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会议筹备方案的拟订内容1拟定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文献的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工作用保证会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、保证领导的意图得以贯彻执行电话会议（合用于规模不大办公地点相对集中的公司）交流信息的特点1方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发发明性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4合用于分公司不远规模不大的公司电话会议信息工作规定1准确发出开会信息说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4准时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录视频会议特点1实现了声音图像同时传送打破了空间的限制2节初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够进一步广泛规定1发出开会信息2分发文献信息资料3布置会场4设立于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息※组织视频会议的方法1视频会议的会场2做好会场布置工作配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5节约费用远程会议筹备方案特点1远程会议具有节省时间和金钱能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录，且交流更加直接，简短的优点2远程会议筹备方案拟定期应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的规定，并提前将下列内容告诉电信服务公司（会议日期、会议起止时间、会议参与人数、与会者的电话号码、主持人姓名等3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合会务机构分工的规定会务机构分工重要指定会议组织部门和人员贯彻.会务机构的各部门需明确各息的任务和规定.具体规定1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3力口强协调，定期沟通会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会2提成筹备小组3形成筹备方案4领导审核方案检查会务筹备情况检查内容:会议准备是否充足、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文献材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他方法1听取会议筹备人员的报告（听取报告的领导加强前期调查;对报告材料的准备要侧重困难和问题;报告时间合法；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:保证所有事项条理清楚；注意气味；树立入场登记台;佩戴徽章名牌;准备接待休息室.检查结果的形式书面.口头.协调会检查会议筹备情况的工作程序开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查2会议领导小组拟定报告会的时间和地点并发出协调会告知3召开报告会后对检查中发现的问题予以催办和贯彻.现场检查的程序1指定现场检查的路线和拟定现场检查的重点并告知有关筹备部门2制作检查单，以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐个现场核对并明确记录4对未达规定的整理出整改和修订意见并予以纠正※新闻发布会的注意事项1拟定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、贯彻宴请范围3拟定会议主持人，精选发人4解决好应回避的问题制定各种应变措施※庆典活动组织工作重点I.前期调查研究
2.精心策划准备
3.选择最佳时机
4.邀请嘉宾光顾5编排活动程序6安排其他活动7善后工作解决
④对检查所发现问题的纠正1一方面分析问题的性质和范围拟定其对会议的质量的影响限度2找出产生问题的因素寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧贯彻将纠正结果通报会议文献审核内容与工作程序:内容1审核会议文献的准确性和完整性2具体内容（审核会议文献与会议主题的关系，审核会议文针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否通过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文献是否进行了会商，审核会议文献是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）工作程序1起草该文献的秘书就内容进行自审2主观秘书进行初审3如内容涉及部门较多，要进行会审4审核修改后重要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关会议事宜1原则:时间性原则、及时性原则、全面性原则2方法:定期向领导提交书面报告;有会议负责人定期向领导口头报告;领导亲自参与会议，其他途径3程序:明确会议目的明确会议领导与各小组的任务;明确会议涉及范围；会议工作所规定的质量标准；会议要达成的阶段性目的；制定目的时留出意外情况时间;明确沟通会议有关事宜的方法和途径拟定沟通的时间地点与会人员;检查沟通所用各类文献资料;向领导报告会议筹备情况和进展;听取领导指示;将记录送给领导注意事项1对领导的指示和双方讨论的结果尽快贯彻部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将贯彻情况及不同时期沟通中要突出各自的重占
八、、会议应急方案的内容
1.会议中也许出现的问题人员问题场地设备资料健康与安全与会者情绪与会者返程行为
2.明确问题出现时负责解决的会议工作人员
