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酒店财务管理制度第一节、概述财务管理方法是酒店在财务管理业务、会计制度的基础上,结合业务须要所订立的运作规条本管理方法所包括的规定内容,酒店全部员工必需遵守,不得违犯,或以任何形式蓄意背离原意,以致虚应或走样财务管理方法的内容,包括各项管理方法的细则都是财务管理业务上用以规范业务运作标准,运用符合酒店业务运作要求这些管理方法的制定,在原则和方向上,应依循和符合会计制度的规定和精神如遇财务管理方法与会计制度的规定内容产生茅盾或不一样时,应以会计制度的规定执行财务管理方法的相关部分应停止执行,并由酒店财务经理依据会计制度的规定刚好作出修订财务管理方法的内容包括其次节、资金管理方法酒店的资金收支必需按本制度的规定方法管理违反本制度所规定将按财务法规和员工手册的有关规定赐予处分,并追究应负的经济责任
1、酒店的资金包括银行存款和现金,除按规定留存的备用金,存放在酒店规定的贮存处外,均存入酒店在银行开立的基本账户内
2、上述账户的提取及运用须由总经理(或他的代表),及财务经理共两人以上的会签,并加盖酒店的财务专用章、私章方可提取
3、上述银行账户的支票私章由出纳保管o财务专用章由财务经理保管
4、上述银行账户的支票由银行领出后,经出纳登记保管,并凭有效批准妥审批的手续,并交由出纳员付款
8、出纳员应刚好通知报销申请人领款,付款时收款人应在收款栏签名及填写日期付款之后出纳员应在发票、《现金报销单》盖上“现金付讫”章其次条本地差旅费
1、报销市内交通车(船)费时,应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起止地点及费用
2、严格限制市内的的士费报销市内办事搭乘的士,应取得总经理/副总经理/部门经理的批准,方可报销对弄虚作假者,一经查出,将从严处理如没有总经理或副总经理批准,凡搭乘“的士”的费用一律不予报销
3、现金报销实行周报制度,即上周发生的各项现金报销费用,应于本周规定的时间内办好报销手续差旅费填于《现金报销单》,经审核签批后于每周规定的报销时间交财务部报销一般不允许跨月报销
4、出差并当天来回的视同市内出差办理,不能当天来回的作为异地出差第三条外地差旅费
1、出差审批1)全部业务到外地出差,必需由员工本人填写《外地出差申请表》经部门经理审核后,由总经理或副总经理批准,方可出差外地2)《外地出差申请表》一式二联行政联及财务联在出差前2天,必需把手续完备的申请表行政联交行政部考勤及订票等运用,而保留财务联直到报销为止
2、出差补贴/费用报销标准(包括住宿、交通、伙食等)规定住宿费标准、伙食补贴标准1)交通工具机场至市区来回乘大巴,市区可以乘坐出租车2)长途旅行一般乘坐火车或汽车,夜间乘车每夜补贴25元3)补贴天数的计算方法以机票/车票时间为准,动身当天,在12点之前动身的算1天,12点之后动身的算半天;返程到达当天,不计算补贴天数4)出差人员趁出差便利,经上级主管批准就近回家探亲、办事,其间的交通费自理,并且该期间不享受出差补贴5)除以上规定外,出差人员不享受任何其他出差补贴差旅预支款项1)对需预支款项的,需填写《借款申请单》,列明有关事项,由上级领导(部门经理或以上)审核,总经理及财务经理批准批准时必需评估所需的款项与出差期及目的是否合理2)每一次预支金额不高于人民币5000元3)全部借款须在1个月内必需报销及结清,以《现金报销单》送达财务部为准确有特殊状况要延期,必需在到期前到财务部说明状况,方可延期员工报账时不退还《借款申请单》,由财务部开给申请人收款收据4)申请借款时,须附审批手续完整的《外地出差申请表》复印件办理5)财务部必需刚好记录全部预支款项,确保没有久未退还的预支款项6)在旅途中尚未运用的预支款项应在报销时交还财务部,禁止把款项保留或转至其他员工7)预支款项退还财务不应用托付他人传递的方式,若款项遗失,一切后果自负交通工具选择最经济的交通工具是公司所需求的限制乘坐飞机、火车软卧一般员工须要乘坐飞机、火车软卧,应事先经总经理或副总经理特殊批准经理及以上人员出差可乘坐飞机、火车软卧4)机票/车票/船票的订购必需向指定的代理订取5)不运用的机票/车票必需退回代理公司领回退款,不应保留作将来之用
