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电子档案“一体化”管理平台建设方案在线查询浏览过程中,利用查询级别控制及组合式权限管理技术,灵活控制用户对在线归档电子档案的卷内目录文件查询、浏览、下载等访问权限,有效防止数据泄漏
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4.3查阅记录查询每次电子档案调取都进行留痕,可以查询历史档案查询记录
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2.5统计分析
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5.1档案归档统计分析可以对已经归档的档案进行统计分析,分析的维度包含各科室档案归档情况、通过时间段分析档案归档情况等
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5.2档案接收统计分析对档案接收进行统计分析,查询企业(机构)、个人、项目档案的分布情况,查询纸质档案电子化和全程无纸化登记档案分布情况
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5.3档案查阅统计分析对所有档案查阅的情况进行分析,统计哪类档案查询频率高、使用率高
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5.4档案增长趋势统计通过会过往历史数据增量的分析,分析预测未来档案增量,为档案室建设提供决策分析
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2.6系统管理
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6.1单位管理实现对单位信息的统一管理,可基于根目录创建单位,可设置单位是否有效、是否作为资源,可编辑、删除单位信息,可将单位转换为部门,可关联单位负责人、机构领导、管理员等
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6.2部门管理可基于单位对部门进行管理维护,可设置部门是否有效、是否作为资源,可编辑、删除部门,可关联部门负责人、关联部门领导、关联管理员等
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6.3角色管理集中管理应用角色信息,可实现基于角色的应用菜单授权、角色关联权限、角色关联人员等,可对角色信息进行编辑、删除、新增
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6.4人员管理实现基于组织机构管理人员信息,实现人员信息的新增、修改、删除等,可设置人员信息是否有效以及配置用户的菜单访问权限、菜单管理权限等
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6.5权限管理集中管理应用权限信息,实现对权限的编辑、删除,可实现应用权限菜单授权,可添加应用权限,添加应用权限包括权限名称、权限编码、权限目录、权限路由地址、备注等信息
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6.6菜单信息集中管理应用的菜单信息,列表展示应用的菜单的信息,包括菜单名称、菜单编号、路径、状态等信息,支持编辑、删除菜单,可添加该应用的菜单
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6.7档案目录管理对档案目录进行编目管理
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6.8数据字典实现对数据字典的管理,具有包括标签管理、应用管理、数据源、字典管理、字典比对、数据统计等应用功能模块
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6.9通知公告可以通过该功能发布通知公告,分为通知公告管理和通知公告查询
3.3档案“容e查”服务在电子档案管理系统上优化企业档案网上自助查询打印功能,提供企业授权后自主查询、档案查询业务受理的功能,公检法工作人员经市场监管部门核准后可以完成企业登记档案的在线查询打印,破解了以往企业在档案查询时多跑腿、排队长、打印慢的难题同时打印后的档案系统提供档案防伪查询验证
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3.1企业身份校验通过对法定代表人身份证号码发送短信验证码实现企业身份校验
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3.2电子营业执照校验通过对企业进行电子营业执照校验识别企业主体身份.
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3.3档案授权管理企业委托代理人(授权后)、法人等有权查看企业档案的自然人,只需登录系统可查询打印本企业登记信息、企业章程、股东会决议、董监事会决议等档案
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3.4档案预览/打印对实现企业电子档案通过互联网平台进行在线预览和打印的功能,文件下载时,系统自动记录相关文件摘要(文档内容,页码,下载日期,下载人,防伪码等)
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3.5档案签章对接省电子签章平台,对企业自助查档进行电子签章,每份档案材料加盖档案查询专用电子章
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3.6档案防伪功能企业进行电子档案下载和预览的时候,系统自动生成防伪水印和电子签章
