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文本内容:
秘书资格考试之三级秘书重点会前筹备
一、会议方案的拟订
(一)会议筹备方案的概述
1.会议筹备方案的内容会议筹备方案包括如下几个组成部分
(1)确定会议的主题与议题
(2)确定会议的名称
(3)确定会议和议程
(4)确定会议的时间性和地点
(5)确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要
(6)确定会议文件的范围,并做好文件的印制或复制工作
(7)确定会议与会代表的组成
(8)确定会议经费预算
(9)确定会议住宿和餐饮安排
(10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工.会议筹备方案的作用
(1)确保会议的周密组织
(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;
(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行.电话会议及视频会议
(1)电话会议交流信息的特点1)电话会议
①方便灵活,准备时间短,回复迅速
②缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息
③为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)2)电话会议信息工作要的要求电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行,具体要求如下1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录
(2)视频会议1)视频会议的特点
①声音和图像同时传送
②不受空间的限制
③节省时间、费用
④交流效果较好
⑤视频会议的交流不够深入广泛2)视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高,投入也大,因此必须高标准、严要求,踏踏实实做好会务工作具体要求有1发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息.一个长方形长5米,宽4米,长和宽各增加3米,周长增加了多少?面积增加了多少?.学校要粉刷一个长20米,宽3米的围墙,墙上有一块面积12平方米的宣传橱窗,请你算一算,粉刷.的面积有多大?.一长200米,宽2米得人行道,用面积8平方米的正方形水泥砖铺地,共需要多少块?.一间教室,长9米,宽6米,现在用边长3分米的方砖铺地,需要多少块?.在一个长16厘米,宽9厘米的长方形中剪下一个最大的正方形,这个正方形的面积是多少?剩下的面积是多少.远程会议筹备方案的优点远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实会务机构的各部门需明确各息的任务和要求具体要求如下
(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍
(2)会务机构要分工明确、责任到人
(3)加强协调,定期沟通
(二)会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案
二、会务筹备概述
(一)会务筹备概述.会务筹备情况检查的主要内容
(1)会议准备是否充分;
(2)会议期间能否排除各种干扰;
(3)环境条件与用品准备
(4)文件材料的准备情况;
(5)会场布置情况的检查;
(6)会议保卫工作的检查;
(7)检查的其他内容.会务筹备情况检查结果的形式务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报第一,书面形式;第二,口头形式;第三,协调会形式.会务筹备情况的检查的方法务筹备情况检查的方法大致分为以下两种
(1)听取会议筹备人员的汇报;
(2)会前现场的检查
(二)会务筹备的程序.开会检查的程序如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查,检查的程序应包括
(1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查,由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小
(2)会议领导小组经过协调,确定汇报会的时间和地点,并发出协调会通知
(3)召开筹备检查协调会,听取汇报,并会上现场解决各种需要协调和问题
(4)汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序
(1)先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点,并通知有关筹备部门.2)将现场检查的项目制成检查单,以便记录和汇总
(3)按照既定的检查路线和项目逐一现场核对,对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录
(4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见,并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正
三、审核会议文件夹概述
1.会议文件的类型,
2.会议文件审核的内容
(1)审核会议文件的准确性和完整性
(2)会议文件的具体内容
3.会议文件审核的方法
(1)对校法,适用于定稿上改动较多的文件夹折校法,适用于整洁、改动不多的文件读校法,适用于定稿内容浅显易懂,生僻字、专用术语名词较少的定稿
(二)会议文件审核的工作步骤
(1)由起草文件的秘书就文件内容进行自审,使会议文件在初始期就能严格把关
(2)由主管乞讨书进行会议文件夹初审
(3)如会议文件夹的内容涉及的部门较多,要进行必要的会审
(4)在会议文件审核修改之后,要由主要领导者或主管领导进行终审
四、与领导沟通会议的有关事宜(-)与领导沟通会议概述.与领导沟通会议有关事宜的原则有
(1)时间生原则;
(2)及时原则;
(3)全面原则.与领导沟通会议有关事宜的方法
(1)定期向领导提交书面报告;
(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;
(3)领导亲自参加有关会议;
(4)其他途径,例如,通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作.与领导沟通会议有关事宜的时机第一,会议筹备阶段;第二,会中阶段;第三,会后阶段
