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文本内容:
如何做好办公室接待工作(上)
一、关于接待工作按照工作的流程讲9个问题,即9个如何做
1、如何迎接客人?注意五点一是确定迎送规格通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能彻底对等时,可灵便变通,由职位相当的人或者由副职出面其他迎送人员不宜过多我市通常按照高规格接待来宾,体现了高度重视、对外开放、扩大宣传的姿态和心胤二是掌握到达和离开的时间准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位如有变化,应及时通知有关人员迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至迟到送行人员则应在客人离开之前到达送行地点三疑时献羊花迎接蒯来宾,不需要献花迎接十分重要的来宾,可以献花所献之花要用鲜花,并保持花束整洁、B用色忌用锐、杜鹃石饰、黄鳏朵献岚勺时诃通常由儿童或者女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上可以只献给主宾,也可向所有来宾分别献花如何做好办公室接待工作(下)
9、如何保持良好的仪表形象?这是做好接待工作的基础和开始,也是涉及到个人乃至一个地区、一个国家形象的事情这方面的内容较多,这里简要强调6个方面一是精神要饱满自然,态度要温和端庄面、手、衣、履要洁净说话客气,注意身份在公共场所应保持肃静,遵守秩序,不打搅、影响别人遵时守约二是多用礼貌有语如您好、请、谢谢、对不起,再见三是尊重隐私与人交往时做到五不问,即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址但日常交往中,有的人最喜欢问的却是这些问题这是要引起注意的四是体现女士第一即时时处处做到女士优先、保护女士男女同行时,男士应走靠外的一侧,不能并行时,男土应让女士先行一步在开门、下车、上楼或者进入无人领路的场所、遇到障碍和危(wei)险时,男士应走在女士前面,为女士服务就餐时,进入餐厅入坐的顺序是,服务员引导,女士随后,男士“压阵)五是着装要得体着装要体现整体性、个性、和谐性男土衣着的颜色不能超过3色,否则就会显得杂乱,不够庄重袜子普通应穿与裤子、鞋子同类颜色或者较深色的颜色通常情况下男士均穿便服,便服包括外衣、茄克、衬衣、T恤衫和各式西装但出席正式、隆重、严肃的会议或者特殊意义的典礼,则应穿深色西装或者礼服这里要提醒一下穿西装的注意事项西装袖子长度以达到手腕为宜,西装衬衫的袖长应比西装袖子长出1-2厘米凡是正式场合,穿西装都要系领带,西装要系扣衬衫和领带要精心选择,衬衫的领子要挺括,领带颜色要与衣服、场合协调和谐,不能太随意系领带时,衬衫的第一个纽扣要系好这一条,仇书记要求特殊高、过问特殊细,每次重要会议、重大活动都要在通知详细标明衬衫的下摆要放在裤子里衬衫里面普通不要穿棉衣,天冷时,衬衫外面可穿一件羊毛衫穿着羊毛衫时,领带应放在羊毛衫内穿西装一定要穿皮鞋普通是黑色或者棕色皮鞋皮鞋要上油擦亮,不能蒙满灰尘西装在日常穿着时可以敞开,也可以扣上第一粒钮扣西装的衣袋和裤袋里,不宜放太多的东西,以勉显得鼓鼓囊囊穿西装不扎领带时,衬衫的第一粒钮扣不要扣上打领带注意事项:系领带不宜过长或者过短,领带普通在第
四、五个钮扣之间站立时其下端触及腰带为宜如内穿背心时,领带要放在背心内,领带夹也不要露出背心生活中有的人把领带夹夹在衬衣的第二在宴会等喜庆的场合,领带颜色可明艳一些;参加吊唁活动,普通系黑色或者其它素色领带在日常生活中,只穿衬衣(包括短衬衣)也可系领带,但衬衣下边要放在裤子里穿茄克衫等翻领衣服,内穿衬衫时,也可系领带小脸型、高身材的人不要打太窄的领带,胖者不要打太宽的领带六是餐饮要规范要坐得端正,双腿靠拢,两足平放双手和手肘部要离开桌子,不要放在、扒在桌上主人示意开始时,客人材干开始进餐时要细嚼慢咽,不要发出大的声响,如喝汤时“咕噜咕噜”,吃菜时嘴里“叭叭”作响都是不文雅的表现若控制不住要打喷嚏或者咳嗽时,要用手帕捂住口鼻,低头转向一旁尽量避免发出声响敬酒时,上身挺直,双腿站稳劝酒要适可而止,切忌饮酒过量,以控制在本人酒量的三分之一为宜用筷子时,一旦夹上食物,应即将放入口中,不要停留时间过长夹菜时,筷子不要在盘子里乱搅,也不要把筷子伸到太远的菜盘里若偶尔掉下一些菜到菜外,也不可重新放回盘内扒在桌子上就着碗吃是被禁止的(西餐时,左手持叉,右手持刀上一道菜,使用相对应的餐具如暂时离座,刀叉在盘内摆成“八”字形,表示尚未用完如用餐完毕,则将刀叉并排横斜放在盘内柄朝右)自助餐时,要按顺序自动取食,不要抢先;取食后可换适当位置坐下慢慢进食;第一次取食不必太多,若需添食,可再次或者多次去取;所取食物最好吃完,不要剩余,以免造成浪费
