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物资采购管理制度1目的为规范采购程序、提高采购效率,服务生产,特制定本制度2适用范围本制度适用于矿业公司所有物资采购的管理3职责企管部负责物资采购过程的监管物管处负责物资计划收集、考评,标书申请、通报执行,合同管理,资金支付及风险管控,质保金管理,供应商管理等招标办负责物资招标、结果下达,执行过程监督等财务部负责资金审核、支付、往来款管理、风险管控4采购管理
4.1标书申请
4.
1.1批次采购金额达10万元,具备招标条件的,采购员按招标办要求填写招标审批表,送专业部门签字,物管负责人审批,每月12日前将月度计划所有标书制作完成送招标办招标;需要走议价或单一来源的物资,申报《议价评审表》(炸药、导爆管)、《单一来源采购表》
4.
1.2一万元以下物资,采购员向三家以上有效客户进行询价,物管负责人签批即可执行;1至10万元的物资需同时将供应商报价盖章件作为附件,1-2万物管负责人签批即可执行,2-10万元的物资签批程序物管负责人、招标负责人、企管部长、专业部门负责人、分管副总、总经理
4.
1.3急件48小时内将物资送达计划单位
4.2合同拟签
4.
2.1批次采购额5万元及以上的必须签订合同;批次采购额5万元以内但需支付预付款、留有质保金、有技术协议、对安全生产或产品质量等有影响的,必须签订合同
4.
2.2采购员收到招标结果后,对需要签订合同的,7天内完成合同拟签及供方盖章合同收集需签订技术协议的,3天内通知客户与专业部门签订技术协议,物管处收到审批技术协议后再签订商务合同,经业务部门、专业部门、企管部、财务部审核后报公司总经理审批,双方盖章生效非范本合同需传法务人员、分管领导审签
4.
2.3物管处按公司不同主体将合同编号,建立台账,报送、存档
4.3订单下达
4.
3.1采购员根据审批后的招标结果制作物资采购订单,1至3天内完成,使用部门再次确认后下发供应商备货
4.
3.2订单需注明采购信息、质保金比例、合同编号,除非生产性物资(劳保除外)不允许下达手工清单,无物料编码的物资在货到后由使用部门完成浪潮订单的下达
4.
3.3采购员负责向财务材料模块提供招标结果,材料模块负责采购订单的审核
3.4验收依据送达采购员将物资验收依据评标结果通报、采购订单、采购合同、技术协议、招标样品、其他需要说明事项送达中转站、各单位5价格管理
5.1定价模式分议价采购(含单一来源)、价质评判、竞价采购、外部招标四类
1.1议价采购(含单一来源)对议价采购的物资实行准入制,由各矿申报,物管处审批后列入准入目录,在准入目录范围内的品种符合以下要求的,可实行议价采购LL1政府专控物资(雷管、炸药)、柴油,可实行联合议价模式
1.
1.2单一来源采购的物资,经专业部门签字确认,可实行联合议价模式
1.
1.3公司内部销售的加工物资由供需双方参照市场价格自行协商确定
1.2价质评判及竞价采购其中单批次采购金额2万以上的由招标办负责;2万以内的由业务单位负责3对于价格稳定的物资可实行预招标,执行期最长不超过1年(辅材不超过半年)并需报公司物管处备案
1.4外部招标按《矿业公司招标管理制度》执行2价格对标物管处对原辅材料采购价格进行对标,开展内外部比价其中议价采购品种在首次签订合同之前应对采购价格进行演排对标,并存档备查竞价采购品种原则上对年累计采购量大于100万,每季度至少组织演排对标一次6供应商管理1供应商准入
6.
1.1资质审核公司应对供应商营业执照、安全生产许可证、特种设备制造许可证、危险化学品经营许可证、危险货物道路运输资格证、经营产品授权证书、委托代理人授权委托书等资质证件进行审核,确保合法合规
6.L2调查评估公司原则上应对拟准入供应商进行现场考察,形成书面考察报告作为准入申请的附件,专业类物资必须由专业技术部门参与
6.
1.3准入条件
6.
1.
