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文本内容:
山西忻州晋神煤炭销售有限公司印章管理办法第一条为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性,有效维护公司利益,特制定本办法第二条本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章第三条本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等第四条印章授权管理和使用部门
(一)公司印章,由公司经理授权向相关部门核发或核销;
(二)公司印章由经理授权以下部门分别管理和使用
1、公司行政章、法定代表人印章由公司综合管理部负责管理和使用;
2、财务专用章、发票专用章、合同专用章由经营管理部负责管理和使用;
3、公司其他部门配置的部门专用章亦应按本办法执行
4、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司综合管理部上报书面申请,经经理批准同意后配置或更换印章
5、印章刻制由综合管理部负责,经公安机关核准,到指定的单位刻制;印章的规格、样式由综合管理部按有关规印章外出使用审批单NO
1、部门名称
2、外出印章名称
3、使用日期月―日
4、用印事项
5、外出使用原因
6、用印责任人印章留样
7、本印章自年—月—日—时经授权人签字同意外出使用期间,其保管责任和用印责任均由负责申请人年一月―日印章授权人签字确认年一月一日公司用印审批记录单NO申请人;申请日期O申请人所在部门所在部门负责人审核意见同意□(由当事人勾选)O附件8印章使用登记簿年—月—日至年—月—日】合同专用章用印审批单NO法律顾问意见:经营管理部意见:总经理审批定办理第五条印章的管理
(一)公司的所有印章,均由综合管理部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人
(二)交接印章时,应严格办理交接手续,填写本办法附件四的《印章交接单》,登记交接日期、管理印章类别交接人员签字,印章授权人签字认可后备存
(三)印章专管员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章专管员不予用印;经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的,印章专管员可拒绝用印并报告领导处理
(四)印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章
(五)印章专管员不得擅自用印,一经发现,严肃处理;若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部责任
(六)印章专管员离职时,其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分印章专管员离职时,须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》(详见本办法附件五)后方可办理离职手续
(七)禁止任何人未经批准携带公章外出如确需带出使用时,须经经理批准并填写《公章外出使用审批单》(详见本办法附件六)方可带出;非公章专管人员携带外出时,用印人还应填写本办法附件四的《印章交接单》办理交接手续后方可带出第六条各类公章的使用规定
(一)公司印章的使用
1、办理使用公司印章的事项,须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后,连同需用印的文件等一并交印章专管员,由其审核审批手续齐备后用印
2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等,可直接加盖相应的公司印章,但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写《公司用印审批记录单》(详见本管理办法附件七)并留存复印件以完善相关档案,依据本条规定填写的单据无需审批人签字
3、除本条第2项规定的情况外,凡加盖公司印章的存根类介绍信(开具时必须按要求认真填写存根)、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件,均须填写《公司用印审批记录单》并经相应管理领导审批签字同意后,方可使用公司印章
4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章(合同专用章除外)所用印的文件、资料、附件资料及《公司用印审批记录单》作为用印凭据档案由印章专管员留存
(二)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第
(一)项的审批程序公司对外报送的各类业务报表(财务报表、统计报表等)及其他需用公司财务印章的文本等,须按规定办理用印手续
(三)公司其他各部门印章、业务专用章的使用,由相关部门或部门做出相关规定,并报公司综合管理部备案
(四)公司各类印章实行用印登记制度,印章专管员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》(详见本管理办法附件8)及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单第七条法律责任
(一)任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,不符合本制度规定时,不得擅自使用
(二)违反本制度的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任第八条附则
(一)本办法附公司印章管理的相关文件范本
(二)本办法自发布之时效实施
(三)本办法由公司综合管理部负责解释山西忻州晋神煤炭销售有限公司文件晋神销发(20关于公司启用有关—专用章的通知公司各部门、站点、港口分公司根据《公司印章管理办法》第条的规定,由于现公司已启用“专用章”,该印章由公司—部门管理,专管人员为o为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理,自年—月—日起,启用本通知附件的公章,原“专用章”印章同时废止特此函告附件新旧印章样式主题词印章启用通知公司印章留样备案表印章名称章审批人刻制人启用时间配置及保管部门印章用途印章专管员印章留样本留样印章自年月日启用印章领用凭据及承诺本人作为本留样印章的保管及使用责任人,于一年—月—日自公司综合管理部领取本印章,本人承诺将尽职妥善保管本印章,依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料;若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时,本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚山西忻州晋神煤炭销售有限公司文件晋神销发20号关于公司停用有关—专用章的通知公司各部门、站点、港口分公司根据公司《公司印章管理办法》第条的规定由于现公司决定作废停用原由公司一部门专管人员管理的“专用章年—月—日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效特此函告附件停用印章样式年一月―日停用印章样式主题词印章停用通知抄送印章交接单NO部门名称交接印章名称交接日期月—日用印注意事项说明
1、交接人双方的行为均应遵守公司《公司印章管理办法》之规定
2、其他说明事项
3、印章留样
4、本印章自年—月—日时起,经印章授权人签字确认后,其保管责任和用印责任均由印章接收人负责移交人接收人年—月―日年—月―日印章授权人签字确认年月日印章专管员离职交接单NO部门名称离职交接印章名称交接日期月―日
1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员,交接人双方的行为均应遵守公司《公司印章管理办法》之规定
2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员,并书面确认除前述印章资料外,再无其他用印情况;若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失,无论公司何时发现,印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任
3、其他说明
4、印章留样
5、本印章自年—月—日时起,经印章授权人签字确认后,其保管责任和用印责任均由印章接收人负责移交人接收人年—月―日年—月―日印章授权人签字确认年月日文件名称正/复印件份数用途说明□正本口复印件□正本口复印件□正本口复印件口正本口复印件审批同意人【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写,不需填全所有栏目】综合管理部负责人同意口签名经营管理部负责人同意口签名分管经理同意口签名总经理同意口签名申请使用的印章口公司印章□法定代表人印章口合同专用章口财务专用章用印情况(由当事人勾选)已用印口(申请人签名)(日期)已用印口(保管人签名)(日期)备注说明注意事项用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件序号盖章时间印章用途申请人批准人印章专管员备注用印申请部门合同份数经办人签字联系电话签约方甲方乙方其他方(包括担保方或丙方)涉及金额部门负责人联系电话分管经理签字。