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文本内容:
三级秘书资料第一章第一节会议方案的拟订(-)会议筹备方案的概述:
1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包含如下几个构成部分:
(1)确定会议的主题与议题
(2)确定会议的名称
(3)确定会议与议程
(4)确定会议的时间性与地点
(5)确定会议所需设备与工具,要满足会议的需要
(6)确定会议文件的范围,并做好文件的印制或者复制工作
(7)确定会议与会代表的构成
(8)确定会议经费预算
(9)确定会议住宿与餐饮安排
(10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工.会议筹备方案的作用:
(1)确保会议的周密组织
(2)确保会议服务质量与沟通协调到位;
(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行.电话会议及视频会议
(1)电话会议交流信息的特点1)电话会议:
①方便灵活,准备时间短,回复迅速
②缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息
③为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)2)电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序与工作要点进行,具体要求如下1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录
(2)视频会议1)视频会议的特点:
①声音与图像同时传送
②不受空间的限制
③节约时间、费用
④交流效果较好
⑤视频会议的交流不够深入广泛2)视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高,投入也大,因此务必高标准、严要求,踏踏实实做好会务工作具体要求有1发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6使用行集中后分散的形式;7汇总情况信息.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节约时间与金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点.会务机构分工的要求会务机构分工要紧指定会议组织部门与人员落实会务机构的各部门需明确各息的任务与要求具体要求如下
(1)要根据会议的规模与类型组织人员队伍
(2)会务机构要分工明确、责任到人
(3)加强协调,定期沟通(-)会议筹备方案与制定程序会议筹备方案的制定程序为组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案
二、会务筹备概述
(一)会务筹备概述.会务筹备情况检查的要紧内容
(1)会议准备是否充分;
(2)会议期间能否排除各类干扰;
(3)环境条件与用品准备
(4)文件材料的准备情况;
(5)会场布置情况的检查;
(6)会议保卫工作的检查;
(7)检查的其他内容.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果能够通过三种形式向领导或者会议工作人员汇报第一,书面形式;第二,口头形式;第三,协调会形式.会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大致分为下列两种
(1)听取会议筹备人员的汇报;
(2)会前现场的检查的资源
(4)每一项任务所分配的负责部门或者承担人与负责人
(5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展与质量
(二)制定工作计划的工作顺序.制定工作计划的程序估量机会一确定目标一确定计划工作的前提条件一拟定可行方案一评价备选方案一选择方案一拟定分计划一编制预算2编制常见的工作计划:常的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么,怎么做,何时做,由谁做等具体问题,它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路
五、确定承办期限(-)基础知识1承办期限的内容:谓承办期限是指企业接到客户或者查询者的问题后处理并回复时间规定,许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定,明确处理工作花费的时间务必按照规定执行,并进行监督管理承办期限制度:谓承办期限制度就是针对时效性制定的规则,是在时效性上指导人们行动的标准,它要求人们按章办事,不准人们的行为偏离规定的要求,以提高企业形象、信誉与效率
(二)制定承办期限对顶的工作程序
(1)调查本单位或者组织在行政管理工作方面有什么行为需要做出时间期限的规定
(2)时间期限适宜标准
(3)确定同一任务的不一致承办周期
(4)确定同一任务紧急情况不一致的承办周期
六、对办公室工作进行评估(-)基础知识L办公室工作评估的意义:1)提高了管理工作的效率.
(2)明确了组织机构的建制.
(3)促进了员工承担责任.
(4)有助于进行操纵与监督工作.工作质量评估的要求:
(1)目标不宜过多
(2)目标之间要相互协调
(二)评估工作程序.对办公室工作进行目标管理:⑴建立一套完整的目标体系;
(2)确定目标⑶组织实施⑷检查评估.对办公室工作进行量化管理办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中,运用科学方法(如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等)对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法.对办公室工作进行评估:目标务必是明确并能够考核的包含
(1)数量目标评估;
(2)质量目标评估第二章第四节办公用品管理
一、办公用品与设备的采购程序(-)基础知识.获得设备使用权的方式:获得设备使用权要紧有两种方式一种是购买;一种是租用.政府采购:我国政府采购的要紧方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式
(二)采购工作程序
1.提出购买申请;
2.审批,落实经费;
