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中国电信广东公司采购实施管理办法采购实施管理办法(修订)2012年5月影响施工或者者功能配套要求;
(四)国家规定的其他特殊情形第二十条非工程建设项目的物资或者服务采购,单项合同估算价在50万元人民币及以上的,应当进行招标涉及新技术、新业务、供应来源单一的,或者为了保证原有采购的一致性,或者为满足服务配套与维保服务连续性的要求,需要从有限的(不足三家)供应商中采购的,能够选择其他采购方式第二十一条.招标方式适用依法务必进行招标的项目,应当公开招标;大宗及以上非工程建设项目的物资或者服务采购,原则上应当公开招标招标项目有下列情形之一的,能够邀请招标
(一)技术复杂、有特殊要求或者者受自然环境限制,只有少量潜在投标人可供选择;
(二)使用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大第二十二条.任何单位与个人不得将符合本办法要求务必进行招标的项目化整为零或者者以其他任何方式规避招标;关于应当公开招标项目,不得以已进行供应商认证等为由,在特定的供应商范围内进行邀请招标或者使用其他采购方式第二十三条招标采购务必委托招标代理机构实施
(一)省公司采购部应每年组织全省招标代理服务采购,确定招标代理机构与招标代理服务范围;
(二)各采购实施部门在进行招标采购时,应当根据省公司与招标代理机构签订的招标代理委托框架合同,向招标代理出具具体采购项目的委托书,明确具体委托内容及有关要求标及投标、组建评标委员会、开标、评标、定标等环节第二十五条.招标采购实施要求
(一)采购标的清晰,数量、技术规格明确,资金落实;
(二)公开招标时招标公告应当在国家指定的报刊或者信息网站上公布;
(三)依法务必进行招标的项目,资格预审文件与招标文件应当使用国务院进展改革部门会同有关行政监督部门制定的标准文本;
(四)需要设定最高投标限价的,应当在招标文件中明确最高投标限价或者者最高投标限价的计算方法,但不得规定最低投标限价
(五)资格预审文件、招标文件的发售期均不得少于5日
(六)如需要对已发出的资格预审文件或者者招标文件进行必要的澄清或者者修改,可能影响资格预审申请文件或者者投标文件编制的,应当在提交资格预审申请文件截止时间至少3日前,或者者投标截止时间至少15日前,以书面形式通知所有获取资格预审文件或者者招标文件的潜在投标人;不足3日或者者15日的,应当顺延提交资格预审申请文件或者者投标文件的截止时间
(七)潜在投标人或者者其他利害关系人在法律规定时限内对资格预审文件、招标文件提出异议的,应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动(A)合理确定提交资格预审申请文件的时间依法务必进行招标的项目提交资格预审申请文件的时间,自资格预审文件停止发售之日起不得少于5日
(九)合理确定投标人编制投标文件所需要的时间;依法务必进行招标的项目,自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于二十日
(十)自中标通知书发出之日起三十日内,应当与中标人按照招标文件与中标人的投标文件订立书面合同,合同的标的、价款、质量、履行期限等要紧条款应当与招标文件与中标人的投标文件的内容一致,不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议
(十一)纪检监察部门应当对招标活动全过程进行监督
(十二)要求投标人提交投标保证金的,投标保证金不得超过招标项目估算价的2%o投标保证金有效期应当与投标有效期一致
(十三)根据国家法律法规规定,如出现投标人在投标截止后撤销投标文件或者中标后放弃中标等情形,应当没收其投标保证金,具体按附件五《广东公司投标保证金没收流程》办理第二十六条公告公布使用公开招标方式的,应当公布招标公告使用资格预审方式进行资格审查的,应当公布资格预审公告、编制资格预审文件预审公告公布时间不得少于3个工作日,国家或者地方对公告公布时间有规定的,从其规定第二十七条资格预审
(一)资格预审应当按照资格预审文件载明的标准与方法进行依法务必进行招标的项目,应当组建资格审查委员会审查资格预审申请文件,资格审查委员会及其成员应当遵守国家法律法规有关评标委员会及其成员的规定
(二)资格预审结束后,采购实施部门应按照采购方案审批权限将资格预审结果提交审批
(三)资格预审结果审批通过后,采购实施部门应及时向资格预审申请人发出资格预审结果通知书未通过资格预审的申请人不具有投标资格通过资格预审的申请人少于3个的,应当重新招标第二十八条发标
(一)招标文件编制及审核招标文件务必清晰详实,明确价格、商务要求、质量技术要求、评标办法、指标权重及中标标准等所有评标因素,与据此进行评估的方法采购小组应组织招标文件的会审,需求部门、需求专业管理部门、监察等有关部门应参加会审,采购小组记录会审纪要并提交参会人员签字确认;会审后的招标文件提交法律部门审核后,按照审批权限进行审批(具体审批权限见附件四);重大项目招标文件应与采购实施方案一并上会审核招标文件经审批同意后才能向供应商公布
(二)分包
1、货物招标需要划分标包的,应合理划分标包,确定各标包的交货期,并在招标文件中如实载明;
2、服务招标项目需要划分标段、确定工期的,应当合理划分标段、确定工期,并在招标文件中载明;