3.解决会议突发事件的方法同上会议应急方案的工作程序1预测情况2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况4拟定会议应急方案注意事项住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应贯彻到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位提醒会议按计划进行原则认真倾听，最少限度打断谈话;树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍;强调问题;使用精湛的人际交流技巧工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题（会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会;议题开始前，规定讨论范围并保证平等发言;议题结束后简朴总结并宣布结束）议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取钞票或填写支票5经费支出6审核会议经费支出解决会中突发事件1类型:人员问题，健康与安全，解决行为2程序对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施;调动会议有关人员及时进行补救和解决；必要时向公共应急机构请求支援；解决好突发事件的善后工作3注意事项1责任分工综合管理，统筹安排；增强责任意识;加强岗位责任制2突发事件与规章制度:应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度会议总结工作1目的目的实现情况小组执行情况总结经验教训奖惩人员解决遗留问题2内容会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、重要议题，参与会议的上级领导人会议的主持者，领导报告或发言的要点，对会议的基本评价和贯彻规定，会议置等3程序对会议征询意见拟就工作总结稿；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法:座谈会表彰会书面总结※中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体规定，就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后作为大会的文献材料连同会议记录会议简报会议文献等一并作为完整的卷宗归入档案对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分所涉及的方面涉及明确的会议目的完毕任务会场以及时间的安排等内容规定会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查;切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，实事求是；会议的总结赢一分为二，激励为主会议评估工作内容1构成有效会议的要素（目的清楚，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的重要因素（会议必要性;会议前期准备工作多，长，大，高，支出超标、浪费惊人，准备不充足质量不高，组织不妥3会议评估标准:目的（是否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共鸣，会议形式地点是否合适，资料是否及时），会议时间评估，与会人员参与会议的状态和收获，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时继续推动与维持的事项会议评估工作程序分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果注意事项避免欠缺会议记录，贯彻不力得失进行总结，不解散已完毕任务的工作组;与会人员对会议不满高效率会议的决定因素:会议要开的短；安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精;请公关公司筹备时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价涉外接待原则:不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗礼宾顺序1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务高低3到达时间4告知东道主自己决定到访的具体时间礼宾顺序拟定环节1拟定礼宾顺序方案2提前告知有关各方3按礼宾顺序排列座次、名次、出场顺序涉外迎送典礼规定1发出邀请2准备工作:清楚来访者的基本情况;外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定访问日程;安排食宿3善始善终着装规定:穿正装安排涉外迎送工作程序1拟定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行典礼安排涉外会谈的规定:充足了解双方情况;准备工作要贯彻到位;会谈会见要做好记录，问题要贯■彻.拜访规定拜访前线电话联系；到达宾馆大厅告知对方;初次见面可不送礼物会见会谈工作程序:1约定2告知对方有关事项3准备工作背景资料，会见场合布置，人员安排4迎接客人5会见会谈6送别客人涉外宴请的原则:宴请环境要雅致安静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地方特色参与宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装礼者的关系2明确送礼的因素3了解受礼者的特点4经济方面的限定办公模式发生变化的因素1办公场地的费用过高，公司都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积发明最高的利益2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难使人们在工作模式上重新安排3高科技的发展特别是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场合也能互相沟通4公司自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5公司间竞争的加居I]使得公司不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本6一些公司的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同公司实行多种模式的工作方式a不同办公模式的特点1在家办公:优:节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤污染和费用.缺:需计算机和电话以保持联系，有的缺少适宜的办公环境，增长了组织监督.管理和控制工减少减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率.缺难监督员工3远程工作.优:减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活.