5、住宿支配1)酒店订房尽可能向指定的代理订房或运用有实惠协议的酒店2)住宿费在限额内据实报销3)多人出差至同一地点,应尽量支配至少两人住同一房间不同级别的员工合住房间时,适用其中较高级别员工的住宿标准4)到外地参与会议、培训等活动,统一支配住宿的,住宿费可以据实报销5)不论是否合住房间,均应按人分别付款,分别开具住宿发票第四条差旅支出报销及结算1)报支差旅费者必需在出差回来后两星期内到财务部办理报销手续2)报支外地差旅费者必需附相应的《外地出差申请表》的财务联及《出差工作报告》,详列每天行程及出差期间工作内容3)财务部应确保《现金报销单》上的预支款项金额与《外地出差申请表》上所预支款项相符,否则不受理差旅费财务报销手续4)差旅支出报销若不按公司的报销程序将均不受理,此状况包括,例如a)没有填写《现金报销单》或《出差工作报告》b)《现金报销单》的资料不正确或没有完全地填写c)没有附上正本发票、信用卡支付存根联或其他有关证明文件d)没有总经理或副总经理的批准e)没有一次性将本次的全部开支报销完毕第五条与其他部门协调1)财务部应通知两个月或以上尚未退还预支款项的员工,尚欠余额将会在下期工资内扣除2)对于离职/解聘的员工,人力资源部/行政部必需确保《离职手续表》中各项手续(其中包括办理偿还借支手续)已经完成才发出《员工保证金、工资领取通知书》,离职/解职的员工才能到财务部领取保证金及应领工资第六条特殊状况若有特殊状况而不能履行以上条文,必需有总经理/副总经理的批准第六节发票管理方法为使酒店对发票的运用得到有效的管理制度,特制定本管理制度,酒店全部人员必需严格遵守执行,违反者除按违反酒店员工手册的规定赐予严格处分处,还将循《中华人民共和国发票管理方法》的有关规定追究应负责任第一条开动身票
1、酒店运用由税务机关统一的税控发票,由指定发票管理员凭发票领购簿和规定的文件及财务专用章向税务机关领购发票,并负责保管和限制运用并向税务机关报送运用状况
2、全部发票由指定会计员设立登记本记录和限制作用在加盖财务专用章后,由各岗位点的收银员向指定会计员干脆办理领出和缴销
3、收银必需依据本管理制度的各项规定执行,并接受监督和指导,各岗位点的收银员要严格遵守发票的运用和缴销在发觉有违反规定时,应马上通知指定发票管理员协同调查并报财务部经理处理
4、发票必需依次、按时限运用,不得折本跳页(指订本式),每次打印发票后必需检查印刷号码与输出号码是否相同
5、发票的开具不准涂改、撕毁,如有作废,应注明缘由,整份完整保存交回给发票管理员核销如发生丢失、损坏必需即时报告候查,因此造成损失的由当事人赔偿
6、发票不得转借、转让,不得为其他单位或个人代开,只能对经营业务收取款项运用
7、任何状况不得拐带或以任何方法将空白发票带离酒店
8、发票管理员必需定期检查发票的管理和运用状况,监督和责成完善和防止可能出现的疏漏
9、每班次结束后,收银员均要打印发票运用报告,附于营业收入报告之后其次条收取发票
1、购买商品和其他付款事项,应向收款方向取得发票,该等发票必需具税务机关规定的全国统一发票监制章,并由收款方加盖财务专用章或发票专用章,并经开票人签字方可接受
2、发票必需符合有关税务规定,内容不得涂改
3、对不符合规定的发票,不得接受,不得作为报销凭证
4、所收发票金额应与交易事项的金额相符,在正常状况下,发票应干脆开给酒店如有特殊状况,应具报告说明,并经财务经理批准,方可赐予报销
5、发票的商品或服务内容应与交易事项相符,不得串通开票单位虚构作假,以相同金额发票抵充顶替
6、财务人员应以交来发票核销各项报销事项,审核其真实性、合法性、完整性第七节支票运用管理方法酒店银行账户的提存和支票运用采纳双签和加盖专用印鉴的多控方法,确保银行存款和支票运用得到合理和有效的监控银行账户的款项提取须由总经理(或他的代表)和另一位经授权人员盖章,并加盖酒店的财务专用章方可提取财务专用章由财务经理保管;支票由出纳保管在任何状况下对未具备经财务经理批准的有效支取凭证下,不得填制任何支款支票支票由出纳凭留存银行印鉴从银行领出后,由出纳登记保管,并凭有效批准的《用款申请单》填写支票不符本项规定的任何状况,不予填写支票付款后在《用款申请单》上盖“银行付讫”章付款要求通知单由要求付款人按要求填写,内容包括收款单位/收款人名称;大、小写金额;付款方式;要求付款缘由,经部门经理核实加签后,联同有关凭据送财务部进行财务审核通过财务审核的《用款申请单》由财务部送呈总经理批准,最终转出纳填写支票对不符合财务审核要求和不获批准的《用款申请单》,在注明缘由后,退回原提出付款要求部门出纳必需严格要求保管和开出支票,对未经批准的付款要求不得开出支票开出的支票必需写明收款人或收款单位的名称、金额、日期和用途不得运用空白支票作任何用途,或将空白支票带离酒店因业务确有所需,不能确定实际金额的状况,允许在填写收款人,及用途后,开出限额支票按本项规定开出的支票,领出支票人必需在2个工作天内,将运用状况报回出纳,办理财务手续支票必需运用墨汁或炭素墨水填写金额、用途和收款人不得涂改其他事项的更变,必需加盖与留存银行印鉴一样的印鉴因故取消或作废的支票必需注明缘由,并在支票上明显位置,用大号字标上“作废”字样作废的支票除按上述规定标注外,应按号与同号存根一并订在存备查支票在运用前应按银行原装订本保存,不得折本运用支票页在运用前必需与存根联保