3、对工程技术上紧密相连、不可分割的单位工程不得分割标段
(三)标书发售
1、招标代理机构按照资格预审结果通知书中约定的时间、地点,指定专人向通过资格预审的申请人发放招标文件;
2、潜在投标人领取招标文件时,应要求领取人在招标文件发放签收表上签字确认;
3、采购小组应对各潜在投标人的名称、数量与可能影响公平竞争的有关招标投标的其他信息进行保密第二十九条投标投标人应在投标文件截止递交时间前,将投标文件送达指定地点,招标代理机构商务联系人收取投标文件,并填写投标文件签收表投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,能够补充、修改或者者撤回已提交的投标文件,并书面通知招标人,补充、修改的内容为投标文件的构成部分第三十条组建评标委员会所有招标项目,由采购小组负责依法组建评标委员会,纪检监察部门应对评标委员会组建过程予以监督依法务必进行招标的项目,其评标委员会由招标人的代表与有关技术、经济等方面的专家构成,成员人数为五人以上单数,其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二专家成员应当从评标专家库内有关专业的专家名单中以随机抽取方式确定第三十一条开标开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中预先确定的地点开标时,应要求投标人或者者其推选的代表对投标文件的密封情况进行检查;经确认无误后,应当众拆封,宣读投标人名称、投标价格与投标文件的其他要紧内容开标过程应当记录,并存档备查采购小组指派的招标人代表、纪检监察人员如发现开标存在违规情形的,应现场要求招标代理予以纠正第三十二条评标使用资格后审办法对投标人进行资格审查的,应当在开标后由评标委员会对投标人的资格进行审查,若核实投标人资格不符合投标资格要求的,应作废标处理评标过程中不得改变招标文件中规定的评标标准、方法与中标条件评标完成后,评标委员会应当向招标人提交书面评标报告与中标候选人名单中标候选人应当不超过3个,并标明排序评标报告应当由评标委员会全体成员签字对评标结果有不一致意见的评标委员会成员应当以书面形式说明其不一致意见与理由,评标报告应当注明该不一致意见评标委员会成员拒绝在评标报告上签字又不书面说明其不一致意见与理由的,视为同意评标结果评标报告应包含下列内容
(一)评标概况(包含评标日程、评标方法与标准、评标委员会名单、开标记录、投标一览表等评标基本情况);
(二)资格审查结果及技术、服务、商务与价格比较;
(三)投标人的排名顺序与评标委员会推荐意见;
(四)其他重要情况说明(如被废标的投标人及原因)第三十三条定标采购小组审核评标报告后,由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批依法务必进行招标的项目,应当自收到评标报告之日起3日内公示中标候选人,公示期不得少于3日如投标人或者者其他利害关系人在公示期内对评标结果提出异议的,应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动中标人应当在评标委员会推荐范围内确定依法务必进行招标的项目,应当确定排名第一的中标候选人为中标人排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金,或者者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形,不符合中标条件的,招标人能够按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人,也能够重新招标第二节询价采购第三十四条.询价采购适用范围无须使用招投标方式进行采购,且采购的物资、服务规格及标准统一,货源充足且价格变化幅度小,潜在供应商为3家或者以上的采购项目第三十五条询价采购要紧包含采购文件编制、采购文件发放、应答文件接收、评审等环节第三十六条.采购文件编制
(一)采购小组组织编制采购文件,采购文件应明确表述本采购项目只进行一次报价,同时是最终报价;
(二)采购文件应包含需求书、技术规范与必要的商务条款等内容,关于属于否决性指标的条款应做明细标识并在采购文件中声明第三十七条采购文件发放
(一)采购文件经审批同意后才能向供应商公布,具体审批权限见附件四采购小组应指派专人在约定的时间、地点将正式的采购文件发放给潜在供应商的授权代表,并要求授权代表在采购文件发放签收表上签字确认;
(二)供应商不能到现场领取采购文件的,则由负责寄送采购文件的小构成员代签字确认;
(三)采购小构成员应对各潜在供应商名称及数量进行保密第三十八条.应答文件接收应要求供应商在递交应答文件截止时间前,将应答文件寄送到指定地点,采购小组商务联系人应签收应答文件,并填写应答文件签收表,供应商邮寄送达应答文件的,由采购小组收件人代签第三十九条评审
(一)采购小组应组织集中审核应答文件的有效性,到场的小构成员不得少于小构成员总数的三分之二;
(二)有下列情情形之一的,应答文件应作废,并由采购小组在询价评比记录表上记载
1、应答文件未密封;
2、应答文件未加盖单位印章、无法定代表人或者其授权代表的签字;
3、未提供单位法定代表人的授权委托书;
4、逾期送达;
5、以联合体形式应答但无联合协议或者者授权委托书;
