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教人如何做好企业管理1八类问题在懂得管理理念之前我们先看看八类问题跑步竞赛,一个人跑得快,要紧是个人的意志及体力的成果个人的纪律及自行管理是有的,但团队与生产管理则近乎于零跑步竞赛,几个人接力跑得快,要紧是这些人的个人意志与体力协调的成果,个人的纪律及自行管理是有的,团队管理有但十分轻微,生产管理则近乎于零打仗行军,保证粮草用完之前带领数百士兵准时且不走失地到达目的地,要紧是团队、资源及时间管理的成果工厂管理,带领数百工人准时、不超过预算支出与保证质量地完成生产,要紧是团队与生产管理的成果竞赛,打得好是队员个人意志、体力及技巧的成果,也是团队集体意志及体能协调成果,个人自行管理及团队管理是同样重要的,但生产管理近乎于零一个人画画或者写诗,作品好要紧是个人的意志及脑力的成果,成本及期限通常都不是用来量度画师或者诗人的能力的,个人的纪律与自行管理有但十分轻微,团队及生产管理则近乎于零数人画同一幅画或者写一首诗的例子尽管有,但不常见,故不在此加以讨论
5.1一个学生为完成作业写软件,需求简单,通常学生都能明白假如能及时交功课同时得分高,要紧是个人意志及脑力的成果,个人只是,能够操纵的地方是,在做出承诺之前用后果来逼迫你去找到与评估自己在这项目的产出能力、管理他人在这项目产出的能力与管理自己在这项目依靠的能力“逼迫”的实质是明白“严重性”,清晰不是闹着玩,也不是漫不经心地作评估其次能够操纵的是将协议规范化规范的协议让你签字的时候就明白协议的流程,明白违反协议的法律后果比如美国公民填报纳税表格,当签字的时候他会明白假如所报数字不实,税务局(IRS)会追到天涯海角来行使其职能还有后果本身也是能够操纵的你能够选择惩处、夸奖或者者鼓励这样的后果来对情况做出处理情况的结果是你不能够操纵的,但是情况发生之后你怎么做,对发生这件情况的人怎么处理是你能够操纵的第八个管理就是要放弃追求百分之百的操纵,这是对机器才能够做到的第八个管理是要操纵能够操纵的部分,并建立一套程序想到办法来操纵,是对人的哲学7协议与公布协议不等于承诺让我们先来看看“我会尽我最大的努力”这句话是不是承诺假如老板对下属说“你能在星期五前交付X项目给我吗?,很多下属会回答说“我会尽我最大的努力”但这同一句话所隐含的对上司的承诺程度是不一样的下属A也许就是“一定做到”的意思,而下属B承诺背后的意思实际上是“不能保证”,下属C嘴上说“尽力”但结果多数会迟“我会尽我最大的努力”常常被错误地当作是“做得到”的坚定承诺,这种开始时便模糊的承诺,往往带来日后的惊讶与失望进一步的问题是,呈交计划书是否等于对自己所写的计划做出承诺?有的人呈交计划书,最多只是表示他在交计划书时是“同意”计划书所写的交付期限,但并没有资料显示迟些时候他会“不一致意”此外,也没有足够的资料显示他做足了功课,充分地明白了项目需要的资源与时间,准确地评估了自己的能力他不是判定自己有能力操纵工作的复杂程度,才呈交计划书假如呈交的计划书有部分或者全部是他人所写,情况则会更复杂然而呈交计划书经常被当作是“做得到”的承诺,这种一开始就不清晰的承诺给软件/IT界带来很多失败的结果仍以A、B为例,当A给B分派一项任务的时候,B要对A做出一个完成任务的承诺,但这个承诺与简单的口头表述与单纯呈交计划书不一致,B要具备有承诺管理的意识他首先要对自己完成任务的能力做出一个客观准确的推断,不仅如此,他还务必分析自己的工作需要依靠什么资源(如同事的工作进度或者其他公司的协助等),与如何管理这些资源才能保证自己任务的完成此外,B还要考虑到影响任务完成的客观外界因素,如交通情况或者家庭问题等假如一个承诺做出了,就要把这个承诺给老板、同事与依靠这个承诺的人们看到在这样一个对自身充分熟悉与推断的基础上,B才能向A做出真正的有意义的“承诺”在他人知晓了B的承诺后,以往的不可控因素都会有所减少协议如何变成承诺,能够通过内部检验与外部检验实现内部检验的意思就是企业内进行核查比如一辆丰田汽车只需要在T1时间通过公司内部检验就能够,也就是实现了承诺而到市场上售卖的时候,买者就直接认可这个“检验合格”,那么买者也就同意了这个内部检验但是还有一种产品是在内部检验的基础上需要买者“同意”才算是实现了承诺的比如裁缝做的衣服,假如试穿不满意