二、关于会务工作按照工作的流程也讲9个问题,即9个如何做
1、如何制发会议通知?这个问题我只提醒一点,通知发出后,一定要确认参会人员有没有接到通知,参不参加会议对那些兼任多个职务的特殊人员,一定要核实到人,是不是本人参加,以便正确摆放席卡如在部门兼职的副秘书长,纪委副书记,是核实清晰,是不是本人参加
2、如何选定会场?主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定
3、如何确定会标、回头标和宣传标语?会标可以根据会议通知来确定回头标和宣传标语,要紧扣会议主题,富有号召性、鼓动性
4、如何罗列席卡?主席台的罗列当主席台人数较多时,可设立1排以上的主席台,领导分排就坐市级领导排序总体上按照市委、市人大、市政府、市政协罗列(其中市人大、市政协主要领导排在市委副书记后面)以面向台下来看,当主席台人数为单数时,1号人员居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推当主席台人数为双数时,1号人员在中心点偏右的位置,2号人员在中心点偏左的位置,即1号、2号人员之间的中心点即为主席台的中心点,3号人员在1号人员右手位置,4号人员在2号人员左手位置,以此类推有发言的要准备“发言席”席卡,会前摆放到位发言前5分钟,要请发言人员到达主席台后面挨近发言台的一侧,准备发言发言后回到自己的坐位上
5、如何保证话筒和音响良好?选择好的话筒反复查看检修,确保稳定运行会议开始前10分钟还要最后检查一次话筒,确保使用良好
6、如何发奖?将领奖人员安排靠前相对集中就坐,便于组织领奖对礼仪小姐进行彩排礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品挨次上台,先后两人距离相等,走到第一排主席台前,先自然转向台下,展示奖品,然后,转向主席台,将奖品交给发奖领导,自然转身,从另一侧离开主席台对领奖人员进行彩排确定每批领奖人数按照主席台上第一排所坐发奖领导的人数,确定每批上台领奖的人数,要注意领奖人数普通不要超过发奖领导人数,尽量避免一位领导同时颁发1个以上奖项,减少失误的可能将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应罗列打印,发到每一位领奖人员手中,让其记住自己走到哪位领导面前领奖正式上台领奖前,由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台,走到对应的发奖领导面先后,所有领奖人先转向台下,约停顿5秒钟,然后向后转向主席台,面带微笑从对应的领导手中领奖,领奖后,再次向后转向台下,约停顿8秒钟,展示奖品,让摄影摄像记者摄影摄像最后,从另一侧回到坐位上
7、如何签订责任状?将签状人员安排靠前相对集中就坐,便于组织签状准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔安排抬签状桌的人员,并要统一服装礼仪小姐要训练有素参加签状人员要事先通知座近要安排坐位,留出上下通道,方便行走签奖时乐曲配套,音量适中事前要多次彩排,直到心中有数,有十二分把握
8、如何做好会议的后勤保障(主要是车辆、秩序、电力)?调配会议所需车辆,特殊是接送参加会议的市领导的车辆,要坐位充足,车内整洁,并准备1台备用车辆要有工作人员现场服务安排公安人员维持会场内外秩序,保证车辆停放有序,环境肃静开会之前要检查会场内外,开会时也要关注会场内外,以便及时处置突发情况准备电力保障车,并有专业人员跟踪服务,确保停电之后立即供电
9、如何做好节俭工作?遵循必要、简单、方便的原则一是会场大小适中、设施设备够用,不要过分追求高档豪华会场距离较近,方便多数人往来二是场内布置都有必要性,以烘托气氛,不能太复杂、太花哨三是会议材料要尽量减少四是食宿要就低不就高就餐可按每人每餐20元摆布的标准安排工作餐(早餐普通不超过10元)住宿可安排普通标准间五是车辆以自接为主,以借为主,尽量不租用四是不同的客人按不同的方式迎接对大批客人的迎接,可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清;对首次前来,又不认识的客人,应主动打听,并自我介绍;而对照较熟悉的客人则不必介绍,仅向前握手,互致问候即可五是留下一定时间客人抵达住处后,不要即将安排活动,要给对方留下一定的时间,然后再安排活动