6、内容不全或者数据模糊,辨认不清且无法澄清的
(三)采购小组将合格的资料拆封,在询价评议记录表上记载合格应答文件的价格、商务应答、技术应答等要素,采购小构成员应在记录表上签字;
(四)可同意供应商对应答文件进行澄清,但不得进行二次报价;
(五)在询价过程中双方往来的说明、澄清等文件,经加盖有效公章或者授权代表签字后,可作为最终签署合同的根据;
(六)采购小组完成评议后应编制评审报告,由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批第三节定向谈判第四十条定向谈判适用范围
(一)物资或者服务只能从唯一供应商处采购的唯一是基于技术、工艺或者专利权保护、首次制造、安全、法律法规、地域垄断等唯一性、特殊性原因,物资、服务只能由特定的供应商制造或者提供,不存在其他合理性选择,或者选择替代品不能完成特定功能导致存在技术、使用、法律法规、合约等风险的情况;
(二)发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商采购,比如涉及抢险救灾等有关特殊通信建设项目,不能或者来不及从其他供应商处采购;
(三)为保持与原有采购项目一致性或者者服务配套要求;
(四)在原局同型号进行扩容工程而进行的设备采购;
(五)在原网络或者系统上进行的软件二次开发、升级、改造;
(六)原有采购中已预先声明需进行后续扩充第四十一条.定向谈判采购要紧包含采购文件编制、采购文件发放、应答文件接收、评审等环节第四十二条.采购文件编制采购小组应组织编制采购文件,采购文件应包含需求书、技术规范与必要的商务条款等内容,明确供应商须进行技术、商务应答并按要求报价第四十三条.采购文件发放采购文件经审批同意后才可向供应商公布,具体审批权限见附件四《广东公司采购流程审批权限表》采购小组应指派专人在约定的时间、地点将正式的采购文件发放给潜在供应商,并要求领取人在采购文件发放签收表上签字确认供应商不能到现场领取的,可由负责寄送采购文件的小构成员代签字确认第一章总则3第二章职责分工3第一节需求管理3第二节采购实施分工4第三节采购小组5第三章采购分类及适用范畴7第四章采购方式管理9第一节招标采购9第二节询价采购16第三节定向谈判18第五章采购需求管理20第一节需求分类20第二节需求填报23第三节需求的供应26第六章采购流程管理27第一节采购需求发起及审批27第二节采购实施方案制定及审批28第三节采购执行及结果审批30第四节合同签订及资料移交31第五节订单创建及履约管控32第六节紧急采购流程34第七章采购文件管理35第一节采购文件示范文本管理35第二节采购文件归档管理36第八章附则37要求供应商在递交应答文件截止时间前,将应答文件送达指定地点,采购小组商务联系人应签收应答文件,并填写应答文件签收表;供应商邮寄送达应答文件的,由采购小组的收件人代签
(一)采购小组组织审核应答文件的有效性有下列情形之一的,采购小组应要求供应商重新递交或者补充应答文件,并在定向谈判评议表上记载
1、应答文件未加盖单位印章、无法定代表人或者其授权代表的签字;
2、未提供单位法定代表人的授权委托文件
(二)采购小组可组织供应商对包含价格在内的各项条款进行澄清、谈判,直到双方达成一致;
(三)采购小组应在评议表中记录各轮谈判的内容要点及成果等过程记录;
(四)谈判过程中双方往来的说明、澄清等文件,经加盖有效公章或者授权代表签字,可作为最终签署合同的根据;
(五)采购小组完成谈判后应编制谈判报告,由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批第五章采购需求管理第一节需求分类第四十六条根据对准确率的要求不一致,采购需求可分为预估需求及准确需求两种管理模式
(一)预估需求是指对需求进行中长期预估,以提早做好采购寻源或者供应商认证的采购需求预估需求涵盖周期通常超过2个月,原则上要求季度预估需求准确率80%、年度预估需求准确率70%o
1、适用范围适用于采购实施计划制定、供应商认证、采购实施方案制定、持续采购实施、统计分析或者承接上级部门集采或者其他工作要求;
2、填报分工通常由采购实施部门发起,采购实施部门、采购部/采购供应中心、需求专业管理部门、需求提出部门负责填报,采购实施部门收集汇总后,根据需要上报上级部门;
3、预估填报关于通用物资,由采购实施部门组织调查,根据历史数据及年度预算等因素进行预估,经需求专业管理部门审核确认后负责填报;关于专用物资及未在现网使用或者较为新型的物资,由需求专业管理部门组织调查、预测并负责填报
(二)准确需求是指对需求作出较为准确的预估,其需求涵盖周期较短,通常为一个采购或者配送周期或者某个具体项目,原则上要求准确率达到100%最低不得低于95%
1、适用范围适用于合同签署、框架合同订单下达,项目采购需求、配送需求、调拨需求、领用需求等;
2、填报分工由需求提出部门根据项目建设、实际使用需要按照采购或者配送周期计划发起,采购实施部门收集汇总,关于超出预估需求范围外的需求,须经需求专业管理部门会签确认第四十七条采购实施周期较长(原则上超过2个月)或者计划签署框架采购合同的项目,可使用预估需求填报加准确需求填报两次汇总收集模式,同意预估需求与准确需求存在一定差异关于采购实施周期较短或者项目内容明确的采购,原则上使用准确需求填报模式第四十八条.根据需求满足方式的不一致,物资类采购可使用持续采购或者项目采购两种模式,该两种模式适用的采购物资类型及采购需求填报发起要求不一致,采购实施过程相同;服务采购需求的满足方式可参照物资需求的满足方式由采购实施部门选定