3.1所有客户准入必须限定物资类别,明确合作内容
6.L
3.2对具备直供条件的物资,必须由生产厂家直供,不具备直供条件的物资,必须与一级代理商及厂家指定区域代理商合作特殊情况需与其它贸易商合作的,贸易商工商注册时间必须满三年
6.
1.4准入审批符合准入要求的客户,由公司物管处、使用单位、专业管理部门、总经理审核,报集团审批通过后纳入集团合格供方库管理其中通用类物资由集团市场管理部审批,专业类物资实行集团市场管理部与集团企管部会签制
6.2供应商评价
6.
2.1评价标准
6.
2.2一般问题物资质量存在较小偏离不影响使用;售后服务响应不积极;交货期存在延后等
6.
2.3较大问题
①质量偷工减料,更换较低品牌,主要质量指标严重偏离,但未明显造成生产影响;
②价格中标后不履行,以非正当理由提出涨价,同时段供给不同子公司的价格严重偏离达30%以上等;
③数量短件达到10%以上20%以下;
④交货期严重拖延交货;
⑤发票故意拖延不开具或重复开具发票意图不良
6.
2.4重大问题:
①交货期合同签订生效后以各种理由不发货;
②数量短件达到20%以上;
③招投标以非正当的方式谋取中标;
④技术及售后不响应,性质恶劣;
⑤非正当供货未经正常程序直接向使用部门供货,或因此实施敲诈勒索行为;
⑥质量因物资质量问题导致系统减量及对安全环保、产品质量造成影响;
⑦采取司法诉讼、堵门等极端手段解决合作中的问题;
⑧违反廉洁从业准则及约定
6.3评价结果运用
6.
3.1物管处对供应商供货情况进行评价,一年为一个考评周期,总分100分,实行扣分制,一般问题扣5分/次,较大问题扣10分/次,累计得分W70分予以警示,暂停合作三个月,整改合格方可恢复合作
6.
3.2年度内被警示两次以上的,直接取消合作资格
6.
3.3重大问题直接纳入黑名单附《供应商评价表》4档案管理加强供应商档案管理,对资质证件、准入及评价资料存档备查7资金支付
7.1计划审核物管处每月23号前审核下月物资资金计划2汇款申请物管处每月8号前完成到货款资金申请、传签,3天内完成预付款资金申请、传签;每周五统计下周需支付明细并报审;每月分析支付情况,确保支付平衡3汇款财务部筹集资金,每周支付审批款项8风险管控
8.1风险预付类:超过两个月账龄(含两个月)未到货预付账款
1.2发票类已到货结算后两个月内(含两个月)未到票的预付账款2管控措施
2.1采购付款由业务部门填写《申请汇款单》后,经财务部对往来余额情况确认签字后,方可执行
2.2物管处、各单位费用出纳每月底核对往来,对新增风险,财务部、物管处分别于次月5日前书面向公司领导报告3风险处理办法因违反管理制度造成风险的,直接责任人立即停职开始风险清收,每月按最低标准发放工资,直至风险收回因其它原因造成风险的,直接责任人立即停职开始风险清收,每月按最低标准发放工资,直至风险收回,风险全部清收退还所扣工资9考评凡未按照上述规定执行的,考核50〜200元/次,情节严重的进行责任追究10本制度由企管部负责解释,从下发之日起开始执行附件1:关于***的考察报告结论
一、XXXXo
二、XXXXo
三、XXXXo根据公司生产经营需要,XX于XX年XX月XX日赴XX地对XX进行了实地考察,现将考察情况汇报如下
一、被考察企业介绍包括该企业的登记注册信息、主要资质介绍等
二、硬件和质量情况介绍该企业的工艺、设备、装置概况,如何对质量把控
三、行业情况介绍该企业在行业中处于什么位置,有何优势、劣势
四、业绩介绍介绍该企业产品的使用业绩如何合作建议XXXXoxxxxoxxxxo联系人及联系方式XXX公司XX年XX月XX日供应商入网登记表备注营业执照、法人身份证、授权委托书及委托人身份证、业绩及相关证书需扫描附件企业注册名称企业类型企业注册号营业执照注册号营业期限注册地址及时间法人及联系方式授权委托代表及联系方式企业所在地注册资本登记机关最近年检时间业务推荐人推荐理由经营范围行业资质。