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采购管理制度总则1目的
1.1为了规范公司各类采购行为,明确公司各部门在采购活动中的职责分工,加强对采购活动的有效管理,保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策,保证采购质量,提高采购效率,降低采购成本,争取公司的综合最佳效益,特制定本制度依据
1.2本制度依据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律法规及公司相关管理政策等制定适用范围
1.3固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等基本原则
1.5采购金额超过元,采购招标委员参与见证招评标全过程由采购秘书110000组织相关采购招标委员会成员参会进行讨论,讨论议题形成会议纪要以留备档;行政部采购人员负责公司日常万元以下物品采购21注其他非采购组成员购买公司或高管所需物品,请遵守公司财务部报销制度由行政部经理审核并负责完成报销流程,非采购组成员不可走购买物品报销流程;万元以上万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人3110或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人;万元以上采购招标委员会成员,必须参加人分管副总、高管以外的其他410委员、高管参加人数不低于三人含o职责和分工2合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责,使公司相关政策与程序得到有效执行,同时也应强调职能部门之间的团队协作,以取得在总体上的最佳效益行政部的职责
2.1根据批准的采购计划,牵头组织并实施采购,包括负责组织资格评审、招标、1评标和合同签订,负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库;牵头组织招标文本的统稿及审核;负责在合同签订前牵头对合同文本的合法2性、完整性、准确性和严密性进行审查;⑶若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务,必要时向公司法律顾问进行咨询;负责组织合同谈判;办理支付申请;负责合同结算;负责合同执行情况的总4结和分析,归档合同文件;建立并维护与公司采购相关的信息系统;负责临时采购或紧急采购的具体实施5相关归口部门/技术部门/使用部门的职责
2.2编制年度各项采购预算,对超出预算的采购,提出预算变更申请;1提出采购流程申请,确定采购物项和服务的质保等级,跟踪流程审批;2提供潜在供应商信息;3参加对潜在供应商的资格评审;4组织编写招标文本和合同文本的内容;5参与商务谈判;6负责采购的验收7财务部的职责
2.3根据国家相关法律法规及合同的规定,审核支付所需文件、票据的有效性、合法性,办理相关支付手续负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项审计部的职责
2.4对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价;其中包括监督一定金额以上采购项目的招评标过程,审核其合同推荐书;根据需要,对采购项目的招评标过程及合同管理进行不定期的监督和评价负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性,保证采购项目的最优化法务部的职责
2.5负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查,处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务供应商及采购合同管理3供应商的资质审查
3.1行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查,从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查;资格审查报告应经参加审查的全体成员签字,报授权人批准投标人选择
3.2推荐投标人时应首先从供应商库内选取;如需选择供应商库以外的供应商作为投标人,由行政部负责进行资格审查,审查合格后按照招标流程进行招标供应商库的建立
3.3行政部建立《供应商库》,持续改进并完善供应商库的维护
3.4行政部负责补充、复审和更新供应商库,并组织对供应商合同执行情况进行评价,将评价意见列入供应商库合同文本
3.5行政部提供合同文本,报法务部审核行政部建立采购合同档案,填制《合同台账》,以留存备查采购管理4采购申请审批流程
4.1所有采购申请均需走流程审批;0A各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表,申请获批准后的执行应严格控制,原采购项目范围如有变化,应补充审批并说明原因采购方式
4.2采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购,非竞争性采购应严格控制竞争性采购包括竞争性谈判(一般不涉及)、询价采购;非竞争性采购包括议标、紧急采购和特殊物品采购竞争性谈判指通过与两家或两家以上潜在供应商谈判的方式确定供应商,适用于技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的采购项目询价指同时向三家或三家以上的潜在供应商进行书面询价,潜在供应商一次报出不得更改的价格条件后,选择价格最低或价格条件最优者为供应商适用于采购标的规格标准统
一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目议标指与独家供应商进行谈判的采购方式紧急采购指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购紧急采购应事先申请,经授权人批准后实施,事后应按相关规定补办审批手续特殊物品采购指由于特殊要求产生的指定性的采购申请部门填写《特殊物品采购申请表》,申请获批准后采购人员方可实施采购采购方式的选择
4.3采购方式由招标采购委员会提出建议,报主管领导批准对于采购金额大于元(含元)的采购项目,应采用竞争性采1000010000购方式;对于采购金额小于元的采购项目,可采用非竞争性采购方式中的议10000标采购方式;低值易耗品、办公设备等常用物资的采购需与之前通过竞争性采购确定的供应商签订年度固定单价合同,由其统一供应年度内凡属低值易耗品、办公设备等常用物资(含零星物资采购),不再单独向其它供应商采购特殊情况经(副)总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购竞争性采购
4.4对于竞争性采购的项目,采购金额大于元,审计部门或招标委员会10000(暂无)介入监督小于元的采购,由行政部根据采购流程实施采购10000竞争性采购流程包括采购计划申报、询价、采购、请款、发票、入库、出库、盘点采购计划申报
4.
