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XXXX有限公司文件xx发(20xx)xx号关于印发《XXXX有限公司行政及业务公章管理暂行办法》的通知各部门为规范XXX公司行政及业务公章的管理,防范因公司行政及业务公章管理、使用不当而造成的风险本公司特制订了《XXXX有限公司行政及业务公章管理暂行办法》,现印发给你们,请即组织学习,严格遵照执行附件
1.XXXX有限公司行政及、业务公章管理暂行办法XXXX有限公司用印登记薄XXXX有限公司用印审批单二OXX年XX月XX日XXXX有限公司行政及业务公章管理暂行办法第一章总则第一条为了加强对本公司行政及业务公章制发、使用、保管、销毁全过程的管理.,维护本公司行政及业务公章的法定性、权威性,防范由于行政及业务公章管理不善造成的风险,根据国家法律、法规和公司的有关规定,制定本暂行办法第二条本暂行办法所称谓的行政公章是指以“XXXX有限公司”注册名所使用的公章;业务公章是指本公司各职能部门和业务部门所使用的公章,即XXXX有限公司“总经理办公室”公章、“合同专用章”、“人力资源部专用章”、“财务专用章”、“物业管理中心管理处”公章第三条各类公章(除“财务专用章”外)均由总经理办公室统一管理由公司总经理或总经理授权的代理人审批签署后使用,不得先斩后奏,特殊情况下也必须得到总经理或总经理授权的代理人口头同意后使用,事后必须补办用章审批手续第四条对违反规定擅自制发、保管、使用公司公章的,将追究当事人的责任;对公章的保管、使用不当、滥用公章;应当销毁的公章未及时销毁造成风险的,应当依照有关规定作出严肃处理,造成损失的,应当向有关责任人员进行追偿第二章公章的制发第五条XXXX有限公司所有的公章,均由总经理办公室负责统一制发并登记备案各业务部门以及有经营权的部门均不得刻制公章,确因业务需要需刻制公章的,必须经公司总经理审批后,由总经理办公室负责安排刻制,并登记备案第六条刻制行政公章和业务公章,必须按有关规定,由总经理办公室向杭州市公安部门办理申请登记和审批手续后,在指定的刻章厂或刻字社刻制第七条因公司机构调整、扩充、撤并、更名或业务内容变动等原因,公章不能继续使用的,由总经理办公室对“公章进行封存或销毁二第三章公章的使用第八条行政公章的使用的范围.对外出具的合同(包括各类借款合同及从合同、资金拆借协议、各类委托代理协议、合作协议等)、各类资金证明文件、承诺书、其他法律性文件.起诉状、申请仲裁书、申请强制执行书等诉讼、仲裁程序中所需的文书;.以本公司名义发送的正式电文;.报送或下达的各种计划、贷款和财务指标、决算、业务报表等;.颁发对先进集体、先进个人及其它荣誉称号的证书、专业技术职务聘任证书、岗位合格证书等;.需要以本公司名义开具的介绍信;.需要加盖行政公章的系统内部使用的文件,批件材料等;根据本条规定应当使用行政公章的,一律不准使用业务公章第九条合同专用章使用的范围对外出具的某一特定种类的法律性文件,如确属工作需要,须使用合同专用章的,须经公司总经理或总经理授权的代理人审批后,方可使用本公司“合同专用章二第十条其它职能部门和业务部门公章使用的范围仅用于相关业务拓展或对外联系业务(非法律性文件)需要使用公章时,须经公司总经理或总经理授权的代理人审批后,方可使用本职能部门和业务部门公章第十一条本暂行办法第九条所列文件,需使用“XXXX有限公司”行政或业务公章时,应经公司有权签字人或其授权代理人在文稿上签字后方可加盖行政公章第十二条不能直接在文稿上签字的或确需加盖行政公章的其他文字材料r必须使用“用印登记簿”(须编号使用,见附件3)和“用印登记簿”(见附件2)以备查考“用印审批单”必须送总经理或授权代理人审批后,方可加盖公章;所有加盖行政或业务公章的文件都需在“用印登记薄”上根据第八条进行分类登记第十三条总经理因故不能行使签字权也可以通过个别授权的方式授权代理人行使签字权,并填写授权书授权书应明确授权的事项、授权期间,属对特定事项的授权的,授权期间终止日为该事项完成之日授权书应交总经理办公室用印人员留存总经理以授权方式授权代理人签字的,应对授权代理人的签字行为负责第十四条总经理(或其授权代理人)应当在有相应资料表明拟签字文本的合法、合规性和真实性已经合理审查的前提下,决定是否签字总经理(或其授权代理人)行使签字权时必须用毛笔、钢笔、或签字笔签署姓名,不得以加盖个人名章代替签字(另有规定的除外)第十五条总经理应在经修改后已誉清的法律性文件上签字行政及业务公章管理人员在有权签字人已签字的法律性文件上加盖公章前应仔细核对签字笔迹,再依照规定程序加盖公章,法律性文件中有修改之处应在该处加盖行章确认对签字笔迹有疑问的,公章管理人员应向有权签字人进行核实,确认无误后,按规定加盖公章第十六条公章管理人员应对公章使用的所有情况根据本规定第九条在用印登记薄上进行分类登记用印登记簿应包括用印时间、用印部门、用印内容(详细记明用印文本名称、类别)、用印数量、申请用印人、审批人公章管理人员应确保用印登记的完整性,用印登记薄与用印审批资料应妥善保管,每年按档案管理的有关要求及时归档第十七条业务公章的使用也必须填写用印审批单,由部门负责人签字确认后,报总经理及总经理授权代理人审批后方可用印,严禁任何业务部门在对外出具的法律性文件中加盖业务公章第十八条严禁在空白介绍信、空白法律性文件上盖章第四章公章的保管第十九条行政公章应由总经理办公室指定专人负责保管行政公章应存放在有一定安全措施的保险柜或铁皮柜内,不得随意放置第二十条各类公章保管人员临时请假,应由公章管理部门负责人指定临时保管人第二十一条公章管理人员变动时,应由公章保管人员所在部门的负责人监交,在公章交接登记表上予以记录公章交接登记表应当妥善保管第二十二条公章原则上不得携出单位使用,确因工作需要携出使用,必须征得有权审批人同意,并指定专人全程监印第五章公章的销毁第二十三条因机构撤并,更名或业务变动等原因,经有关部门确认公章不再使用的,在确认后的一个月内,由归口管理部门负责收回并按制发权统一销毁或上缴第二十四条应销毁的公章经公章制发部门核对确认并留底后,经归口管理部门负责人签署基本意见后,报总经理审批后方能销毁总经理办公室是公章监销部门上级职能部门对下级职能部门公章的销毁应视情况派员监销第二十五条公章销毁情况由归口管理部门在公章管理备案登记表上说明第六章附则第二十六条本暂行办法由总经理办公室负责解释,自印发之日起执行二OXX年XX月XXH主题词公章管理暂行办法通知抄送总经理,副总经理校对总经理办公室张XXXXX有限公司总经理办公室。