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北京全聚德烤鸭股份有限公司财务会计档案管理制度第一章总则第一条为加强会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁工作,依据财政部、国家档案局颁布的“会计档案管理方法”及本公司的实际状况,特制定本方法其次条本方法适用股份公司本部及所属分店(分公司)、全资子公司、控股公司及所属市场部(办事处)等的各种财务会计资料第三条本制度规范的会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表、银行对帐单、银行存款余额调整表、会计软盘、内外部财务会计、审计规章制度、预算、财务分析报告及其他会计核算专业资料等
1、会计凭证包括原始凭证和记帐凭证原始凭证包括外来及自制的各种原始凭证及原始凭证汇总单(表)
2、会计帐簿包括总分类帐、明细分类帐、日记帐及各种帮助帐簿(包括应收票据贴现登记簿、股份公司股东登记簿等)
3、会计报表包括月份、季度、年度会计报表,会计报表的编制说明和所属子公司、分公司、控股公司、市场部(办事处)等上报及对外公布的各种报表及报表说明、财务分析等
4、统计、税务报表及劳动工资报表
5、其他资料包括银行对帐单、银行存款余额调整表,各种财产物资清查盘点表、清产核资或公司改制材料,各种抵押、质押、担保、保函、借款、长期投资立项审批文件、财产物资产权及运用权文件、企业购并(合资)及项目的可行性探讨报告及实施方案、工商税务(企业代码证书)等的年检资料、临时公告、重大公告、上市辅导及申报材料(包括验收材料)、招股(增发、配股)说明书、发行公司债券(可转换债券)说明书、证管办及证监会巡检材料、股东大会、董事会、经理睬会议决议、盈利支配及亏损弥补方案、股东及股份变动明细状况表、审计报告(包括盈利预料审核报告、内部限制制度评价报告及管理建议书)、券商巡检专项看法、财务顾问公司的专项看法、法律看法书、会计岗位交接清册、档案保管、销毁清册、会计软盘、国家财税证券等方面的法律法规及公司内部财务规章制度、财务系统发文以及其他具有保存价值的有关会计核算资料其次章会计档案的整理立卷第四条会计凭证档案保管员必需忠于职守、严守公司的保密制度,维护会计档案的完整和平安在每月初结帐后15天内,档案保管员应将记帐凭证连同所附原始凭证和原始凭证汇总表(单)、科目汇总表按记帐凭证号前后依次加以整理,并加具封面、封底、装订成册在封面上注明所附记帐凭证的日期、编号,同时在原始凭证上注明“附件另订”,伴同记帐凭证一并保管,会计凭证一旦装订成册,不得随意撤页、换页、加页或涂改,以防舞弊的产生会计帐簿按年立卷,在办完年终决算后一个月内将手工帐簿或所打印的各种帐簿,按种类立卷第五条会计帐册
1、总分类帐、现金日记帐、银行存款、银行借款日记帐、债权债务明细帐、长期投资明细帐等帐簿,应把帐簿首页、封底各项填齐、印签和盖章齐全银行对帐单应与银行存款余额调整表一起归档
2、各种活页帐簿、卡片帐,除了按会计制度规定可以跨年度接着运用的以外,都应归档,并应撤出空白帐页,并将最终一页未用完的栏目划掉封死,分类编写连续页号,装订成册,每本帐簿要加具封面及书目表在封面上注明企业名称、帐簿名称、所属期限、分册号和共计本数及其总页数、会计主管及经管人员签章,在书目表上按会计科目的依次号写明会计科目和起止页数
3、有关的帮助帐、登记簿也应按规定整理装订、编制清单、统一归档第六条会计报表会计报表按年立卷,年度报表与季度、月份报表要分别组卷全资子公司、控股公司、股份有限公司或
一、二级市场部等上报的各种会计报表应分别装订或合订成卷各种报表装订时都应加上封面,注明年、季、月,盖好有关人员名章在书目表内要逐项写清报表名称、起讫页数会计报表说明应与会计报表一起组卷归档保管第七条其他会计核算材料对其他如有保存与参考价值的会计资料如财产物资产权及运用权文件、抵押、质押、担保、保函、借款、长期投资立项及审批文件、各种内外部财务会计及审计规章制度、财务系统发文等分别种类、按年整理,加具封面,按要求填写卷内资料书目、统一编号、归档保管财务人员工作调动或岗位变动时,其工作交接清单按单编号装订、归档第三章会计档案的保管第八条会计档案按期归档时,由经办人将应归档的会计资料填写归档清单一式两份,一份由经办人存查,一份随案卷交财会档案保管员审查点数无误