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人事档案管理办法第一章目的第一条为保守档案机密,维护人事档案资料完整,便于档案资料的使用,特制定本办法第二章适用范围第二条适用于公司所有员工第三章具体内容第三条资料归档新进员工的档案应及时归档步骤
(一)检查资料是否齐全,是否符合归档的要求即《职位申请表》里的内容需详细填写,照片、身份证、毕业证、学位证的复印件,特殊岗位需提供资质证书,每个员工提供的材料必须齐全
(二)按照资料的归属公司确定其归档的位置
(三)在目录上补登记资料名称及相关内容,并进行编号
(四)将新入职相关资料及时放入档案第四条检查核对定期对档案进行检查、核对,保证档案的完整性和准确性,一般在以下情况时需检查核对
(一)突发事件之后,如被盗、遗失、火灾、水灾等
(二)对有些档案发生疑问时,如不确定某份资料是否丢失时
(三)发现某些损害后,如资料发霉等第五条资料转递档案的转移投递
(一)档案的转移投递一般是由工作调动等原因引起的,具体程序如下
1、取出应转走的档案
2、在档案底帐上备案
3、填写《转递人事档案通知单》
4、按发文要求包装、密封
(二)在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能由本人自带另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字确认,及时送回原公司第六条保卫保密
(一)人力资源部应设专人负责档案的管理
(二)任何人都不得将档案带到公共场所第七条统计管理档案负责人需定期对人事档案进行统计,以便更好的利用档案(-)人事档案的统计主要包括以下几方面
1、人事文档索引(清单)
2、人事档案的数量
3、档案的整理情况
4、人事档案资料收集补充情况,例如劳动合同、员工动态表、员工异动申请表等
5、档案的保管情况
6、档案的利用情况第七条人事档案的利用
(一)查阅人事档案不能随便查阅,正规的查阅手续包括以下内容首先,由申请查阅者写申请单,在报告中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人力资源经理和行政管理中心总监审核批准人力资源档案专员对申请报告进行审核,理由充分,手续齐全,则给予查阅
(二)借用档案借出必须满足一定的条件,比如本公司经理级以上领导需要查阅人事档案;公安因特殊需要必须借用人事档案等档案借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还具体手续如下首先,借档单位(部门)填写借阅申请单,内容与查阅申请单相似,并由借档单位(部门)负责人签字;其次,人力资源部对其进行审核、批准,并进行借档登记把借档时间,资料名称、份数、理由等填写清楚,并由借档人员签字确认;最后,归还时,及时在借阅登记上注销
(三)出具证明资料单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明资料时,需履行以下手续首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明资料的理由,并加盖公章或主管签字;其次,人力资源部按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明资料;最后,证明资料由人力资源部有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出第八条流动人员档案管理
(一)对于辞职或辞退人员的档案也应集中管理,不能退还给本人(除一些特殊证件外,例如建造师证)
(二)核心岗位人员的档案一般应保留5年以上
(三)基层员工的档案一般应保留2年以上
(四)过了保留期限的档案,人力资源部档案专员填写《销毁申请单》,经相关领导批准后进行统一销毁第四章附则第九条本办法自发布之日起执行第十条本办法的解释权归行政管理中心。