限、产品名称一致性等进行审查5)认证物资必须具有的相关强制性认证资质(如MA证、特种设备制造许可证、防爆产品合格证、计量器具制造许可证、3c认证等)原件及复印件,具体审查有效期限、产品名称等信息6)产品代理授权书审查其手续是否符合法律规定,是否有效,从事专卖销售和代理销售的供应商需提供生产厂家或销售总代理所提供的书面授权及委托证明文件7)兼有安装、维检业务的供应商提供国家有关部门认可的安装、维检资质证明8)分公司性质的供应商必须按要求同时提供该公司及总公司的相关资料9)其它必要证件对产品质量有特殊要求的,根据行业和产品个性化要求提供对以上项目全部核实完成后,将《供应商基本情况登记表》以传真或电子邮件的方式传至供应商由供应商填写,填写完成后供应商回传,同时核实生产能力、技术装备水平,产品执行标准、专利证书和市场业绩以上信息为供应商的最终入选评审提供第一手书面材料
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1.3供应商准入评审1)供应商准入评审形式a.定期集中评审定期评审是针对定点、长协供应商进行的年度考核评审,评审结果以会议记录及纪要内容为准,评审合格后继续下一年度合作b.日常准入评审日常准入评审是针对日常供应商开发并准入的评审形式,随时开发随时评审,评审合格后录入合格供应商数据库,便于采购部门开展业务合作2)供应商准入评审内容供应商准入评审内容主要包括企业资质、产品资质、企业规模、其它认证资质、产品试用情况、实地考察情况等内容
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1.4供应商考察1)供应商考察的条件a.生产规模扩大需增加新的关键性物料,需要在市场上寻找新的、优秀的供应商时b.招标采购大型设备或物料,需要通过实地考察对比筛选出合格的供应商时c.当战略型或瓶颈型供应商所供产品质量下降时d.原供应商被淘汰需要开发新供应商时e.发现某个供应商具有可储备价值时当具备以上条件时,经供应公司总经理批准,可以外出考察2)供应商考察的内容供应商考察的内容包括供应商财务及经营状况、产品及技术状况、销售业绩及售后服务、生产设施及企业面貌等,具体内容详见《山西大土河焦化有限责任公司供应商考察报告》,以上考察内容可结合实际进行删减考察完毕后,外出考察人员将考察报告交与评审委员会进行评审3)供应商考察注意事项a.遵照但不局限于以上所列各项考察内容,为供应商评价和采购决策提供准确的信息b.至少选取三个供应商进行考察,以便科学对比,合理评估c.考察内容真实有效,杜绝收受被考察单位好处,提供虚假信,国、O d.外出考察前需提前制订考察计划,明确考察目的,列出考察项目e.在外出考察期间自觉树立公司形象,不得存在有损于公司的言行,不得接受非正常商务性宴请等f.考察人员超过3人时,应组建考察组,实行组长负责制供应商考察结束之后,在3日内,由考察组组长负责草拟考察报告,相关考察人员在考察报告上签字确认,报供应公司总经理,逾期将不予报销外出考察所发生的差旅费用。