4.1各部门通过办公自动化系统进行采购申报,流程审批通过后形成单0A0A据,采购人员根据单据内容核对库存情况后执行采购询价
4.
4.2采购人员根据采购计划向潜在不少于家供应商发出询价单,询价单中列3出供应商名称,物资名称、型号、报价及交付日期等物资采购员对其进行评估后,形成综合评价书面文档《采购方案对比表》,交由行政部经理,由主管副总裁及相关部门对其决定取舍采购
4.
4.3采购人员根据询价情况,组织与其中标单位签订合同,合同审批表送达相关部门逐级审核,常务副总裁审核同意后进行采购由物资验收员验收合格后由仓库管理人员审核付款
4.
4.4根据合同约定填写合同付款审批表如为分次付款,申请人在申请时需明确前期付款金额,本次付款节点及金额发票、收款收据
4.
4.5供应商出具发票并提供相关收据后执行付款若有合同,在签订合同时可约定发票的提供时点及发票的类别是增值税专用发票还是普通发票如果合同中未予约定,基于对公司有利的原则,应尽量让对方开具增值税专用发票特殊情况下,如对方无法开具发票,需对方开具相关收据后,先执行付款后,由采购人员另行找寻替代替票,报销时需要提供由主管副总签字同意的书面说明货品送达后办理验收、入库、出库、盘点等相关程序货物在验收入库、使用出库、期末盘点时需遵循《办公用品领取及归还管理办法》、《固定资产管理制度》等具体管理要求执行非竞争性采购
4.5非竞争性采购主要是议标采购,指与独家供应商进行议标采购的方式,议
4.
5.1标应严格控制如确实无法进行竞争性采购或有足够的理由说明议标对公司最为有利且
4.
5.2满足下列条件之一的,可采取议标采购曾在该供应商处采购了货物、设备、技术或服务,出于标准化的考虑,或因1需要与现有的货物、设备、技术或服务配套,并考虑到原先的采购能有效满足需要,且与目前的市场价格相比,采购价格合理,而不宜另选其他货物或服务来予以代替,可继续向原供应商采购;⑵因某些特殊原因紧急采购
4.6在特殊情况下或者高管紧急需要时可直接采取紧急采购的方式,紧急采购事后应补齐采购手续若采购流程需要的单据和相关报销手续没有补齐,财务部不予报销评标5评标原则所有采购项目采用合理最低价或综合评分的评标原则
5.1合理最低价评标原则是指能够满足招标内容的实质性要求,并且经评审的
5.2投标价格为最低者中标综合评分评标原则是指能够最大限度地满足招标文件中的各项综合评价标
5.3准,综合得分最高者中标对于技术含量不高且没有质保等级的项目原则上采用合理最低价中标的评
5.4标原则定标与合同签订6总裁、常务副总裁根据评标小组提出的书面报告和推荐的中标候选人确定
6.1中标人;如无书面说明,总裁、常务副总裁应当确定排名第一的中标候选人为中标人排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的,授权人可以确定排名第二的中标候选人为中标人排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的,授权人可以确定排名第三的中标候选人为中标人;根据已审核、批准的签订合同/订单推荐书,商务部门方可向中标人发出中标通知书此外,还应书面通知未中标的投标人,但仅限于通知它未中标事宜,不涉及其它事项和其它方的任何资料;为规避风险,除由于商业惯例经内部批准外,必须要求中标人在合同签订前提供履约保证金在领导选定候选中标单位顺序后,具体执行部门当按照上述顺序依次与候
6.2选中标单位就合同价格展开再次洽谈,以争取更有利的价格空间,相关部门需及时将洽谈结果上报领导,以备领导决策合同(协议)须由公司法定代表人或授权代表签字,并视需要加盖印章或
6.3合同专用章。