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声像档案管理标准第一条集团公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片、光盘等辅以文字说明的历史记录声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(有底片的包含底片)、光盘等和文字说明两部分组成第二条声像档案是集团公司全宗的组成部分,必须由档案室实行集中统一管理第三条归档范围
(一)反映集团公司主要职能活动工作成果的声像资料;
(二)各级领导人和著名人物参加的与集团公司有关的重大活动的声像资料;
(三)集团公司组织或参加的重要会议的声像资料;
(四)集团公司领导人员会见以及外事活动的声像资料;
(五)涉及集团公司权益的声像资料;
(六)其它单位形成的与集团公司有关的重要声像资料;
(七)其它具有保存价值的声像资料第四条归档时间声像档案资料应在形成后一个月内由形成部门整理后及时移-23-交档案室;如有特殊情况可以适当延长归档时间档案室应随时接收零散的具有保存价值的声像资料第五条归档要求
一、录音带、录像带、摄像带、影片、照片(有底片的包含底片)、光盘和文字说明要由形成部门收集齐全,按时归档
二、接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件
三、声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符第六条文字说明的编写
一、形成部门需对交来的声像档案进行文字说明,基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等
二、编写文字说明的要求
(一)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全
(二)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明一组声像资料联系密切的应加文字说明
(三)文字简洁、语言通顺
(四)时间用阿拉伯数字表示第七条声像档案资料的征集档案管理部门征集与本单位有关的重要声像资料;集团公司-24-本部及所属单位的各部门和个人都必须按要求向档案管理部门提供,不得私自保存第八条声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用第九条声像档案的整理由摄录人员负责,档案管理部门协助第十条分类、编号
一、照片档案按年代、问题分类同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号底片在全宗内编流水号格式全宗号-流水号
二、录音带、录像带、摄像带、光盘按年代-问题分类,按内容编号同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号第十一条保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。