(一)持续采购
1、适用范围适用于关于使用频次高、使用量大、规格标准、长期需求预测准确率高的常用物资及务必储备的物资,具体包含电缆、光缆、业务终端、无线器件等常用物资及战备应急物资;根据市场供应环境及与供应商谈判情况,持续采购可使用自有库存或者供应商库存满足需求
2、需求发起持续采购的预估需求由库存管理部门根据安全库存量与近期需求预估发起,经需求专业管理部门会签确认后由采购实施部门组织采购需求提出部门可根据配送周期及实际需要发起准确需求,由采购部/采购供应中心配送至需求提出部门指定地点或者前来仓库领取
(二)项目采购
1、适用范围适用于使用频次少、规格不标准、需要定制、与具体项目内容密切有关、长期需求难以预测或者不适用存放的物资,具体包含主设备、仪器仪表、车辆、油机、空调、开关电源、电池、UPS、家具等;
2、需求发起采购需求由需求提出部门发起,经需求专业管理部门审核后,由采购实施部门按照具体需求组织采购实施到货后由采购部/采购供应中心配送至需求提出部门指定地点或者通知需求提出部门前来仓库领取达需求提出部门指定收货地点或者服务完成的时间段,即完整周期需求到货周期可分为采购实施周期(即核心周期)及供应商供货周期
(一)采购实施周期指收到有效采购申请至完成合同签署的时间,周期的长短取决于采购分类,包含采购需求驱动方式(项目采购、持续采购)、采购金额分类(小额、小宗、大宗、重大)、采购方式分类(公开招标、邀请招标、询价、定向谈判)等因素
(二)供应商供货周期指合同签署至采购产品到货的时间,取决于产品分类、规格、订货规模、季节性供求、进口手续、定制化生产等因素第二节需求填报第五十条每年一月,省公司采购部应组织收集年度采购需求制定采购计划每季度第一个月,采购实施部门应组织收集季度采购需求,制定采购计划需求填报流程详见《广东公司采购需求计划流程》(附件
7.4)o第五十一条.根据集中采购年度计划,需求提出部门应结合实际使用需求及采购周期,提出准确的采购需求(含规格标准、技术要求及数量),采购需求应在预算批复范围
(一)提出物资类持续采购需求,需求提出部门可根据实际需要随时发起,由采购部/采购供应中心根据确定周期配送至需求提出部门指定地点或者由需求提出部门前来仓库领取,出现突发需求的情况,需求提出部门应及时告知采购部/采购供应中心做好备库准备;
(二)提出物资类项目采购需求,需求提出部门务必预留充足的到货时间,按照年度集中采购计划确定采购周期,在下列规定的时间段内发起需求,未能纳入本批次的需求只能纳入下一批次采购原则上需求提出应有计划、集中
1、按周提出采购需求关于常用的、规格型号相对标准又不适合备库的通用物资(如电池、UPS、开关电源、空调、卡类、办公耗材等),采购实施部门应签署框架采购合同,需求提出部门应在每周一填报采购需求,经采购实施部门确认后,在两个工作日内向供应商下达采购订单;
2、按月提出采购需求关于纳入省公司方式
一、不常用或者需要定制的物资,采购实施部门没有签署框架采购合同的(如投影仪、数码相机、打印机、零星网络主设备等),需求提出部门应在每月20日前提出采购需求,经需求专业管理审核确认,由采购实施部门负责汇总并组织采购;
3、按季度提出采购需求关于网络主设备,仪器仪表、备品备件等物资的采购,由集团公司或者省公司每季度(或者半年)组织一次集中采购;
4、紧急采购需求指发生了如突发网络故障、自然灾害、市场紧急推广活动等不可预见的紧急情况,为恢复生产、抢险救灾、市场急需而产生的采购需求需求提出部门可根据紧急情况按紧急需求审批权限要求,由需求提出部门负责人或者分管管理层成员(经营班子成员)口头提出采购需求,采购实施部门应立即响应紧急采购,按照紧急采购流程执行需求提出部门务必在紧急需求发出后的一个工作日内发起正式采购需求第五十二条.准确需求填报应在iSCM系统(或者省公司采购部指定的其他IT支撑系统)中发起,内容填写应规范、准确:
(一)必填项目采购项目名称、资金来源、规格型号、数量、预估采购金额、要求到货时间、到货地点、收货人、联系电话;资本性支出需填写工程/项目名称、工程/项目WBS号等信息,成本性支出项目还需填写预算批复文号或者根据
(二)选填项目采购方式建议、供应商推荐建议、是否需要供应商实地考察或者设备检测、特殊的服务技术及到货要求等第五十三条关于物资采购,型号规格明确的,需求提出部门应直接调用物料编码关于无法确定规格型号的物资,需求提出部门应附《技术规范书》关于服务采购,需求提出部门应附《服务规范书》、《需求规范书》、《工作分工界面》等资料第五十四条需求提出部门可向采购实施部门推荐采购方式及潜在供应商,推荐供应商的数量原则上不得少于三家需求提出部门推荐采购方式时,有下列情形之一的,应说明充分的理由
(一)根据第十九条、二十条规定不进行招标的;
(二)根据第二十一条规定不进行公开招标的;
