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房产信息系统需求书上海广播电视台房产总数较大,使用情况包含了自用、商业租赁、公房转租、置换使用、外租等,自用部分情况较为复杂,需求管理、日常统计、变量叠加等是常态房产信息管理系统建设需求如下
一、房产信息系统业务总体需求.房产信息数据的导入、添加、删除、修改等相关常规操作功能.通过多种展示方式满足台、集团对于房产信息全面了解的需求.通过自动生成报表,保证数据统计及时性、准确性,提高数据的可共享性.通过在线申请-审批及信息共享,实现用房单位与管理部门的线上互通.通过客观、全面呈现台、集团房产的使用状况和各使用单位用房状况,揭示房产管理是否符合经济和管理双重目标,并为决策提供量化依据.具体业务系统方案应具有先进性,能够切实解决台、集团在房产信息管理中已经碰到的问题,并对未来可能碰到的问题具备一定前瞻性.本系统相关功能应支持移动端,包括Android版本和IOS版本
二、房产信息系统业务细化需求楼宇管理支持新建、编辑、查看楼宇相关信息支持楼宇名称搜索显示单个楼宇或集合楼宇的总面积及租控情况楼宇信息可以在可缩放的世界地图界面展示并配合文字说明剖面图
2.1楼宇剖面图显示楼层,房号,面积,等基本信息显示房源内的租赁合同,需求客户,物业合同信息可新建客户,新建租赁合同,新建物业合同•操作结清账单表示本笔账单已全部收款结清,结清后本笔账单将会关闭,结清的金额会记录到楼宇的收入中对应的合同账单状态将更新为已结清
2.
5.12保证金余额保证金余额列表保证金余额列表显示所有在租合同的保证金收支状况,应收保证金实收保证金,除归档合同外可快速查看保证金的总应收,总余额,当前合同份数
2.6招商管理
6.1客户管理客户管理列表客户列表显示所有客户状态的客户数量,客户状态有初次接触,潜在客户,意向客户,成交客户,流失客户可快速筛选时间”今日,昨日,本周,本月”,也可自定义筛选时间段可搜索客户名称,快速查找客户可新建客户可给客户添加跟进备注可按照所属行业、是否中信内部公司筛选
6.2新建客户客户的需求房源可以是己租房源,同一个房源也可以建多个需求客户租客联系人若有重复会提醒,避免招商人员重复建客户可以给客户设置提醒事项,提醒招商人员某一时间点做跟进工作
6.3客户详情•可查看客户的详情需求信息,意向房源,合同信息等•操作可编辑客户信息;删除客户备注可查看,添加客户备注历史记录可查看客户的信息变更修改记录提醒事项可查看客户的提醒事项附件管理客户营业执照、特殊行业资质等文件扫描上传功能
2.
6.4客户备注在客户管理列表点击“写备注”可添加备注在客户详情侧滑栏打开备注页面,可添加备注备注列表显示所有人对该客户所添加的备注信息自己本人添加的备注可编辑,可删除他人添加的备注只可查看,不可操作备注信息的有无更新将影响到统计到客户的活跃度
6.5客户信息操作记录•在客户详情中打开历史记录•可查看客户信息的修改记录•如XXX将客户名称“王小花”改成“王花”2017/08/09•只可查看,不可操作
2.
6.6设置提醒事项可设置提醒日期,提醒时间,提醒内容,如2017/08/091045AM天签合同,记得带齐资料显示所有提醒事项的记录,本人添加的提醒事项可修改,可删除他人添加的提醒事项不可修改,只可查
6.7招商分析现有数据可导入图表可导出Excel表格内部客户统计外部客户统计同行业客户统计租赁面积大小统计租金贡献高低统计核心客户、重点客户、一般客户所占比重和贡献收入的计算
2.
