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印章的管理和使用制度印章可以从中国古代以来就有了,当时是称为“大印”,在现代社会中,印章仍然是机构、公司、个人和学校之间完成重要文件的必要工具为了保证印章的安全性并确保在印章被滥用的情况下拥有法律效力,管理和使用印章应该有特定的制度
一、管理制度
1、印章管理机构应由授权人和授权书指定,针对印章制作、使用、管理、报废、存储的职能设立和指定,并有权知悉和控制印章的行踪
2、印章的数量应根据机构或企业实际需求决定,必要时可以补充新的印章
3、新印章应由授权人拍照或者扫描至收保单位,并按时间记录在收保单内
4、授权人应负责控制印章的使用情况,要求必须签署的印章,不得轻易调整或更换
5、印章应被妥善保管在银行保险柜或金库内,保险柜应有定期检查的制度
二、使用制度
1、印章必须出具正式文书,证件复印件,经过授权人签字后方可使用
2、所有文书必须由指定的负责人进行监督管理,印章使用不得擅自调整
3、决策所需要使用的文书,除了相关部门签署外,必须印上授权人的印章
4、使用公章的每一份文书,应作为内部审计凭据,复印件得到保存,复印件后附上原件,一并存放在授权人的印章管理处
5、使用印章期间,要定期对存储状态进行检查,必要时对印章进行维护,以保证印章的完整性和安全性
三、报废制度
1、印章的使用期间,若遭受到损坏或者磨损,应立即报废并且及时申请新印章
2、报废印章以及相关文件,应交由专门授权的第三方单位进行保管,以防止被窃取或滥用
3、注销印章时,应同时拍照或者录像以备凭据,并写明注销原因为了确保印章的安全性及其法律效力,机构、公司和个人应该有特定的印章管理和使用制度以上就是本文所提出的印章管理和使用制度,希望能够帮助到大家。