后要求填列会计档案保管登记簿,进行归档保管第九条财务部应在通风并保持确定温度、干湿度的地方设置独立的档案室档案室内存放档案的箱柜应是铁柜要对各类档案定期进行检查,做到不散、不乱、不丢、不坏,发觉问题要刚好汇报、细致处理档案室内要配备必要的防盗、防火设备第十条为便于了解会计档案的存放及查阅,要对会计档案进行系统归类归档的会计资料登记后,即应固定位置并刚好填写档案保管标签,贴在存放档案的箱柜上,做到存放整齐,系统排列第十一条机构变动或档案人员调动时,应办理交接手续,由原档案保管员编制移交清册,将全部案卷逐一点交,并由监交人、移交人、接交人签字并盖早第十二条各种会计档案的保管期限,依据其特点,分为永久、定期两类定期保管期限分为
3、
5、
10、
15、25年5种各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后第一天算起具体期限见附表第十三条会计档案保管期满须要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁看法,经部门经理审杳,总经理批准,报上级有关部门批准后执行由会计档案管理人员编制编制销毁清册,销毁时应有审计部和财务部有关人员参加,并在销毁单上签名或盖章第十四条会计档案保管期满销毁:
1、由财务档案保管员提出销毁看法,由财务部同公司审计部、档案部门、办公室共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,并写出销毁书面申请报告说明需销毁的状况和理由,并经公司总会计师及总经理审查,报董事会进行审批对于其中未了结的债权债务的记帐凭证及所附的原始凭证,以及有可能产生或有负债的财务文件,应单独抽出,另行立卷,由财务部档案室保管到结清债权、债务时为止
2、在会计档案销毁书面申请报告批准后,依据“销毁会计档案审批单”有会计档案保管员负责执行销毁时应由财务部、审计部及办公室共同派员进行监销监销员在销毁会计档案以前,应细致进行清点核对销毁后,监销员要在“销毁清册”上注明“已销毁”字样和销毁日期,并在“销毁清册”和“销毁审批单”上盖章,一并归入会计档案备案,并将销毁状况书面报公司财务主管领导第四章会计档案调阅第十五条本单位财务人员、分店(分公司)、子公司、控股公司等部门财务人员(应持该部门领导签字)及外单位人员(应持正式介绍信及身份证等)借阅会计档案时,需先经会计主管人员的同意,方可进行办理借阅时,应在会计档案借阅登记簿上填写必要的内容会计档案借阅登记簿格式如下会计档案借阅登记簿第十六条借阅人员一般不得将档案的原件携带外出,只限室内阅览,以防档案被撤页、换页、加页或更改后发生舞弊特殊状况必需外借运用时,须经财务部书面批准,填写会计档案借阅登记簿,由借阅人签字或盖章借阅档案的必需是财务人员(检察院、法院人员、证管办、证监会例外)并必需做到妥当保管,对丢失、泄密者应追究责任;归还时,档案管理人员应细致清点无误后注销登记第十七条外单位人员对借阅的会计档案进行复制应出具证明及持正式介绍信中提出所要复制的材料名称、分数、用途,经财务系统经理或财务总监签字后由本公司有关财务人员复制交外单位人员后方可进行第七章附则第十八条本制度由公司董事会负责说明第十九条本制度自发布之日起施行会计档案保管期限表序号档案名称借阅数量及编号室内阅览室外阅览借阅单位及借阅人借阅日期归还日期签字备注序号档案名称保管期限备注
一、会计凭证1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年2银行存款余额调整表、收入小票、发票及收据存根3年
二、会计帐簿类3日记帐15年其中现金和银行存款日记帐、银行借款日记帐、银行对帐单25年4明细帐15年5总帐15年包括6固定资产卡片固定7帮助帐簿15年
三、会计报表类8主要财务指标快报3年包括9月、季度会计报表5年包括10年度会计报表(决算)、决算批复及年度审计报告永久包括文字
四、其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册25年13会计档案销毁清册25年14会计软盘30年盘效技更时新贝软失或术新重拷15财产物资产权及运用权文件、长期投资文件、资本变更登记、验资报告等企业购并方案、协议永久16各种抵押、质押、担保、保函、借款等文件年合到或除同保*同期解合后存17其他会计资料25年依据。