还剩2页未读,继续阅读
文本内容:
档案管理规定为加强公司技术、项目、商务、会计资料及文件档案的管理,保证档案资料借阅高效有序,特制定本规定
1、职责
①综合部负责收集、整理和保管由公司外部人员使用公司资质资源承接的有关项目资料,包括项目负责人的身份证复印件、施工合同、项目管理协议及工程项目从开工到竣工的所有项目资料
②财务部负责收集、整理和保管有关会计资料
③办公室负责公司所有文件材料的归档与保管工作;负责保管公司承接的有关工程项目资料,包括施工合同、项目定包管理协议、协议书及工程项目从开工到竣工的所有项目资料
④工程部负责收集、整理和装订公司承接的有关工程项目资料,包括工程项目自开工报告至工程竣工验收报告止的所有法定资料,并将整理装订好的工程项目资料及时交办公室存档保管
⑤加工厂负责收集、整理和保管工厂设备资料
2、项目资料管理权限A.属于公司承接的工程项目,其所有项目资料由办公室负责保管B.属于公司外部的人员使用公司资质资源承接的工程项目,其所有项目资料由综合部负责保管
3、资料的收集
①施工合同与发包方或建设单位签订的施工合同,由合同经办人在施工合同签订后5日内按第2条的规定将签订的施工合同交至管理部门存档管理逾期公司将视情况进行元的处罚
②项目、技术资料在工程项目竣工验收结束后10个工作日内,工程部或项目部必须将收集、整理并装订好的与该项目相关的所有资料(包括图纸、开工报告、材料试验报告、隐蔽验收资料、性能检测报告、竣工验收报告等)按第2条的规定交至管理部门存档保管逾期公司将视情况进行元的处罚
③设备资料由工厂指派一名(兼职)设备管理员,负责收集、整理和保管公司所有设备相关资料设备管理文件材料包括设备购置申请单;设备购置协议书或订货合同、设备开箱验收单;装箱单;设备安装说明书;产品使用说明书;产品合格证;产品原理图等
④会计资料A.财务部负责会计档案材料的积累和立卷工作B.会计档案材料的内容包括会计凭证、会计账簿、会计报表C.会计档案材料的整理与立卷遵循财务收支过程的规律,按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册,并按规定立卷整理
4、档案借阅
①档案资料原则上应在资料室查阅,确需借走的,须经有关领导批准,并由借阅人在借阅登记表上签字
②借阅涉及企业机密性质的档案资料,须经部门经理签字报总经理批准方可会计档案只允许财务人员在部门领导批准后借阅借阅、调阅、复制各种档案资料,须经有关领导批准,并只准借阅、调阅和复制审批单内所列内容借出的档案资料归还期应在10日之内,如需续借应重新登记借阅、归还时应当面点清
⑤借阅档案资料的人员,对所借档案、资料应负安全保密之责不能外传,不能泄密,不能失密@借阅档案资料的人员,应保持所借档案、资料的清洁、完整不准拆卷、涂改、污损
5、档案保管档案管理员应采取防潮、防火、防蛀、防腐、防盗等有效措施妥善保管档案资料,确保档案资料安全因管理不善造成档案资料丢失、损坏的将追究档案管理员的责任
6、档案保管期限
①永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的档案,应列为永久保管它主要包括
一、公司工作中制成的重要文件如决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划或总结、重要的请示、报告以及有关机构设置、人事任免的文件材料
二、上级机关颁发的与本公司业务有关并需要贯彻执行的重要文件
②长期保管保管期限在5—15年凡在相当长时间内公司需要查考的档案,应列为长期保管它主要包括,本公司和上级机关制成的,在相当长时间内需要查考的文件材料
③短期保管保管期限在5年以下凡在较短时间内公司需要查考的各种文件材料,应列为短期保管
④档案保管期满,要进行一次鉴定,该延长期限的就延长,该销毁的就履行销毁手续进行销毁
7、档案销毁档案保管期满,填写档案销毁清册,经复查,领导批准后即可销毁。