6.8招商活跃客户统计每日客户信息数据有修改的客户数量,记为活跃客户(除了当日新增客户数)活跃客户分为初次接触,潜在客户,意向客户,流失客户,成交客户可筛选今日、昨日、本周、本月,也可自定义筛选时间段查看招商客户分析统计当前总招商客户的数量分析招商客户分为初次接触,潜在客户,意向客户,成交客户,流失客户可筛选时间段查看
6.9招商需求面积分析对当前招商客户不同需求面积段的分析面积段分为0-5051-100101-150151-200201-250251-300301-350351-400401-450451-500501-550551-600601-650651-700701-750751-800801-850851-900901-950951-1000如果一个客户的需求面积在500-600m2则图表显示为451-500需求次数1次,501-550需求一次,551-600需求一次图表只展示需求次数最多的10个面积段可筛选时间段查看
2.7物业管理
7.1物业合同列表和归档物业合同•合同列表可查看所有正在进行中的合同,包括到期预警和提醒到期未处理的合同;•归档合同可查看所有已到期,且已退租的历史合同
7.2物业合同详情可查看租客信息,房源信息,物业合同信息可查看收款计划操作可提交作废合同、终止合同的申请
7.3新建物业合同在房源详情侧滑栏可新建物业合同在物业管理页面可新建物业合同物业费明细可编辑修改最终金额后,生成账单
7.4抄表管理抄表管理页面分为电表和水表电表可查看所有电表的读数和费用水表可查看所有水表的读数和费用可搜索电表或水表名称,快速查找可新建电表,水表可生成账单
7.5新建水电表•同一个房源可新建多个电表和多个水表
7.6水电表详情侧滑栏•可查看水电表信息,房源信息,抄表记录•操作可编辑水电表信息8统计分析可导入已有数据图表可导出Excel根据时间段筛选合同期限整体,分类统计即将到期合同整体,分类统计欠租情况统计空置期统计
8.1每月成交面积,企业数•统计每月1号-该月最后一天审核通过的所有合同面积数,合同份数•时间段从当前上一个月开始,往过去时间推36个月
8.2每月退租面积,企业数•统计每月1号-该月最后一天退租审核通过的所有合同面积数/合同份•时间段从当前上一个月开始,往过去时间推36个月
8.3总出租率统计当年一年内每个月已租的房源面积(指房源内有合同即为己租)合同取值新建审核已通过,未到期或未退租的合同已租面积取值房源面积,无关合同面积和合同份数总出租率=已租面积/总房源面积
8.4总空置率统计当年一年内每个月空置的房源面积(指房源内无合同即为空置)空置面积取值房源面积总空置率=空置面积/总房源面积
8.5租金单价走势图统计单一楼宇的合同租金均价走势(不统计两个以上的楼宇)在租合同取值新建审核已通过,未到期或未退租的合同租金走势图以当月为界,分为实际租金走势和未来租金走势
2.9租客管理
2.
9.1租客管理•新建租客
2.
9.2租客详情所有关于此租客信息一键查看支撑重点客户,违约客户,500强客户等的标记功能支持工商信息同步支持附件存储10用房需求申请•制作用户独立小程序,给客户使用,提交用房申请•系统接收用户提交的申请,根据实际情况分配房源
2.11合同模版•不同项目设置多个或不同模版,一键打印合同12缴费通知单模版•预制缴费通知单模版•批量,逐个生成不同费用的催缴单
2.13人员权限管理等级分为主账号-管理员账号-普通账号可编辑房源信息可查看房源信息修改历史记录可上传,下载,删除房源内的文件支持房号搜索按合同到期时间以色块划分,直观展示楼宇内合同到期情况以虚线框区分招商和不可招商房源状态多选筛选条件面积,审核状态,合同期限,行业筛选,招商筛选
2.2招商剖面图显示该楼宇的面积租控数据支持搜索房号功能按客户的状态以色块划分,直观展示楼宇内的不同客户状态数量初次接触客户,潜在客户,意向客户以虚线框区分可招商和不可招商房源,直观展示楼宇的房源状态可多选的筛选条件面积筛选,审核状态筛选,合同期限,行业筛选,招商选项,空置房源显示房源的楼层房号面积等基本信息显示房源内的租赁合同,需求客户,和物业合同可新建合同,新建客户,新建物业合同可编辑房源信息可查看房源信息修改历史记录可上传,下载,删除房源内的文件
2.3房源管理
3.1可招商房源,己租房源,所有房源•可招商房源指房源状态为“可招商”的房源列表,已租房源的状态也可以手动改成“可招商”•己租房源指房源内有合同的房源,状态有可能是“可招商”,也可能是“不可招商”所有房源指该楼宇内的所有房源列表,包括已租房源和空置房源房源列表可搜索房号•可按楼层、房间面积、已租,空置进行筛选
2.
