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文本内容:
培训机构档案管理制度为适应学校规模化,企业化发展的需要,保证政令通畅,提高学校管理水平,确保我校档案的全面性,完整性,可追溯性及安全性,对学校的文书、档案管理特做如下规定
1.归档单位学校设立机要室,管理、存放学校机要档案,归行政部领导,设专管人员负责
2.归档范围1)上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、意见书、可行性报告、合作合同、购销合同、加盟合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件2)学校员工档案、教师档案、学员档案、业务关系档案3)学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料4)学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道5)其他的有本校缮印的公文(含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件)一律由行政部统一管理
3.收、交档案、归档案:■★第三条文件整理点收文件后,应依下列方式整理
1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一■★第四条档案分类
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类
2.档案分类应力求切合实用倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级
3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考
4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则
5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号D1为档卷卷次,E1E2为档案目次■★第五条档案名称及编号
1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混
2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定
3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅
4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆■★第六条档号编定
1.案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号
2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列
3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号
4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角■★第七条归档与档案清理
1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅
2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档■★第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理
1.永久保存
(1)公司章程;
(2)股东名簿;
(3)组织规程及办事细贝心
(4)董事会及股东会纪录;
(5)财务报表;
(6)政府机关核准文件;⑺不动产所有权状及其他债权凭证;
(8)工程设计图;
(9)其他经核定须永久保存的文书
2.10年保存
(1)预算、决算书类;
(2)会计凭证;
(3)事业计划资料;
(4)其他经核定须保存10年的文书
3.5年保存
(1)期满或解除之合约;
(2)其他经核定保存5年的文书
4.1年保存结案后无长期保存必要者
5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存■★第九条档卷清理
1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽每年年度更换时,依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期
2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期3★第十条调卷程序
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅
2.管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催
3.于档案室当场借阅者,免填“调卷单”
4.档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹“调卷单”由管档人员留存备查■★第十一条调卷管理
1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理
2.调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管档人员负责处理
3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受
4.调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意1)学校全体员工应具有存档、归档意识,积极配合学校机要室做好机要档案管理工作2)学校经营性文件要及时归档,各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送机要室归档3)各分校部门工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交有关人员核对整理后,于年底交于行政部归档,各单位,经办人不得越期自行留存应该归档的文件4)学校员工、教师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档,如有续签及变更合同的,应由机要室提前两个月通知及时办理,旧合同继续保留,任何分校没有签发、存放权5)学员档案(含成人、少儿、中学生及所开设的新业务的学员)各分校应于每月3号前把上月结课的档案上交客户服务中心6)凡有外联业务的部门、分校、个人,应每周二下班前将新增的详细信息及时送交机要室补充进业务档案7)全校所有部门、分校的总结性材料完成后应由该部门或分校负责人拷贝收集后每周一下班前及时交机要室归档8)学校宣传中的传单、剪报及音像品又宣传部在汇总后于每周二下班前及时归档9)学校经营过程中的重大活动应由主办人在活动结束后五日内整理旧档,应包括预算、实际费用、举办时间、场地、动用人员、有关报道录像录音等10)一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷会议文件由会议主办部门收集归卷11)机要部门接受后应签收,分类登记归档,对上级来文要附上“文件处理笺”12)学校工作人员外出学习,考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向校方办理归档手续,经行政部签字认可后财务部才给予核报差旅费13)凡外出带回的文件,应交由机要室统一管理,个人不得存放14)本校召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用
5.传递、借用、保管:1)凡外来文件、信函除注明亲启私信外,一律交由行政部拆封,登记接收时要检查信口对开口文件,信件应查明原因,密件开口要拒绝签收2)凡外来文件,由行政部按来文性质及内容及时送有关领导批示,并交送有关承办部门处理外来一般文件、通知无需批示,登记编号后直接转有关单位3)对于领导审阅批办后的文件,一律退回行政部分转有关部门,承办人应在“公文处理笺”注明办理情况,签字后退回机要室4)校内文件传递时要办理签收手续填写《文件发放登记表》5)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),工作结束后及时交机要室归档6)文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续,并按照收文检查归档,以防遗漏
6.立卷归档和保密1)凡在本规定范围内的文件均由机要室立卷保存2)立卷要分类编目、齐全,调阅借走档案时须持本部门主管签字,并由行政副校长签字后方可借阅,专管人员应认真做好登记,并注明归还日期,借阅人要注意保密,借阅人不得转借他人3)因工作需要复印的文件,须由校长签字后放方可复印,并认真登记4)档案保存要做到“七防”即防火、防尘、防蛀、防潮,防霉、防光、防盗、严格管理定期清查5)没有存档价值和存查必要的公文以及其他需要销毁的档案,应严格登记造册,有行政副校长和校长审批签字后方可销毁,并由监毁人,销毁人在登记本上签字6)文件保密等级绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘,并加密码绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档秘密文件由阅文人妥善保管
7.相关责任人及责任1)相关人员为所有档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长2)所有相关人员要保证档案真实完整保密安全并及时补充完善的责任不得以任何理由拒交、谎交、拖延、推委、失职,否则按学校员工奖惩条例进行处罚3)所有分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料4)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年年底前应将归档的文件材料归档完毕,并向校方做好交接签收手续5)案卷质量总的要求遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,偏于保管和利用6)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整
8.归档程序各分校(部门)文件管理员行政部人员一档案收集一档案整理鉴定行政部档案管理人员,登记档案目录一档案装订盒保存
9.文件的借阅文件借阅是行政部门日常性工作之一,要按规定的借阅制度办理文件借阅工作中,对业务性的文件,凡因工作需要的均可借阅对机密性文件,不在阅读范围的人不能阅读对机密文件借阅者要经校长签字1)借阅程序借阅人员一写借阅审批表一有关人员签字一借阅2)借阅时间原则上借阅文件只能在机要室阅看,如特殊需要借离机要室的需在48小时内归还,逾期不还者机要室有权通过其主管校长强行收回并处以每次50元的罚款如需长时间借用,只能借用备份件,需经校长签字后方可借出,借出人对所借档案材料负有保管、保密责任10部门保管:对于各分校(部门)保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月学生档案及其它学校经营性材料,各分校(部门)主管要指定专人管理,并加强对相关人员的保密纪律教育,不得私自借阅,严禁乱丢乱放,严禁将秘密文件带往公共场所和家中.,并保持分校(部门)档案管理人员的相对稳定,如有变动及时通知行政部,按本条款特别事项的程序办理
11.特别事项档案借出人或分校(部门)档案管理人员如因工作变动或因故离职时,所保管的档案、文件性材料应先交回机要室,或在机要专管员的证明下向接管人员办理材料交接手续,由新接管人员办理相应的签收或借用手续任何人不得擅自带走或销毁学校机要专管员如因工作变动或因故离职时,应提前一个月通知校长,由校长监督向接管人员按上述程序做好清点、交接工作
12.销毁文件程序行政部人员一清点注销一填写文件销毁登记表一主管领导签批一销毁人、监销人一签字备案一文件销毁公司档案管理制度■★第一条管理部门
1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本
2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室■★第二条文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收
1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入
2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认
3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门
5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。