持原状,不得撕离支票本存根上的各项资料应与开出支票一样,各栏资料必需照实填写,不得留空支票必需按从银行领出的先后次序顺号运用,不得跳页跨页运用已经整本运用的支票本的存根必需按票号和日期封存保管备查,并按有关制度的规定期限保存酒店对支票的运用除须符合本管理方法的各项规定外,尚应遵守开户银行对支票运用的各项要求和有关守则如当地人民银行有订立支票管理法则或规条的,应按有关法则和规条修订本管理方法并于当月报送公司行政部备查第八节收据管理方法收据是财务部用以记录和证明业务事项的的书面凭证,开具收据的状况排列如下收取客户的定金以后须退还得;借款人归还借款;员工缴纳的制服保管金;收回的赔偿款;收取支票、发票等一些重要的凭证资料;代收代之的款项;预收款
1、确保开具收据的真实性和完整性未发生业务时不得开具,
2、酒店营业收据应确保合法有效,并由专人保管、领用、发放
3、收据填写要求项目齐全、字迹清晰、全部联次、一次复写,内容一样,
4、因工作失误或其他缘由开错的,要加盖“作废”章,并将全部联次与存根订在一起,不行私自销毁
5、开具收据应运用中文,可同时运用英文
6、不得私自转借、转让、涂改或擅自销毁收据收据运用完毕后,应刚好把收据存根交回管理人统一保管
7、收据按号码必需连续运用
8、所领用收据出现问题,由责任人担当第九节收银员编班制度为了管理好收银的工作,建立编更制度,编更制度是依据营业运作须要而制定的,要求在月末制定下一个月的上班更次,首先由收银员个人依据休假数量,提出休息恳求(一般要求假期当月处理完毕,不累计到下个月,如由于营业须要可以调整),再由编更负责人综合状况,制定下月更期表,具体要求如下
1、排班表制定后,若有须要更改或临时调更,需请示领导批准
2、请休病假、事假的,须要出示医生开具的病假单或请假条,并经批准
3、若因个人缘由,需提前下班或推迟上班的,需经批准方可执行,欠下的时间,以后补回
4、在工作未完成时,不得无故提前下班、早退
5、在每个月的排班表制定前,若员工有须要申请假期的,需提交申请条并交财务领导批准后,方可作准
6、当班人员负责起当班全部应付的工作责任
7、如遇上与人事部相关制度相抵触的,以人事部的相关制度作前提,作出修订在酒店用于替代现金支付住宿或餐饮等其他服务,包括免费的消费凭证酒店发出的消费券仅限用于自身酒店内消费券上必需注明可消费金额消费券不能兑换现金,并且未运用的价值不被偿还消费券必需在消费前出示消费券上必需注明有效运用期限,过期作废全部消费券由财务部按序号限制并保存全部消费券的运用需经财务部盖章后,方可生效酒店员工不能运用消费券,特殊状况例外
9、消费券在申请或发放中,不得作假或发放与此无关人员,一经查出肃穆处理免费的消费券上须注明,如持券人到酒店消费,需提前预订,以视客房及餐厅的消费支配状况申请免费消费券,应事先填写申请表,注明时间及缘由,而后经部门经理及总经理批准任何消费券如延期运用,需由财务经理和总经理同意,并在消费券上签字确认,在原来的消费券上注明延迟的日期,方可生效全部消费券均由财务部保管、发放,任何部门须要领取消费券时由财务部负责保管人员登记消费券号码、领取日期等资料,并由领取人签收消费券依据其发放的性质,相应作帐务处理
15、假如为IC卡,亦由财务部限制,包括制卡、更换、充值等等是指酒店有权限的人员依据工作须要而在餐厅宴请消费全部高级部门经理、被授权的部门经理和员工允许宴请客人宴请申请单应提前申请,申请人必需填写宴请申请表,注明申请人、部门、宴请日期、地点、人数、预料金额、被宴请人及理由等具体内容宴请必需事先经申请人的部门经理批准后经总经理审批全部食品及饮料均以实际消耗按餐牌及酒牌单价记录,实际发生金额不得超过预料金额的10%未刚好供应宴请单者,必需在24小时之内主动交与财务日审后的付款通知单填写支票,不符本项规定的任何状况,不予填写支票
5、假如在取得发票之前须要预先领取支票的,应在5个工作日之内,将有关原始凭证交回财务部,予以核准报销支票未能按原定用途运用时,必需刚好退交出纳员,可依据业务须要重新办理支票领用手续
6、不得开具空白支票,支票的收款人、用途、金额等必需填列齐全如因特殊状况确需将某项内容空置不填的,应在《用款申请单》的备注栏填写清晰,按程序经有关领导审批后方可开具经办人需在支票开出后三日内将原空置项目的实际内容告知财务部出纳员负责督促相关工作
7、酒店的全部营业现金收入均按酒店的《营业款缴纳管理制度》办理违反者赐予处分,并追究应负的经济责任