就意味着没有实现承诺,只有当场同意了才说明承诺兑现同样交付一个软件实现承诺也有两种方式,一是通过内部测试就算合格实现了承诺,二是还要通过客户测试,合格后才算是承诺完成,总之是承诺需要检验才能完成承诺有多种形式第一种形式就是A公司在约定时间给B公司交付软件,而B公司不必交付软件;第二种是A公司在约定时间交付给B公司软件,而B公司也务必把另一软件产品交付给A公司,否则一方违约另一方就能够不交付产品;第三种形式是A、B、C公司之间的沟通与运作,以至于有N个公司合作完成项目时就有N种协议形式8后果管理当地上有100元钱,有多少人是绝对诚实,不可能捡起来放在自己口袋里?又有多少人是绝对不诚实,会捡起来据为己有假如四处没有人,捡起来放在自己口袋里没有什么不良后果,选择据为己有的人会多但是,假如捡起来放在自己口袋里会被周围的人咒骂,选择据为己有的人会少这只是是说明了一个简单的道理而已明确的后果会大大地影响人的行为,不良的后果能制约人的不良行为而好的后果(如赞誉、奖励)会鼓励人的良善行为因此要让承诺兑现,让大家意识到后果是一个必需的机制8thManage的后果机制包含.人尽皆知“人尽皆知”是一种压力,人们都看着你宣布你的承诺,你的老板、同事与其他相干不相干的人,这样你破坏了承诺就会有心理压力如一场婚礼,在教堂里亲朋好友都看着,神父问你是否愿意终身爱一个人并娶她为妻/嫁他为夫,你承诺了,这些人都是你的压力,大家都见证了你的承诺,当你要破坏承诺的时候就会有很大的压力.向上报告这些承诺的兑现或者破坏要由一个最诚实、最中立的人,一级一级的报告给上司,而这个最诚实、最中立的人就是8thManage工具,由于工具是不会说谎的但假如依靠人去做这情况,就需要十分公正,而且会影响人在企业的信用及前途,容易出乱子因此建立一个诚实的工具来报告承诺的履行情况是最理想的选择.永久声誉HR(人力资源)的记录很重要,无声胜有声假如你遵守承诺,记录会如实表现;假如你破坏承诺,不是一次,而是经常,那么毁坏承诺就是你这个人的作风;这不是上司的评语,而是你自己写给自己的评语,你没有任何借口来解释;这是通过时间来考验的结果你的老板将根据你过去的这些信息来选择如何行动9与工具的结合真正有效的智力团队管理及协调方法,是在智力工作管理人员及智力工作者的脑中,而不是在纸张上因此务必通过简明化及多练习来把方法印入许多人的脑中(继而在他们口中手里应用出来);小幅的甘特图固然可令项目团队看得明白,但当项目活动扩大时,甘特图也随之变得密密麻麻,纷繁复杂,而越繁复只会令智力工作管理人员及智力工作者越难看得明白,更不用说印在脑海中了,因此并不有用故第八个管理与工具的结果,并不仅是解决自动化的问题,而要紧是克服人们只看到支离破碎的信息,而其经历系统不能把这些支离破碎的信息整合的局限假如人们经历系统局限的问题不解决,那么他们想到的也只是单
一、片面的东西,而他们的聪明才智也会因此受到限制故第八个管理,是通过结合概念与工具,来发挥智力工作团队的最高效能的表12-3概述了8thManage工具在项目管理上的功能表12-38thManage工具在项目管理上的功能第八个管理亦结合了变化管理及构形管理工具功能其重要性及如何发挥作用将在第二十章详述的纪律与自行管理是有的,但团队及生产管理则近乎于零
5.2几个学生在一起为完成作业合作写软件,需求简单,通常的学生都能明白,假如能及时交功课及得分高,要紧是这些人的个人意志、脑力与协调的成果,个人的纪律与自行管理是有的,团队管理有但十分轻微一软件开发员有足够的专业知识,可自己决定需求来写软件,但这个软件写成后务必由他在不一致环境来测试,完成后更务必长期保护及继续开发下一个版本成功地完成此事,个人自行管理及生产管理同样重要,但团队管理则近乎于零与
6.1一样,只是一个人(开发者)变成几个人(开发者)一软件开发员没有足够的专业知识,要由另一个有足够专业知识的分析员来写需求,而那个分析员也要明白三个不一致工作范畴的用户的需求才可写总需求但这个软件只是为一次商业操作而写写成后只需在一个环境来测试,完成后无须长期保护及继续开发下一个版本要成功地完成这件事,个人自行管理及团队管理是同样重要的,而团队管理一定要包含智力传递、智力协调与智力成果的管理;生产管理是有,但比重不及前两者高与