2、如何称呼、介绍和握手?关于称呼国际上,对男子通常称先生,对女子通常称夫人、女士、小姐其中对已婚女子称夫人,对未婚女子称小姐;而对不了解婚姻状况的女子可称小姐,年纪稍大的可称女士对地位高的官方人士,还可直接称其职务、阁下迎接一批客人,如何介绍呢?是先介绍客人,还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或者欢迎人员中身份最高者,先将前来欢迎的人员按其身份从高到低挨次介绍给来宾在介绍两个人互相认识时,怎么介绍呢?是先介绍男士,还是先介绍女士?是先介绍年幼者,还是先介绍年长者?是先介绍身份低者,还是先介绍身份高者?是先介绍未婚女士,还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊,我国是先尊后卑西方与我国正好相反伴有介绍客人,就是如何握手的问题?伸手次序由尊者决定公务场合职务高、身份高者先伸手,非公务场合,年长者、女姓先伸手注意握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏,等等
3、如何陪车和引导?客人抵达后,如果需要陪车,宾主双方如何上车,如何就坐呢?乘坐轿车时,通常有两种情况当有专职司机开车时主人坐在司机后面,主宾坐在主人的右侧上车时,最好请主宾从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从主宾坐位前穿过遇到主宾先上车,坐到了主人的位置,则不必请主宾挪动位置如果是主人自己开车,则要请主宾坐到主人的右侧,即前排右侧的位置,右座高于左座;距离前门越近,坐次越高为客人关车门时,要先看清客人是否已经坐好,切忌过急关门,损伤客人当宾主双主并排行进时,引领者走在外侧,让来宾走在内侧单行hang行xin进时,引导者应走在前,来宾走在其后,起到带路的作用出入房门时,引领者主动开门、关门出入无人控制的电梯时,引领者先入后出,控制电梯
4、如何会财口会谈?会见坐位的安排通常将客人安排在主人的右侧,译员、记录员安排在主人和主宾的后面,其他人员按礼宾次序在主宾一侧就坐主方陪见人员在主人一侧就坐坐位不够可在后排加座双方人员的排序由双方按照每一个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定会谈坐位的安排双边会谈通常用长方形、椭圆形或者圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人坐背门一侧,客人坐面门一侧主谈人居中我国习惯把译员安排在主谈人右侧其他人员按礼宾次序摆布罗列记录员可安排在后面,当会谈人员较少时,记录员也可安排在会谈桌上就坐双方人员的排序也由双方按照每一个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定如会谈长桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方左为主方有时在国际饭店看到一些单位在安排这种情况的坐位时,将主客双方的位置摆颠倒了,主人坐到了右侧,即坐到了客就错位置了如果有合影,如何安排就坐呢?普通由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主人的右手排第一位来宾,主人的左手排第二位来宾,主客双方间隔罗列第一排人员既要考虑人员身份也要考虑场地大小,即能否都摄入镜头普通来说,两端均由主方人员把边如果是上级领导来视察,安排合影时,则要将所有合影人员排出次序,每排再按开会时主席台上的就坐次序罗列为了突出主要领导,保证主要领导居中,通常排单数就坐,1号人员即身份最高者居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推如今年5月2-3日胡锦涛总书记来宿视察时的合影,就是按照上述坐次罗列的总书记居中,王刚在总书记的左手,李源潮书记在总书记的右手,梁保华在王刚的左手,王鲁宁在李源潮的右手