(三)根据第四十条规定使用定向谈判方式的第五十五条.省公司采购部应牵头组织需求专业管理部门等部门,结合《广东公司集中采购目录》及物料主数据的管理要求,建立《广东公司集中采购标准化产品库》,并结合实际情况补充完善、每年更新关于已纳入《广东公司集中采购标准化产品库》的物资及服务采购,需求提出部门提出采购需求时,原则上务必按照标准产品库中的产品名称与规格提出需求;关于非标准化的、在标准化产品库之外的采购需求,须进行说明,无有效理由的,采购实施部门应将需求退回需求提出部门重新核实第五十六条可归入同一采购单项的需求原则上应一次提交完毕,不得人为分拆第五十七条.关于可预见的需求变更,需求部门应及时与采购实施部门沟通,修正采购与到货要求采购实施部门应建立需求数据准确性的反馈机制,督促需求提出部门提高需求准确率第三节需求的供应第五十八条采购实施部门应按照附件六《广东公司采购需求到货周期表》规定的时限要求组织采购实施省公司采购部可根据市场环境及采购策略的变化适时更新《广东公司采购需求到货周期表》第五十九条.需求提出部门提出采购需求,应充分考虑正常的到货周期,预留足够采购实施时间,提早提交采购需求第六十条正常的到货周期无法满足需要的,需求提出部门可在采购需求提交时注明是应急采购需求,并附应急原因及审批根据关于合理的应急采购需求,采购实施部门立即组织采购,可在采购结果审批通过后,向供应商发送备货函,减少到货周期由于所需物资批量大、市场供应紧张或者其他因素导致物资供应短缺,不能满足需求提出部门提出的物资供应时限的,采购实施部门应及时反馈需求提出部门并共同协商确认供应时限第六章采购流程管理第一节采购需求发起及审批第六十一条.需求提出部门应根据实际需要填写采购需求审批单,提出采购需求采购需求的填写应规范、完整,采购产品的预算、规格、数量应具体、明确第六十二条.采购需求须通过审批,具体审批权限及流程见附件四《广东公司采购流程审批权限表》、附件七《广东公司采购实施操作流程》审批通过后提交采购实施部门进行寻源及采购执行第六十三条.采购实施部门应对需求进行确认,发现需求提出部门所提出的采购需求不明确或者不符合本办法要求的,采购实施部门应与需求提出部门协商修改,或者退回需求提出部门重新审核第六十四条采购实施部门推断采购需求属于下列情况,无须进行采购实施,转采购部/采购供应中心满足需求
(一)需求属于持续采购范围,由采购部/采购供应中心配送至指定地点或者通知需求提出部门领用
(二)需求属于已签署框架采购合同范围,由采购部/采购供应中心按照需求向供应商下达采购订单,并配送至指定地点或者通知需求提出部门领用
(三)需求属于集团或者省公司实施中的集中采购项目范围,由采购实施部门跟进实施,到货后由采购部/采购供应中心配送至指定地点或者通知需求提出部门领用第六十五条.采购需求提交后,应严格操纵需求变更如发生技术方案改变、工程设计变更、业务需求变化等情况,需求提出部门应及时重新提交物资采购需求第六十六条.采购实施部门与采购需求提出部门为同一部门的,无须单独提交采购需求,采购需求内容可并入采购实施方案一并提交审批第六十七条采购需求提出部门及实施部门不得以化整为零方式,规避正常的采购流程第二节采购实施方案制定及审批第六十八条采购实施部门根据采购需求,应进行初步寻源,确定符合要求的供应商范围,选择合适的采购方式,并牵头制定采购实施方案,内容包含小构成员构成、参选供应商范围、采购方式、采购估算金额、实施计划、关键技术指标及商务条款、报价方式、废标条件、评分标准(含评分权重、价格分计算公式)等第六十九条.除公开招标采购项目外,采购实施应在通过准入认证的供应商范围内进行
(一)已完成战略供应商准入认证的物资或者服务采购,应在战略供应商认证范围内进行;
(二)已完成年度供应商准入认证的物资或者服务采购,应在年度供应商认证范围内进行;
(三)供应商准入认证要求与流程按公司供应商管理规定执行第七十条采购实施方案应从iSCM系统发起,根据采购规模类别逐级提交审批或者提交采购决策机构上会决策,不一致采购规模类别的审批权限及流程见附件四《广东公司采购流程审批权限表》、附件七《广东公司采购管理流程》非采购部/采购供应中心实施的单项采购预算50万元人民币及以上的采购项目,采购实施方案、采购文件须经采购部/采购供应中心会签同意第七十一条.重大采购及部分关键项目采购实施方案(具体说明见附件四)审批使用上会决策的方式,采购实施方案审批表通过EIAC系统报送至采购实施部门的公司分管管理层成员(经营班子成员)审核通过后,应提交公司总经理审核,同意后提交采购决策机构集体决策,会议审定后形成决议,具体程序按公司采购决策机构议事规则执行第一章第一条为规范采购实施管理,提高采购效率,降低采购成本,根据国家有关法律法规、中国电信集团公司有关规定与《中国电信广东公司采购管理办法》,制定本办法第二条本办法所涉及的采购管理范围涵盖除财务费用与人工成本外的所有采购行为招待费、会议费、差旅费、水电费、车辆费、邮电费与小额零星物资等即时清结的交易(各方当场履行完毕且不涉及后续权利义务的交易),按财务有关规定凭合法票据向单位财务部门报账属于客户代建工程范畴的采购项目,可根据客户需求的特殊性,参照本办法,选择满足客户要求的设备或者产品第三条本办法适用于中国电信股份有限公司广东分公司,中国电信集团公司、中国电信股份有限公司授权管理的广东省内各级分支机构、控股子公司,中国电信集团广东省电信公司及其分支机构、控股子公司(包含广东省电信实业集团公司)第二章职责分工第一节需求管理第四条采购需求的管理涉及采购需求专业管理部门及采购需求提出部门根据采购需求类别不一致,采购需求专业管理部门及采购需求提出部门分工见附件一《广东公司采购需求及采购实施管理职责划分》