8、按本管理制度存放在酒店内的周转资金规定为出纳备用金:仅作为本制度规定的其他备用金的报销回填,和支付零星现金支付外币兑换备用金前堂收银处的外币兑换备用金,除受酒店的规定管控外,同时必需遵守银行对代办外币兑换业务所订立的有关规定,并只作为外币兑换点的外币兑换业务专款,不得挪作其他用途收银员找零备用金:各收银处的找零备用金,只作为收款业务中找零给客人的专用备用金,并应按规定在每班交接班时,由交接双方核点交接,不得截留滞交邮资备用金前堂部接待处的邮资专用备用金允许以邮票和现金的形式同时保管,但只用作供应应客人的代邮服务专用,不得挪作其他用途现金和邮票的总和应与备用金规定的固定额度相符选购部备用金:选购部的备用金,规定只作为解决酒店零星选购业务急用所需专用备用金经总经理和财务经理的同意,在特殊状况下个别部门可获全部宴请原则上应在酒店内进行只有在特殊状况下,经总经理特殊批准方可在店外宴请,事后同样补宴请申请单如违反宴请规定而执行或经督促仍未补填宴请申请表,其费用将从宴请人的工资中扣除各享有宴请权的员工应自律地限制成本日审人员应每天登记酒店员工宴请明细汇总表假如有定额的,超出定额部分由个人担当,担当部分是否折扣,另外制定第十二节选购制度选购制度的大原则是先审批,后购买;先验收,后付款为了加强酒店的成本限制,压缩不合理的费用支出,特制度本制度
(一)、请购制度
1、部门每月做好日常物品的选购支配,填写《选购申请单》后部门负责人批阅后,送行政部审批,超越行政部审批权限的,应送总经办审批
2、在支配外和超支配的选购,要由总经办审批
3、部门对于固定资产的申购,要按实际状况,提交扼要的报告,说明有关状况,由总经办审批
4、更换原有的设备,要有专业部门的看法书
5、一些特殊设备申购,涉及多个部门的,要相互进行沟通,完善方案
(二)、选购实施选购物品由选购部负责,如是专业用品,应有相关的专业人员陪伴专用物品、常用用品的选购一般通过供应商送货,并有肯定范围的询价,选定两家以上的供应商固定资产的选购必需实行比价的方式进行,择优购买(参见《固定资产管理制度》有关固定资产的选购部分)选购物品先急后缓,营业部门优先
(三)、验收制度收货必需驾驭三个重要环节,即数量、质量和价格未经批准的选购定货单,而提前选购所列货品,收货部一律拒收收货记录上的金额应与发票金额相符,供应商名称应与选购申请单名称一样对收到的食品原料和物品进行数量盘点,收货量应与订购数量相同所选购的物品和原料应符合酒店质量要求,不合乎要求,收货部有权拒收
5、实行双重验收制度,收货部为第一验收人,运用部门为其次验收人必需各负其责货品验收后的收货单必需加盖收货章收货记录必需有收货人、仓管员或运用部门双方签字,方可生效另外,珍贵干货入库时,收货记录必需有运用部门的厨师长签名确认当天收货记录的汇总金额应等于收货日报汇总表的总计金额收货记录应于当天下班之前交与成本部审核入帐,确认无误后,转交应付部复核工作时间以外,如运用部门须要的紧急货品,由运用部门通知选购部,货到后,由运用部门主管级以上人员验收,同时填写相关的收货证明,签名后交给选购员,并在收货部上班后的第一个工作日内补齐相关手续n、购买的物品假如有保修单、说明书的必需收齐,送成本部资产管理员
12、固定资产还要按固定资产管理制度操作
(四)、选购货款付款制度第一条凡购买“低值易耗品”或“固定资产”的,均应先由行政部门、运用部门、财务部门分别办理“低值易耗品”或“固定资产”登记验收手续然后再履行审批程序,办理付款或核销其次条供应商实行月结方式进行,经过对账确认后,按支配支付货款第三条货款以银行转账的形式为主第四条选购员一般实行每星期一次结算货款,不能滞后,报销时应分门别类进行报销第五条报销时如有借款,同时还款手续第六条付款时审核发票是否完备,是否在支配期限,是否有完善的验收手续(包括验收单、保修单),是否经有关领导批准第十三节仓库管理制度酒店仓库分别存放餐料和物料等用品,必需有效划分和管理,编排位置代码方式,便利管理仓库门口必需放置干粉灭火器两瓶易燃品单独存货每日由仓库保管员去前台领取仓库钥匙检查封包钥匙信封是否开如封包钥匙被开启,请通知财务经理同时检查仓库货物存放状况是否异样出库入库餐料及物料,必需马上登记进电脑,仓管员并在单据上签字每日检查餐料是否有过期、变质,发霉等状况对快过期餐料要提前三个月书面通知运用部门每日检查存货状况,刚好填写《选购申请单》补充存货
8、每日关仓之前整理物货堆放,清洁仓库卫生,关闭电源仓库钥匙必需运用信封包装封存,由库管员在信封封口签字并住明日期关仓后保存在前台钥匙箱并登记在册,每月末仓库由财务经理组织和监督货物盘点,并记录《仓库盘点表》成本限制负责核对盘点数量是否一样发觉问题刚好汇报财务经理第一条概述为加强资产的申购、运用及保管管理,提高资产利用效率,规范公司资产的进出流程及资产核算,参考集团公司的管理制度,结合地区和行业特点特制定本制度
1、资产分为固定资产和低值资产(指未达到定资产的标准,单位单价在100〜2000元之间,并在运用中保持其物质形态的资产),低值资产再划分为一般资产和专用资产,专用资产的特点是简单损坏,流淌性强,是严格管理和监控的对象
2、以下将固定资产和低值资产简称为资产,除非特殊指出