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3.7企业档案防伪查验通过本系统下载的电子档案都会在系统留痕并生成一个唯一防伪码,登录系统档案防伪查询,通过输入对应的防伪码验证电子档案是真实性、有效性、完整性
3.4系统及数据对接
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4.1省局档案对接实现无缝对接江西省省市场监督管理局企业登记档案查询平台,实时获取申请人通过全程无纸化登记的赣州市行政审批局企业的电子档案
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4.2省局业务数据对接对接江西省电子政务云服务平台,实时获取赣州市行政审批局相关的企业基本信息、变更(备案)信息、注销信息等
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4.3电子营业执照平台可以通过电子营业执照进行登录和认证企业身份
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4.4省电子签章平台对接省电子签章平台,可以预览和打印带有电子签章的企业档案
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4.5自助服务终端设备对接对接自助服务终端设备,通过终端设备可以进行企业身份认证并打印企业相关电子档案
3.5企业全生命周期平台企业全生命周期平台建设内容覆盖50个一事通办场景和40一照通办事项
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5.1事项标准化梳理通过对政务服务事项的“最小颗粒度”梳理,实现政务服务事项清单标准化、办事指南标准化、审查工作细则标准化、考核评估指标标准化、实名用户标准化、审批流程标准化等,实现市、县、乡、村四级联审联办,实现涉企行政许可事项就近办理,实现同一事项在全市无差别受理、同标准办理,做到高效、便民、快捷,让企业和群众享受到家门口的便捷服务
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5.2建设企业全生命周期平台
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2.1企业准入通过“一件事”去整合地区高频、特色产品的场景化服务模式,通过“一链办”去串联企业个性化的经营现状下非场景化、跨场景化的服务模式,实现“一网通办6+X证照联办”模式,通过“一表填报、信息共享、并联审批、限时办结、一次发放、证照公示”的办理流程,将营业执照、刻章备案、银行基本户开户、税务初领发票、公积金单位开户登记、社保缴费登记险种核定6个企业开办必办事项和“X”个后续准营许可、备案事项,实现“一网通办、一键提交”,实现企业开办场景和业务需求全覆盖
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2.2企业准营企业准营阶段涉及到企业需要办理的各类生产许可、经营许可、社会服务许可以及各类企业资质证书等,通过对政务知识进行建模、构建实体关系图谱,利用知识规则进行推理计算,实现针对市场主体大数据进行个性化精准推送服务,彻底解决企业“我要办什么、我能办什么、我要怎么办”的痛点难点堵点问题
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2.3企业变更市场主体成立并正常生产经营后,会涉及到各类证照事项的变更服务通过优化审批服务的方式让老百姓更加便捷办理变更,实现企业变更“一件事一次办”;实现企业变更“关联办”,企业可以选择单独进行营业执照变更或单独进行许可证变更,许可证变更可以同时勾选多个,相同变更事项,填报一次,自动关联办理
3.
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2.4企业注销企业注销涉及部门多、法律关系复杂,紧扣企业反映突出的“注销难”问题,打通税务部门、人社部门、商务部门、海关、以及许可职能部门,实现企业注销“智能办”,自动对接税务部门清税证明进行营业执照注销,完成后,自动推送到该主体涉及的人社部门、商务部门、海关、以及许可职能部门进行智能注销,无需重复申请和提交材料,为企业退出市场提供便利化
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2.5实现一照一码走天下营业执照核准后,即向申请人先行发放一张加载统一社会信用代码及对应二维码的营业执照相关许可审批完成后,自动生成电子许可证通过赣服通扫描营业执照二维码,随时随地即时查看申请人可根据自身需要下载打印许可证书,原则上不再另行制发纸质许可证书通过许可证书与营业执照关联,实现一企一照、一照准营、全部涵盖大幅减少纸质证照发放数量,真正实现一照一码走天下
5.3建设通用综合窗口支撑平台积极推动政务服务”以部门为中心”向“以事项为中心”转变,大力实施“一网、一门、一窗、一次”改革,全面推行“前台综合受理、后台分类审批、综合窗口出件”审批服务模式将部门设置的小“一窗”变成按事项集成审批的大“一窗”,推进综合受理“一窗化”将纳入企业全生命周期平台事项实行综合窗口无差别受理企业或群众到行政服务中心大厅办理业务,综窗人员通过通用综合窗口支撑平台为企业和群众提供智能导办、智能推荐服务、智能校验和审批要点提醒服务、查询、统计分析、办理进度查询、出件服务等功A匕能
(一)项目背景3
(二)项目目标31企业档案“一体化”管理系统42企业全生命周期服务平台4
(三)项目建设内容51纸质档案数字化加工管理
53.
1.1纸质文件档案整理
53.
1.2数字化加工流程
63.
1.3数字化存储
63.2电子档案管理系统
63.3档案“容e查”服务
123.
3.1企业身份校验
123.
3.2电子营业执照校验
123.
3.3档案授权管理
123.
3.4档案预览/打印
133.
3.5档案签章
133.
3.6档案防伪功能
133.
3.7企业档案防伪查验134系统及数据对接
134.1省局档案对接
134.2省局业务数据对接
134.3电子营业执照平台
144.4省电子签章平台
144.5自助服务终端设备对接
143.5企业全生命周期平台
143.