(一)采购需求提出部门是指项目管理或者预算执行的责任单位或者物资及服务的使用单位,其要紧职责是:第七十二条采购实施方案经审批或者上会决策通过后,采购小组应组织采购实施,包含编制采购文件、组织采购文件会审、供应商应答评审、形成采购小组评审建议等第七十三条.关于小额采购项目,采购实施部门可直接实施采购,无需提交采购实施方案审批,执行完成后应将实施方案要紧内容纳入采购结果审批第三节采购执行及结果审批第七十四条.采购方案经审批通过,采购小组应按照审批结果、根据选定的采购方式及采购策略执行,具体要求见本办法第四章相应内容第七十五条.完成采购实施,采购小组(或者评标委员会)应形成采购评审报告,采购小组提交书面评审报告后即告解散,采购过程中使用的文件、表格与其他资料应当即时归还采购实施部门根据采购小组评审报告,采购实施部门应整理采购过程关键点,在iSCM系统上发起并填写采购结果审批表,并附采购评审报告及采购结果上会资料,具体审批权限及流程见附件四《广东公司采购流程审批权限表》、附件七《广东公司采购实施流程》非采购部/采购供应中心实施的单项采购预算50万元人民币及以上的采购项目,采购结果须经采购部/采购供应中心会签同意第七十六条.大宗采购、重大采购结果审批使用上会决策的方式,采购结果审批表通过EIAC系统报送至采购实施部门的公司分管管理层成员(经营班子成员)审核通过后,应提交公司总经理审核,同意后提交采购集体决策机构决策,会议审定后形成决议,具体程序按公司采购集体决策机构议事规则执行第七十七条小宗及以上采购,采购实施部门应根据采购结果审批意见或者采购决策决议,向供应商发成交通知书成交通知书需加盖公司公章的,由采购实施部门凭采购结果审批单或者采购决策决议单加盖公司公章第七十八条采购实施部门应根据采购结果审核单或者采购决策会议决议,编制合同并执行合同审批流程第七十九条.采购合同签订方式有单项采购合同、框架采购合同及框架协议三种方式
(一)单项采购合同合同按照需求项目签订,规格型号、单价及数量、到货批次、时间等内容确定,清单所列合同物资属具体需求项目;合同金额、需求数量、到交货时间等信息发生变化双方需另行签署补充协议单项采购合同常用于项目驱动类需求的采购;
(二)框架采购合同即开口合同+订单合同中明确规格及单价、每批次到货时长,并预估合同金额买方按实际需求向卖方发送明确规格及数量、到货地点等具体需求的采购订单,卖方根据订单要求履行服务、到货;双方约定合同实际执行金额在合同预估金额一定范围内(通常为±20%)框架采购合同常用于持续采购;
(三)框架协议指广东公司与供应商签署的包含合作意向、价格上限、服务规范等内容的协议,但没有明确规定协议总金额买方根据实际项目需求,在框架协议下按选定的采购方式实施采购,另行签订单项采购合同,卖方根据合同要求履行服务、到货框架协议常用于年度/战略供应商认证结果第八十条关于即时清结的小额采购可不签订书面合同,直接按公司财务管理有关规定凭合法票据报帐非即时清结的小额采购、小宗及以上采购项目均应使用书面形式签订合同第八十一条.采购合同审批流程、签订与管理按合同管理有关规定执行第八十二条.采购实施部门应在每月3日前将上月采购合同统计信息向采购部/采购供应中心报备市分公司采购供应中心应在每月5日前,将上月的采购合同统计信息向省公司采购部报备第八十三条采购项目经办人应在合同电子流程审批完成后的3个工作日内向合同履行部门移交采购合同等资料第五节订单创建及履约管控
(一)单项采购合同采购实施部门在合同提交审批时在iSCM系统上创建采购订单,采购订单信息与合同信息务必相符合同完成审批,订单创建成功;
(二)框架采购合同采购实施部门在合同提交审批时,录入框架明细,即明确物资或者服务的规格型号、类别单价,合同通过审批后,采购部/采购供应中心根据需求提出部门的实际配送需求,按照框架明细在iSCM系统上创建免审批采购订单,根据框架合同创建的订单总额在约定范围内时,订单创建成功第八十五条.订单需由采购实施部门以外的其他部门或者下级单位创建的,采购实施部门应在合同签订后通知采购结果并提出采购订单创建要求,通知中需明确合同编号、合同签订日期、供应商及编码、物料及编码、采购数量、采购价格等创建订单必需信息,由创建订单的部门通知供应商凭采购订单送货第八十六条.可同意供应商通过iSCM系统的SUS平台,查询并确定已创建成功的订单,要求供应商按照订单要求履行第八十七条.关于需要入库管理的物资,由采购部/采购供应中心负责物资初步检验入库、库存管理及调拨等工作采购部/采购供应中心负责采购订单的跟踪接收,在到货接收两个工作日内将到货情况通知需求提出部门,由需求提出部门或者需求专业管理部门安排验收与领用第八十八条.物资需要公司进行二次配送的,由采购部/采购供应中心组织二次配送,因此发生的二次配送费用,纳入采购需求工程投资或者成本费用中予以列支第八十九条.物资由供应商直接发送至使用地点的,由需求提出部门负责组织物资到货验收,并将签收单在五个工作日内提供给采购部/采购供应中心供应商直接发送施工场地的工程投资类物资,由工程建设部门负责组织物资到货验收,并将签收单在五个工作日内提供给采购部/采购供应中心采购部/采购供应中心应做好资金预算第九十条关于工程服务采购,由工程建设部门负责确认接收关于其他服务类采购,由需求提出部门负责确认接收第九十一条.每月20日,采购实施部门应根据已签署合同及订单满足付款条件的情况,向财务部门提交次月的付款资金预算申请采购实施部门须核实供应商发起的付款申请,符合付款条件的逐级提交付款审批第九十二条.财务部门应根据公司有关财务管理办法,负责付款并开展资产建帐工作第六节紧急采购流程第九十三条紧急采购流程是为了快速应对紧急情况而采取先通知供应商供货,后实施采购流程的模式