3.招标,选择供应商;
4.签订供货合同;
5.货物入库;
6.支付货款
二、采购预算方案的制定(-)基础知识采购预算方案制定的原则有
(1)真实性原则;
(2)重点性原则;
(3)目标有关性原则;
(4)经济合理性原则
(二)制定采购预算方案的工作程序
1.确定预算的核算基数;
2.进行市场调研;
3.确定采购产品的种类及型号价格;
4.编写预算方案;
5.征求意见,完善方案
(三)预算方法:在具体的预算编制过程中,有两种预算方法可供选择
1.传统预算法;
2.零基预算法
三、调配办公资源
(一)基础知识.办公资源范围办公资源包含的范围比较广包含各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理,减少资源浪费,合理地调配与利用工作资源,提高办公资源的使用效率
(二)调配办公资源的工作程序:不管是使用人工还是计算机,办公资源管理的基本程序都是一致的,具体如下
(1)熟悉本单位所有办公资源的基本情况,包含名称、放置的地点、功能情况等
(2)对单位所有办公资源进行分类,对不一致资源进行分类管理
(3)对办公资源建档,记录应用情况
(4)定期进行数据分析第二章第三节信息管理
一、信息的开发(-)基础知识.信息开发的特征:信息开发具有多次性通常物质资源通过消耗就可能丧失其功效,而信息具有共享的特性,它能够存储,能够被多次传输利用,能够不断地补充、完善与扩散还能够进行综合与归纳,成为可增值的资源.信息开发的类型有有一次信息开发、二次信息开发与三次信息开发.信息开发的要紧形式有
(1)剪报;
(2)索引;
(3)目录编制;
(4)文摘;
(5)信息资料册;
(6)简讯;
(7)调查报告.信息编写的类型
(1)动态型信息;
(2)建议型信息;
(3)经验型信息;
(4)问题型信息;
(5)预测型信息.信息开发的要求:信息开发要注重调查研究,通过各类渠道全面、及时获取信息,充分利用信息网络开发系统,运用信息开发技巧,加强对信息的加工、综合分析、提炼与概括开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息(-)信息开发的工作程序L确定主题;
2.分析信息材料;
3.选择信息开发方法;
4.选择开发信息的形式;
5.形成信息产品
二、信息的利用
(三)基础知识.信息利用的特点是周期性、经常性、广泛性与时效性.信息利用的要求
(1)遵守信息法规
(2)保护信息安全
(3)最大限度地满足信息需求
(4)注意对日常信息的积存
(二)信息利用的工作程序.熟悉信息的内容;
2.确定利用需求;
3.确定信息利用服务途径;
4.获取信息;
5.提供信息
三、信息的反馈
(一)基础知识L信息反馈的目的
(1)检查输出信息的真实性;
(2)对信息传递进行检验与调整;
(3)为决策提供根据.信息反馈的特点有
(1)针对性;
(2)及时性;
(3)连续性.信息反馈的形式
(1)正反馈与负反馈;
(2)纵向反馈与横向反馈
(3)前反馈与后反馈.信息反馈的要求
(1)信息反馈要准确真实
(2)尽量缩短信息反馈时间,
(3)信息反馈要广泛全面,多信源、多通道反馈
(二)信息反馈的工作程序
1.明确目标;
2.获取信息反馈的方法;
3.获取反馈信息;
4.加工分析反馈信息;
5.传递反馈信息
6.利用反馈信息第三章第三章第一节文书拟写与处理第一节文书拟写第三章第二节收发处理
一、文书的审核是对文件草稿从内容到形式做得全面检查与修正工作
(二)文书审核的要求:1审核中发现的问题务必逐一纠正
2.通常性问题能够直接修改
3.需做较大的改动、可附上具体修改日期,退回拟稿人或者承办部门共同协商
(三)审核文书的工作步骤:1明确审核范围2确定是否需要行文3审核文书的内容;
4.检查文字内容;
5.检查文件体式
6.检查文书在处理程序上是否妥善完备
二、文书的拟办
(一)文书的拟办的含义:文书拟办是针对文件的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考
(二)文书拟办的要求
1.熟悉有关政策与规定
2.熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况
3.熟悉办文程序与有关规定
4.拟办意见要符合政策规定与实际情况
5.拟办意见力求准确、及时、简洁
(三)文书拟办的工作步骤:1明确拟办范围
2.阅读文书内容
3.提出拟办意见
三、文书的承办
(一)文书承办的含义文书承办是按时文件要求或者领导批示,结合工作的实际情况,具体算是文件的工作
(二)文书承办的要求:1认真领会拟办、批办意见
2.文书的承办要区分轻重缓急
3.来文内容涉及往常的收文,要杏找或者调阅有关文件作为承办复文的参考
4.关于已经承办与处理完毕的文书,应及时清理,并将有关情况及时说明
5.要将办理完毕的文书与待办的文书分别储存
(三)文书承办的工作步骤
1.熟悉文书内容2研究批办意见3进行具体办理
四、文书的催办(-)文书催办的含义催办是对文书办理情况的督促与检查,以便使承办按照文书的时限要求及时处理
(二)文书催办的要求:
1.催办中发现问题要及时汇报
2.要填写催办记录
(三)文书催办的工作程序:1确定催办的范围2确定催办的方法
3.进行催办第三章第三节文档管理
一、档案利用
(一)档案利用的含义档案利用工作是开发与直接提供档案,满足利用者的档案需求的工作
(二)档案利用的要求:
1.依法开展利用工作
2.主动、及时开展利用工作
3.不断完善档案服务方式与手段
4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动,据此开展档案利用
(三)档案利用的工作程序1熟悉库藏2分析利用需求3选择档案利用方式;
4.获取档案;
5.提供档案
二、档案参考材料的编号
(一)档案参考材料的含义档案参考资料是档案部门或者人员按照一定题目,根据所储存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品
(二)档案参考资料档案参考资料编写要做到真实、准确、有用,注意档案的保密性;问题集中,内容准确,文字凝炼,概括性强
(三)编写档案参考资料的工作程序1•确定编写档案参考资料的种类2收集档案材料3进行编写
三、电子档案管理(-)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录
(二)电子档案的特点有
①非人工识读性;
②对电子技术与设备的依靠性;
③信息的可变性;
④信息与载体的可分离性;
⑤信息的可共享性;
⑥多种信息载体的集成性
(三)电子档案的种类