3、低值资产是否划入资产管理范围,由财务部酌情考虑,不纳入资产管理范围的物品,也要造册登记,进行以旧换新的方法进行管理
4、公司资产的计价采纳历史成本计价的方法,固定资产的折旧采纳直线法计提,固定资产残值率统一确定为固定资产原值的5%o低值资产采纳分期摊销,期限依据其实际状况具体制定,一般分为
3、
6、
9、12期,假如超过12期则为长期盼摊费用,仍按本制度进行管理
5、建立各类固定资产清册,刚好反映固定资产的增减变动状况当月增加的固定资产,次月起先计提折旧费;当月削减的固定资产,次月起先不提折旧低值资产当月增加当月分摊
6、固定资产的修理费用,原则上列入当期费用,但修理费用数额较大(1万元以上)的修理费用,可先列入待摊费用,在相当于在大修理周期的期限内进行摊销
7、低值资产的修理费均列入当期费用其次条固定资产分类表(后附折旧年限表)房屋及建筑机械设备交通运输工具电器及影视设备家具设备文体消遣设备其他设备第三条资产编号方案为了便利管理,便于记忆,科学地制定编号方案是非常必要的,资产编号方案如下第一位用于划分固定资产、低值资产的分类,运用英文字母A代表房屋建筑,B代表机械设备,C代表交通运输工具,D代表电器影视设备E代表家具办公设备,F代表文体消遣设备,G代表其他设备;Y代表一般资产,Z代表专用资产其次、三位用于表示购进年限,采纳数字表示,以简短的方式表示第四〜六位用于资产流水号,运用数字表示,可以划分999种类,实行不重复编号,则固定资产和低值资产均采纳同一组流水编号;将来号码不够用,可以在百位加入字母,以A代表1千,B代表1千1百,依此类推,编号可以到达3600个举例2005年3月购进6千元电脑1台,5百元打印机1台,之前的流水编号为450那么电脑的编号为E05451打印机编号为Z05452(打印机被列入专用资产)第四条管理员制度
1、财务部负责资产管理制度的制订和完善,推行制度并对制度的执行状况进行考评;负责对资产的进出业务进行账务处理
2、资产在运用时应贯彻“谁运用、谁保管”的原则,运用部门的领导为资产责任人,对资产的完整、平安负责;另指定1名人员作部门资产管理员对资产进行日常的管理,并协作财务部资产管理员的日常工作
3、资产责任人和资产管理员离职、部门调动等重大变更,必需进行清点和交接,以明确责任
4、各部门的资产应建立台账监管制度台账用卡片形式,一卡记录一个资产(假如有附属设备,该附属设备也有一张台账卡),上面应具体注明资产的名称、编号、投入运用起先时间、原始价值、折旧年限(分摊期限)、运用状况、运用部门、存放地点、转移签收等内容,台帐上的资产编号以财务部编码作为统一索引编码,各台账管理部门应定期对台账与实物、会计帐的相符性进行复核资产管理及保养细则由各运用部门自行制定第五条资产购买、验收制度
1、固定资产选购实行申购制度由固定资产需求单位提出申请,填写《固定资产申购单》,经相关部门审批后(按银河集团的财务制度要求,须向银河集团公司报批),交由选购部选购,审批程序严格按《报销制度》执行
2、固定资产的选购,必需通过招、询、比、议价确定供货商,具体依据公司选购管理制度执行
3、达到5千元固定资产选购,必需和供货商签定选购合同,供应与固定资产相匹配的发票应是选购合同的重要内容,对于不合规、无发票的固定资产选购,财务部拒绝付款
4、如属于有保修期的资产,必需同时供应保修资料,交由财务部保管,这也是付款的条件之一
5、全部选购合同副本应交财务部存档
6、低值资产申购程序按《物品申购制度》执行
7、验收资产除了验收人员外,运用部门也要进行必要的验收(具体参看验收制度)
8、资产到达好用部门后,财务部的资产管理员必需进行相关的登记,按会计制度及公司规定的固定资产分类折旧年限、折旧计提方法进行折旧处理属于建立台帐的,必需建立台帐,并供应一份台帐卡给运用部门,部门资产管理员在台帐卡上签署,并在资产上贴上标签,任何人不得损毁
9、对资产进行必要的分类,确立重点检查的资产清单,便利日后的正常管理
10、对于资产的修理,应刚好通知财务部,检查该资产是否在保修期限内,享受保修待遇的资产可削减修理费用的支出第六条资产付款管理申请付款时,必需附资产申购单、选购合同(固定资产)、发票及资产验收单、保修单等凭据,按付款审批制度进行审批后付款对于未办理验收手续或未达到合同要求的选购,一律不予付款第七条固定资产内部调动因生产经营须要或其它缘由,资产需在公司各部门之间进行调拨,需经相关领导批准,办理“资产调拨单”作为资产内部转移的依据,财务部对台账作相应的调整,台帐卡跟随资产转移,接受人在台帐卡签收第八条资产处置固定资产不堪运用应由运用部门填写“资产处理报告”,并具体说明不堪运用的具体缘由;财务部门收到资产处理单后,组织有关技术人对该设备进行技术鉴定,经鉴定的确不堪运用且无修理价值的,鉴定看法后报总经理批准;对