3.2房源详情显示房源的房号面积,租金报价等基本信息显示房源内的租赁合同,意向客户的洽谈进度,和物业合同可新建合同,新建客户,新建物业合同可编辑房源信息可删除房源历史记录可查看房源信息的修改记录
3.3新建房源在集合下房源管理页面可新建房源在单一楼宇下房源管理页面可新建房源房源的面积自定义,不可超过大业主最大可管理面积
3.4编辑房源在集合下房源管理页面,光标停留在在房源列表上,可出现编辑房源的按钮在单一楼宇下房源管理页面,光标停留在房源列表上,可出现编辑房源的按钮在房源详情侧滑栏可编辑房源信息,修改房号、面积等
3.5删除房源在剖面图的房源详情侧滑栏可删除房源在集合下房源管理的房源详情侧滑栏可删除房源在单一楼宇下房源管理的房源详情侧滑栏可删除房源•在编辑房源的弹框页面可删除房源房源删除后,房源内的租赁合同,客户需求,物业合同仍保留
2.
3.6修改房源招商状态(可招商,不可招商)新建房源时可设置房源状态剖面图的房源详情侧滑栏可编辑房源状态房源管理的房源详情侧滑栏可编辑房源状态
2.4合同管理
4.1合同列表和归档合同合同列表可查看所有正在进行中的合同,包括到期预警和提醒到期未处理的合同;到期预警的提前提醒时间可自定义,如提前三个月提醒合同即将到期归档合同可查看所有已到期,且已退租的历史合同可按照合同编号、起租时间、终止时间、中介公司、中介费筛选按照合同编号、客户名称、房号搜索
4.2到期监控图时间显示从最早有合同到期的月份开始,往现在时间推36个月可快捷筛选月、季、年,查看统计数据点击柱状图的某个月份,列表筛选出该月份的到期合同
4.3合同详情可查看租客信息,房源信息,其他关键信息,基本条款,租期条款,递增率,优惠历史记录可查看关于合同的修改,续租、审核等历史记录可分段录入合同附件管理可查看关于合同的附件租金明细报表可查看该份合同的租金明细报表,显示客户支付情况账单详情可查看该合同的租金账单,查看收租情况操作可编辑合同信息;可提交作废合同、续签、退租的申请各项金额可按要求时间段汇总,如月租金、物业费、押金、中介费等金额汇总
2.
4.4合同历史记录可查看关于合同的信息修改记录,审核历史记录如XXX将合同单价
2.0元.天”改成“
2.1元//.天2017/08/09如XXX新建合同审核通过2017/08/09历史记录不可删除,不可编辑操作合同若被删除,历史记录清空
4.5合同备注可查看关于合同的备注信息,包括自己添加的备注和他人添加的备注自己添加的备注信息可编辑修改,可删除操作他人添加的备注只可查看,不可操作
4.6合同附件管理显示上传到该合同的文件,包括图片和文档操作可生成合同,上传文件,下载文件,删除文件合同详情侧滑栏可查看附件管理
4.7新建合同在房源详情侧滑栏可新建合同,建立信息库,录入内容包括合同编号、租客名称、房号、面积、签约时间、免租期,装修期,起租时间、结束时间、月租金、租金单价、月物业费、押金、付款方式、年租金、中介公司名称、中介费用、核心,重点,一般客户、备注信息等在合同管理页面可新建合同同一个房源可新建多份合同,且租赁面积不限制一份合同允许有多个合同单价,多个递增率和多个优惠类型新建合同审批通过后自动生成账单
4.8编辑合同对正常进行中的合同(除归档合同,审核中的合同外),高级权限的人员可编辑合同条款,重新生成账单在合同详情侧滑栏页面可编辑合同编辑后重新生成租金明细后,勾选某些区间,保存后可生成新的租金账单
4.9合同退租在合同详情侧滑栏提交退租申请,填写退租协议此时合同审核状态为“退租待审核”,提交审核人审核在合同详情侧滑栏可查看审核进度审核如果不通过,提交人可修改退租信息后,再次提交申请审核如果通过了,且合同结束日已到期,归为归档合同列表;若合同结束日还未到,则合同归为合同列表
4.10合同续签续签流程与新建合同流程一直,默认保留条款信息,可编辑修改在合同详情侧滑栏提交续签申请,填写新建合同的条款此时合同状态为“续签待审核,提交审核人审核在合同详情侧滑栏可查看审核进度审核如果不通过,提交人可修改合同条款后,再次提交申请审核如果通过,且上一份合同还未结束,则房源内同时存在两份合同;如果上一份合同结束了,则归为归档合同,续签的合同按口期开始计租
2.
