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物资采购管理制度第一章总则第一条为加强内部管理和控制,规范采购行为,保障经营活动正常进行,最大限度的降低采购成本,特制定本办法第二条本办法适用于公司本部的物资采购及管理,公司控股子公司参照执行第三条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、配件及其他材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购第四条公司所有的采购活动统一由公司的所指定的相关专业部门负责执行具体规定为一.广告和展示设计采购由市场产品部负责执行;二.办公室物品由行政人事部负责执行;三.电脑、软件等电子信息设备的采购由行政人事部负责执行;四.其他上述未包括的采购全部由行政人事部或其他公司另行指定部门负责执行第五条本制度采购管理主要指采购预算管理、采购询价管理、采购合同管理、采购入库和付款和采购流程管理等几个重大方面第六条采购部门接到批准的采购申请单后,优先到公司指定的供应商处购买,如指定供应商无货供应时,必须进行多方比价,1千元以上的物品,货比三家,作好市场询价记录(市场询价记录表附后),择优择廉购买,同时保管好《市场询价记录表》以供以后参考和审核,保管期限为一年第七条财务部定期或不定期联合进行市场信息调查,作好市场信息调查记录(记录表附后),对前期购买活动进行评审,做好评审工作总结,报总经理参考第八条定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审不定期评审可以根据工作需要,由总经理决定第三章采购合同管理第九条采购价格选定后,采购商品单位价格在XXXX元以上或采购合同金额在XXXX元以上的或有经常供货行为的(一年内有3次以上)必须与供应商签订采购合同,广告、展示设计采购必须与供应商签订合同第十条采购合同必须进行合同评审会签,各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查,各职能部门负责人对合同进行联合会签,并对会签结果负责只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章第十一条参加合同会签的职能部门总经理、财务部、行政人事部合同会签的经办人为相关采购责任部门第十二条采购合同的保管参照《合同档案管理制度》执行第十三条采购合同条款的执行跟踪日常跟踪由采购责任部门负责第十四条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况,必须在合同条款中反映严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等,一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚第三章采购入库和付款第十五条属于固定资产的(单位价值在XXXX元以上,使用期限在三年以上),必须办理固定资产验收手续(附固定资产验收单格式),验收合格才能入库第十六条属于办公用品及其他物资的,必须办理入库手续,认真填写入库单,行政人事部指定专人对入库数量负责,月末盘亏时需进行赔偿第十七条采购所有物品必须取得合法的发票第十八条付款注意事项固定资产付款必须附上《固定资产购置申请单》、发票、合同复印件(若有)、《固定资产验收单》;公司办公用品及其他物资付款须附上已审批的《采购申请单》、发票、出入库单;广告、展示设计付款时必须附上合同复印件,否则财务部不得付款第四章采购流程管理第十九条所需采购的一般物品必须先提出《采购申请单》,申请单的内容包括物品的名称、规格型号、数量、价格、具体用途等,报总经理审批第二十条所需采购的固定资产必须先提请固定资产采购签呈,审批后报行政人事部,由行政人事部填写《固定资产申购单》,申够单的内容包括物品的名称、规格型号、数量、价格、具体用途等,报总经理审批第二十一条子公司固定资产采购均需提前报母公司批准第五章附则第二十二条本制度附件包括、《固定资产验收单》、、《入库单》、《出库单》、《采购申请单》第二十三条本制度由行政人事部负责解释及修订,自总经理签字之日起生效。