(二)与领导者沟通会议有关事宜的工作程序与领导者沟通会议有关事宜的程序如下
(1)明确会议的目标;
(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径
(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员,指定会议记录人员
(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料
(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展,同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题
(6)听取领导指示,或与领导者进行双向讨论,并完成会议记录
(7)将记录通过某种方法送给领导
五、拟订会议的应急方案概述.会议应急方案的内容包括
(1)会议举行过程中可能出现的问题;
(2)出现问题时负责解决的会议工作人员.会议应急方案的作用
(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备,未雨绸缪
(2)应急方案可以有效的地缓解危机,提高会议管理的效率比如关键人员不能到会如何处理,住宿的预订不够如何解决,网络系统出现故障如何等
(3)使会议工作人员能够统一步调,当问题出现时,能够有回旋余地.会议应急方案特点
1.有的放矢;2预防为主;
3.留有余地.会议应急方案实施的原则1思想上充分重视;2在人、财、物方面要措施到位;3在实施的过程中要坚持定期检查.处理会议突发事件的方法1处理人员问题;2处理场地问题;3处理设备问题;4处理资料问题5处理健康与安全问题;6处理行为问题
(二)会议应急方案的工作程序预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案会后落实
一、会议总结工作的内容和要求(-)基础知识.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点
(1)检查会议目标的实现情况
(2)检查各个小组的分工执行情况
(3)将员工自我总结和集体总结相结合,以积累经验,找出不足,从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处,不断改进会议的组织服务工作
(4)奖惩相关人员,并要妥善解决会议的遣留问题.会议总结的内容总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等
(二)会议总结的工作程序为对会议征询意见,拟就工作总结稿一向领导报告会议结论一总结定稿一印发一归档一组织全体工作人员进行总结
二、会议评估工作的内容和要求(-)基础知识.会议评估工作的内容
(1)构成有效会议的要素一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等
(2)影响会议效率的主要原因影响会议效率的因素很多,主要可以归结为三个方面:1会议的必要性;2会议前期准备工作的质量;3会议责任分工.会议评估的标准
(1)是否达到目标
(2)会议时间性评估
(3)与会人员参与会议状态与收获;对会议的满意程度与理由;提出改进的意见或建议
(4)会议服务评估会议服务是否到位,会议中的合作精神如何
(5)会议实际费用支出、会议成本评估
(6)再度召开同样的会议时,继续推进与维持的事项.会议评估工作的方法和要求
(1)会议评估工作的方法”
1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行
2.告知与会人员有义务一同提高会议质量
(2)会议评估工作要求会议评估力求科学、高效最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷要避免与会人员的反感
(二)会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为分析影响会议效果的主要因素设计会议效果评估表汇总评估结果
(三)注意事项会议结束后,应注意避免以下情况
(1)欠缺会议记录
(2)对决议实不力
(3)不对会议的成败得失进行总结
(4)不解散已完成任务的委员会或工作小组
(5)与会人员对会议感到不满三级秘书资格考试常用事务文书的拟写2011年三级秘书资格考试常用事务文书的拟写.选择题市场调查报告的特点其一是针对性;其二是真实性;其三是时效性P
367.市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告P
367.市场调查报告的主体由三部分书上第368页下.市场调查报告最重要的是实事求是P369中编辑推荐:.计划的概念是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书P
369.计划的特点其一是针对性;其二是预见性P
369.从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项看后,第四题题目就是根据背景写一篇计划书北京的粗略意思是单位要开展一项学习太极神功的活动,学习完后举行比赛,以次写一个计划(注明背景是老师举的例子,未必是考题)仔细看一下书上第370页,例文分析
2.总结的类型;按内容分,由学习总结、工作总结等;按性质和作用分,由综合性总结、专题性总结等(选择题)P
372.总结的结构中主体包括的内容成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等.选择题主体由过程式、经验式等多种形式P
374.在总结中的注意事项第
一、
二、
三、四点P
374.述职报告的特点是一是个人性;二是真实性;三是通俗性P
375.重点招标书招标书由多种类型企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书P376下.第五题可能是公文写作题招标书因此一定要好好看一下招标书的结构和写法看一下第377页的招标书例文.第六题可能是请柬写作题参见第191页请柬的格式与写法.投标书也称为“标函”,它的特点是针对性、求实性和合约性P378关于投标书的结构和写法同学看一下即可秘书三级资格考试复习录像答题一般
(1)看秘书的着装,看是否着职业装
(2)办公桌是否整洁、信函要分类放置
(3)在打电话时,注意
①电话要在铃响三声内接电话
②要用礼貌用语,如您好等?
