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实业公司采购管理制度供应商询价方法
一、巡价采购人员按照采购计划材料清单,参考采购物品及外协产品的市场行情、公司相关人员的信息提供、过去采购记录、厂商提供的价格资料等各种渠道的价格信息,对采购物品及外协产品的供应商进行充分的询价、议价采购人员在询价、议价过程中必须向供应商提供足够的信息以使供应商能顺利报价,这些信息包括采购物品或外协产品的品名、规格、质量要求、数量、服务、交货期、地点、付款办法等因素询价方式应采用书面询价,要求供应商提供签字或盖章的报价单,如只能采用电话询价方式,应获得物控部经理批准采购人员应要求供应商在接到询价资料后7天内以书信或传真形式反馈其报价意向(若供应商拒绝报价,则应将询价资料退还给公司),若询价资料寄出后供应商没有任何答复,采购人员应打电话或电子邮件与供应商联系,问清情况(如收到询价资料与否?)
(四)在询价过程中供应商如要求对采购物品及外协产品内容、技术要求、规范等作进一步澄清,采购员应该协调相关人员尽快作出答复,以使供应商有充足的时间作出适当报价属于比价采购物品范围的询价,同类、同规格产品应有三家以上的供应商的价格资料,同时应建立比价采购台帐台帐内容要包括材料名称、型号、规格、主要技术参数、分承包方的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用,并有综合分析说明和比价依据特殊情况下允许对由采购申请人或客户指定供应商的物品进行“单一货源”询价这些物品包括产品开发过程中的先期选点、价值低于()元的采购、涉及到供应商专利的物品、一次性采购、以及紧急采购等必要时物控部应该对单一货源在同类供应商中的竞争水准作出评估
二、询价资料的整理
(一)采购员接到供应商的报价后,要评审报价的完整性和准确性,并了解报价的详细构成,需要时应通过会议或电话沟通以弄清供应商的报价同时应整理收到的询价资料备查
(二)若供应商报价的物品规格与请购物品规格略有不同或属代用品者,采购人员应在请购单上详细注明相关信息,并报经物控部、使用部门或请购部门同意并备案
(三)采购员应确定一个初始目标价,以利于在随后进行的多轮谈判(3T轮)及每轮谈判后目标价格的重新确定多轮谈判的过程中如果需要,可要求供应商用以成本细分的方式再次报价
三、价格核准
(一)公司成立专门的评标小组,成员由总经理(常务副总经理)、物控部经理、技术总监、制造中心总监、总监助理、品质部经理等组成
(二)招标采购物品的价格由评标小组决定在技术性能、服务标准、付款方式相同的情况下,价格最低者中标如分歧较大,由公司总经理(常务副总经理)决定
(三)供应商长期报价采购物品及外协产品,在事先议定的价格范围内,由物控部经理核准;超出议定价格范围外的,根据超出价格的多少,报公司总经理(常务副总经理)审批
(四)比价采购物品,一次采购金额小于()万元的,由财务总监核准;一次采购金额大于()万元的,由物控部经理审查后,呈公司总经理(常务副总经理)核准
四、合同签订(-)供应商及价格确定后,由物控部通知供应商,签订采购合同
(二)采购金额()元以上或有附带条件的采购活动都应签订合同
(三)采购合同必须经过总经理(常务副总经理)审批后方可盖章生效经招标确定的采购合同可直接盖章生效审批权限请参照《某某实业(深圳)有限公司资金管理办法》
(四)采购合同应该经过双方签字盖章,正本各执一份,副本应送计划财务部存档备查。