(一)突发网络故障需紧急采购;
(二)突发运营支撑系统故障需紧急采购;
(三)自然灾害引发的紧急情况需紧急采购;
(四)上级部门布置紧急任务需紧急采购第九十五条紧急采购补办采购手续,不需上会决策的采购实施部门应在七天内补办齐全从采购需求至采购结果审批的手续;需上会决策的,应在十五天内补办齐全手续后续合同签署等流程仍按照正常流程执行第七章采购实施文件管理第一节示范文本管理第九十六条.采购实施文件是指从采购需求至完成采购结果审批全过程的文件,包含
(一)采购流程审批文件,包含采购需求审批单、采购实施方案审批单、采购结果审批单;
(二)对供应商公布的文件,包含招标(或者采购)公告、招标(或者询价、定向谈判)采购文件、中标(或者成交)通知书;
(三)供应商应答文件;
(四)采购过程文件,包含采购文件会审纪要、开标记录、招标(或者询价、定向谈判)评审报告第九十七条.广东公司采购文件实行统一模版、规范管理采购文件共有三类
(一)简易版适用于金额较小(小额、小宗),且需求规范、技术要求简单的定向谈判或者询价采购项目;
(二)普通版适用用于金额较大(小宗、大宗及重大)且需求及技术规范复杂的定向谈判或者询价采购项目;
(三)招标版适用于招标采购项目第九十八条.采购实施中,应根据采购金额分类及采购方式的不一致选择相应的采购实施文件,具体要求见附件八《广东公司采购实施文件分类使用表》第九十九条关于非招标采购项目,向供应商公布的采购文件可通过网站公布、电子邮件或者传真方式公布第一百条省公司采购部应牵头组织编制采购文件示范文本,建立并动态保护《广东公司采购实施文件示范文本及案例库》,供全省采购实施部门使用第二节采购文件归档管理第一百一条采购实施部门应指定专人负责采购实施文件及采购合同的归档管理,建立采购实施文件归档信息索引表以供快速查询第一百O二条在采购合同审批通过30天内,采购项目经办人应将采购项目完整的采购实施文件(一套)及采购合同(二套)纸质原件提交归档管理员统一保管备查第一百三条采购实施文件保管期限原则上为十年储存期超过一年的采购实施文件应移交各单位档案室保管参选未入选的供应商应答及报价文件储存期原则上为一年条招标项目采购文件管理规定:
(一)招标归档文件范围全套招标归档文件包含招标文件(投标公告或者投标邀请书)、评标报告、所有投标文件、中标通知书与中标结果通知书、报有关行政监督部门的招标情况报告等;
(二)招标归档文件正本由招标代理公司负责存档,招标归档文件副本由招标代理公司在中标通知书发出后一周内或者每月集中移交采购实施部门,纳入采购文件归档管理;
(三)招标项目向行业主管部门备案工作可委托招标代理公司负责,报备工作应在中标通知书发出后及时完成;依法务必招标的项目备案资料由招标代理15日内向省通信管理局报备,同时向省公司采购部提交《招标采购项目备案表》电子版第一百O五条采购合同的归档管理按照合同管理有关规定执行第八章附则第一百六条本办法自公布之日起实施,原《中国电信广东公司采购实施管理办法》(中电信粤
[2009]1916号)同时废止第一百O七条本办法由省公司采购部负责解释附件附件一《广东公司采购需求及采购实施管理职责划分》附件二《广东公司采购小组人数、成员构成及组长担任要求表》附件三《广东公司采购金额分类表》附件四《广东公司采购流程审批权限表》附件五《广东公司投标保证金没收流程》附件六《广东公司采购需求到货周期表》附件七《广东公司采购管理流程》附件八《广东公司采购实施文件分类使用表》
1、作为项目管理或者预算执行的责任单位或者物资及服务的使用单位,负责制订本单位需求计划;
2、负责提出采购需求,并提供采购根据、数量及供货地点要求;
3、参与所提需求涉及的供应商认证及采购实施,协助审核技术标准、质量及服务规范、评审方案;
4、负责组织到货物资接收、服务确认,协助盘活库存积压物资
(二)采购需求专业管理部门指负责对所辖专业下需求的管理部门采购需求专业管理部门要紧职责是
1、负责组织制订需采购物资、服务的技术标准、质量及服务规范、适用场景、范围等要求;
2、负责汇总并审核所辖专业的需求计划;
3、负责在供应商认证及采购实施中对技术标准、质量及服务规范、评审方案进行审核把关第二节采购实施分工第五条采购实施部门全省物资类采购项目的采购实施部门是省公司采购部省公司、市分公司以招标方式采购的服务类采购项目,采购实施部门分别是省公司采购部及市分公司采购供应中心,其他服务类采购项目,采购实施部门是需求提出部门或者需求专业管理部门第六条省公司与省研究院、市分公司与专业公司采购实施具体分工按照《集中采购目录》执行
(一)集团方式一及集团方式二的物质与服务如集团公司有采购结果的,直接执行;如集团未组织采购实施,在集团授权下省公司能够组织采购实施;如集团组织了供应商认证,属于非公开招标项目的,省公司在通过集团认证的供应商范围内组织采购实施,属于公开招标项目的,由省公司组织公开招标
(二)省公司方式一的物资与服务由省公司负责采购实施,省研究院、市分公司与专业公司执行省公司采购结果;
(三)省公司方式二的服务,如省公司下发了集中采购结果,由省研究院、市分公司与专业公司直接签订采购合同;如省公司组织年度或者战略供应商认证并下发框架协议,属于非公开招标项目的,省研究院、市分公司与专业公司应当在通过认证的供应商范围内实施采购,属于公开招标项目的,由省研究院、市分公司与专业公司组织公开招标