缺:加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公.优减少工作空间和办公用品的花费信息可以存储、归档和通过计算机网络发送.缺滩以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充足发挥自己的专长.缺控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬6定期协议制.优能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高.缺:难以控制员工对公司的忠诚，缺少工作保障7交替工作:优:能激励工作人员.缺:交接不妥，会出现工作混乱8临时办公桌.优:节省资金也节省员工的时间.缺员工缺少归属感，不能得到充足的信息，减少工作效率，也难于被管理选择办公模式的工作程序1进一步调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果拟定相应的新型办公模式3根据新的模式规定制定管理监督的标准和责权利相实行取得经验，逐步推广新模式5不断根据本公司特点完善新模式，评估启用新模式的得失办公室布局开放封闭式作用:形成有效率的工作流程；有助于员工工作分派;有助于工作顺利完毕设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的规定:面积、空间大小，人员流通的频率，声音对办公效率的影响，需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托别人设计平面图并证询各使用部门的意见，根据意见修改设计，完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分派和分开时办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风改善办公室平常事务工作程序:定义一评价一分析f改善f实行1定义一个需要加以分析和改善的流程2评价拟定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的因素4改善根据以上分析提出可行的改善方案5实行改善方案6建议使用改善平常办公事务工作流织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完毕不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既互相独立又在整体上严密不漏避免了反复工作及不必要的协调工作5流程自身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越抱负解决突发事件的原则.1快速反映控制事态发展2以人为本保护公众利益3公开透明，真诚面对公众4重塑形象，置之死地而后生突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性1作为事故解决的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种补偿案件内容《事故情况登记表》事故日期;事故地点;事故涉及的人员;事故的证人;事故过程的概述；填写事故记录薄的人员署名.《工作情况报告表》完毕表格人员的姓名、身份;事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务;发生事故的日期、地点;事故的细节及对事故的见解；进行的急救行动和医疗解决的情况，涉及由谁进行;必要时还要记录事故证人的姓名和职务;填写表格的人员署名1以书面形式拟定的紧急情况解决程序，其中具体地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体解决程序2用上述紧急情况解决程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训3张贴显示有关的紧急程序，在可运用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名4实行紧急情况模拟演练如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动5明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和耿责一旦有情况，由他们担当解决6保证配备相关的设备和资源以随时解决紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等7保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护突发事件的应对措施1准备清楚的书面紧急情况解决程序2用这些紧急情况解决程序培训所有人员3在可运用的地方清楚地显示有关紧急程序4实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急情况下的职责6保证工作场合受过紧急情况解决培训资源以随时解决情况8保证定期检查和更新设备解决突发事件的工作流程:及早发现立即报告并保护好现场；查找问题的因素；成立临时指挥中心；控制源头釜底抽薪田开新闻发布会※安全检查内容
1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报
2.对也许发生的人为事故要多渠道进一步了解有关信息，掌握动向
3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施
4.对预测的突发事件制定应急方案
5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置
6.进行对突发事件的培训和演练掌握必要的知识与技能
7.配备相关设备和资源
8.定期检查维护更新设备和资源，使之处在良好备用状态督查工作的内容1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻贯彻情况3本单位的中心工作、重要会议及文献决定事项的贯彻贯彻情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与解决情况5人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况6下级单位请示事项上级机关帮助解决问题的办理情况7秘书在平常工作中发现和了解到的、建议列入专项督查，并经上司批准的重要事项.特点:复杂性，原则性，时限性和权威性4原则实事求是，积极性，分层次贯彻时效性，督查与帮办结合方法:书面，电话，专项，会议，调研.程序交办，立项，登记，办结回告审核立卷，归档.注意事项:查办、催办技巧:1与信息工作相结合2与调查研究相结合3坚持归口办理，分级负责4坚持结报反馈制度督查工作注意事项实事求是、授权督查、办实事、谦虚谨慎※办公室工作计划作用1指明办公室工作所起的作用及所处的地位