5.1事项标准化梳理
143.
5.2建设企业全生命周期平台
143.
5.3建设通用综合窗口支撑平台16
(一)项目背景《“十四五”全国档案事业发展规划》要求加快推进档案信息化建设,引领档案管理现代化;《国务院办公厅关于做好优化营商环境改革举措复制推广借鉴工作的通知》(国办函(2019〕89号),为企业提供带有签章和防伪水印的电子档案查询、拷贝服务,“一次拷贝,终生使用”,提升企业档案查询的实效性和便利度,提供企业档案“容e查”服务《2022年江西省优化营商环境对标提升方案》(赣营商[2022]1号)在全省持续推进推进“一照通办”改革,让更多地方,更多事项纳入“一照通办”改革范围,实现营业执照、多个准营证联办,实现准入、准营“一链办理”“一次办好”《江西省人民政府办公厅印发关于纵深推进“放管服”改革进一步提升政务服务若干措施的通知》(赣府厅发[2022)5号),从企业群众办成“一件事”角度出发,出台全省“一件事一次办”改革工作方案强化数据归集,通过梳理整合、流程再造,制定“一件事一次办”事项清单,推出更多具有本地特色亮点的“一件事一次办”服务深入推进跨部门“一照通办”改革,让更多准营许可事项纳入“一照通办”改革范围2022年底前,省级层面牵头推动5个全省通办的高频“一件事”,各地高频“一件事”不少于40+1(企业开办)项2023年底前,省级层面牵头再推动5个全省通办的高频“一件事”,各地高频“一件事”再推出不少于40项
(二)项目目标企业档案“一体化”管理系统建设适用于行政审批局纸质档案和电子档案一体化归集、管理和运用的目标;实现大统
一、大协同的改革发展背景下,实现“档案数字化、接收、移交和便民查询”的要求;基于各部门业务的差异化、参差不同的信息资源,实现数据整合、高效利用,推陈出新的目标;实现从档案室的规划和筹建到纸质档案数据化、电子档案“一体化”管理以及电子档案“容e查”服务平台的完整档案数字化管理和分析利用的目标线上企业信息及电子档案查询打印系统能彻底改变传统的企业档案查询方式,实现申请人“零见面、零跑腿”,企业登记信息查询“秒办”,企业登记档案“随时随地、想查就查、即查即得”的“互联网+政务服务”新模式,通过互联网线上身份认证,线上打印带有签章的企业档案资料2企业全生命周期服务平台企业全生命周期“一件事”,就是将所有企业都涉及的“企业准入、准营、变更、退出4个领域,按照“极简办、集成办、全域办”的原则,通过集成组合企业各类办事场景和需求,形成企业从“准入”到“退出”全生命周期“一件事”进一步优化场景集成服务,围绕“事项联办”,深化“一链办理”,精准梳理全生命周期平台所包含事项,通过业务整合、流程再造、数据共享,做到“一套材料、一次告知、一表申请”整合“一件事一次办”和“一照通办”的创新模式,通过“一件事一次办”去整合地区高频、特色产品的场景化服务模式,实现高频政务服务事项极简办、集成办,以优质高效政务服务助推营商环境再优化需求分析;通过“一照通办”实现企业经营范围智能关联需要办理的许可信息,以灵活动态匹配的方式去串联企业个性化的经营现状下非场景化、跨场景化的服务模式
(三)项目建设内容
3.1纸质档案数字化加工管理制定纸质档案数字化标准化流程提卷-拆卷(整理分解)一扫描-图像处理-挂接、著录-还原装订-质量检测-档案归档利用数据采集系统进行虚拟的数字转换,输入到计算机系统,经过管理人员的相应软件处理和分类,采用相应的文件格式,将这些信息归入数据中心服务器的存储空间整个流程建设内容纸质文档整理、数字化加工、数字化存储
1.1纸质文件档案整理在扫描之前,根据档案管理情况,按步骤对档案进行适当整理并视需要作出标志,确保档案数字化质量按照《档案著录规则》等的要求,规范档案中的目录内容包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求如有标识或不规范的案卷题目、文件、责任者、起止符号和页数等,应进行修改破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描扫描工作完成后,拆除的档案应按档案保管的要求更新装订恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏
1.2数字化加工流程纸质文件可以采用扫描加工流水线加以实现,应尽量提高扫描处理的速度与清晰度对扫描完毕的图像文件应进行纠偏、去噪,对鉴定理想的扫描件需要重新扫描扫描文件的命名应该考虑到将来接入数据库时的方便程度3数字化存储在档案数字化的存储的基础上兼容应用方面方便和性能的考虑工作人员通过档案管理特有的系统软件可以对已有的数字化信息进行相应的归档操作,并实现档案信息的浏览、著录、查询、借阅、检索等方面的档案管理相应的管理实现了档案信息资源的利用最大化的功能采用权限和功能分级的方式,应用加密技术使相关部门的档案管理人员对与其相关的信息部门进行档案的上传、下载、档案调阅、检索等处理在档案数字化过程中,充分结合档案数字化建设中的现状,注重档案数字化网络工作流程的优化2电子档案管理系统建设企业登记电子档案管理系统,实现档案数字化、档案接收、归档管理,档案安全权限管理、档案查询使用等功能确保电子登记档案标准化、自动化的同时实现电子档案的安全管理,为电子登记档案利用做好数据和管理支撑
3.