(四)省公司方式三的服务由省研究院、市分公司与专业公司组织采购实施第七条省公司本部的采购实施分工见附件一《广东公司采购需求及采购实施管理职责划分》,省研究院、市分公司与专业公司应参照制定本单位采购实施分工第三节采购小组第八条采购小组是指为完成具体采购项目,由采购实施部门牵头组织成立的工作小组,具体职责为
(一)制订采购文件(含招标文件);
(二)负责制订评分标准;
(三)组织制定标底;
(四)负责对供应商诚信、履约能力、产品质量等方面进行审核;
(五)负责组织采购实施,并完成采购过程文件;
(六)编制采购评审报告,提出候选供应商名单;
(七)监督招标代理机构依法开展招标活动第九条采购实施部门应根据项目实际情况提出采购小组组建建议,纳入采购实施方案报批
(一)采购小组组长由采购实施部门经理人员或者采购实施部门分管管理层成员(经营班子成员)担任,小构成员从采购实施部门、需求专业管理部门、需求提出部门、使用部门中选取具有有关知识、技术或者商务谈判能力的骨干员工担任关于重大采购项目,法律事务人员应作为小构成员;大宗及以上的采购项目,采购部/采购供应中心、监察部门应派遣人员进行见证具体要求见附件二《广东公司采购小组人数、成员构成及组长担任要求表》
(二)采购小组实行组长负责制组长全面负责小组工作的协调、管理及采购具体实施
(三)使用招标采购方式的,由采购小组负责依法组建评标委员会进行评标第十条采购小构成员参与评审工作时,应遵守下列工作守则
(一)自觉遵守国家有关采购的政策、法规;
(二)遵守《中国电信广东公司关于加强依法运营的八条规定》及《中国电信广东公司廉洁从业六条规定》等规章制度;
(三)与公司签署《廉洁承诺书》,并自觉履行;
(四)认真履行职责,客观、公正、公平地参与评审工作;
(五)评审工作中不得与供应商串通,弄虚作假,谋取私利;
(六)不得泄漏与评审工作有关情况或者资料第三章采购分类及适用范畴第十一条按照采购预算金额划分,采购分为重大采购、大宗采购、小宗采购、小额采购四种类型,具体划分见附件三《广东公司采购金额分类表》关于不一致类别的采购,按公司经济事项审批权限规定进行审批第十二条按照实施单位的不一致,各类类型的采购按照省公司本部、A类分公司、B类分公司三类实行不一致的审批权限A类分公司为广州、深圳、东莞、佛山市分公司;B类分公司为除A类外的其他市分公司省公司直属中心采购实施权限比照省公司本部部门管理;省研究院(省公司下达的采购预算部分)采购实施权限比照A类分公司管理;专业公司采购实施权限比照B类分公司管理各单位采购实施权限见附件四《广东公司采购流程审批权限表》第十三条按照流程划分,采购分为正常采购与紧急采购紧急采购是应对抢险救灾等特殊情况,同意直接向供应商购买事后补办正常采购手续的采购模式请招标、询价、定向谈判采购及其他符合国家与行业有关规定的其他方式采购采购实施中应根据产品实际情况及采购方式适用范围选择合适的采购方式第十五条按照采购对象划分,采购分为物资与服务(下列统称“产品”)两大类物资分为无线设备、传输设备等十九类物料组;服务分为设计、施工、监理等23类物料组物料主数据管理包含采购产品的分类管理及支撑系统数据保护,由省公司采购部负责第十六条根据“供应风险”及“物资价值”,将物资分成“常规物资”、“杠杆物资”、“瓶颈物资”、“战略物资采购实施中应掌握采购物资对企业的价值及市场供应环境,实现采购价值的最大化
(一)“常规物资”是指采购金额在总采购中占比相对较低,供应商竞争猛烈,供给充分且物料技术含量不高,对要紧业务影响较小的物资种类
(二)“杠杆物资”是指采购金额较高,供应市场竞争比较充分,有很多合格供应商能够参加选型,生产工艺简单,对业务影响程度适中的物资种类
(三)“瓶颈物资”是指采购金额不高但是会对业务运营产生影响,市场供给不充分,依靠很少的几个供应商,采购难度大,重新寻源需要消耗较多资源的物资种类
(四)“战略物资”是指采购金额高,技术要求高,且对核心业务影响大,合格供应商不多,市场处于半垄断环境的物资种类第四章采购方式管理第一节招标采购第十七条对符合国家、集团公司规定,达到招标要求的采购项目,务必使用招标采购(包含公开招标与邀请招标)方式第十八条工程建设项目(含电信枢纽、通信、信息网络等通信建设项目)的勘察、设计、施工(含系统集成)、监理与与工程建设有关的要紧设备(含软件)、材料等的采购,达到下列标准之一的,属于依法务必进行招标的项目
(一)施工(含系统集成)发包单项合同估算价在200万元人民币及以上的;
(二)重要设备(含软件)、材料等物资的采购,单项合同估算价在100万元人民币及以上的;
(三)勘察、设计、监理等服务的采购,单项合同估算价在50万元人民币及以上的;
(四)单项合同估算价低于第
(一)、
(二)、
(三)项规定的标准,但项目总投资额在3000万元人民币及以上的;
(五)使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的(提供贷款或者资金方有合法的特殊要求除外)第十九条上述依法务必招标的项目,如符合下列情形之一,能够不进行招标
(一)涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况,不适宜进行招标的;
(二)需要使用不可替代的专利或者者专有技术;
(三)需要向原中标人采购工程、货物或者者服务,否则将。