1.按照电子档案的存在形成划分,可分为
①文本文件;
②数据文件;
③图形文件;
④图像文件;
⑤声音文件;
⑥多媒体文件;
⑦命令文件2按照电子档案的功能划分,可分为
①主文件;
②支持性文件;
③辅助性、工具性文件.按照电子档案产生的环境划分,可分为通常办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计与制造中产生的文件.按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件与压缩文件等.按照电子档案生成方式划分,可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪与数码相机等输入设备处理后生成的文件
(四)电子档案管理的要求有
①真实性;
②完整性;
③可读性
(五)电子档案管理的工作程序:L电子档案的收集积存2电子档案的归档3电子档案的保管;
4.电子档案的利用第四章第四章速记基础
一、速记概述
(一)速记概述速记是人们用有系统的、简单的符号及各类有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言与传达语言信息的一种高效率有用技术
(二)速记特点:速记的特点就是快,速度是速记的灵魂,速记能把语言完整无误地记录下来用速记替代文字记录语言,能够大大地减轻人们书写过程中的劳动程度
(三)速记在秘书工作中的作用:
1.记录有声语言
2.记录无声语言
(四)现代技术无法取代速记计算机、电脑速记、手写速记、录音机,它们的差异在于处理信息手段的不一致,作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色,在不一致的场合可选择适用它们之间并不发生冲突,而是相辅相成、相得益彰的
二、手写速记(-)汉字速记的概述汉字速记又称汉字快写,就是汉字的快速记录汉字速记基本原理如下
1.汉字速记是汉字草书的快写
2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简与缩略的快写
3.汉字速记师灵活运用借代的快写(-)双音节词略写法.由单音节词逐步演变而成的双音节词,在快写时,可将双音节词略写为单音节词.双音节的单纯词,又叫“联绵词”联绵词是汉语所独有的、在快速书写时,写出第一个音节,第二个音节就能推知而出.由两个意义相同或者相近语速并列组合而成与合成词,在快速书写时,只写出第一个音节,第二个音节约略.由两个意义相同或者相对语素并列组合而成的合成词,在快速书写时,写出第一个音节,第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替.注释格双音节词是语素通过注释与被注释的关系结合起来构成的新词在快速书写时,可省略被注释音节
(三)三音节词略写法带虚化语素的三音节词略写法2中间嵌有“得”字的表确信语气的三音节词略写法3•中间嵌有“不”字的表否定语气的三音节词略写法
4.在快速书写时,不管遇到哪种类型的三音节词,只要根据句子的上下文能够辨认出来的,写出第一个音节,后两个音节均可自制代写代替,或者画小横直线代替
三、拼音速记
(一)拼音速记的概述.拼音速记的定义拼音速记是用一些简单符号与省略方法来记录语言的一种方式拼音速记方案的符号分为“声符”与“韵符”两大类拼音速记的声符与韵符拼写在一起,就成为音节符号.拼音速记的特点
3.拼音速记符号的分类最简单的符号式有限的,因此速记符号又分为大型、中型与小型3级比例略符是提高记录书写速度的重要技巧,在创制略符时,要真正表达略符的合理、准确、速度、易记、易写的特点
(二)声符写法五要领声符写法五要领,是拼音速记符号书写的基础
1.基线基线又叫基准线,即练习本上的横格线,21格声符的底部都要靠写在基线上假如离开基线往上写或者往下写,就读别的音了
2.笔顺笔顺分为3种从右上往左下书写的声符有9个,收笔处均靠在基线上;从左下往右下书写的声符有2个,起笔处靠在基线上;从左往右书写的声符有10个,前3个是起笔处与收笔处靠写在基线上,后7个是底部靠写在基线上,与基线平行3比例声符分为3级一一大型符、中型符与小型符它们的比例是
321.大型符比小型符大两倍,中型符比小型符大一倍大型符有8个,小型符有5个
4.斜度声符的斜度有3种与基线成50左右的声符有9个;与基线成20左右的声符有2个;与基线平行(成0)的声符有10个5•曲势即曲线声符弯曲的趋势起笔处趋势较大的曲线声符有8个;收笔处曲势较大的曲线声符有7个速记方案不是法定的,谁都能够创制,只要写得快、认得出就是好的速记方案
四、计算机速记(-)计算机速记的概念计算机速记是使用计算机及有关设备,实现语言信息实时文字录入的技术,是语文应用工具与中文处理现代化的重要手段
(二)计算机速记的特点”
1.速度快正常速度及语言信息同步,极限速度可达到二倍语速
2.强度低是普通汉字输入的三分之一3效率高无需后期翻译整理
(三)计算机速记的应用领域
1.办公文秘使用2专业速录服务
3.个人应用第五章第五章企业管理基础
五、企业经营常识(-)企业财务基础•会计职能与要素
(1)会计职能会计的基本职能是核算与监督
(2)会计要素与会计科目:
①会计要素
②会计科目秘书应熟悉与掌握的会计科目如下a.资产类包含现金、银行存款、其他应收款、原材料、固定资产、无形资产b.负债类包含短期借款、长期借款、应付工资、应付福利费、应交税金c.所有者权益类包含实收资本(或者股本)、资本公积、盈余公积d.损益类包含管理费用、财务费用、所得税.会计核算方法与账户通常结构
(1)会计核算方法会计核算方法有7种设置会计科目与账户、复式记账、填制与审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清理、编制会计报表
(2)账户通常结构:账户是用来记载经济业务的,它务必具有一定的结构与格式,基本结构相应分为记载增加额、减少额、余额共3栏.会计凭证的分类与填制要求
(1)会计凭证分为如下两类
①原始凭证包含自制原始凭证与外来原始凭证
②记账凭证包含收款凭证、付款凭证与转账凭证
(2)会计凭证的填制要求
①原始凭证的填制要求a记录正式.内容齐全;c.书写清晰;d.填制及时
②记账凭证的填制要求a凭证摘要简明;b.业务记录明确;c.科目运用准确;d.附件数量完整;£凭证顺序编号.会计账簿
(1)会计账簿的概念会计账簿是以会计凭证为根据,全面地、连续地、科学地记录与反映各项经济业务,由具有专门格式而又相互联系在一起的若干账页构成的簿籍.登记账簿是会计核算的一种专门方法依法设置会计账簿,是单位进行会计核算的最基本的要求会计账簿包含总账、明细账、日记账与其他辅助性账簿