2.1库房管理
2.
1.1库房登记根据实体档案库房建立电子库房,一对一还原,方便档案工作人员通过电子档案调取实体档案
2.
1.2出入库登记可以手动录入档案信息,记载档案的出入库信息在接收档案实体,消毒上架排列或移交档案出库后,按每个库房的出入库动作都要登记
2.2数字化加工管理
2.
2.1企业档案扫描实现档案系统跟档案扫描仪设备对接,自动调取扫描仪驱动进行档案扫描
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2.2企业(机构)档案挂接企业和机构相关的业务办理产生的纸质档案数据化加工后,通过该功能进行电子文件挂接
3.
2.
2.3企业档案归档对已经完成档案扫描或档案挂接的电子档案进行归档,归档操作包含档案质量处理(去污、纠偏等操作)、档案目录整理等操作
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2.4企业档案归档记录查询通过企业名称、统一社会信用代码、归档时间等条件查询已经成功完成归档的记录
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2.3在线接收归档
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3.1档案自动接收系统提供基于WebService标准规范的电子文件在线归档接口,供企业登记管理系统调用,实现电子文件及相关元数据在线自动接收并归档至档案管理系统中统一采用XML标准约定元数据项,电子文件采用国际标准的PDF格式接受数据主要包含全程无纸化档案数据和纸质档案数字转换后的数据
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3.2档案分类组织依据GS/T3302-2002标准,自动将在线接收的企业登记电子案卷进行分类组织、电子文件原文挂接;依据档案分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则,按照类目对电子案卷进行系统标识和整理组织;电子文件原文的挂接,实现电子文件原文与电子案卷元数据的自动关联纸质档案转化成电子档案后,可通过相关系统自动匹配并通过人工校准后关联,电子案卷元数据主要包含公司登记(备案)申请书、股东出资情况、股东会决议(股东决定)、董事、监事、经理信息、法定代表人信息、联络员信息、股东(发起人)主体资格证明、或者自然人身份证件复印件、全体股东签署的公司章程、双告知承诺书、住所(经营场所)使用证明等,系统根据不同企业类型做相应关联
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3.3数据自动检测系统自动对从企业登记管理系统接收的电子文件及元数据进行真实性、完整性、有效性、安全性检测只有检测通过的电子文件及元数据才可以归档到本系统中,未通过的生成问题清单进行记录
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3.4自动著录标引系统自动对网络化在线接收的XML元数据文件进行解析,构建电子案卷的多级索引信息,并以优化的二维表结构存储在档案系统数据库中便于实现高速查询检索自动解析XML元数据文件,依据GS/T3302-2002标准中的编码约定完成元数据编码转换;自动导入案卷基本信息,包括统一社会信用代码、注册号、名称、企业类型、法定代表人、业务类别(档案类型),核准日期、总页数等;自动导入分类索引信息,如变更业务类别的变更后的注册号、企业名称、法人等;自动导入卷内目录信息,包括卷内文件名称、起止页号等
3.
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3.5档案自动归档系统自动实现电子案卷的在线归档处理,生成符合GS/T3302-2002标准的电子档案,完成电子档案保管权的移交
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2.4查阅服务功能
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2.
4.1档案在线浏览提供企业办事的业务电子档案在线浏览功能,可以根据企业办理的业务查询所属部门、入库日期,并可以调取电子档案原件进行下载和打印
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2.
4.2查阅权限控制。