经批准报废的资产,运用部门对其加报废标识,另行存放,由公司统一处理财务部以“资产处理单“作为资产削减的凭据,做相关的处理对于不执行《资产管理制度》的部门和个人视状况赐予通报、上报总经办,提请经济惩罚等管理措施财务部门应坚持每半年与资产管理部门进行帐帐、帐实核对,平常进行不定期的抽查,特殊是对认定为重点检查的资产,刚好发觉管理中存在的问题每年11月份进行资产的盘点工作,各部门的资产管理员必需协作,以负责任的看法进行实地盘点在盘点的过程中,把资产的运作状态作调查,便利管理者各资产管理部门定期对闲置封存资产进行清理,加强资产实物与台账的核对,对闲置资产上报公司,协调运用,削减不必要投资,提高资产的利用效率第十五节财务会计档案管理制度会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是检查财经纪律状况的书面证明也是总结经营管理阅历的重要参考资料,本制度在《会计档案管理方法》的基础上订立的每年由会计活动而形成的会计档案,都由财务部负责整理装订成册当年会计档案,在年度终了后,财务部暂保管一年,以备查找便捷应将会计档案整理整齐,不得随意堆放期满后,可依据自行状况,存放在酒店档案室保管严格执行平安和保密制度,不得随意安放,严防毁损、散失和泄密会计档案保管期满,某些会计凭证经财务经理严格审查,批准后方可销毁(参考《会计档案管理方法》),销毁前作好销毁记录保存的会计档案不得借出如有特殊须要,经酒店财务经理批准,可以供应查阅或者复制,并办理登记手续酒店应设置会计档案查阅登记清册,刚好登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查阅或复制的日期和内容等任何人无权私自更改、涂写会计档案的内容,不得抽换会计档案会计档案的保管期限分为永久、定期两类(参考会计档案保管期限表)会计档案原则上由指定人员保管,以免遗失,责任分不清保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁应当单独保管到未了事项完结时为止单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明第十六节财务报告时间及内容第一条财务报告公司的财务报告由会计报表和会计报表附注两部分组成计报表的种类及编报期
(1)、对外供应的会计报表资产负债表(月、季、年)损益表(月、季、年)现金流量表(月、季、年)有关附表及行业报表(半年、年)
(2)、对内供应的会计报表A、经营(管理)费用明细表(月、季、年)B、债权债务明细表(包括应收票据、应收账款、预付账款、其他应收款、短期借款、应付票据、应付账款、预收账款、其他应付款、长期借款、应付债券等按不同的会计科目分别填列)(季、年)C、待摊及预提费用明细表(年)D、长、短期投资状况(年)其次条会计报表附注的主要内容不符合基本会计假设的说明;会计政策的说明,包括合并政策、外币折算和汇兑损益的处理、资产计价政策、融资租赁、收入的确认、折旧和摊销、坏账损失的处理、所得税会计处理方法等;会计政策和会计变更的说明;关联方关系及其交易的披露;或有和承诺事项的说明;拨留不超过人民币壹仟元的临时专用备用金在事情办理完毕后或被通知回缴时必需即时交回
9、全部备用金包括出纳的备用金均采纳随用随报的回填方法限制除出纳的备用金按实际支付后,并经批准开出支票由银行账户存款回填补充外,其他备用金以报销方式回填,报销均应在指定办公时间内,在出纳的办公室办理回填手续办理回填手续应在5个工作日以内,全部备用金均采纳报销回填的定额限制方法,使备用金固定在规定的额度,不得随意增减,全部备用金额度的变更,均须获总经理和财务经理批准酒店全部费用的报销,均须经部门经理同意,加签后送财务部办理审批手续,经获批准后在出纳处领取或退缴现金现金借款公司严格限制现金借款确因业务须要而必需借款时,借款人应填写《借款申请单》(一式三联,见附表一),公司人员借款由总经理审批借款1万元以下由总经理审批,借款1万元以上及公司总经理本人借款由董事长审批借款人申请临时借款时,应填明估计还款日期除特殊状况外,一般借款不得超过25个工作日出纳员应刚好向财务经理报告借款逾期未还状况,并向借款人发送暂借款催款单接到催款单后既不说明缘由又不归还借款者财务部有权扣发其工资,直至结清借款为止结清借款前不再赐予其次次借款第三节用款管理制度本制度适用于支付酒店改建项目、日常大批量选购以及大额的费用支出,零星的费用选购或费用的开销,另订立报销制度资产负债表日后事项的说明;资产负债表上应收、应付、存货、固定资产、在建工程、借款、应交税金、递延税项等重要项目的说明;盈亏状况及利润安排状况;资金周转状况;其它重大事项的说明;n、财务报告分析(经济活动分析)第三条财务报告的报送期限(含公司本部、投资公司、项目公司)月份财务报告,在月后8日内完成并报公司领导季度财务报告,在季后10日内完成并报公司领导年度财务报告,在年后15日内完成并报公司领导第四条财务报告报送对象公司财务报告要分别报送总经理、财务总监等内部领导以及财政局、税务局、开户银行等外部单位(报送种类只限对外报表)第五条会计报表的签章公司编报的各类会计报表,均要由编制人、会计机构负责人(会计主管人员)、主管会计工作的负责人、单位负责人签字并签章后方可报出报出的会计报表应依次编定页数、加具封面、装订成册、加盖公章及法人代表名章封皮上应注明公司名称、地址、报表所属年度、月份、报出日期等