(2)会计账簿登记的方法与要求
①根据审核无误的会计凭证
②使用黑色或者蓝黑墨水笔书写(勿用铅笔用圆珠笔)
③在书写文字与数字时,通常不要写满格,约占1/2或者1/3为宜,登记完毕在会计凭证上划“J”
④账页最后一行摘要栏填写“过次页”(转后页),次页的首行摘要栏填写“承前页”
⑤登记不得跳页跳行,若不慎发生跳页跳行,应在摘要栏内注明“此页空白”,“此行空白也能够用红色对角线注销,经办人签章
⑥发生差错时,按规定方法更正,不得任意撕、舌k涂、擦、补、贴或者用药物清除字迹
⑦涉及结账时,在最后一行数字下面划一条通栏红线在摘要栏内填写“本月合计”、“本季度合计”、“本年累计”等字样,若账户期末无余额,应在“借或者贷”栏中填写“平”字,“余额”栏注明“0”符号
⑧每年初更新账簿时,在旧账簿末行摘要栏“结转下年”,在新账簿首页首行摘要栏填上“上年结转二.出纳工作介绍
(1)出纳的职责权限:出纳的要紧工作包含:
①办理银行存款与现金领取
②负责支票、汇票、发票、收据管理
③做银行账与现金账,并负责保管财务单
④负责报销旅费的工作
⑤职工工资的发放
(2)现金管理:常的现金要紧是现金收支与清查
(3)银行事务:纳的银行事务包含
①银行存款管理
②如何开立银行账户
(4)货币结算:结算形式划分,有现金结算与转账结算;按地区划分为同城结算与异地结算,国家与国家之际那的结算称之国际结算
(二)企业税收常识.税收的基本功能、原则与特征
(1)税收的基本功能:筹集国家财政收入是税收的首要职能,有的将其简称之税收的财政职能或者财政收入职能
(2)税收的基本原则税收原则包含具有公平原则、效率原则、适度原则与法治原则
(3)税收的基本特征:税收的基本特征有强制性、无偿性与固定性的基本特征税收要素税收的构成要素包含内税人、征税对象、税率、减免与加征、纳税期限、违章处理等其中,纳税人、征税对象与税率是税制的3个基本要素.税收征收管理与税务稽查目前我国的税收征收程序要紧有税务登记制度、纳税申报制度、税款征收制度、账簿凭证管理制度、发票管理制度、税务检查制度、税务稽查与税务争议处理程序.税收分类
(1)流转税它包含增值税;土地增值税;消费税;营业税;关税
(2)所得税它包含企业所得税;外商投资企业与外国企业所得税;个人所得税;农业税
(3)财产税它包含房产税;契税
(4)特定行为税它包含固定资产投资方向调节税;筵席税;屠宰税;车船使用税;印花税;城市保护建设税
(5)资源税它包含资源税;城镇土地使用税;耕地占用税
(三)企业有关金融常识.金融调控
(1)我国现行的货币政策工具有存款准备金率、利率、再贴现、中央银行再货款、公开市场操作与贷款规模等
(2)操纵现金发行的要紧措施:
①对现金发行实行计划管理
②通过运用利率杠杆来调控
③切实加强现金管理,严格操纵不合理的现金支付,建立健全大额现金支付的登记备案制度
④加强银行账户与信用卡的管理,堵塞现金支付的漏洞
⑤努力改进金融服务,延长营业时间,增加现金回笼操纵现金发行,不能单靠银行,务必依靠各地区、各部门的共同努力,务必要有一系列的政策措施相配套.社会保险、股票常识1社会保险:
①社会保险的特点:社会保险具有强制性、保障性、福利性与普通性的特点
②社会保险的种类社会保险的项目要紧有养老社会保险、失业社会保险、医疗社会保险、工伤社会保险、生育社会保险等2股票的构成、基本特征、种类股票是股份公司发给投资者用以证明其在公司的股东权利与投入股份额、并据以获得股利收入的有价证券股票的持有人就是股东,在法律上拥有股份公司的一部分所有权,享有一定的经营管理上的权利与义务,同时承担公司的经营风险
①股票的构成a面值;b.市值,c.股权;d.股息;已红利
②股票的基本特征a时间性;b.价格波动性;c.投资风险性;d.流淌性;已有限清偿责任;£无期性;g.权责性
③股票的种类a按股票持有者可分为国家股、法人股、个人股等3种b.按股东的权利可分为普通股、优先股及两者的混合等多种c股票按票面形式可分为有面额、无面额及有记名、无记名4种d.按享受股票权益可分为单权、多权及无权3种e.按发行范围可分为A股、B股、H股与F股4种
④证券交易所、沪深股市基本交易规则:沪深股市基本交易规则价格优先、时间优先.金融体系与金融市场1国内金融机构体系金融体系要紧包含金融机构体系与金融市场体系2国际金融机构与国际结算
①国际金融机构国际金融机构按地域划分为全球性金融机构与区域性金融市场体系
②国际结算国际结算包含贸易结算与非贸易结算3金融工具:金融工具通常应具有期限性、流淌性、风险性与收益性的特征4利息与利息率
①概念利息是在信用借贷基础上产生的一个金融的范畴是借款者债务人取得货币资金的使用权,而支付给贷款者债权人超过借款本金额的那一部分代价,也是贷款者以暂时放弃使用权而获得的报酬
②计算方法利息的计算方法分为单利计算法与复利计算性两种5外汇与汇率
①外汇及其种类我国外汇的内容包含a.外国货币纸币与铸币b.外币支付凭证票据、银行存款凭证、邮政储蓄凭证等c.外币有价证券政府债券、公司债券、股票等d.特别提款权与欧洲货币单位e.其他外汇资产狭义的外汇概念仅指外币表示的用于国际结算的支付手段外汇分为自由外汇、贸易外汇与即期外汇3种
②汇率汇率的表示方法有a.直接标价性b.间接标价性c.美元标价法第六章第六章法律与法规
(二)会务筹备的程序.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查,检查的程序应包含⑴会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查,由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小
(2)会议领导小组通过协调,确定汇报会的时间与地点,并发出协调会通知
(3)召开筹备检查协调会,听取汇报,并会上现场解决各类需要协调与问题
(4)汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办与落实.现场检查的程序
(1)先制定现场检查的路线与确定现场检查的重点,并通知有关筹备部门.2)将现场检查的项目制成检查单,以便记录与汇总
(3)按照既定的检查路线与项目逐一现场核对,对达到与未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录
(4)对未达到检查要求的项目整理出整改与修订意见,并以电话、文件或者会议厅等形式及时通报给有关筹备部门予以纠正
三、审核会议文件夹概述
1.会议文件的类型2会议文件审核的内容(D审核会议文件的准确性与完整性⑵会议文件的具体内容