③上班时间不得占用电话聊天
(4)保密
①不能对好朋友泄密
②不能为了炫耀,泄密
③不能因为老板炒你,赌气泄密(-)关于商务活动中的签字仪式注意迎客秘书在大门口迎接,领导在会议室等待迎接;客人应坐在右边;签字厅应整洁干净;签字桌应为长桌,桌布应为绿色;实现应准备好签字用具如合同文本、签字笔、吸墨器等;桌上要摆放双方国旗;入座座位,助签人应在主签人的后面;其他随从人员的位置要注意;合同第一次交换由助签人完成,第二次交换由签字人完成;到最后要照相留念,注意站的位置;共饮香槟酒互相庆祝;最后谈话要注意不谈政治、宗教;不问婚否;身子预言注意0K在不同国家的意思不同(-)宴请注意场地的选择;点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式;入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项;可能涉及到招标书的准备工作和投标,注意其日期;秘书要为上司准备好信息资料;电话保密工作;会议通知包括哪些内容;管理上司日志时,若上司日志发生变化,则应当先调整上司日志,再调整自己的日志,然后提醒上司日志已变化,最后通知对方,并致歉考试大提供
(三)有关商务旅行注意做好出行前的准备,拟定出访方案;包括意图和目的,出访时间、地点和路线,费用情况和简单要求等准备好后要想上司汇报召开全体出访人员预备会,给上司提醒
(四)有关沟通可能员工家属来闹事秘书有无做到换位思考耐心倾听;秘书有无做到日常接待,如倒水等;如果对方着急,秘书不可以急,应该有耐心;秘书在接待过程中要注意保密工作;与对方说话时,不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”,即在未经领导的授权下,不能说出领导的电话和地址对方提出一些要求,秘书要向上级请示;若上级正在开会或接待他人,秘书不能直接进去向领导说,而应写成便条形式,把领导叫出来汇报领导在未吱声的情况下,秘书不应该说出该如何如何决定附录资料不需要的可以自行删除面积知识点归纳.物体的表面或封闭图形的大小,就是他们的面积.比较两个图形面积的大小,要用统一的面积单位来测量.常用的面积单位有平方厘米(cm/平方分米gm》平方米⑺).测量土地的面积时,常常要用到更大的面积单位公顷、平方千米从大到小平方千米公顷平方米平方分米平方厘米.长方形的面积二长X宽(长=面积♦宽宽=面积4■长).正方形的面积=边长X边长.长方形的周长二(长+宽)X
2.正方形的周长=边长X
4.相邻的两个常用的长度单位间的进率是10o.相邻的两个常用的面积单位间的进率是100o.1平方米=100平方分米;1平方分米=100平方厘米;1公顷=10000平方米;1平方千米=100公顷(公顷、平方千米这两个土地面积单位间的进率是100)注面积和周长是不能相比较的;分清楚什么时候填长度单位,什么时候填面积单位,填土地面积单位时,比较小的土地面积(如公园、体育场馆、超市、果园、广场)等一般情况下填公顷;(城市的占地、国家的面积、江河湖海的面积)等一般情况下填平方千米.注意面积相等的两个图形,周长不一定相等周长相等的两个图形,面积不一定相等面积堂上练习.学校会议室地面的长是12米,宽是8米,要在地面上铺地毯,需要多少平方米?.一块长方形铁板的周长是68分米,宽是12分米,求它的面积?.王大爷家院子里有一块菜地,它的长是5米,宽是3米,王大爷在这块菜地里种白菜,如果每平方米收白菜3千克,这块菜地共收多少千克的白菜?.用三个同样大小的正方形拼成一个长方形,拼成的长方形的周长比原来三个正方形州的和少了60厘米,每个正方形的面积是多少?.一个长方形,长16分米,宽12分米,在这个长方形上尽可能剪下一个正方形正方形的面积是多少?剩下图形的面积是多少?剩下图形的周长是多少?.绿化地,长16米,宽是8米,长、宽中间各留了一条2米宽的小路,绿化面积是多少?每块水泥砖的边长为1米的正方形,铺路共需要多少块水泥砖?一个长方形,长95米,宽63米,他的周长和面积各是多少?一块长方形菜地,长80米,长是宽的4倍,这块菜地的面积是多少平方米?一个正方形周长是24分米,它的面积是多少?一根铁丝能够围成一个长16厘米,宽12厘米的长方形,如果用这跟铁丝围成一个正方形,这个正方形的周长和面积各是多少?。