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科技有限公司文件编号QCP-002版本A1第1页共4页附表6张外来文件控制程序文件编号QCP-002版本A1第2页共4页附表6张文件编号QCP-002版本A1第3页共4页附表6张
1.0目的通过对外来文件的采集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制,防止外来文件的丢失
2.0范围本程序合用于下列外来文件的控制a.顾客提供的技术质量文件b.外来标准和规范
3.0职责销售部负责接收顾客提供的技术质量文件,采集外来标准和规范技术部负责外来文件的控制与管理管理者代表负责外来文件批准引用
4.0内容
4.1销售部接收和采集顾客提供的技术质量文件,采集外来标准和规范,送技术部由技术部填写《外来文件登记表》
4.2标识登记后的外来文件,由技术部加盖红色“外来文件确认章”印章及“义年义月义日”日期印章外来文件按提供外来文件的厂家分类存放
4.3批准引用接收到的外来文件经技术部负责人审定后,交由管理者代表决定是否批准引用
4.4发放经批准引用的外来文件由技术部复印发放至有关部门,所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章及“X年X月义日”日期印章,发放时需填写《外来文件发放清单》,文件持有人在《外来文件发放清单》中签字并注明日期;文件持有人必须妥善保管文件,原则上不作再次发放,若有遗失,须书面申请并经发放批准人批准方可发放其它外来文件,普通不作发放,需要时,填写《文件借阅登记表》,并保证在借阅期限内归还
4.5保管技术部负责保管外来文件的原件(原则上原件不作发放)o
4.6更改回收处理
4.
6.1顾客的业务结束后,由技术部负责收回所发放的顾客提供的技术质量文件,若顾客提供的技术质量文件需要更改时,由技术部执行程序的
4.1-
4.4收回作废文件并予以销毁,需作留存时,在作废文件显著位置盖上红色“作废”印章,隔离存放;原件(正本)应保留并盖上“失效备查”印章及“X年义月X日”日期印章,并在《外来文件登记表》的备注栏中注明“失效备查”及其日期,便于查阅当顾客作出修改时,对应的文件版本作相应修改文件编号QCP-002版本A1第4页共4页附表4张
4.
6.2技术部应不定期地向当地的情报部门了解外来标准和规范的更改情况,若有更改由技术部负责收集,并执行
4.1-
4.4同时收回原文件作废,并予以销毁
6.3文件回收时要在《外来文件发放清单》的备注栏注明收回日期、数量,文件遗失要注明
4.7本程序的相关记录由技术部保存0检查与考核本程序由技术部组织生产部、品质部、销售部、财务部、采购部、管理部、设备部实施,由管理者代表组织技术部检查0附则本程序由技术部归口作成、修改,管理者代表审核,总经理批准本程序由品质部发布于各部门,版权归属科技有限公司,其它不得侵犯
7.0附表外来文件发放清单2外来文件登记表3文件借阅登记表4流程图科技有限公司外来文件发放清单表格编号QR-JS-001-A科技有限公司外来文件登记表表格编号QR-JS-002-A科技有限公司文件借阅登记表表格编号QR-JS-003-A文件控制程序流程图♦田1J本使用保管履历编号改订批准日改订页改订内容及理由修改审核批准QCP-002第4页
1、
5.0增加设备部;
2、版本调整为A1版序号文件名称文件编号接受部门数量签名日期备注外来文件名称标准号递交人日期接收人日期存放处备注牛编号文件名称借阅部门借阅人管理人借阅日期归还日期。