4.n合同作废合同作废用于建错的合同或失效的合同在合同详情侧滑栏提交作废申请,填写作废原因此时合同状态为“作废待审核”,提交审核人审核在合同详情侧滑栏可查看作废审核进度审核如果不通过,提交人可修改作废原因后,再次提交申请审核如果通过,则该份合同作废,即删除合同,不在合同列表里也不在归档合同里
2.5收付款管理
5.1账单管理收款账单收款账单列表包括本月需要收款的租金,物业费,水电费账单,包括历史未收的账单列表可快捷筛选本月账单,逾期账单或退租账单按区间统计应收报表、实收报表、欠费报表、年度租金对比表押金冲抵查询功能分别计算租金和物业费,含税与不含税金额、印花税基数,可按照集团考核方式计算出租率、面积、单价
5.2新建收款账单在付款账单列表页可添加账单,填写付款信息基本付费信息应包括:房号、公司名称、金额、收费项目(房租、管理费、房租押金、电话线路管理费、车位费、租约清洁费、滞纳金等)标准、数量、收费期间、收费编号、个人或公司支付,币种等收费通知单可批量按户打印和电子邮件送达在收款账单列表页可添加账单基本信息包括房号、公司名、金额、收费项目账单类型支持自定义添加账单后,根据应收时间将会提醒在收款账单列表中
5.3收款账单详情侧滑栏收款账单详情页可查看收款账单的编号,账单状态,账单信息,房源信息,和收款记录操作可添加收款记录收款记录显示收款时间,收款金额及其他收款信息操作关闭账单关闭账单即删除本笔账单,适用于错误的账单或失效的账单操作结清账单表示本笔账单已全部收款结清,结清后本笔账单将会关闭,结清的金额会记录到楼宇的收入中,对应的合同,物业合同,水电表状态更新为已结清
2.
5.4付款账单•付款账单列表包括本月需要楼宇方需支付的费用账单,包括历史未收的账单列表•可快捷筛选本月账单,或逾期账单
2.
5.5新建付款账单在付款账单列表页可添加账单,填写付款信息基本付费信息应包括:房号、公司名称、金额、收费项目(房租、管理费、房租押金、电话线路管理费、车位费、租约清洁费、滞纳金等)标准、数量、收费期间、收费编号、个人或公司支付,币种等收费通知单可批量按户打印和电子邮件送达账单费用类型有租金,租金保证金,物业费,物业费保证金,能耗费,公共能耗费,水费,电费,停车位费,广告费,其他添加账单后,根据应收时间将会提醒在付款账单列表中
5.6付款账单详情•侧滑栏收款账单详情页可查看付款账单的编号,账单状态,账单信息,房源信息,和付款记录操作可添加付款记录付款记录显示付款时间,付款金额,付款对象及其他付款信息操作关闭账单关闭账单即删除本笔账单,适用于错误的账单或失效的账单操作结清账单表示本笔账单已全部收款结清,结清后本笔账单将会关闭,结清的金额会记录到楼宇的支出中
2.
5.7收支流水•收支流水列表
2.
5.8新建收支流水•下载收支模版按照模版填写完整信息•导入收支流水将编辑好的收支流水文档上传至系统
2.
5.9租金预测租金预测汇总租金预测图显示从过去最早逾期的月份开始,往现在推36个月可快捷筛选月、季、年,也可自定义多选月份,统计租金收入可快捷筛选月份,点击柱状图的月份,列表显示该月份的租金账单
2.
5.10租金预测列表•租金列表显示所有历史未来的合同租金收款账单,查看账单的结清状况
2.
5.11租金账单详情侧滑栏租金账单详情页可查看收款账单的编号,账单状态,账单信息,房源信息,和收款记录操作可添加收款记录收款记录显示收款时间,收款金额,收款对象及其他收款信息操作关闭账单关闭账单即删除本笔账单,适用于错误的账单或失效的账单。