2.指明组织为实现自己的目的而拟定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据
3.指明组织的活动方针和范围保证行动目的一致4指明事务顺序先后安排5是一种重要控制手段和数量化财政计划制定工作计划的方法1根据组织拟定的工作目的和期限规定，一项项列出本团队要完毕的所有任务可以使用专门制作好的人物表格将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下2区别重要ABCD法则，先做重而急的任务再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先顺序3按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完毕时间的前后顺序对需要花时间的工作留出充足的时间量4列出完毕每一项任务所需的资源和相关信息，涉及人力、物力、财力等5明确完毕每一项任务的各个阶段指标和估算的时间规定6指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人7从最终完毕的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完毕，拟定后，逐项将其填入计划表中8明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，保证计划的顺利实行9明确工作进展的情况的质量如何监督和管理a计划内容与规定1每一项任务的具体目的2每一项任务的数量规定和质量规定3每一项任务所需的资源4每一项任务所分派的负责部门或承担人以及负责人5在计划的文献中还写明如何监督工作进展和质量制定计划与实行计划注意问题实事求是，善于授权明确分工定期检查所需资源是否满足，及时与同事沟通进展问题，在实行计划中应制定工作计划的程序:估量机会，拟定目的，拟定计划工作的前提条件，拟定可行方案评价备选方案选择方案拟定分计划，编制预算注意事项:所有的子计划、部门计划、派生计划必须与组织的总目的一致，有助于组织总目的实现;短期计划要与长期计划相结合，短期要有助于长期拟定承办期限的工作程序1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时限规定2时间期限适宜标准3拟定统一任务不同的承办周期4拟定统一紧急情况下不同承办周期办公室工作评估意义提高了管理工作的效率;明确了组织机构的建制;促进了员工承担责任；有助于进行控制和监督工作规定组织或团队的目的具有多样性但不可过多；各部门之间互相支持.办公室工作评估工作程序1对办公室工作进行目的管理:建立一套完整的目的体系;拟定目的;组织实行;检查评估2对办公室工作进行量化管理3对办公室工作进行评估:数量目的和质量目的评估获得办公用品及设备使用权的方式及其优缺陷使用方便.缺陷一次付款费用较高.过了保修期后需额外支出维修及护理费用.设备还也许不久过时2租用优:最初投入费用低，并可以由不断获得的利润进行补偿.一般租用协议都涉及维护和修理的费用.便于更新换代.缺:租期较长时支出费用较多甚至超过购买的费用.提前终止协议违约金将会很高政府采购的重要方式公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等办公室用品与设备采购的工作程序1提出购买申请2审批、贯彻经费3招标、选择供应商4签订供货协议5货品入库6支付货款采购预算方案制定的原则:真实性原则、重点性原则、目的相关原则、经济合理性原则编制采购预算的工作程序1拟定预算的核算基数2进行市场调研3拟定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案（进行科学的可行性论证提出效益目的、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据）5征求意见、完善方案【注意事项:编制预算方案要实事求是；根据单位实际工作需要选配合适的产品;要购置的必需的并考虑与原有设备的匹配关系;事先安排好要购置的设备所放置的位置要安全可靠且有助于工作流程的进行;慎重选择供应商，对不同的供应商要在各个方面进行认真的比较；预算方案的编制要注意征求各方面的意见，方案应切实可行】调配办公资源的工作程序1了解本单位所有办公资源的基本情况涉及名称、放置的地点、功能情况等2对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理3对办公资源建档，记录应用情况（设备的购买信息，保修信息，维护协议，操作指南，基本信息，所有设备情况列表，日记记录和故障登记）4定期进行数据分析注意事项必须对单位所有的办公资源进行建档，能迅速找到需要的资源;要注意及时更新记录能真实的反映目前的实际使用状况；注意按规定清退办公用品;办公用品的领用更换要依照相关规定执行，特殊情况要有书面报告;公司员工的流动影响着办公资源的调配与运用，应随时掌握员工的变化信息对的选择办公设备和易耗品供应商考虑的因素:价格和费用质量和派申请费用以及报销结算的环节是:1申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，具体说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字2该报告或该表必须通过组织拟定的授权人审核批准，并签字批准3一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或钞票借款；一种情况是先由申请人垫付，完毕商务工作4在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用钞票，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符5商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单/后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的钞票数额和支出情况进行结算假如是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还钞票信息开发:重要形式一次信息开发剪报，信息资料册，二次:索引目录，编制文摘，三次:简讯，调查报告，档案参考材料工作程序:1拟定主题2分析信息材料3选择信息开发方法4选择开发信息的形式5形成信息产品通过各种渠道全面及时获取信息充足运用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括，开发出有特色、运用价值大、可信度高的信息.信息编写的类型:动态建议经验问题预测型信息运用特点周期性经常性广泛性实效性规定1遵守信息法规2维护信息安全3最大限度地满足信息需求4注意对平常信息的积累工作程序:1熟悉信息的内容2拟定运用需求拟定服务途径（信息检索服务，信息加工服务，定题查询服务信息征询服务，网络信息服务）3获取信息4提供信息信息运用的意义有利与实现信息的价值，促进管理水平提高；有助于信息的增值和信息资源共享；有助于提高决策的成功率信息反馈:形式:正反纵向横向前后.