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文本内容:
公司档案管理制度文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政部文秘责任人档案管理员
1、适用范围本制度适用于集团公司、各分公司档案材料管理
2、目的为规范集团公司及各分公司档案材料管理,便于查找和借阅,确保集团档案材料的完整性和安全性,特制订本管理制度
3、权责
3.1集团公司及各分公司档案管理员负责档案的管理;
3.2集团行政部负责档案管理情况的监督检查
4、更新、变更根据企业实际情况及要求,本制度原则上每年3月1日进行更新制度内容第一条档案范围第一款本制度所指档案,是公司在短期活动中形成的具有保存价值的全部文字、声像、图表档案的总和,其内容包括公司经营所需证照,各类荣誉证书及奖牌,财务各项凭证、报表,保管、仓储各项报表,上报政府部门文件及报告,公司内部文件(如决议、通知、批复等),重要合同,改造图纸及其他需要保存的材料第二款集团公司、各分公司档案按专业管理的原则,由专人管理,定点存放,其他人员严禁私自保存或据为己有,如需要可以借阅,用后及时归还第二条相关规定第一款公司各类档案实行分工负责管理原则,具体为
1、集团及各分公司相关证照、机密材料、改造图纸、设备档案等均交集团档案室统一保管
2、集团公司档案由集团档案室负责保管,管理员由执行总裁秘书兼任
3、各分公司档案由各分公司安排专人自行保管,并将档案管理员报集团文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政部文秘责任人档案管理员制度内容行政部备案
4、驻外公司档案资料由公司指定专人负责管理,并将档案管理员报集团行政部备案
5、集团财务档案由财务部负责保管第二款集团及各分公司重要资料必须统一存放相应档案室,严禁不按规定存放第三款各档案室存放档案时,应分类存放,统一编号,档案管理员逐件做好登记,并填写登记表(见附件1)登记内容包括文件名称、存档时间、存档人、编号、数量等登记表要求纸质和电子版各一份第四款各档案室必须保持通风、防潮、防火,随时保持环境整洁卫生,确保档案安全性第五款公司人员需查看档案时,只能查看相关专业的,跨专业必须经其专业分管负责人批准后方可查阅第六款公司人员借阅档案时,必须由借阅人在档案借阅表(见附件2)上签字确认,并注明归还时间,档案管理员负责及时回收第七款公司档案严禁外借,如需外借,分公司须经总经理审批并签字确认后,方可外接,并由档案管理员登记备案第八款档案管理员严禁利用职务之便将公司档案(特别是商业秘密)借与非专业人员或公司外部人员使用第九款公司档案应及时归档,财务、保管、仓储等档案按月进行归档,统一编号并装订成册存放存放第十款公司声像资料应按事件编号、存放并做好备份,其他档案按年度装订存放监督、检查第一条检查人及检查频次档案管理制度的执行情况,由制度监督人负责监督检查,每月检查一次,且做好检查记录第二条检查内容根据《档案管理制度》内容,逐条进行检查,对于违反制度的行为,依据文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政部文秘责任人档案管理员处罚措施对当事人进行处罚处罚措施
1、违反第二条第一款规定,未按要求和范围保存档案的,每发现一次给予相应责任人100元罚款
2、违反第二条第三款规定,未按标准和要求登记和存放档案的,每次给予档案管理员100元罚款
3、违反第二条第五款规定,跨专业借阅档案的,未经专业分管负责人许可问外借的,每次给予档案管理员100兀罚款
4、违反第二条第七款规定,未经相应领导批准而借出档案的,给予借出人500元罚款直至开除,严重的将依法追究当事人法律责任
5、违反第二条第八款规定,档案管理员利用职务之便,外借档案资料或公司机密的的,一经查实给予开除,情节严重或给公司造成重大损失的将依法追究当事人法律责任
6、违反第二条第九款、第十款规定,未按要求进行归档装订的,每次给予档案管理员200元罚款
7、本制度有关规定,如因监督人失职、管理不当而出现的违规行为,监督人负连带责任罚款交付
1、对违反制度者,当事人自接到罚款通知之日起三个工作日内,须主动到集团营销结算中心交纳罚款,并将罚款单交集团行政部
2、对违反制度的当事人,在规定时间内未交付罚款的,将以罚款额的双倍从其当月工资中直接扣除制度卜发抄送集团各部门各分公司营销结算中心。