(一)、用款分类本用款管理制度将用款项目划分为五类
1、建设项目包括工程项目、设备的大修
2、购买固定资产特殊费用项目包括差旅费每次超过5千元、业务款待费和礼品费每笔超过2千元、公益赞助费、诉讼费、评估费日常经营项目工资、能源、办公、成本等日常经营活动的必需费用
5、财务类支出包括银行贷款利息,代收代付款,支付供应商货款等本用款管理制度未涉及的支出项目,有合同的,按合同所规定的程序付款;无合同的,相关责任部门必需提交相应的专题报告,报送总经理批,审批后予以付款
(二)、用款的管理
1、建设项目合同款项的支付经办部门依据合同条款以及项目的进度状况,填写《工程项目审价报告书》,经由合同部、监理公司审核确认后,连同《用款申请单》一起上报总经理审批;总经理批示付款看法后,财务部签字后对外支付用款达100万元以上的,须要报集团总裁审批
2、购买固定资产及日常经营用品及日常费用开业定购的固定资产和用品,在预算的范围内,择优与供应商签订合同,依据合同的支付条款,假如是预付款,由经办部门填写《用款申请单》,经总经理批准,财务部门支付款项;假如是货款,财务部依据验收记录和发票的收取状况,支付款项(购买固定资产须要行政部向银河集团公司汇报)假如用款达100万元以上的,须要报集团总裁审批运用部门依据营业状况,对需新添置的固定资产,提交报告,连同《用款申请单》送财务部;对于日常经营用品的支出,只须要提交物品申购单;对于日常费用按相关定额或要求,填写《用款申请单》;送财务部审核后,报总经理批准,批准后的进行选购或付款设备大修支配首先报总经理审批,依据修理状况和合同付款的要求,填写《用款申请单》附审批报告一份副本,经总经理批准后付款
3、特殊费用项目用款特殊费用的用款,应由经办部门提交报告,报总经理批准,批准后填写《用款申请单》,连同批准后的报告送财务部,完成付款审批手续后付款如差旅费每次超过5千元、业务款待费、礼品费每笔超过2千元,依照集团有关规定送总裁审批
4、日常经营费用按选购制度进行祥见《选购制度》
5、财务类支出1财务类费用依照有关合同或规定,填写《用款申请单》,报总经理批准,批准后付款2月结的供应商货款,依据验收单,核对清晰后,报总经理批准,批准后支配付款3月结的供应商货款,依据验收单,核对清晰后,报总经理批准,批准后支配付款1酒店对营收现金采纳钱、帐分途的管理方法,有关控管方法按以下程序执行全部操作人员均应肯定遵守本管理方法的各项规定,违反者将受纪律处分,以至追究法律和经济责任前堂收银员、餐厅和其他营业点的收银员均应在下班时将该班次的账单点算清晰,并完成各该班的营业收入报告账单和有关报告应于下班后第一时间交到指定的办公地点,以便在初步核查后转夜班审核组进行随后的帐务工作现金部份应于下班前,在见证人的见证下投入投放式保管箱内每一班次的收银员在完成帐表的核查工作后将其所持现金中,属找零备用金的部份取出,清点清晰后移交到下一更收银员,如属于最终班次(除大堂外),即将其交到指定的保管处在减去找零备用金的额度后即属于该班次的现金收入,则按上述的规定,投入投放式保箱内每班的现金收入必需与该班的营业报表内所统计的现金销售额相吻合如有任何差异应即时查明,差异部份不论是超出或是短款均应如属填报记录在收银员报表内的现金超短栏内上报,不得隐满如投款包含了找零备用金,也要清晰地记录在缴纳袋上,同时在交班记录本上注明,便利下一班次同事接收现金收入应在该班当值的前堂收银员当面见证,点算清晰后(假设条件许可,以下相同),随即在缴纳封袋上照实填写清晰,并在袋口骑缝加签然后即时投入投放式保险箱中收银员和见证人均须在投缴记录簿上同时加签全部封袋必需运用香糊,或胶水封口,不准运用透亮胶或订书机钉上作为加封,未依循本项规定进行者,除对因此引起的全部后果负全部责任外,并将被视作蓄意违反本管理方法,遭遇纪律处分全部投缴事项必需即核、即签、即时投箱,不得以任何理由拖延,缴款人和见证人均有责任监督对方按本规定的条款完成规定的事项和核签,对不按规定操作而引致的后果,双方均负同等责任,受同等处分对于不按规定要求,在没有见证下,独自封袋投箱者,除此而引致的后果全部由其个人负责外,还应按违反规章制度论处,初犯者予口头警告蓄意