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文本内容:
零星选购管理方法
1、目的为使公司零星选购作业有所遵循,且符合内控之要求,以合理之价格,适时供应适质、适量物品协作各单位生产、生活之需求,特订定本管理方法.
2、适用范围2』、本准则称之选购,意即指生产用原材料之外之各种选购.适用单位凡公司内各部门、课室等相关单位均适用之.管理范围包含选购、验收及请、付款项目.
3、参考文件V文具管理方法〉
4、定义无
5、权责选购单位负责物品选购作业.需求单位负责物品的验收作业行政仓库负责一般类物品以及资产类列管部分物品点收入库、发放.权责主管负责单据之核决并监督实物的运用状况IQC:负责检测有须要第三方判定的物品及材料
6、作业程序
6.L提出请购需求及主管核准.运用单位当有需求时,开出请购单申请,依核决权限签核,机器设备配件请购时,需修理人员确认并注明配件型号,以便选购作业;物品运用单位如有需求固定资产/工程类时应在购买后,需求单位填妥固定资产请购单并依核决权限核决,并备册入帐.
62、订购(询价、比价及议价)、选购经办人收到经主管核决后请购单时,应对请购数据进行确认,确认有误者退回原请购部门.选购经办人接到请购单据后,应依据以往选购之价格,依申购需求之缓急,参照目前市场行情,及上次选购记录等数据以电话、传真或其他方式进行询比议价(合约性选购除外).、经市场询价,除特别订制件或原厂销售、指定品以外,应向三家或以上厂商进行询比义价之程序.
624、针对独家制造、代理、经销之品牌,或经指定之品牌、惯用之品牌、同一系统/系列之品牌并无其它足以替代者,必需坚持争取最有利最合理之价格.一般庶务性用品之选购,原则上以统购方式办理,集中定量或制定合约实惠价格,定期(一年)作整体价格检讨,常用性及量大之庶务用品应依市场行情作选购招标,以取得最合理的价格.但应留意产品的质量不得因单价降低而降低货品质量及数量.交货订购单签发后,选购经办人应主动跟催.遇需求紧迫之物品,须事先与厂商明确约定交期.为预防厂商不当之延误,应于订购单或选购合约中订定罚则
632、针对未提前告知或严峻之延误,得按合约规定扣款或解约.任何交期有异样状况,选购经办人应主动通知申购单位,并实行补救措施..验收固定资产类:应开出固定资产验收单并送相关单位验收单,验收人员包括申购部门、使用保管人/部门主管、修理部门、选购部门、财管部门、会计部门等.
642、一般类应由总务仓仓管员点收(需求单位确认验收)仓库管理员做电子帐且于入库表内填入验收记录.验收方法数量之清点,厂牌、规格、尺寸、材料(材质)、外规、功能、环境质量等项目之测定.验收期限:应于接收后1()个工作日内办理验收.验收时,若发觉质量无法达到原要求标准,或无法达原需求规范者,应马上通知选购单位,不得无故拖延因而影响处理时效及公司权益.入库
651、外购物资到达后,依据品名、规格、数鼠、单价,将实物点验入库后,并依据点验结果如实填制“入库规格单”,送货人须就货物与入库单的相应项目与仓管员核对,确认无误后在“入库单”上签名,做到货、单相符,仓管员凭“入库单”的存根登记仓库实物账;
652、对于物资验收入库过程中所发觉的有关数量、质量、规格、品种等不相符的现象,仓管员有权拒绝办理入库手续,并视其程度报告选购部门及相关责任单位处理出库
661、物品的领用,发放,须先进先出,安排供应的原则下进行,发放时一对帐、二签字、三记帐、四盘点的程序;
662、公司总务仓库物品一律凭各部门主管签核的联络单领取,仓管员依据“签核单”办理出库登记,领料人当场签名核对无误后领走;
663、生产车间领用文具、工具等设备配件物资时,仓管员凭生产部门负责人签发的联络单发放仓管员和领料人均须在领料单上签名,出库登记作为实物对账的依据
664、仓管员严格依据物品用单核准数量发放,严禁先领后补单或凭白条领用,并按月分部门整理,核对领用单;非消耗品(如计算器、订书机、电话机等)领用时需以旧换新;
666、对于一切手续不全的提货、领料事项,仓管员有权拒绝发货;付款作业.选购经办人应先填具[支付申请单],并将发票附在支付申请单上.依核决权限核决后,检付请款附件送会计部门按订购单注明之条件办理付款.
672、凡因特别缘由延误付款之选购案,倘如延误之责任,系因本公司作业疏忽者,会计部门请依据。