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供方评价与采购控制程序1目的对采购物资、服务外包的供方选择、评价及采购过程进行有效控制,确保提供的采购物资、服务外包项目符合规定的要求2范围适用于对提供采购物资、服务外包项目的供方选择、评价及采购过程的管理3职责1总经理负责公司采购供方选择、评价及采购合同的审批
3.2综合部负责采购公司外包方选择、评价3物业管理处负责各外包方管理
3.4各部门配合做好采购管理工作4工作程序1采购计划的审批
1.1月度采购计划报总经理审批
1.2经批准的采购计划采购主管负责完成,综合部监督实施,对计划外未经批准的采购要求,综合部有权拒绝付款
4.2供方选择、评价
2.1合格供方应具备的条件,适用时包括1营业执照或授权证;2资质等级或许可证;3需要时,管理体系认证资料;4需要时,提供公司财务状况近三年内;5业绩及信誉近三年内;6为完成项目产品或服务时所配置的管理、技术、质量、设施、人员等情况;7需要时,提供质量保证资料产品合格证书、产品认证等;8需要时,提供样品或试服务实物、模型、图案、演示等;9其他
2.2供方选择、评价方法分类
(1)指定政府主管部门、公司认定及新产品(服务)新材料、新工艺、新设施或独家经营等;
(2)询价因客观条件限制,不便于采用招标方式;采购金额在招投标方式规定的底值以下及固定资产的底值以上;或小额、零星采购
4.
2.3供方选择、评价实施
4.
2.
3.1指定方式根据供方提供的基本条件信息,经办部门填写《供方选择、评价表》,经相关部门的评审,报总经理审批,确定是合格供方
4.
2.
3.2招标方式由经办部门负责收集符合招标基本条件的相关资料开始组织招标,发布信息、投标报告、资格审查、邀请投标(议标)、投标书接收、开标、评标、询标、定标(需要时现场考察)
4.
2.
3.3非小额、零星采购的询价方式由经办部门将需采购的信息,用《询价表》形式向供方发布信息,应回收3名以上(含3名)供方的报价信息,经相关部门的评审,将前3名供方信息填入《供方选择、评价表》报总经理(或其授权人)批准,确定为合格供方
4.
2.
3.4小额、零星采购的询价方式由经办部门将需要采购的信息与供方沟通、询价,经相关部门审核,需要时报总经理批准,确定合格供方
4.
2.
3.5需要时,供方选择、评价可结合现场考察,提供样品或试服务等方式进行
4.
2.
3.6经选择、评价合格的供方,由经办各部门编制《合格供方名录》(除小额、零星采购的询价方式确定的合格供方)综合部负责《合格供方名录》备案
4.
2.4供方连续评价保持供方日常连续监控,适时组织供方的年度评价,作为后续合格供方选择的依据,确保提供的采购物资、服务外包项目符合规定的要求
4.
2.
4.1供方的连续监控
4.
2.
4.
1.1供方提供的采购物资,由采购人员进行入库验证需要时由相关部门或顾客验证和使用过程的信息反馈,对供方日常业绩进行监控
4.
2.
4.
1.2供方提供的服务外包项目,由接受供方服务的部门或综合部负责组织相关部门,进行日常服务质量检查或顾客信息反馈,对供方日常业绩进行监控
4.
2.
4.
1.3因供方原因造成当月发生2次/批或每季累计发生3次/批以上的一般规格、数量、质量、交期、服务等方面问题,主管部门应发放《纠正和预防措施单》,通知供方采取有效的措施,并验证实施的效果
4.
2.
4.2供方年度的重新评价主管部门负责组织相关部门对提供的采购物资、服务外包项目的供方进行每年度的综合评价,并将综合评价信息填入《合格供方考核表》综合评价内容适用时可包括1质量水平;2价格水平;3交期进度;4诚信程度5售后服务6其他
2.
4.3供方有以下行为或责任时,主管部门应视实际情况填写《取消合格供方申请表》必要时通过相关部门共同评价,报总经理批准后取消合格供方资格,并通知供方1因采购问题造成本公司严重质量问题或顾客严重投诉、索赔、媒体曝光等;2因采购重复连续出现相关问题,发放《纠正和预防措施单》后,通知供方采取有效措施,没有明显改进效果;3年度综合评价不合格
4.