3.会议文件审核的方法:
(1)对校法,适用于定稿上改动较多的文件夹折校法,适用于整洁、改动不多的文件读校法,适用于定稿内容浅显易懂,生僻字、专用术语名词较少的定稿
(二)会议文件审核的工作步骤
(1)由起草文件的秘书就文件内容进行自审,使会议文件在初始期就能严格把关
(2)由主管乞讨书进行会议文件夹初审
(3)如会议文件夹的内容涉及的部门较多,要进行必要的会审
(4)在会议文件审核修改之后,要由要紧领导者或者主管领导进行终审
四、与领导沟通会议的有关事宜(-)与领导沟通会议概述.与领导沟通会议有关事宜的原则有
(1)时间生原则;
(2)及时原则;
(3)全面原则与领导沟通会议有关事宜的方法:
(1)定期向领导提交书面报告;
(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;
(3)领导亲自参加有关会议;
(4)其他途径,比如,通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一,会议筹备阶段;第二,会中阶段;第三,会后阶段
(二)与领导者沟通会议有关事宜的工作程序与领导者沟通会议有关事宜的程序如下
(1)明确会议的目标;
(2)明确沟通会议有关事宜的方法或者途径
(3)检查沟通过程的时间、地点与参加人员,指定会议记录人员
(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料
(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展,同时应讲明会议筹备或者举行过程中遇到的问题与难题
(6)听取领导指示,或者与领导者进行双向讨论,并完成会议记录
(7)将记录通过某种方法送给领导
五、拟订会议的应急方案概述.会议应急方案的内容包含
(1)会议举行过程中可能出现的问题;
(2)出现问题时负责解决的会议工作人员.会议应急方案的作用:
(1)会议应急方案可使会议的策划与筹备做到早做准备,未雨绸缪
(2)应急方案能够有效的地缓解危机,提高会议管理的效率比如关键人员不能到会如何处理住宿的预订不够如何解决,网络系统出现故障如何等
(3)使会议工作人员能够统一步调,当问题出现时,能够有回旋余地3•会议应急方案特点:
1.有的放矢;
2.预防为主;3留有余地.会议应急方案实施的原则:1思想上充分重视;2在人、财、物方面要措施到位;3在实施的过程中要坚持定期检查.处理会议突发事件的方法:1处理人员问题;2处理场地问题;3处理设备问题;4处理资料问题5处理健康与安全问题;6处理行为问题
(二)会议应急方案的工作程序预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案第一章第二节会中服务
一、提示会议按计划进行(-)基础知识:
1.推进会议进程应遵循的原则
(1)认真倾听,最少限度地打断谈话
(2)树立自信心,确信自己能对任何冲突产生积极的影响
(3)消除交流障碍
(4)强调问题
(5)使用精湛的人际交流技巧,同意他人积极有益的批判与建议
2.提示会议按计划进行的意义:根据会议目标的需要,秘书人员可在会议进行过程中制造与会议目标相习惯的环境气氛,掌握会议议程、保护会间秩序,排除外界对会议的干扰,从而引导议题
二、监督会议经费的使用(-)基础知识
1.会议经费的类型会议经费的类型包含下面几个方面
(1)与会人员交费,包含1会员及非会员的交费;2陪同人员的交费
(2)参展商交费;
(3)联合主办者交费;
(4)广告、赞助与捐助
(5)公司分配;
(6)其他收入项目包含1录音、录像带与出版物;2旅行、餐饮2会议经费使用的要紧方面:1文件资料费;2邮电通讯费用;3会议设备用品费;4会议场地所租费用;5会议办公费;6会议宣传方交际费;7会议住宿补贴费;8会议伙食补贴;9会议交通费;10其他开支
3.会议经费使用的监督方法会议经费使用的程序为申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或者填写支票经费支出审核会议经费支出
三、处理会中突发事件
(一)基础知识:
1.会中突发事件的类型包含1人员问题;2健康与安全问题;3行为问题
2.处理会中突发事件的方法
(1)处理人员问题;
(2)处理健康与安全问题;
(3)处理行为问题
(二)处理会中突发事件的工作程序处理会中突发事件的工作程序为向领导报告启动会议应急方案必要时向公共应急机构请求支援善后工作(向受害者及家属进行安抚、与媒体沟通)第一章第三节会后落实
一、会议总结工作的内容与要求(-)基础知识.会议总结的目的具体来讲要紧有下列几点
(1)检查会议目标的实现情况
(2)检查各个小组的分工执行情况
(3)将员工自我总结与集体总结相结合,以积存经验,找出不足,从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处,不断改进会议的组织服务工作
(4)奖惩有关人员,并要妥善解决会议的遣留问题.会议总结的内容:总结内容包含会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、要紧议题参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或者讲话的要点,对会议的基本评价与贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等
(二)会议总结的工作程序为对会议征询意见,拟就工作总结稿一向领导报告会议结论一总结定稿一印发一归档一组织全体工作人员进行总结
二、会议评估工作的内容与要求(-)基础知识.会议评估工作的内容
(1)构成有效会议的要素一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心选择的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的操纵勇与、合理的内容安排等
(2)影响会议效率的要紧原因:影响会议效率的因素很多,要紧能够归结为三个方面1会议的必要性;2会议前期准备工作的质量;3会议责任分工.会议评估的标准
(1)是否达到目标
(2)会议时间性评估
(3)与会人员参与会议状态与收获;对会议的满意程度与理由;提出改进的意见或者建议
(4)会议服务评估会议服务是否到位,会议中的合作精神如何
(5)会议实际费用支出、会议成本评估
(6)再度召开同样的会议时,继续推进与维持的事项.会议评估工作的方法与要求
(1)会议评估工作的方法”