5、如何宴请?主要有三个环节排好菜单、定好形式、排定坐次排好菜单要体现民族特色、地方风味、节令时尚、饭店拿手和客人爰慕的菜肴,少上昂贵菜肴,不上禁忌菜如我们宿迁款待来宾,主要是上本地特色菜肴,我们简称叫做“土特家常菜鱼虾水产品二如粉皮、千张、地皮菜、大白菜豆腐,龙虾、螃蟹、银鱼、鲫鱼、瓦块鱼等关于饮食禁忌,如回民不吃猪肉,犹太后裔不吃猪肉、兔子及禽类等,印尼、马来西亚人也不吃猪肉(信奉伊斯兰教),阿拉伯人不吃猪、马、骡、驴肉,有的还不吃兔肉了解了这些习俗,安排时就要特殊注意,千万不能上这些动物的肉伊斯兰教还禁酒,但也有例外,就是伊拉克人可以喝酒定好就餐形式宴请总是通过一定的宴请形式来完成的宴请形式有宴会、款待会、茶会(又称茶话会,是联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行款待性质的社交性集会,重点不在“茶”,而在“话”)、工作餐这里着重介绍一下宴会中的正式宴会和款待会中的冷餐(即自助餐)o这是目前我市接待来宾最常用的两种宴请形式正式宴会是仅次于国宴的一种宴会,可安排席间乐,宾主均按身份排位就坐,用地产白酒和其他饮料我市接待重要客商、举办大的活动大都举行正式宴会正式宴会的现场,应布置得严肃庄重慷慨,不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花正式宴会通常要挂“欢迎宴会”大字横幅,有时还配以标语国际饭店一楼大宴会厅常备的标语是“生态宿迁、绿色家园,诚信宿迁、投资乐园”,标语的内容可以根据宴会的主题来拟定排定坐次正式宴会桌次的罗列主桌位置,圆厅居中为上椅非以右为上缈非以远为上,有讲台时临台为上
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3、4……等其它桌的位置,以离主桌位置远近而定,近高远低,右高左低桌数较多时,要摆桌次牌正式宴会坐位的罗列通常安排每桌10人,来宾的位置以离主人坐位的远近而定我国习惯按各人本身职务罗列,以便于谈话当惟独一位主人时,1号来宾坐在主人右手的一侧,2号来宾坐主人左手的T则,
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8、9号等来宾挨次分别坐在两侧当有两位主人时,即有第一主人和第二主人时,1号来宾坐在第一主人右手的一侧,2号来宾坐在第一主人左手的一侧,3号来宾坐在第二主人右手的一侧,4号来宾坐在第二主人左手的T则,
5、6号来宾分别坐在
1、2号来宾的两侧,
7、8号来宾分别坐在
3、4号来宾的两侧,其他来宾依此排座冷餐会(又叫自助餐),常用于宴请人数众多的宾客往往设主宾席坐位,其余各席不固定坐位,食品与饮料均事先放置桌上,款待会开始后,自动取食进餐这种进餐形式越来越受到欢迎,宾主双方感到轻松自由,便于交流
6、如何观看节目?观看文艺节目,普通以第
七、八排坐位为最佳观看电影则是第十五排先后为好专场演出要把贵宾席留给主人和主要客人,其他客人可排坐位,也可自由出入如举办舞会,时间掌握在2小时,即尽量在晚上8:00-10:00o参加舞会的男女人数要相当注意歌舞相间男士要主动请女性跳舞,女性可以婉拒;女士请男士跳舞,男士不可拒绝舞会快结束时,结尾曲要能让来宾感到舞会快要结束了
7、如何参观遨游?T项目选定结合来访目的、客人意愿和兴趣、本地特色、来宾是否参观浏览过进行安排我市对参观十分重视,总是尽最大可能安排客人多走走、多看看、多听听,最大限度地增加客人对我市的了解、关心、支持二是安排布置项目确定之后,应做出详细计划,先看什么、后看什么,在哪儿停车、在哪儿介绍、在哪儿上洗手间、在哪儿上车,以及中间如何引导、如何街接、由何人介绍情况,等等,都要向接待单位交待得清清晰楚对于大型的、重要的、复杂的参观活动,要特殊注意以下几点精心选择参观点;反复预路线路,计算好途中使用时间、参观使用时间和介绍使用时间,确保用至少的时间,看最多的参观点;确定好联系人、联系电话(2人以上畅通的电话)以及介绍人;安排好沿途解说人和解说词;十分关注参观过程,及时发现并解决问题;适时根据暂时蓦地变化,做好适应性调整
8、如何签约?普通在签字厅内设置长方桌一张,作为签字桌桌面覆盖深绿色台呢,桌后放两把椅子,为双方签字人的坐位,主左客右坐位前摆的是各自保存的文本,上端分别放置签字文具,如是与外方签字,桌子中间还要摆一旗架,分别悬挂签字国的国旗双方参加人员进入签字厅签字人员入坐时,其他人员分主客各一方按身份顺序罗列于各自的签字人员坐位之后双方助签人员分别站在各自签字人员的外侧,协助翻揭文本,指明签字处在主方保存的文本上签毕后,由助签人员互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,然后由双方签字人员交换文本,相互握手有时签字后,备有香槟或者红酒,共同举杯庆贺。