规定要准确真实，尽量缩短信息反馈时间，要广泛全面，多信源、多通道反映工作程序:1明确目的2选择信息反馈的方法（系列型反馈，广角型一连续型-）3获取反馈信息4加工分析一5传递一6运用一文书拟写通告标题+正文（发文缘由+通告事项+尾语）+落款+成文日期通报:标题+主送机关+正文［发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召规定］（+附件）+落款+成文日期类型:表彰批评传达通报决定:标题+主送机关+正文（发文缘由+决定事项+规定）+（+附件）落款+成文日期请批批答函标题+主送机关+正文（发文缘由+函事项+尾语）+落款+成文日期计划:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部总结标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部注意事项1树立对的的指导思想2坚持实事求是3总结出规律性的东西4分清主次、突出重点5语言简明、准确述职报告:标题+称谓+正文（开头+主体+结尾）+落款+成文日期注意:事实求是;突出特点；语言简洁发言稿开头+主体+结尾特点
1.内容针对性强
2.语言评议通俗
3.交流具有互动性市场调查报告:标题+前言+正文（情况部分+预测部分+建议部分）+交货服务和位置安全和可靠性信息开发的规定:注重调查研究为承办复文的参考4对于已经承2对电子技术和设备的依赖性3换由签字人完毕;到最后要照相留招标书:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部特点:明确性、竞争性、具体性、规范性投标书标题+正文（送达单位+引言+主体+结尾）+尾部注意事项
1.明确招标规定
2.实事求是不可弄虚作假
3.语言简洁，语气谦和.文书审核规定1审核中发现的问题必须逐个纠正2一般性问题可以直接修改3需做较大的改动、可附上具体修改日期退回拟稿人或承办部门共同协商工作程序:1明确审核范围2拟定是否需要行文3审核文书的内容4检查文字内容5检查文献体式6检查文书在解决程序上是否妥善一夕兀备文书拟办规定1熟悉有关政策和规定2熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况3熟悉办文程序和有关规定4拟办意见要符合政策规定和实际情况5拟办意见力求准确、及时、简洁.工作程序:
1.明确拟办范围
2.阅读文书内容
3.提出拟办意见文书承办规定1认真领略拟办、批办意见2文书的承办要区分轻重缓急3来文内容涉及以前的收文，要杳找或调阅有关文献作办和解决完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明5要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存.工作程序L了解文书内容
2.研究批办意见
3.进行具体办理文书催办规定:1催办中发现问题要及时报告2填写催办记录单工作程序:1拟定催办的范围2拟定催办方法（电话，发函，登门，约请承办部门来人报告）3进行催办注意对领导特别关注的、紧急文书进行重点催办档案运用:规定:1依法开展运用工作2积极、及时开展运用工作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案运用工作程序:1熟悉库藏2分析运用需求3选择运用方式:（阅览室提供运用档案外借制发档案复制本制发档案证明提供征询服务印发目录档案展览）4获取档案5提供档案档案参考材料:编写程序1拟定档案参考资料的种类（大事记组织沿革记录数字汇集会议简介科技成果简介公司年鉴公司史志）2收集档案材料3进行编写电子档案:特点:1非人工可识读性信息的可变性4信息与载体的可分离性5信息的可供性6多种信息载体的集成性电子档案管理的规定:真实性完整性可读性电子档案管理的工作程序
1.电子档案的收集积累
2.归档
3.保管4-运用:（电子阅览室阅览，复制，出借，在线运用）注意事项:1可采用双套制归档2归档时要进行技术鉴定3维护电子档案信息的安全关于录像答题技巧:
④一般:
（1）看秘书的着装，看是否着职业装⑵办公桌是否整洁、信函要分类放置
（3）在打电话时，注意:
①电话要在铃响三声内接电话
②要用礼貌用语如您好等
③上班时间不得占用电话聊天⑷保密
①不能对好朋友泄密
②不能为了炫耀，泄密
③不能由于老板吵你，赌气泄密关于商务活动中的签字典礼:迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接;客人应坐在右边；签字厅应整洁干净;签字桌应为长桌桌布应为绿色;实现应准备好签字用品:如协议文本、签字笔、吸墨器等;桌上要摆放双方国旗；入座座位助签人应在主签人的后面;其他随从人员的位置要注意;协议第一次互换由助签人完毕，第二次互念，注意站的位置;共饮香槟酒互相庆祝;最后谈话要注意不谈政治、宗教;不问婚否;身子预言注意OK在不同国家的意思不同a关于宴请:注意:场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式;入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；也许涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期;秘书要为上司准备好信息资料;电话保密工作;会议告知涉及哪些内容；管理上司日记时若上司日记发生变化，则应当先调整上司日记，再调整自己的日记然后提醒上司日记已变化，最后告知对方，并致歉.有关商务旅行（秘书与领导一起出行，也许尚有其别人员）注意:做好出行前的准备，拟定出访方案:涉及意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简朴规定等准备好后要想上司报告召开全体出访人员预备会，给上司提醒有关沟通也许员工家属来闹事注意:秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到平常接待如倒水等；假如对方着急，秘书不可以急，应当有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作;与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址对方提出一些规定，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待别人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式把领导叫出来报告领导在未吱声的情况下，秘书不应当说出该如何如何决定（带※的为补充内容，课本中没有）。
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