1.评估方法能够在会议结束时以意见调查的方式进行
2.告知与会人员有义务一同提高会议质量
(2)会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷要避免与会人员的反感
(二)会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为分析影响会议效果的要紧因素设计会议效果评估表汇总评估结果
(三)注意事项会议结束后,应注意避免下列情况
(1)欠缺会议记录
(2)对决议实不力
(3)不对会议的成败得失进行总结
(4)不解散已完成任务的委员会或者工作小组
(5)与会人员对会议感到不满
一、会议总结工作的内容与要求(-)基础知识.会议总结的目的具体来讲要紧有下列几点
(1)检查会议目标的实现情况
(2)检查各个小组的分工执行情况
(3)将员工自我总结与集体总结相结合,以积存经验,找出不足,从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处,不断改进会议的组织服务工作
(4)奖惩有关人员,并要妥善解决会议的遣留问题.会议总结的内容:总结内容包含会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、要紧议题参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或者讲话的要点,对会议的基本评价与贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等
(二)会议总结的工作程序为对会议征询意见,拟就工作总结稿一向领导报告会议结论一总结定稿一印发一归档一组织全体工作人员进行总结
二、会议评估工作的内容与要求(-)基础知识L会议评估工作的内容
(1)构成有效会议的要素一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心选择的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的操纵勇与、合理的内容安排等
(2)影响会议效率的要紧原因:影响会议效率的因素很多,要紧能够归结为三个方面1会议的必要性;2会议前期准备工作的质量;3会议责任分工.会议评估的标准
(1)是否达到目标
(2)会议时间性评估
(3)与会人员参与会议状态与收获;对会议的满意程度与理由;提出改进的意见或者建议
(4)会议服务评估会议服务是否到位,会议中的合作精神如何
(5)会议实际费用支出、会议成本评估
(6)再度召开同样的会议时,继续推进与维持的事项.会议评估工作的方法与要求
(1)会议评估工作的方法”
1.评估方法能够在会议结束时以意见调查的方式进行
2.告知与会人员有义务一同提高会议质量
(2)会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷要避免与会人员的反感
(二)会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为分析影响会议效果的要紧因素设计会议效果评估表汇总评估结果
(三)注意事项会议结束后,应注意避免下列情况
(1)欠缺会议记录
(2)对决议实不力
(3)不对会议的成败得失进行总结
(4)不解散已完成任务的委员会或者工作小组
(5)与会人员对会议感到不满第一早第二章第一节接待
一、确定涉外礼次序(-)基础知识.涉外接待的原则与要求
(1)涉外接待的原则与国内礼仪相比较,涉外接待中更为重要的原则是1不卑不亢;2依法办事;3内外有别;4尊重个人;5女士优先;6入乡随俗.礼宾次序:在商务交往的具体实践中,礼宾次序共有如下五种常见的排列方法
(1)依照来宾所在同家或者地区名称的拉丁字母的先后排列次序适用于大型的国际会议或者体育比赛
(2)依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住
(3)依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序适用于1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时;2在非正式的涉外活动中亦可使用此种排列方法
(4)依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会与博览会
(5)不排列当上述方法难以应用时,便可使用这种排列方法
(二)礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案;
2.提早通知有关各方;
3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
二、安排涉外迎送仪式(-)基础知识
1.涉外迎送仪式的要求
(1)发出邀请:通常由东道国先发出邀请,邀请通常使用书面形式,被邀请者在接到邀请函后,应及时给予答复,并据此办理有关的手续
(2)准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作1搞清晰来访外宾或者代表团的基本情况;2熟悉外宾的饮食爱好、宗教禁忌与是否有其他特殊的生活习惯等,必要时还可向对方索要来访者血型资料;3拟订来宾访问日程;4安排食宿
(3)善始善终:在外宾抵达时由适当的人员前往机场、车站迎接,表示欢迎,并妥善安排各项礼仪程序与活动.着装要求:参加迎送仪式的所有人员,着装要郑重其事,要穿着正装
(二)涉外迎送仪仗式的工作步骤L确定迎候人员;
2.准备迎宾的物品;
3.见面讲究礼节;
4.送行前的拜访;
5.安排送行仪式
三、安排涉外会见会谈与拜访(-)基研1矢口识.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时,对秘书的要求如下
(1)充分熟悉又方的情况
(2)准备工作要落实到位3)会谈会见时要做好记录,对客人提出、领导许诺的问题,会后应负责落实,做好后继工作.拜访的要求
(1)拜访由秘书先电话联系对方的秘书与随员,双方商定时间
(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆到达后应该在大堂里打电话通知对方不要直接上楼去敲对方的门.
(3)初次见面,能够不送礼物.
(二)会见、会谈的工作程序会见、会谈的工作程序如下图所示(图略)
四、涉外宴请的常识
(一)基础知识
1.涉外宴请的原则
(1)宴请环境十分重要,应该选雅致、安静的地方.
