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文本内容:
应收账款管理制度【篇一应收账款日常管理制度】为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系,对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制,特制定本管理规范
一、建立客户档案,进行有效的信用评估和跟踪记录
二、事前控制(签约到发货)从初识客户到维护老客户,业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况,选择信用良好的客户进行交易对客户的审查内容(5W)
1、who人员素质,销售业绩,社会关系
2、where地理位置,物流配送情况
3、when从事本行业的时间,何时开始合作,有否合作经历
4、what信用档案,有无不良纪录
5、why关键点,为什么要合作,合作原因,合作动机,合作前景对客户的评定等级A类客户,回款2个月内B类客户,回款5个月内(最好预付一部份货款)C类客户,回款8个月内(必须预付一部份货款)D类客户,回款时间相当长,不可靠(必须货款两清)签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,合同的每一项内容,都有可能成为日后产生信用问题的凭证合同是解决应收账款追收的根本依据在销售合同中应明确的主要内容:
1、明确交易条件,如品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;
2、明确双方的权利义务和违约责任;
3、确定合同期限;
4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或者公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或者其它代用章);
5、电话定货,最好有传真件作为凭证合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章
三、事中控制(发货到收款)
1、发货查询,货款跟踪每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后,就应该启动监控程序,根据不同的信用等级实施不同的收账策略,在货款形成的早期进行适度催收,同时注意维持跟客户良好的合作关系(由销售人员和客服中心进行全程跟踪)收账策略如下:A类客户,按常规合同B类客户,最好预付一部份货款C类客户,必须预付一部份货款D类客户,必须货款两清
2、回款记录,账龄分析财务要形成定期的对账制度,每隔一个月或者一季度必须同顾客核对一次账目,形成定期的对账制度,不能使管理脱节,以免造成账目混乱互相推委、责任不清;并且详细记录每笔货款的回收情况,时常进行账龄分析有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差
1、产品结构为多品种、多规格;
2、产品的回款期限不同,或者同种产品回款期限不同;
3、产品浮现平调、退货、换货时;
4、客户不能够按单对单(销售单据或者发票)回款;以上情况会给应收账款的管理带来艰难,定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死账现象,同时对账之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺
四、事后控制(欠款到追收)
1、欠款到追收对拖欠账款的追收,要采用多种方法清讨,催收账款责任到位原则上采取大区经理负责制,再由大区经理落实到具体的业务员身上如果是单一的大区经销商或者代理商,则由客服中心定期对其进行沟通、催付对已发生的应收账款,可按其账龄和收取难易程度,逐一分类排序,找出拖欠原因,明确落实催讨责任对于确实由于资金周转艰难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠,采取债务重整策略应收账款的最后期限,不能超过回款期限的1/3(如期限是60天,最后收款期限不能超过80天);如超过,即即将采取行动追讨
2、总量控制,分级管理财务部门负责应收账款的计划、控制和考核销售人员是应收账款的直接责任人,公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标货款回收期限前一周,电话通知或者拜访负责人,预知其结款日期,并在结款日按时前往拜访追款三步骤
①、联系电话联系沟通债务分析分析拖款征兆销售人员或者客服中心要适时与客户保持电话联系,随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆
②、信函期限实地考察保持压力确定追付方式销售人员要对客户进行全程跟进,与客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,被拖欠的机会就会越低并且赋予客户一个正确的观念,我们对所有欠款都是非常严肃的,是不能够容忍被拖欠的
③、走访资信调查合适的催讨方式销售人员要定期探访客户,客户到期付款,应按时上门收款,或者电话催收即使是过期一天,也应即将追收,不应有等待的心理遇到客户风险时,采取风险预警和时时、层层上报制,在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下,由主管、经理等参预分析,及时对下属申报的问题赋予指导和协助
3、对已拖欠款项的处理事项
①、文件检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;
②、采集资料要求客户提供拖欠款项的事由,并采集资料以证明其正确性;
③、追讨文件建立账款催收预案根据情况不同,建立三种不同程度的追讨文件-----------------预告、警告、律师函,视情况及时发出;
④、最后期限要求客户了解最后的期限以及其后果,让客户明确最后期限的含义;
⑤、要求协助使用法律手段维护自己的利益,进行仲裁或者诉讼
五、预警管理
1、每一客户会计年度终结,必须取得欠款人对所欠款的书面确认
2、任何应收款应在发货之日起,逾期一年零六个月,一律报告公司总经理,并通知公司法律顾问启动催讨程序【篇二**公司应收账款管理制度】第一章总则第一条为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场以利于销售公司的产品,同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全,防范经营风险;并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间,加快企业资金周转,提高企业资金的使用效率,特制定本制度第二条本制度所称应收帐款,包括发出产品赊销所产生的应收帐款和公司经营中发生的各类债权具体有应收销货款、预付购货款、其他应收款三个方面的内容第三条应收帐款的管理部门为公司的财务部门和业务部门,财务部们负责数据传递和信息反馈,业务部门负责客户的联系和款项催收,财务部们和业务部门共同负责客户信用额度的确定第二章客户资信管理制度第四条信息管理基础工作的建立由业务部门完成,公司业务部应在采集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份,由业务经理复核签字后一份保存于公司总经理办公室,一份保存于公司业务部,业务经理为该档案的最终责任人,客户信息档案包括a、客户基础资料即有关客户最基本的原始资料,包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景,与本公司交往的时间,业务种类等这些资料是客户管理的起点和基础,由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问采集来的;b、客户特征主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等;c、业务状况包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况;d、交易现状主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等第五条客户的基础信息资料由负责各区域、片的业务员负责收集,凡于本公司交易次数在两次以上,且单次交易额达到1万元人民。