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文本内容:
为加强项目部施工技术及综合资料的管理,保证资料收集的完整性与刚好性,使所收集的资料满意竣工资料的要求,保证工程竣工结算及工程验收的顺当进行,做到工程资料的规范化管理,现制定资料试行管理方法(试行)如下第一条技术管理文件管理
1、各部室应明确规定资料责任人,资料责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责;
2、归档资料的要求文件材料齐全完整;依据档案内容分类整理、装盒;案卷标题简明准确,便于保管和查用;
3、档案资料借阅需履行登记签字手续,重要资料借阅需先请示部门领导;
4、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防潮等工作,定期检查档案保管工作;
5、资料整理时间,资料负责人对所接收资料,应随收集随整理,发觉问题刚好整改;
6、全部归档资料必需附有书目及卷内状况说明,记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处等;
7、现场验收签证及施工日志应描述精确、具体、无涂改,确保满意计量计价须要,且应保存原件;
8、资料填写内容必需真实牢靠、数据精确、资料的形成与工程形象进度同步资料所记载的内容必需与实际图物相符,并按规定已通过了肯定的审批、检查、验收程序,负有责任的各方在资料指定位置上签署看法,签名或盖章并注明时间;
9、作为工程档案,必需用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写,要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改其次条综合管理文件管理
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存由项目技术负责人负责施工图、设计变更通知单的收发,负责编制书目,分发清单,全部施工图的持有人应对图纸的修改,变更刚好标识;
2、全部文件资料由文件批准人确定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记;
3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字;
4、在发放过程中,文件运用部门应刚好撤出作废/失效文件;
5、当文件运用人的文件破损严峻,影响运用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理;
6、文件运用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时须作出书面说明;
7、文件和资料的运用限制a.文件和资料须要时,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记b.须要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必需刚好归还,文件一般状况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准
8.存档文件为原件,只有一份原件的文件不能外借,只能查阅,如确须要,须经部门领导同意后,由文件管理人员复印后借阅复件第三条文件保管与整理分类
1、文件须设专人保管,确保文件不丢失、不损坏、不汇露机密;
2、各部门接受文件后须马上进行登记,登记内容包括编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数;
3、文件存放地应平安牢靠、通风干燥,防火、防霉、防潮、防鼠等;
4、各类资料须按类别不同分类集中存放,以查取便利为宜;
5、保管人员对接收的资料必需进行检查,归档资料应完好无缺,填写正确完整、无涂改、涂写、整齐、有序;凡所供应资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收并限期整改;
6、要求全部原件文字材料均采纳不褪色黑色签字笔书写或打印;
7、资料纸张应为标准幅面纸张A4纸;
8、综合文件按文件来源、部门等进行分类归档;
9、现场验收及签证资料,按分部分项工程分类,按桩号排序进行分类归档,以查阅便利归类合理为原则;
10、归档资料为原件,如所接收文件为复件,应注明原件存放处;
11、文件和资料持有人应妥当保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏;
12、文件管理人在调离岗位或存档时,必需移交全部文件,并做好文件移交、接收记录;
13、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场
14、整理工程资料要做到字迹清晰、内容真实、图表整齐、签字盖章手续完备,图片资料画面应清晰;
15、若接收文件为传真件或热敏纸的应归档的重要文件应复印好后,将复印件附在热敏纸原什后共同存放;
16、各部门要对应归档资料收集齐全、完整,所收集资料种类、数量应满意竣工移交要求,保证所收集资料份数、种类,对施工过程中形成的各种资料应保证其真实性、完整性各部门负责人应定好本部门应收集、归档的各类资料部门负责人对本部门资料的收集的齐全性负责所收集资料质量应满意竣工资料要求第四条发放与借阅
1、工程预算,招投标文件等保密性文件,须经主管领导及以上领导批准,方可借阅或复制,若需复制,须由保管人执行;
2、原件为一份的文件,不准借阅,只能查阅;
3、借阅或查阅文件需办理签字登记手续;
4、不办理手续者保管员有权拒绝借阅或查阅;
5、全部人员借阅或查阅文件必需依据规定办理登记手续第五条责任及惩罚
1、任何借阅人员必需遵守保密制度,必需对资料的完整、完好负责;
2、对泄露公司机密者赐予开除处理;
3、丢失或损坏重要文件者,依据情节轻重分别赐予警告、记过、撤职、降薪处理,无法弥补的,赐予开除处理;对干脆责任者处理的同时,要追究其主管的领导责任;
4、保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任;
5、保管人员对所收集资料的完整性负责,要把全部归档资料收集齐全;
6、全部资料的供应者与接收者必需履行交接签字工作,并将收发文登记表装钉成册妥当保管若因交接不清发生资料遗失,由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任;
7、留意资料保管的平安,确保资料不丢失、不损坏;如有丢失、损坏等要追究相关责任人及主管领导的责任;
8、项目部总工将组织人员对各部门资料进行定期不定期资料检查,对资料整理不刚好、收集资料不合格、资料整理杂乱无章、收集不齐全等资料负责人将赐予警告处理,对不负责任的资料责任人赐予辞退处理第六条其他(资料员的工作职责)
1、负责工程项目的资料档案管理、安排、统计管理及内业管理工作;
2、负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理;
3、负责工程项目的全部图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作在收到工程图纸并进行登记以后,按规定向有关单位和人员签发,由收件方签字确认
4、收集整理施工过程中全部技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档
5、负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作,留意保密的原则来往文件资料收发应刚好登记台帐,视文件资料的内容和性质精确刚好递交项目经理批阅,并刚好送有关部门办理确保设计变更、洽商的完整性,要求各方严格执行接收手续,所接收到的设计变更、洽商,须经各方签字确认,并加盖公章设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档所收存的技术资料须为原件,无法取得原件的,具体背书,并加盖公章作好信息收集、汇编工作,确保管理目标的全面实现第七条附则本管理方法自2010年4月30日起执行,由综合办公室说明。