(2)点菜时不仅要考虑外并因宗教信仰而带来的忌讳,还要注意其他饮食习惯的差别
(3)菜肴要有地方特色,能够使精巧、丰盛的,但不必豪华、奢侈
(4)参加宴请的人要讲究个人卫生,衣着干净得体,女性要化妆不要穿白天的工作装参加晚宴2西餐礼仪:我方宴请是中餐,来宾回请很有可能是西餐,因此应该熟悉一些的基本的西餐礼仪(-)注意事项
(1)西餐讲究的是氛围的优雅因此赴宴时一定注意操纵自己说话与笑的音量
(2)衣着要整齐
(3)赴宴的第二天,要向主人表示感谢
五、馈赠礼品的要求
(一)基础知识.各国的禁忌:各国、各民族在都有自己特殊礼节与习俗在对外交往中送礼假如不考虑对方的习俗,很可能就触犯了对方的禁忌,引起对方的反感因此应该对各国的忌讳有基本的熟悉.馈赠礼品的礼节:
①送礼的礼节;
②受礼的礼节
(二)选择礼品的注意事项:在选择礼品的时候,需要考虑这样几个因素
1.与受礼者的关系⑵明确送礼的原因;
3.熟悉受礼者的特点;
4.经济方面的限定第二章第二节办公室环境管理
一、正确选择办公的模式(-)基础知识:
1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例,但有些企业正在迅速发生变化为此导致工作模式出现下列变化
①在家工作;
②远程工作;
③虚拟办公室;
④临时办公桌;
⑤弹性时间;
⑥兼职工作;
⑦合同工作;
⑧交叉工作;
⑨项目团队2导致办公模式变化的原因
(1)办公场地的费用过高,企业都想方设法压缩办公室的面积,让最小的面积制造最高的利益
(2)城市中日益严重的交通拥挤问题与上班的高峰时段的困难,使人们在工作模式上重新安排
(3)高科技的进展,特别是通信技术的改变,使人们的联络更加方便,不在办公场所也能相互沟通
(4)企业自身的进展更加需求灵活地聘用人力资源,如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5)企业间竞争的加剧,使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本
(6)一些企业的组织结构进行了改变,需要用人制度相应改变
(7)在宽松的社会环境中,人们希望最大限度地发挥自己的才干,多做工作,也需要不一致企业实施多种模式的工作方式
(二)选择不一致办公模式的工作程序
(1)深入调查现有办公模式所面临的问题(是否人工成本过高?是否有增加临时用工的需求?是否有能够不在公司场地完成工作任务?是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术?)
(2)根据调查结果确定相应的新型办公模式.
(3)根据新的模式要求制定管理监督的标准与责权利相结合的分配制度4)先在部分部门实行取得经验,逐步推广新模式
(5)不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失
二、合理进行办公室布局(-)基础知识L办公室的布局种类:有两种不一致方法来间隔办公空间
(1)开放式办公室
(2)封闭式办公室.合理进行办公室布局的作用
(1)形成有效率的工作流程
(2)有利于员工的工作分配
(3)有利于工作顺利完成.不一致办公室布局的设计要求
(1)空间的使用:空间是一种务必支付的资源空间的费用经常按每平方米计算空间越大,费用越高
(2)开放式与封闭式办公室1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间,包含单个工作位置的组合开放式办公室具有如下特点
①不设个人专用办公室;
②组合工作间的材料丰富多样;
③办公室工作人员的地方级别要紧不用办公位置来确定,不设传统的领导座位,而是凭承担的任务来确定位置2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法封闭式办公室的设计原则耍紧考虑常规办公室业务活动的各类因素,如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳固性,有关业务处理的连续性与系统性
(二)设计不一致形式办公室的工作程序
1.分析不一致部门业务特点关于办公条件的要求1)面积、空间大小2)人员流通的频率3)声音对办公效率的影响4)需要设备及家具量的多少
2.设计平面图:指定专人或者委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能
3.选择办公家具、设施与装饰:当办公室空间已经分配与分开时,办公区务必布置家居、安装设备与进行装饰
4.注意采光、温度与通风第二章第三节办公室日常事务管理
一、改进办公室日常事务工作(-)基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有
①重新安排;
②修改;
③替换;
④合并;
⑤精简(-)工作程序不管是复杂流程还是简单流程,都包含下列几个基本步骤定义一评价f分析f改进f实施
(三)工作流程分析改进的基本步骤工作流程分析与改进的目的能够简要地概括为需要回答的3个问题
①我们现在何处(现状)?
②应在何处(改进的目标)?
③如何到达该处(改进的方法)?
二、处理突发事件(-)基础知识
1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有下列几种
①火灾;
②伤害;
③疾病;
④炸弹威胁或者恐慌
2.处理突发事件的原则
(1)快速反应,操纵事态进展;
(2)以人为本保护公众利益;
(3)公开透明,真诚面对公众;
(4)重塑形象,置之死地而后生
3.事故情况记录表《事故情况记录表》通常记录下面的信息
①事故日期;
②事故地点;
③事故涉及的人员;
④事故的证人;
⑤事故过程的概述;
⑥填写事故记录薄的人员签名4工作情况报告表记录在事故报告表上的信息要紧有
(1)完成表格人员的姓名、身份
(2)事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务
(3)发生事故的日期、地点
(4)事故的细节及对事故的看法,
(5)进行的急救行动与医疗处理的情况,包含由谁进行
(6)必要时还要记录事故证人的姓名与职务
(7)填写表格的人员签名与日期
(二)处理突发事件的工作程序.突发事件的预防措施
(1)以书面形式确定的紧急情况处理程序,其中全面地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或者发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序
(2)用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员,如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训I
(3)张贴显示有关的紧急程序,在可利用的地方显示相应得布告,让所有人员熟悉有情况发生该如何疏散与急救员的姓名
(4)实行紧急情况模拟演练,如定期进行消防演习或者疏散演习来测试编写的程序是否合适,并指导员工的应对行动
(5)明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务与职责,一旦有情况,由他们担当处理
(6)保证配备有关的设备与资源以随时处理紧急情况,如有报警装置、灭火器、急救包等
(7)保证定期检查与更新设备,如灭火器、急救包、报警装置的定期检查与保护.突发事件的应对措施是
(1)准备清除的书面紧急情况处理程序
(2)用这些紧急情况处理程序培训所有人员
(3)在可利用的地方清晰地显示有关紧急程序
(4)实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序