7.1一样,只是一个人(开发者)变成几个人(开发者)8一软件开发团队包含分析人员与开发人员,他们要根据不一致工作范畴的用户组的需求来写软件,这些软件写成后还要由另一班人在不一致环境来测试,完成后这个软件还务必长期保护并继续开发下一个版本这个问题与第六及第七的不一致在于它对智力团队管理与生产管理两者的需求更高,若不借助书中随后描述的第八个管理(8thManage)来解决,其可预测性及可扩大性便达不到预期效果这类问题,最典型的是当团队的人数达到20人左右的时候就开始出乱子2八类问题的分别通常有知识的人都能分辨出第一类与第二类;第二类、第三类与第四类各自与商业软件之间的分别在第三章已经谈过;第五类(学生软件)与第四类(画画写诗)相似的地方及与第六类(简单商用软件)不一致的地方也在第二章谈过我在这里只指出商用软件是需要智力协调及实体协调的实体协调容易被人看到及明白,智力协调则不是,故每当出现问题的时候,大部分的人只看到实体协调的问题,并错误地认为解决第二类问题的方法也适用于第六类、第七类,甚至第八类只有极少实践经验丰富的软件项目经理意识到这些方法距离问题的实际解决仍很远,但也不能全面地表达出第六类、第七类与第八类问题应该怎么管理,因此他们常常也认同第二类问题的解决方法能够解决第六类、第七类与第八类问题表12・1分别以体力活动、智力活动、实体协调、智力协调、团队管理(动机管理及冲突解决)及生产管理(时间、资源、产量及质量的管理)来分析这八类问题在“轻微”或者“重要”后加上号是用来区别下列的表格与第二章表格之间的不一致表12-1八类问题的分析3不一致复杂程度的影响因素要寻找出解决第八类问题的方案,就务必先明白其中所包含的各个维度复杂程度的影响因素,归纳如下.团队管理及生产管理的复杂程度受人力资源的可替换性减低的影响而增加.实体协调、智力协调、团队管理及生产管理的复杂程度受数量增加或者时间压缩的影响而增加.实体协调、智力协调、团队管理及生产管理的复杂程度受成果可见性减低或者输出连带性增高的影响而增加.完成前的协调基础、完成后的智力传递、完成后的团队管理及保护与改进管理的复杂程度受损坏后果的严重性及保护与改进的重要性(包含时间)增加的影响而增加图12-1概括了上述不一致复杂程度的影响因素4第八个管理简介第八个管理是将工业时代的实体协调管理与智力时代的智力协调、团队管理与生产管理结合起来工业时代的管理的实质是操纵与驱动,最重要的变革就是将很多工作进行了标准化管理,操纵了机器与人,精准地计算出投入产出率,并制定一个质量的标准,就能达到大规模标准化的生产,以成本优势占据市场进入智力时代,这种标准化管理在非智力工作的领域依旧获得了佳绩比如,推行全面质量管理totalqualitymanagementTQM与六西格玛来使得质量操纵与工作高效率而在管理智力工作者的项目管理的模式里,通常的项目管理工具如MicrosoftProject遵循工业时代的管理理念,对任务与工作进行结构分解,对其进行需要的时间与利用率跟踪与对其需要依靠的因素进行跟踪但是它没有提供一个实时预算与资源跟踪,这也是能够进行分解的管懂得决的问题是软件开发项目过程中的任务操纵与时间操纵,这在一定程度上将一些应该管理的因素进行了操纵,有利于项目管理的进行然而即使如此,智力时代的项目管理绝不仅仅能够如此简单地获得高效率与达到预期目标假如当复杂程度仅是由于数量增加或者时间缩短的影响而增力口,工业时代的实体协调与成果管理仍然有一定效用;但假如复杂程度是由于资源的可替换性与成果可见性减低,输出连带性增高,后果严重性增加与保护及改进的重要性增高等影响而增加,工业时代的实体协调与成果管理的效用不大在美国,进行多年的项目超时超资乃至项目失败率多年居高不下,且没有任何改善的表现就说明了这种管理思维在这些领域的不适用一一将第
二、三类等同于第
六、
