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文本内容:
文件控制程序.目的为对质量管理体系文件实施有效控制,确保在使用场所可获得适用文件的有关版本,制定本程序.适用范围适用于本公司及各部门对质量管理体系文件包括适用的外来文件进行有效管理和控制.术语和定义外来文件与产品要求和质量管理体系运行有关的国家、地方和行业法律、法规、标准等;上级主管部门颁发的管理办法、规定等;顾客提供的图样或技术文件等本程序其他术语均引自GB/T19001—2008《质量管理体系要求》和GB/T19000—2008《质量管理体系基础和术语》.职责公司总经理负责审批质量管理手册,管理者代表负责审批程序文件公司质量管理部负责质量管理手册和程序文件的编制、发放、修订、换版和控制各部门负责其业务范围内的文件的编制、发放、更改控制和管理,负责适用的外来文件的识别和分发的控制,其主管领导负责文件的审批各部门的兼职档案员负责本部门文件的收发、整理、控制和归档工作档案室负责公司级文件的归档.控制要求控制范围1质量手册2程序文件3作业文件作业指导书、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、各种与体系有关的管理制度4技术文件工程图样、产品技术条件、工艺文件、计算机软件、检验试验的标样等标准物质5与质量管理体系有关的外来文件文件的编制和审批1《质量手册》由质管部编写,管理者代表审核,总经理批准2《程序文件》由质管部编写或组织相关部门编写,部门领导审核,管理者代表批准3作业文件由相关部门编写并由编制部门的领导审批4文件发布前,各审核人、审批人要对文件进行认真的审核、把关,确保文件内容的适用性、充分性和可操作性文件的编号和标识文件的编号1质量手册标准号——公司代号——手册代号——年份——版次2程序文件标准号一公司代号一程序文件代号一文件序号一版次3作业指导书标准号——公司代号——部门代号——作业指导书代号——文件序号标准号——公司代号——记录代号——标准条款号——记录表单序号5技术文件按图号进行标识6文件的版本号以英文字母A、B、C......顺序编号7国家标准、规程、条例等外来文件采用原编号或标志文件的标识1文件分受控和非受控两种受控”文件应在文件封面或刊头加盖〃受控〃红色印章,并注明分发号;不受控〃文件只进行编号2公司内部门、岗位均应发放受控文件3发放给公司外的文件,属非受控文件文件的发放对质量管理体系有效运行起重要作用的工作场所,都应使用适用文件的有效版本,及时撤回作废文件1手册及程序文件由质量管理部制定《文件和资料发放清单》,明确发放范围,交管理者代表批准后,由质量管理部依清单复印相应份数加盖受控〃红色印章进行统一发放,发放时填写《文件发放、回收登记表》2其他文件由该文件的承办者与授权批准人决定其发放范围发放时填写《文件发放、回收登记表》3外来文件,由相关部门的领导识别、确定其适用性及发放范围,发放时填写《文件发放、回收登记表》4各部门编制本部门的《受控文件清单》,清单中表明文件的名称、版本号或生效时间、编号、分发号、份数、持有人或单位等信息文件的评审、更新与更改1在工作中发现文件不适用或不充分时,由发现部门向质量管理部提出书面申请,由管理者代表参加、质量管理部组织相关部门进行评审识别出文件更改、更新的需求并予以实施2管理者代表每年年底或在管理评审会上,组织相关部门对文件的适用性、充分性、可操作性进行评审,识别文件更改、更新的需求并予以实施,使文件保持适用性和有效性3文件更新与更改的方式有划改、换页、重新编制、换版等四种4文件内容更改,由该文件的原编制部门负责实施文件内容经多次或大幅度更改后,应重新编制或换版,修改内容不多时,可采用换页和划改方式,下发《文件更改通知单》,由各单位兼职档案员实施更改5文件更改的审批由原审批部门或人员进行,禁止未经授权和批准的任意更改6文件更改时,与该更改文件相关的其他文件的相关内容应同时修改以保证相关文件的有效性和文件之间的一致性文件的回收、销毁与留存1文件作废或换版时,由原文件的发放部门集中收回,或通知各单位的兼职档案员按发放数量回收,并在《文件发放、回收登记表》上注明回收的日期2兼职档案员负责对调离本单位人员所持有的文件予以回收3各单位对已回收的作废文件必须及时销毁,并将其从《受控文件清单》中删除,防止作废文件的非预期使用4因某种原因需保留作废文件时,应在文件上注明作废保存字样文件的借阅内部人员借阅文件时,需填写《文件借阅登记表》后方可借阅;外部人员或单位借阅文件需经该文件的审批领导批准,办理借阅手续后方可借出文件的存档各部门发放文件时应向档案室提供一份存档;各部门搞好本部门的文件归档.相关文件1技术文件编码规范2图样编码规范.相关记录1文件发放、回收登记表2文件借阅登记表3受控文件清单4文件更改通知单5文件和资料发放清单6文件销毁/留用申请单。