2.
4.4对供方选择、评价引起供方名单发生变化时,应及时更新服务中心《合格供方名录》
4.
2.
4.5采购所要求的技术质量、适用的法规、标准外部环境等发生变化时,应适时进行供方的重新评价,发生变化时立即更新《合格供方名录》
4.3采购信息
3.1采购信息应表述相关采购的产品要求,适用时包括
(1)名称、型号、规格、数量、价格、质量、交期、范围、服务等要求;
(2)产品(服务)、程序、过程和设备批准要求;
(3)人员资格的要求;
(4)适用的管理体系要求
4.
3.2采购信息一般采用合同、询价表、计划表(单)、方案等形式表达
4.
3.3各部门根据各自的采购信息,填写(编制)《物资采购申请单》、《固定资产、大宗低值易耗品预算表》、《询价表》、《物业服务方案》等,明确采购物资、服务外包项目的要求
4.4采购合同签订
4.
4.1综合部采购主管会同相关部门根据各部门的采购要求,负责组织编制采购物资、外包服务项目合同范本(除小额、零星采购的询价方式),并组织相关部门进行评审(必要时经公司常年法律顾问评审),报总经理审批,形成《合同范本汇编》
4.2各经办部门根据采购合同评审、审批的结果,经整理完善后,与确定的供方签订采购合同采购的实施
5.1常规采购的实施,各经办部门按采购合同、《物资采购申请单》等要求
5.2小额、零星采购的实施,各经办部门填写《物资采购申请单》等,与供方沟通、询价,经部门负责人同意后实施,预算外的需报总经理审批
5.3特殊紧急情况小额采购(500元以下)的实施,经综合部经理同意后,可采用口头或电话等形式实施临时采购,并及时补办相应的手续采购合同的变更采购合同(除小额、零星采购的询价方式)发生变更,主管部门应及时组织相关部门进行评审(必要时经公司常年法律顾问评审),填写《合同评审表》,报总经理审批,决定采购合同的变更或重新签订采购合同需要时追溯供方的责任
6.1主管部门应将采购合同发生变更的信息,及时传递至相关部门或供方采购合同的管理
7.1各经办部门负责将已签订的采购合同等,提交综合部门一份原件备案,并及时编制、更新《合同信息登记表》加盖公司公章的采购合同需同时备案至公司综合部
7.2各经办部门负责将已实施完成的采购合同资料(包括供方评价、采购合同、采购申购等)整理、保存,需要时提交综合部门归档采购验证
4.
8.1采购物资验证
4.
8.
1.1采购物资验证活动可包括检脸或试脸,试用、外观检查、提供合格证明文件等方式根据采购物资性质采用不同的验证方式
4.
8.
1.2采购物资脸证一般由采购人员进行入库验证,需要时由相关部门或顾客参与验证,填写《入库单》、《固定资产卡片》或《低值易耗品卡片》、《固定资产险收及登记表》或《低值易耗品脸收及登记表》等
4.
8.2外包项目验证
4.
8.
2.1外包项目验证活动方式可包括试服务验证或日常服务质量检查
4.
8.
2.2外包项目验证一般由接受供方服务部门或服务中心经理负责组织相关部门进行外包项目试服务验证或日常服务质量检查,填写《供方服务检查表》
4.
8.3必要时或合同有规定时,公司综合部或顾客可以在供方处或公司现场对采购产品进行验证,但应在相关信息中规定险证的安排及放行的方式,在供方处或公司现场险证,不能免除供方或公司提供可接受采购产品的责任,也不排除其后公司或顾客的拒收
8.4采购验证过程发现的不合格及时填写《工作联系单》,具体要求操作按《不合格控制程序》的相关规定执行采购工作的检查主管部门负责对各部门采购管理情况进行检查,公司综合部对各主管部门的工作进行检查时,应包括采购管理情况采购管理过程形成的记录,按《记录控制程序》相关规定执行5相关/支持性文件《记录控制程序》《不合格控制程序》6相关记录《供方选择、评价表》《询价表》《合格供方名录》《合格供方考核表》《取消合格供方申请表》《物资采购申请单》《入库单》《固定资产验收及登记表》9《低值易耗品险收及登记表》10《供方服务检查表》《供方服务整改通知单》。