七、八类一一没有区分智力产出与实体产出的区别并想办法进行管理第八类管理就是针对第八类问题而诞生的管理理念,这是设计针对智力工作的项目管理软件的灵魂第八类问题综合了智力工作中的难题与逆境,解决这样的难题与逆境将是管理学思维的重要改变第八个管理包含对智力产出与体力产出的共同管理包含用户涉入项目开发提出特殊需求,相互间的智力成果评论及调查,重要程度管理criticalitymanagement>项目个人反馈管理、基于成本的严重性及优先性管理、交流沟通中枢、协调中枢,这些表现出以人为本的管理思路,但是还需要进一步保证项目按时不超资乃至质量有保证地完成,这就特别要处理好对智力工作者个人管理,其中特别强调保证其按时有质量地完成工作的“承诺管理”团队管理的重要性更加不言而喻,个人管理作为团队管理的基础,进行团队管理同样也强调加强团队的自我管理因此,作为第八个管理的核心要素,个人承诺管理与团队自我管理在智力时代将成为管理学思维变革的要点换言之,承诺管理是智力成果管理与实体限制成本、时间、质量的桥梁我将在下列给予全面阐述5承诺管理第八个管理的承诺模型包含下列三个互相联系的要素.懂得与评估understandingandassessment;.协议与公布agreementandcommunication;.后果consequence这三个要素是互相联系的第八个管理的承诺管理模式对软件/IT公司来说是如下管理方式的混合,包含对运作类型的管理、生产线的管理与制造性的管理,它能将软件公司特有的机械的与动态的管理方式结合起来,换句话说,为动态的智力型工作者提供了一个可控的承诺方式这是一个新的管理模式,同以往管理的理念区别很大旧有的管理针对的是机器,是“死物”它操纵体力劳动的时间(如要求员工按时上下班),不断地加班操作机器,操纵体力劳动的产出(如计算生产出的产品的数量),操纵物质的转移,操纵产品的质量,特别是机器是100%诚实的,一二三四一点不模糊的而现时的管理对象不再是机器,严重依靠于人的智力劳动产出的今天,要管理的对象是人的脑力劳动时间与智力产出,智力成果的转移与智力产出的质量,人是很可能不诚实而且会玩弄政治技巧的,那么我们有什么处理方法呢?表12-2对此进行了总结表12・2针对新管理对象的管理计策这就是承诺管理的总体思想,由于涉及内容比较复杂,我将在以后各章深入阐述有几个要点能够在这里说明第一,智力劳动不等于体力劳动,不可能百分之百的操纵第二,用现在操纵机器的管理方法来操纵人的智力劳动效果非常差,这已经被美国信息科技行业的实践所证明第三,用承诺管理的方法来进行智力劳动的管理会好很多,尽管不全部操纵,却能够达到更好的目的6懂得与评估要对这一步骤有深刻的领会并不容易,由于现时的管理模式与管理思想根植于机器大工业时代,正如前所述,其前提是人同机器一样能够操纵然而8thManage的管理哲学是针对“活人”的,针对有血有肉有思想的个体管理实质上离不开操纵,8thManage操纵那些能够操纵的部分,世界上最有效的做事方式就是在你能够改变的地方去努力获得成功懂得与评估的工作就是对项目与自己的能力进行推断有三个方面的内容,包含推断自己在该项目的产出能力、管理他人在该项目产出的能力与管理自己在该项目所依靠因素的能力所谓懂得,要紧意指熟悉自己,古语云“自知之明”在这一点上,每个人都不一样,与智商无关,有聪明如物理学的教授,却对自己熟悉得很少这是不能够操纵的因此推断自己在项目上的产出能力的准确程度自然会有区别工作细分项目的分类架构时间及使用率的跟踪工业时代的实体活动依赖的实体跟踪实时预算及资源的跟踪智力成果交付及接收的管理智力传递及智力成果管理相互间的智力成果评估及调查自发重要性评估及一致性跟踪基于成本的严重性及优先性的评估客户综合(客户可是团队一份子,可参与需求,传递,回顾,测试,批准,状况调查,请求和投诉等等)实体的限制与智力成果相接的管理可扩大的智力团队活动管理依赖一〉承诺的自发管理承诺管理(过漉,回顾,同意,通知/宣布,更改,取消,兑现,违背和后果)长期的承诺成果记忆系统(corporatememory)维度八类问题体力活动智力活动实体协调智力协调团队管理(动机冲突)生产管理1(期限成本)跑步竞赛:个人或团队赛重要轻微*跑步竞赛:个人或团队赛重要重要重要重要足球竞赛重要轻微重要轻微重要画画写诗:个人重要轻微*轻微学生软件:个人或团体一起作业重要商用软件:个人或团体开发及维护重要重要重要*重要重要商用软件:团体需求、个人或团体开发、但无须维护重要重要*重要重要重要商用软件:团体需求、团队开发、长期维护重要重要重要重要重要旧的管理对象新的管理对象新的管理对策控制体力劳动的时间脑力劳动的时间承诺控制体力劳动产出脑力劳动的产出控制物质转移智力成果的转移分布依赖(内部测试和外部接受测试)控制实体产出的质量智力产出的质量(很难衡量,一般要很专业才可看出来)用一个专家来控制另一个专家机器是诚实的人是灵活的,懂得政治技巧用可行的工具来记录。