再犯者赐予书面警告,以至最终警告缴纳人和见证人不按规定,没有当面点核,或不仔细点算清晰而造成的过失,按第6项的规定同等处分收银缴纳登记簿的每一栏,均应按规定的内容和格式完成要求填入的资料填写,并在规定的栏目位置加签,不得有遗漏、错填其中因错写须要更正的,应用横线画去,再在其上方写上正确数据,然后由缴纳及见证双方加签,违反本项规定者按与第6项相同的程度赐予处分全部收银员必需办妥缴纳现金收入,并完成各该班次的报表及账务后,方可下班大堂的每一班次的当值人员均应对收银员缴纳登记簿进行检查,并对出现不完善的状况即时查明缘由,并将状况通知在班的上一级主管人员,若当时未有直属上级主管时,应向当时财务部在酒店当值的其他人员报告
10、收银缴纳登记簿所登记的缴纳封的数量及缴纳封中是否有破损的状况,由出纳在其次天与见证人共同打开保险箱取出缴纳封袋时按实填写实际数量或封内的缴款如与登记簿所载状况有出入时,若当时办公室还有第三者在场时,应请第三者(前台收银处24小时均有人员当值)作证,并在第一时间报告上级主管处理
11、若当天全部缴纳封均未有破损时,破损封数目的栏位应加“/”斜线删除若有封袋破损时,应将该等破损封袋的状况注明,并按10项的规定处理
12、出纳及见证人均须在登记表上加签,任何一方漏,另一方未能予以提示,均属疏忽责任
13、收益审核每天均应在出纳完成缴款点算后,检查经出纳和见证人加签的登记簿,并与收入报告的现售总额核对保证该天的现金收入确已无误入库如有差异应即时与出纳共同查明缘由切不行拖延,以致增加核查的难度
14、出纳在点算全部缴款后,应将各项收银员的缴款状况,据实在出纳的每日现金日报表内加以记录,并将副本送审核组作账务处理
15、收银员缴纳报告(缴款封)应予保存不少于12个月,收银缴纳登记簿应予保留少于18个月出纳每日现金日报表应作为协助帐表并由出纳加以保管
16、收益审核应对在岗收银员进行不定期的现金(包括备用金和当时的营业现金)检查,全部检查均应按营业状况考虑,避开高峰期,在不预先通知的状况下进行此项检查每月应进行2次以上
17、各项检查均应留有记录,记录应有检查人和收银员双方的加签,以确证当时的检查结果为保证检查在公正和仔细的状况下进行,全部的现金检查,均应具备第三者作为见证,整个检查过程应在见证人监督下进行,并由见证人在双方人员在检查记录上加签后,最终加签证明
18、营业的各种报告及营业帐单,在下班后交到夜审办公室第五节报销管理制度第一条单据的处理全部申请报销的支出经过完整的验收、审核、批准手续,方可报销经手人、领导批准、财务审核原则上不能有同一人重复的状况不准自审、自批自己开支的费用,一律报上一级核批(如,副总经理的支出报总经理核批,总经理的支出由董事长或执行董事核批)全部开支一律须经有关领导审批、指定的财务人员复核后方能付款全部申请报销的支出必需附有正确及有效的票据来证明支出,依据必需是正本,并加盖对方发票章,复印件将不受理发票、信用卡支付存根联、收据或其他证明文件必需粘在报销凭证后假如是报销选购物品的,在有保修单、说明书的状况下,也应附上各人自行支付、报销自己发生的费用多人参如的活动(如用餐、乘坐出租车等),应由其中职级最高者报销对员工实行现金周报制度上周发生的各项现金报销费用,应于本周内一次性填写“现金报销报告”办理报销手续,一般不允许跨月报销报支差旅费者,必需在出差回来后两星期内,到财务部办理报销手续财务部实行每周两次报销单据,时间分别为每星期二上午、星期四上午,除此以外的时间一般不受理报销申请对外(指外单位及外部人士)付款不受报销时间限制报销申请人首先将全部发票整理分类定额小尺寸发票(如车票、餐饮发票)应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上,并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额购物发票应有手续完整的验收单、发票、保修单(保修单是附上,而不是粘上);车票、机票上应注明起讫地点、时间;全部接待、应酬费用必需每次结账,不行以月结的形式报销在填写《现金报销单》时要包括姓名、部门、用途、金额、附件张数等,经部门经理审核后,送财务部审核员办理报销手续审核员核对金额是否精确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等假如有疑问,或发觉不应报销的项目,应刚好向申请人落实及说明审核员审核无误,经财务经理审批后,按审批权限规定,呈送总经理/副总经理审批未经财务部审核员、财务经理签署的报销单据,不得送总经理或副总经理审批审核员一般应在三天内办级别住宿标准(元/天)伙食补贴标准(元/天)一般城市大城市省内省外其他总经理45050副总经理35040经理/业务部职员200220204030职员130150。