(5)明确员工在紧急情况下的职责
(6)保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员
(7)保证配备有关的设备与资源以随时处理情况
(8)保证定期检查与更新设备.处理突发事件的工作流程
(1)及早发现,马上报告,并保护好现场;
(2)查找问题的原因;
(3)成立临时指挥中心;
(4)操纵源头,釜底抽薪;
(5)召开新闻公布会
三、完成督促检查工作(-)基础知识.督查工作的内容
(1)上级领导与本单位上司批示进行督查的事项
(2)上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况
(3)本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况
(4)新闻媒体与重要客户对本单位的批判、建议的答复与处理情况
(5)人大代表、政协委员与职代会、股东会的议案、提案与建议的办理情况
(6)下级单位请示事项的答复与办理情况,与基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况
(7)秘书在日常工作中发现与熟悉到的、提议列入专项督查,并经上司批准的重要事项.秘书督查工作的特点有复杂性,原则性,时限性与权威性.督查工作的原则有
(1)实事求是的原则;
(2)主动性的原则;
(3)分层次落实原则;
(4)时效性原则;
(5)督查与帮办相结合的原则
1.督查工作的方法督查工作的方法有
(1)书面督查;
(2)电话督查;
(3)专项督查;
(4)会议督查;
(5)调研督查
(一)工作程序:上司交办事项督查的程序为交办f立项f登记f转办f承办f催办f检查f办结f办结回告f审核f立卷f归档
(二)注意事项.查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律与方法,但也有其自身的特点与工作方式通常来说有如下方法
(1)与信息工作相结合;
(2)与调查研究相结合;
(3)坚持归口办理,分级负责;
(4)坚持结报反馈制度.督查工作的注意事项有
(1)实事求是;
(2)授权督查;
(3)时限要求;
(4)办实事;
(5)谦虚慎重
一、制定工作计划(-)基础知识.办公室工作计划的种类
(1)按照时间序列,办公室工作计划能够分为长期计划、中期计划、短期计划三种类型
(2)按幅度与范围,可分为政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种类型.制定工作计划的方法
(1)根据组织确定的工作目标与期限要求,一项项列出本团队要完成的所有任务能够使用专门制作好的人物表格,将要做的工作内容列出,也能够将工作任务逐项写下
(2)区别重要的任务与紧急的任务,通常按ABCD法则(参见四级秘书),先做重而急的任务,再做重而不急的任务,后做急而不重的工作,安排好工作的优先次序
(3)按照工作的轻重缓急与逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序,对需要花时间的工作留出充足的时间量
(4)列出完成每一项任务所需的资源与有关信息,包含人力、物力、财力等
(5)明确完成每一项任务的各个阶段指标与估算的时间要求
(6)指明每一项任务的负责部门或者承担人与负责人
(7)从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成,确定后,逐项将其填入计划表中
(8)明确工作进展的情况与出现的问题向谁报告,何时报告,确保计划的顺利实施
(9)明确工作进展的情况的质量如何监督与管理.计划的内容与要求:行动计划或者计划表务必指明所管理的项目或者团队工作的其他一些重要方面,具体包含
(1)每一项任务的具体目标
(2)每一项任务的数量要求与质量要求
(3)每一项任务所需公务文书文种概念类型结构备注通告是公布社会各有关方面应当遵守或者者周知的事项的公文,是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文制约性通告告知性通告标题+正文+落款+成文日期通告与公告的区别范围不一致,公告大于通告;宣布事项不一致,公告重于通告;制发者不一致,公告由国家行政机关或者权力机关公布通报是表彰先进,批判错误,传达重要精神或者者情况的公文表彰通报批判通报传达通报标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文口期通报与通告的区别通报属奖励与告诫性公文,通告无此意;同属告晓性公文,通报重在传精神,通告重在发事宜;通报通常不具指令性,通知具有决定是一种指令性下行文是对重要事项或者者重大行动做出安排,奖励有关单位及人员,变更或者者撤销下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定知照性决定标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文日期
1、不可只用“文种(决定)”做标题
2、慎用“决定”请批、批答函是不相隶属机关之间请求批准与答复审批事项的(平行)公文请批函批答函标题+主送机关+正文+落款+成文日期
1、准确选择文种i青示与批复用于相隶属机关,请示是下对上级机关行文,批复是上对下级机关行文
2、把握用语分寸事务文书计划是各级机关,企事业单位、社会团体与个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施与完成期限的一种事务性文书按内容分按范围分按时间分按性质与作用分分文章式表格式两种文章式计划的结构标题+正文+尾部
1、以政策先行,为指导思想
2、从本部门实际出发
3、语言简洁明了总结是各、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析与研究,从中找出经验教训,得出规律性的认识,用以指导今后工作的事务性文书综合性总结专题性总结(其它分类略)标题+正文+尾部
1、正确的指导思想
2、坚持实事求是
3、总结出规律性的东西
4、分清主次突出重点
5、语言简明、准确述职报告特点个人性,真实性,通俗性标题+称谓+正文+落款+成文日期实事求是,突出特点,语言简洁讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或者阐明某种事埋而事先写成的文稿按场合分按讲话者的身份分按讲话的目的分按讲话的内容分开头+主体+结尾
1、口齿清晰,吐字准确,注意抑扬顿挫
2、内容有针对性
3、观点鲜明,主题明确
4、语言要通俗,生动商务文书市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料,进行整理得出结论,提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告按调查范围、方式分,有综合性调查报告与专题性调查报告;按目的、作用、内容分,有情况、事件、经验与问题调查报告标题+前言+正文+尾部深入调查,充分占有材料实事求是招标书又称招标说明书,是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书,是招标人为了征招承包者或者合作者而对招标的有关事项与要求所作的解释与说明分类略特点明确性、竞争性、具体性与规范性标题+正文+尾部做好调查研究,掌握市场信息,制定的测算,评估款项要科学合理;语言简洁,用词精确,文字、数据、图表均要求准确无误投标书也称“标函”,是投标人为了中标而按照招标人的要求,具体地向招标人提出订立合同的建议,是提供给招标人的备选方案的义本特点针对性,求实性,合约性标题+正文+尾部明确招标要求,实事求是,不可弄虚作假,语言简洁,语气谦与。