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文本内容:
采购管理规章制度
1、目的为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司或者机构生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本特制定本规章制度.
2、适用范本规章制度适用于公司或者机构对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品).
3、职责权限
1、总经理负责采购管理规章制度的审核或者签字;
2、副总、财务总监负责采购管理规章制度的审核;
3、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资),非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源与后勤部负责.
4、采购原则
1、询价比价原则物品采购必须有3家以上供应商提供报价,在权衡相关质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估并与供应商进1步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外.
2、1致性原则:采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量1致.在市场条件不能满足请购相关部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请相关部门更改请购单或作参与.如确因特定条件数量不能完全与请购单1致,经审核后,差值不得超过请购量的5-10%.
3、低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购.
4、廉洁原则
(1)自觉维护企事业单位利益努力提高采购物品相关质量,降低采购成本.
(2)廉洁自律,不收礼不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手.
(3)严格按采购规章制度和程序办事,自觉接受监督.
(4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息.
(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司或者机构造成损失.
5、招标采购原则凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关相关部门共同参与,定出1段时间内(1年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序提高工作效率.对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格.
6、审计监督原则采购人员要自觉接受财务部或公司或者机构领导对采购活动的监督和质询.对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁规章制度的行为,公司或者机构有权对相关人员依照公司或者机构《工作人员绩效考核规章制度》等进行处罚直至追究其法律责任.
5、采购流程
1、采购申请物品(物资)需求相关部门根据生产或经营的实际需要,由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源与后勤部负责采购物品每季度最后1个月25日前提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求时间、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求.按采购申请流程,由各相关相关部门审核或者签字,经总经理批准后交人力资源与后勤部采购.各审核环节对采购申请提出议异者,应于2个工作日内将意见反馈给采购申请相关部门.
2、询价比价议价
(1)每1种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价.
(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购.
(3)属下列情况者,无须进行比价、议价独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录.
3、样品提供和确认
(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期由采购人员负责追踪,收到样品后,须第1时间送交需求相关部门进行确认必要时需会同财务部等相关部门相关人员予以确认.
(2)对于需要保存样品的须作封样处理,以便日后作收货比较.
4、供应商选择
(1)具有合法经营主体者.
(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者.
(3)信誉良好者.
(4)客户认可的供应商.采购人员须建立供应商信息台帐.
5、合同签定
(1)供应商经送样审查合格后由人力资源与后勤部与选定的供应商签订合同.
(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理.
6、进度跟催
(1)为确保准时交货采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应.
(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的采购人员须提前通知需求相关部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期并知会需求相关部门.
7、验收入库采购物品(物资)到公司或者机构后属经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求相关部门验收办公用品等常用品经库管验收合格后,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续.如验收不合格的,由验收相关部门通知人力资源与后勤部2日内办理换(退)货手续.
8、对帐付款采购物品(物资)办理入库后由采购人员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续.
6、考核凡违反本规章制度的人员依照公司或者机构相关管理规章制度进行处罚.请购单编号:采购员人力资源与后勤部负责人:财务总监:采购物品验收单编号:验收相关部门负责人:验收经办:序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用时间库存请购数量备注经办人相关部门负责人申请相关部门分管领导财务总监总经理库管序号物料名称规格/相关质量相关标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式拟定供应商序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号。